Wenn ein PDF spezielle Schriftarten, englische Schriftarten oder Schriftarten verwendet, die auf dem System nicht installiert sind, kann es nach dem Senden an Kunden, Kollegen oder beim Hochladen auf Plattformen zu Schriftersetzungen, Layoutänderungen oder sogar zu unleserlichen Vorschauen kommen. Dieser Artikel beschreibt, wie Sie mit HeSoft Doc Batch Tool die Art der Schrifteinbettung stapelweise in mehreren PDFs festlegen können. Es unterstützt das Einbetten aller Schriftarten oder das Teilen aller Schriftarten und eignet sich für die einheitliche Verarbeitung von Dateien wie Verträgen, Angeboten, Zeichnungsbeschreibungen und Berichten, wodurch das wiederholte öffnen einzelner PDFs zur Überprüfung und separaten Speicherung reduziert wird.
Im Büroalltag werden PDFs häufig für die Bereitstellung von Verträgen, Angeboten, Berichten, Handbüchern, wissenschaftlichen Arbeiten, Werbematerialien und anderen Dokumenten verwendet. Viele Leute glauben, dass PDFs von Natur aus für die Verbreitung geeignet sind und dass es keine Probleme gibt, solange man sie nur als PDF exportiert. In der Praxis stößt man jedoch oft auf ein verstecktes Problem: Auf dem eigenen Computer wird alles korrekt angezeigt, aber wenn man die Datei an andere sendet oder auf eine Online-Vorschauplattform hochlädt, werden die Schriftarten ersetzt, englischer Text wird fetter oder dünner, der Zeilenabstand ändert sich oder es erscheinen sogar wirre Zeichen. Einer der Gründe dafür ist, dass die im PDF verwendeten Schriftarten nicht eingebettet sind und das Empfängergerät die entsprechenden Schriftarten nicht installiert hat.
Wenn es nur ein PDF ist, kann man die Schriftarteninformationen mit professioneller PDF-Software einzeln überprüfen. Aber wenn ein Projektordner Dutzende oder Hunderte von PDFs enthält, ist der Arbeitsaufwand enorm, jede Datei einzeln zu öffnen, die Eigenschaften zu prüfen, die Schriftarten zu bestätigen und neu zu verarbeiten. Dieser Artikel löst genau dieses Problem: Verwenden Sie die Funktion „PDF-Optimierung und -Komprimierung“ der Bürosoftware „ HeSoft Doc Batch Tool “, um die Schriftarteneinbettungsmethode für mehrere PDFs stapelweise festzulegen und Schriftarten oder Teilsätze davon in die PDF-Dateien einzubetten, um die Konsistenz bei der geräteübergreifenden Verbreitung und Vorschau zu verbessern.
Anwendungsszenarien: Welche PDFs benötigen eine stapelweise Schrifteinbettung?
Die Einbettung von PDF-Schriftarten ist nicht nur in der Designbranche relevant. Immer wenn Dateien über verschiedene Computer, Systeme und Plattformen hinweg übertragen werden, kann es zu Problemen mit der Schriftartenkompatibilität kommen. Insbesondere PDFs, die aus Word, doc, docx, WPS-Dokumenten, PPT, pptx, Satzsoftware oder Geschäftssystemen exportiert wurden, können Times New Roman, Fangsong, Heiti, SimSun, unternehmensspezifische Schriftarten, Symbolschriftarten usw. enthalten. Wenn diese Schriftarten nicht korrekt eingebettet sind, werden sie beim Öffnen durch andere möglicherweise automatisch vom System ersetzt.
Die folgenden Szenarien eignen sich besonders für die stapelweise Verarbeitung von PDF-Schriftarten:
- Stapelweise Einreichung von Angebots- und Vertragsunterlagen: Mehrere PDFs müssen einheitliche Schriftarten, Seitenzahlen und Titelformate beibehalten, um Layoutänderungen auf dem Rechner des Prüfers oder Kunden zu vermeiden.
