Wie löscht man Zeichen zwischen START und END im Ordnernamen stapelweise? Anleitung zum einheitlichen Umbenennen mehrerer Verzeichnisse

Bei einer großen Anzahl von Ordnern mit festen Markierungen wie START und END können Sie, wenn Sie nur temporäre Nummerierungen, Versionshinweise, Chargennamen oder Anmerkungstexte zwischen den beiden Markierungen entfernen möchten, eine Office-Software für regelbasierte Stapelumbenennung verwenden. Dieser Artikel erklärt anhand vollständiger Beispiele, wie Sie mehrere Ordner importieren, den linken und rechten Positionierungstext festlegen, steuern, ob START und END beibehalten werden, und die Ergebnisse vor und nach der Verarbeitung überprüfen. Außerdem werden häufige Hinweise zu Groß-/Kleinschreibung, Unterstrichen, Namenskonflikten und Pfadänderungen vorgestellt.

Bei der langfristigen Aufbewahrung von Projektunterlagen schreiben Teams häufig Version, Charge, Bearbeitungsphase oder interne Anmerkungen in den Ordnernamen. Beispielsweise steht „Design_START_oldVersion_END_Approved“ für eine bereits genehmigte alte Version, und „Invoice_START_batch001_END_Paid“ dient dazu, Rechnungscharge und Zahlungsstatus festzuhalten. Solche Benennungen sind während der Projektlaufzeit gut erkennbar, doch nach dem Übergang in die Archivierungsphase besitzen die temporären Felder wie oldVersion oder batch001 möglicherweise keinen bleibenden Wert mehr.

Wenn sich in einem Verzeichnis nur drei bis fünf Ordner befinden, ist das manuelle Umbenennen nicht schwierig. Gibt es auf einem freigegebenen Laufwerk, einem Projektlaufwerk oder in historischen Sicherungen jedoch viele gleichartige Verzeichnisse, entsteht durch das einzelne Löschen der Zeichen zwischen START und END ein hoher Anteil an wiederholender Arbeit. Schon ein einmal zu wenig oder zu viel ausgewählter Unterstrich kann dazu führen, dass der endgültige Name nicht der Vorgabe entspricht. In diesem Artikel wird gezeigt, wie Sie mit HeSoft Doc Batch Tool die mittleren Felder in Ordnernamen stapelweise bereinigen und dabei START, END sowie die gültigen Informationen an beiden Enden des Namens erhalten.

HeSoft Doc Batch Tool ist eine Software für die Stapelverarbeitung im täglichen Büroalltag und bei der Ablageorganisation. Ihr Nutzen liegt nicht nur darin, jeweils einen einzelnen Namen zu ändern, sondern darin, dass Benutzer zuerst eine einheitliche Regel festlegen und diese Regel anschließend auf mehrere Datensätze anwenden können. Für Benutzer, die regelmäßig Word-Dokumente, docx- oder doc-Dateien, Excel-Tabellen, PDF-Unterlagen und die übergeordneten Ordner pflegen, kann diese Arbeitsweise mechanische Tätigkeiten deutlich reduzieren.

Geeignete Szenarien: Welche Ordner lassen sich anhand von zwei Texten lokalisieren?

Bevor die Regel „Alle Inhalte zwischen zwei Texten“ verwendet wird, muss zuerst geprüft werden, ob die zu verarbeitenden Namen eine gemeinsame Struktur aufweisen. Ein idealer Name lässt sich wie folgt beschreiben:

Fester vorderer Namensteil + linker Marker + zu löschender Inhalt + rechter Marker + fester hinterer Namensteil

In diesem Beispiel ist der linke Marker START und der rechte Marker _END. Die zu löschenden Inhalte unterscheiden sich zwar voneinander, liegen jedoch alle zwischen diesen beiden Markern und eignen sich daher für eine einheitliche Verarbeitung.

• Bereinigen temporärer Beschreibungen wie debugInfo, sampleChunk oder removeThis in Testverzeichnissen.
• Entfernen von Entwurfsjahr, interner Versionsnummer oder Entwicklungszweigname aus Projektnamen.
• Entfernen phasenbezogener Anmerkungen bei der Archivierung von Kunden-, Design-, Bild-, Beleg- und Aufgabenordnern.
• Bereinigen von Verzeichnisnamen, die aus Altsystemen exportiert wurden, durch Löschen redundanter Felder, die von festen Markierungen umschlossen sind.
• Vereinheitlichen des Benennungsformats gemeinsam genutzter Abteilungsverzeichnisse, damit Namen kürzer sowie leichter zu durchsuchen und zu durchsuchen sind.