- Einheitliche Archivierung von Berichten, wissenschaftlichen Arbeiten und Kursunterlagen: Nach der Konvertierung von docx, doc, pptx in PDF muss sichergestellt sein, dass die archivierte Version auch nach Jahren noch korrekt angezeigt wird.
- Externe Vorschau von Designentwürfen und Werbematerialien: Wenn Markenschriftarten oder spezielle englische Schriftarten verwendet werden, werden diese leicht ersetzt, wenn der Empfänger die Schriftart nicht installiert hat.
- Stapelweiser Upload in Systeme oder Cloud-Speicher zur Vorschau: Viele Online-Vorschaudienste sind von der serverseitigen Schriftartenumgebung abhängig. Bei PDFs ohne eingebettete Schriftarten treten häufiger Anzeigeunterschiede auf.
- Stapelweise Reparatur historischer PDFs: Es wurde festgestellt, dass bei einigen PDFs die Schriftarten nicht eingebettet sind, und diese müssen zentral verarbeitet und dann erneut veröffentlicht werden.
In diesen Szenarien liegt der Schlüssel zur Effizienz nicht darin, ob ein einzelnes PDF verarbeitet werden kann, sondern ob eine ganze Reihe von Dateien auf einmal verarbeitet werden kann. HeSoft Doc Batch Tool ist genau auf die stapelweise Verarbeitung von Bürodateien ausgerichtet und eignet sich dafür, sich wiederholende, mechanische und fehleranfällige Dateibereinigungsarbeiten an das Tool zu übergeben.
Ergebnisvorschau: Vor der Verarbeitung sind die Schriftarten nicht eingebettet, danach wird „Teilsatz eingebettet“ angezeigt
Betrachten wir zunächst die Situation der Dateien vor der Verarbeitung. Der Beispielordner enthält insgesamt 5 PDFs mit den Dateinamen 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf, 4.pdf und 5.pdf. In der Büropraxis könnten diese Dateien aus demselben Projekt, demselben Vertragsstapel oder derselben Berichtsgruppe stammen.
Öffnet man vor der Verarbeitung die „Dokumenteigenschaften“ des PDFs und wechselt zur Registerkarte „Schriftarten“, sieht man die Liste der „in diesem Dokument verwendeten Schriftarten“. Im Screenshot sind die Schriftartennamen TimesNewRomanPS-ItalicMT, TimesNewRomanPSMT usw. zu sehen. Der Schriftartentyp ist TrueType, aber hinter dem Schriftartennamen steht kein Hinweis wie „Eingebettet“ oder „Teilsatz eingebettet“. Dies zeigt, dass die betreffenden Schriftarten im PDF nicht in einer Form gespeichert wurden, die mit der Datei weitergegeben werden kann. Fehlen diese Schriftarten auf dem Empfängergerät, kann es zu Ersatzdarstellungen kommen.
Nach Abschluss der Verarbeitung sieht man beim erneuten Aufrufen der Registerkarte „Schriftarten“ in den „Dokumenteigenschaften“ des PDFs, dass hinter dem Schriftartennamen „Teilsatz eingebettet“ angezeigt wird. Zum Beispiel werden die Schriftarten TimesNewRomanPS-BoldItalicMT, TimesNewRomanPS-BoldMT, TimesNewRomanPS-ItalicMT und TimesNewRomanPSMT als „Teilsatz eingebettet“ angezeigt, der Typ lautet TrueType (CID) und die Kodierung ist Identity-H. Dieses Ergebnis zeigt, dass die Datei nun die tatsächlich im aktuellen Dokument verwendeten Schriftzeicheninformationen enthält und sich daher besser für den Versand, die Archivierung und die plattformübergreifende Vorschau eignet.