Wenn die einzelnen Ordner unterschiedliche linke und rechte Marker verwenden oder keine eindeutigen Begrenzungen aufweisen, sollte nicht direkt dieselbe Regel angewendet werden. In diesem Fall sollten die Namen zunächst nach Benennungsstruktur gruppiert und anschließend getrennte Aufgaben eingerichtet werden, um eine Ausweitung des Trefferbereichs zu vermeiden.

Ergebnisvorschau: Vergleich vor und nach der Stapelumbenennung

Ordnernamen vor der Verarbeitung

Im Screenshot vor der Verarbeitung ist zu erkennen, dass alle 10 Ordner die Marker START und END enthalten, sich die mittleren Felder jedoch deutlich unterscheiden. Dazu gehören tempFiles, debugInfo, 2024Draft, sampleChunk, oldVersion, batch001, privateText, rawSet, alpha und removeThis.

Diese Texte weisen unterschiedliche Längen auf und enthalten teilweise auch Ziffern. Bei der Methode „Feste Zeichenanzahl löschen“ wäre es schwierig, alle Namen mit einer einzigen Regel abzudecken; bei Suchen und Ersetzen müsste für jeden mittleren Inhalt eine eigene Einstellung vorgenommen werden. Im Vergleich dazu eignet sich die Bestimmung von Start- und Endpunkt anhand zweier fester Texte besser für derartige Inhalte mit variabler Länge.

Ordnernamen nach der Verarbeitung

Nach Abschluss der Stapelverarbeitung sind die variablen Felder in der Mitte verschwunden, während der vordere Namensteil, START, END und der hintere Teil weiterhin erhalten bleiben.

Zu den konkreten Änderungen gehören:

• Build_START_debugInfo_END_Release → Build_START_END_Release
• Data_START_sampleChunk_END_Clean → Data_START_END_Clean
• Notes_START_privateText_END_Public → Notes_START_END_Public
• Photo_START_rawSet_END_Edited → Photo_START_END_Edited

Das Endergebnis zeigt, dass diese Regel den Inhalt zwischen zwei Texten löscht, ohne zugleich die linken und rechten Positionierungstexte zu entfernen. START und _END bilden nach der Verarbeitung gemeinsam START_END, was auch der erwarteten Darstellung im Screenshot entspricht.

Arbeitsschritte: Ordnernamen mit Bürosoftware stapelweise bereinigen

Schritt 1: Über „Ordnernamen“ zum passenden Werkzeug wechseln

Nach dem Start von HeSoft Doc Batch Tool finden Sie in der linken Navigationsleiste den Bereich „Ordnernamen“. Öffnen Sie diese Kategorie und wählen Sie auf der Funktionskarte „Text aus Ordnernamen löschen“.

Der Zweck dieser Funktion besteht darin, die Namenszeichenfolge von Ordnern zu bearbeiten. In der Oberfläche sind zugleich Werkzeuge wie „Schlüsselwörter in Ordnernamen suchen und ersetzen“, „Text in Ordnernamen einfügen“ oder „Ordnernamen Präfix und Suffix hinzufügen“ vorhanden, die jedoch andere Aufgaben lösen. In diesem Beispiel soll nicht ein bekannter Text durch einen anderen ersetzt werden, sondern ein in seiner Länge unbestimmter Inhalt zwischen zwei festen Markern gelöscht werden. Daher ist die Funktion zum Löschen von Text zu wählen.

Schritt 2: Alle zu verarbeitenden Ordner importieren und Pfade prüfen

Nach dem Öffnen der Aufgabenseite befinden Sie sich zunächst in der ersten Phase „Zu verarbeitende Datensätze auswählen“. Klicken Sie auf „Ordner hinzufügen“ und wählen Sie die Verzeichnisse aus, die einheitlich umbenannt werden sollen. Nach dem Hinzufügen zeigt die Software in der Liste Namen und Pfad an, sodass die Einträge einzeln geprüft werden können.

In der Beispielaufgabe wurden insgesamt 10 Datensätze hinzugefügt; alle Namen befinden sich unter einem Testpfad auf Laufwerk D. Die Liste zeigt außerdem Erstellungs- und Änderungszeit an, was bei der Beurteilung helfen kann, ob das richtige Verzeichnis ausgewählt wurde. Bevor Sie offiziell zum nächsten Schritt übergehen, empfiehlt sich folgende Prüfung:

1. Stellen Sie sicher, dass die Anzahl der Datensätze mit der Anzahl der vorbereiteten Ordner übereinstimmt.
2. Stellen Sie sicher, dass die Pfade zum Zielverzeichnis gehören, um Ordner mit ähnlichem Namen, aber anderem Zweck zu vermeiden.
3. Stellen Sie sicher, dass jeder Name die beiden Begrenzungen START und _END enthält.
4. Wenn ein Datensatz nicht verarbeitet werden soll, klicken Sie rechts neben dem Datensatz auf das Löschsymbol, um ihn aus der Aufgabenliste zu entfernen.