An dieser Stelle muss ausdrücklich darauf hingewiesen werden, dass „Alle Schriftarten als Teilsatz einbetten“ und „Alle Schriftarten einbetten“ nicht dasselbe Konzept sind. Bei der Teilsatzeinbettung werden in der Regel nur die tatsächlich im Dokument verwendeten Zeichen eingebettet, was die Dateigröße besser kontrollierbar hält. Die Einbettung aller Schriftarten ist vollständiger, kann aber die PDF-Dateigröße erhöhen. Im gezeigten Beispiel wurde „Alle Schriftarten als Teilsatz einbetten“ gewählt, weshalb in den Eigenschaften nach der Verarbeitung „Teilsatz eingebettet“ angezeigt wird.
Arbeitsschritte: Stapelweise Verarbeitung von PDF-Schriftarten mit HeSoft Doc Batch Tool
Schritt 1: PDF-Tools aufrufen und „PDF-Optimierung und -Komprimierung“ wählen
Öffnen Sie HeSoft Doc Batch Tool und wählen Sie in der linken Funktionskategorie „PDF-Tools“. Die Hauptoberfläche zeigt eine Reihe von PDF-bezogenen Funktionen an, z. B. Seiten konvertieren, leere Seiten löschen, PDF in Word umwandeln, PDF in Excel umwandeln usw. Laut Screenshot ist für diesen Vorgang der 25. Punkt „PDF-Optimierung und -Komprimierung“ zu verwenden, dessen Funktionsbeschreibung „Stapelweise Optimierung und Komprimierung von PDF-Dateien, um die Dateigröße zu reduzieren“ lautet.
Ziel der Auswahl dieser Funktion ist es, einen Workflow zu starten, mit dem PDF-Ressourcen stapelweise verarbeitet werden können. In diesem Thema liegt der Schwerpunkt nicht auf der Bildkomprimierung, sondern wir verwenden die Option „Schriftarteneinbettungsmethode“ dieser Funktion, um die Schriftarten einer Reihe von PDFs einheitlich zu verarbeiten. Für Benutzer, die häufig mit Bürodokumenten wie PDF, Word, Excel und PowerPoint arbeiten, ist es effizienter, die Schrifteinbettung und Dateioptimierung in einem Stapelwerkzeug zu erledigen, anstatt jede Datei einzeln zu öffnen, zu speichern und zu überprüfen.
Schritt 2: Die zu verarbeitenden PDF-Dateien hinzufügen
Nach dem Aufruf von „PDF-Optimierung und -Komprimierung“ zeigt der obere Teil der Oberfläche die Prozessschritte an: Zu verarbeitende Datensätze auswählen, Verarbeitungsoptionen festlegen, Speicherort festlegen und Verarbeitung starten. Der erste Schritt besteht darin, die zu verarbeitenden PDFs zur Liste hinzuzufügen. Im Screenshot sind Schaltflächen wie „Datei hinzufügen“, „Dateien aus Ordner importieren“, „Leeren“ und „Mehr“ zu sehen. Der Benutzer kann die Methode je nach Dateianzahl wählen: Bei wenigen Dateien kann „Datei hinzufügen“ genutzt werden; befinden sich viele PDFs in einem Ordner, ist „Dateien aus Ordner importieren“ zeitsparender.
Im Beispiel wurden 5 PDFs importiert. Die Liste zeigt Informationen wie Dateiname, Pfad, Erweiterung, Erstellungsdatum und Änderungsdatum nach Nummerierung an, wobei der Dateipfad von D:\test\1.pdf bis D:\test\5.pdf lautet. Die Zusammenfassung unten zeigt „Datensätze: 5“ an, was bedeutet, dass sich alle 5 Dateien in der Warteschlange zur Verarbeitung befinden. An dieser Stelle sollte zunächst überprüft werden, ob alle aufgelisteten Dateien tatsächlich verarbeitet werden müssen, um zu vermeiden, dass nicht benötigte Dateien mitverarbeitet werden. Wurde versehentlich eine Datei hinzugefügt, kann diese über die entsprechende Löschaktion in der Zeile entfernt werden, oder es kann über „Leeren“ eine Neuauswahl erfolgen.