Klicken Sie nach bestätigter Prüfung der Liste unten auf der Seite auf „Weiter“. In diesem Schritt müssen die Namensregeln noch nicht für jeden Datensatz einzeln festgelegt werden; die anschließenden einheitlichen Optionen wirken auf mehrere Datensätze der aktuellen Aufgabe.

Schritt 3: Löschtyp auf „Inhalte zwischen zwei Texten“ festlegen

Wählen Sie im Bereich „Verarbeitungsoptionen festlegen“ unter „Aktionstyp“ die Option „Alle Inhalte zwischen zwei Texten“. Diese Option eignet sich, wenn der mittlere Text nicht fest und die Länge uneinheitlich ist, die Begrenzungsmarker jedoch einheitlich sind.

Füllen Sie die Parameter entsprechend dem Beispielnamen aus:

• Linker Text:START
• Rechter Text:_END

„Links“ und „rechts“ beziehen sich hier auf den zu löschenden Inhalt. Am Beispiel „Client_START_2024Draft_END_Archive“ ist der zu löschende Teil „_2024Draft“; START befindet sich links davon und _END rechts davon. Auf dieser Grundlage erkennt die Software den zu bereinigenden Zeichenbereich.

Beim Ausfüllen der Begrenzungen sollte nicht nur auf die sichtbaren englischen Wörter geachtet werden, sondern auch auf Unterstriche und Leerzeichen. Im Beispiel wird rechts „_END“ eingegeben, wodurch der Unterstrich in den rechten Positionierungstext einbezogen wird. Auf diese Weise bleibt END erhalten und es entsteht die Struktur START_END. Weicht die eingegebene Begrenzung vom ursprünglichen Namen ab, können einige Datensätze möglicherweise nicht wie erwartet zugeordnet werden.

Schritt 4: Festlegen, ob START und END enthalten sein sollen

Unter den Eingabefeldern für den linken und rechten Text stehen die Optionen „Linken Text einschließen“ und „Rechten Text einschließen“ zur Verfügung. In diesem Beispiel sollen START und END erhalten bleiben, daher bleiben beide Schalter deaktiviert. Gelöscht wird letztlich nur der Text dazwischen.

Diese beiden Schalter lassen sich als Optionen zur Erweiterung des Löschbereichs verstehen:

• Linke Einbeziehung nicht aktiviert: START bleibt erhalten.
• Rechte Einbeziehung nicht aktiviert: _END wird als Begrenzung verwendet, wobei END erhalten bleibt und das Endergebnis dem Beispiel entspricht.
• Soll in einer tatsächlichen Aufgabe auch die Begrenzung selbst gelöscht werden, sind die entsprechenden Optionen nach einem Test bedarfsgerecht anzupassen.

Da sich die Begrenzungsschalter auf alle hinzugefügten Datensätze auswirken, sollten sie nicht ohne eine klare Vorstellung vom Ergebnis willkürlich aktiviert werden. Es ist besser, zuerst manuell einen Zielnamen nach dem Muster „vor der Verarbeitung → nach der Verarbeitung“ aufzuschreiben und die Optionen anschließend daran auszurichten.

Schritt 5: In die nachfolgenden Phasen wechseln und Verarbeitung ausführen

Klicken Sie nach Abschluss der Regeleinstellungen auf „Weiter“. Im Ablauf oben auf der Seite ist zu erkennen, dass danach noch die Phasen „Speicherort festlegen“ und „Verarbeitung starten“ folgen. Führen Sie die weiteren Einstellungen entsprechend den Hinweisen auf der Softwareseite fort und nehmen Sie vor dem Start der Verarbeitung eine letzte Bestätigung vor.

Prüfen Sie nach Abschluss der Aufgabe das Ergebnis am ursprünglichen Speicherort der Ordner. Achten Sie insbesondere darauf, ob die variablen Texte in jedem Namen entfernt wurden, ob START und END erhalten geblieben sind und ob die geschäftlichen Zustände vor und hinter dem Namen vollständig sind. Bei Stapelumbenennungen ist es zuverlässiger, den ersten, einen mittleren und den letzten Datensatz stichprobenartig zu prüfen, als nur eine einzelne Stichprobe anzusehen.

Häufige Fragen und Hinweise

Muss bei den Begrenzungstexten auf Groß- und Kleinschreibung geachtet werden?

Die Einstellungen sollten stets genau nach dem ursprünglichen Namen eingegeben werden, einschließlich der englischen Groß- und Kleinschreibung. Auch wenn das Dateisystem in manchen Fällen nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung unterscheidet, sollte man sich nicht auf diesen Unterschied verlassen. Treten im Namen gleichzeitig START, Start oder start auf, empfiehlt es sich, zunächst nach Kategorien zu trennen, damit die Regel eindeutig bleibt.

Warum wird als rechter Text „_END“ und nicht „END“ eingetragen?

Weil die Zielstruktur im ursprünglichen Namen einen Unterstrich enthält. Durch die Aufnahme des Unterstrichs in die rechte Begrenzung lässt sich der Lösch-Endpunkt genauer bestimmen und das im Screenshot gezeigte Ergebnis START_END erzielen. In der Praxis sollte man sich an den eigenen Ordnernamen orientieren und die Beispielparameter nicht ungeprüft übernehmen.

Sind docx-, xlsx-, pptx- oder PDF-Dateien im Ordner betroffen?

In diesem Lernprogramm wird nur der Ordnername stapelweise geändert, nicht der Inhalt der enthaltenen Dateien gelöscht. Dateien wie doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx und PDF im Ordner bleiben weiterhin in diesem Ordner. Durch die Umbenennung des Ordners ändert sich jedoch der vollständige Pfad. Wenn Word-Dokumentverknüpfungen, externe Excel-Bezüge, Verknüpfungen oder Geschäftsprogramme den alten Pfad gespeichert haben, müssen diese möglicherweise später synchron aktualisiert werden.

Was tun, wenn nach der Verarbeitung die Gefahr doppelter Namen besteht?

Die mittleren Felder können ursprünglich eine Funktion als eindeutige Kennung besitzen. Beispielsweise werden „Project_START_A_END_Report“ und „Project_START_B_END_Report“ nach dem Löschen von A und B beide zu „Project_START_END_Report“. Daher sollte vor Beginn der Verarbeitung anhand des Zielergebnisses geprüft werden, ob Doppelnamen entstehen können. Besteht ein Risiko, können erforderliche Nummern beibehalten oder zuvor mit einer anderen Benennungsweise eindeutige Kennungen geschaffen werden.

Ist es empfehlenswert, offizielle Geschäftsverzeichnisse direkt zu verarbeiten?

Es wird nicht empfohlen, das einzige Exemplar wichtiger Verzeichnisse ohne vorherigen Test direkt stapelweise zu ändern. Die sichere Vorgehensweise besteht darin, zunächst einige Kopien oder Testordner vorzubereiten und die Parameter mit derselben Namensstruktur zu überprüfen. Erst wenn bestätigt ist, dass linke und rechte Begrenzung, Einbeziehungsoptionen und die endgültige Anzahl der Unterstriche korrekt sind, sollte die offizielle Aufgabe verarbeitet werden.

Was tun, wenn im Namen mehrere START- und END-Gruppen vorkommen?

Wenn in demselben Namen mehrere Begrenzungsgruppen mehrfach auftreten, lässt sich der Löschbereich möglicherweise nicht allein mit bloßem Auge eindeutig bestimmen. Solche Namen sollten zunächst einzeln getestet und nicht mit gewöhnlichen Namen vermischt werden, die nur eine Begrenzungsgruppe enthalten. Voraussetzung für die Stapelverarbeitung ist eine stabile Regel, nicht eine möglichst große Anzahl an Datensätzen.

Zusammenfassung

Das stapelweise Löschen der Zeichen zwischen START und END eignet sich am besten dazu, temporäre Versionen, Chargen, Anmerkungen und interne Codenamen aus Ordnernamen zu entfernen. Gehen Sie dabei zuerst zu „Text aus Ordnernamen löschen“, fügen Sie die Zielordner hinzu und prüfen Sie sie, wählen Sie anschließend „Alle Inhalte zwischen zwei Texten“ und tragen Sie START sowie _END ein. Sollen die Begrenzungsmarker erhalten bleiben, dürfen die Optionen zum Einschließen des linken und rechten Textes nicht aktiviert werden.

HeSoft Doc Batch Tool verwandelt die wiederholende Arbeit des einzelnen Umbenennens in eine Verarbeitung nach einheitlichen Regeln und kann dadurch manuelle Positionierungs- und Eingabeaufwände verringern. Es wird empfohlen, zunächst zwei bis drei Testordner auszuwählen und den gesamten Ablauf mit den Parametern aus diesem Artikel zu durchlaufen. Erst wenn bestätigt ist, dass das Verarbeitungsergebnis der Benennungsvorgabe entspricht, können die übrigen Verzeichnisse zur vollständigen Stapelbereinigung hinzugefügt werden.