Schritt 3: Einstellung der Schriftarteneinbettungsmethode
Nach der Bestätigung der Dateiliste klicken Sie unten auf „Weiter“, um zu „Verarbeitungsoptionen festlegen“ zu gelangen. Hier finden Sie mehrere konfigurierbare Bereiche, darunter „Bildqualität (1~100)“, „Maximale Bildauflösung (PPI)“ und die mit einem Sternchen markierte „Schriftarteneinbettungsmethode“. Das Kernziel dieses Vorgangs ist die Einstellung der „Schriftarteneinbettungsmethode“.
Im Screenshot ist der Schalter für „Schriftarteneinbettungsmethode“ aktiviert und darunter werden zwei Optionen angeboten: „Alle Schriftarten einbetten“ und „Alle Schriftarten als Teilsatz einbetten“. Im Beispiel wurde „Alle Schriftarten als Teilsatz einbetten“ ausgewählt. Wenn diese Option gewählt ist, schreibt die Software bei der stapelweisen Verarbeitung der PDFs die tatsächlich verwendeten Schriftzeichen jedes PDFs als Teilsatz in die Datei. Dies erhöht die geräteübergreifende Anzeigestabilität und hält gleichzeitig die Dateigröße möglichst gering, was sich für die meisten Szenarien wie Versand, Online-Vorschau und Archivierung eignet.
Sollten Ihre Dateien höhere Anforderungen an die Vollständigkeit der Schriftarten stellen und die Dateigröße weniger ins Gewicht fallen, können Sie je nach Bedarf „Alle Schriftarten einbetten“ wählen. Aus Sicht der üblichen Bürokommunikation reicht die Teilsatzeinbettung jedoch in der Regel aus, um das Problem „Der andere hat die Schriftart nicht, daher Anzeigefehler“ zu beheben. Nach der Auswahl klicken Sie auf „Weiter“, um dem Oberflächen-Workflow folgend die Speicherorteinstellungen zu erreichen.
Schritt 4: Speicherort festlegen und Verarbeitung starten
Der Ablaufbalken im Screenshot zeigt als dritten Schritt „Speicherort festlegen“ und als vierten Schritt „Verarbeitung starten“. Obwohl hier keine weiteren Screenshots gezeigt werden, lässt sich aus dem Oberflächen-Workflow schlussfolgern: Nachdem die Verarbeitungsoptionen festgelegt wurden, muss als Nächstes der Speicherort für die Ausgabedateien eingestellt und dann die Stapelverarbeitung gestartet werden. Es wird empfohlen, die Originaldateien nicht direkt zu überschreiben, insbesondere bei wichtigen Dokumenten wie Verträgen, Angeboten oder Archivdateien. Ein sichererer Ansatz ist, die verarbeiteten PDFs in einem neuen Ordner zu speichern, z. B. „Eingebettete Schriftarten“, „Für Verbreitung geeignete Version“ oder „Einreichversion“, um sie leichter von den Originaldateien unterscheiden zu können.
Nach dem Start verarbeitet die Software die PDFs der Reihe nach aus der Liste. Im Vergleich zur manuellen Ausführung liegt der Vorteil des Stapel-Workflows darin: Sie müssen nur einmal die Dateien hinzufügen, die Schriftarteneinbettungsmethode einheitlich auswählen und den Speicherort festlegen, während sich das Tool um die restliche, sich wiederholende Verarbeitung kümmert. Bei 5 Dateien spart das vielleicht nur wenige Minuten, aber bei 50 oder 200 PDFs wird die Zeitersparnis und die Reduzierung der Fehlerrate sehr deutlich sein.
Überprüfung nach der Verarbeitung: Schriftartenstatus in den PDF-Dokumenteigenschaften einsehen
Nach Abschluss der Stapelverarbeitung wird empfohlen, stichprobenartig 1 bis 2 ausgegebene PDFs zu überprüfen. Öffnen Sie die Dateieigenschaften, wechseln Sie zur Registerkarte „Schriftarten“ und prüfen Sie, ob hinter dem Schriftartennamen „Eingebettet“ oder „Teilsatz eingebettet“ erscheint. Im vorliegenden Beispiel zeigt die Schriftartenliste nach der Verarbeitung „Teilsatz eingebettet“ an, was bestätigt, dass die Einstellung „Alle Schriftarten als Teilsatz einbetten“ wirksam geworden ist.
Bei der Überprüfung sollten Sie besonders auf folgende Punkte achten:
- Wird bei Schriftarten, die zuvor keinen Einbettungsstatus zeigten, nun „Teilsatz eingebettet“ angezeigt?
- Ist die Seitenanzeige der Datei, insbesondere an Positionen wie Titel, Seitenzahlen, englischem Text und Sonderzeichen, mit der Situation vor der Verarbeitung konsistent?
- Liegt die Dateigröße in einem akzeptablen Rahmen? Die Schrifteinbettung kann das Volumen erhöhen, aber die Teilsatzeinbettung spart in der Regel mehr Platz als die komplette Einbettung.
- Wenn die Datei für den Upload auf eine Plattform vorgesehen ist, wird eine zusätzliche Vorschau auf dieser Zielplattform empfohlen, um sicherzustellen, dass die Online-Anzeige keine offensichtlichen Veränderungen aufweist.
Häufige Fragen und Hinweise
1. Warum müssen Schriftarten eingebettet werden, wenn das PDF doch bereits geöffnet werden kann?
Dass es sich öffnen lässt, bedeutet nicht, dass die Anzeige auf allen Geräten konsistent ist. Auf Ihrem Computer sind die betreffenden Schriftarten möglicherweise installiert, sodass Sie kein Problem sehen. Fehlen diese Schriftarten auf dem Computer des Empfängers oder dem Server, werden sie durch andere ersetzt. Der Zweck der Schrifteinbettung ist es, dem PDF die für die Anzeige benötigten Schriftarteninformationen mitzugeben und so Layoutprobleme durch Unterschiede in der externen Umgebung zu reduzieren.
2. Wie wählt man zwischen „Alle Schriftarten einbetten“ und „Alle Schriftarten als Teilsatz einbetten“?
Strebt man ein geringeres Volumen und eine stabile Vorschau an, wählt man üblicherweise „Alle Schriftarten als Teilsatz einbetten“. Dabei werden nur die tatsächlich im Dokument verwendeten Zeichen eingebettet, was sich für Einreichung, Versand, Vorschau und Archivierung eignet. Soll das PDF später noch umfassend bearbeitet werden oder gibt es spezielle Vorschriften, die eine vollständige Einbettung aller Schriftarten fordern, kann „Alle Schriftarten einbetten“ in Betracht gezogen werden. Die vollständige Einbettung kann die Datei jedoch vergrößern.
3. Verändert die Stapelverarbeitung den Inhalt des PDFs?
Aus den in diesem Screenshot dargestellten Funktionen geht hervor, dass der Schwerpunkt der Verarbeitung auf der PDF-Optimierung, -Komprimierung und der Einstellung der Schriftarteneinbettungsmethode liegt. Normalerweise zielt die Schrifteinbettung darauf ab, die Anzeige konsistent zu halten, und nicht darauf, den Textinhalt zu verändern. Dennoch wird bei jeder Stapelverarbeitung empfohlen, die Originaldateien aufzubewahren, die Ausgabe in ein neues Verzeichnis zu leiten und die Seitenwirkung nach der Verarbeitung stichprobenartig zu prüfen.
4. Muss die Bildqualität zwingend angepasst werden, wenn die Datei Bilder enthält?
Das Ziel dieses Beispiels ist die Schrifteinbettung, daher kann man sich nur auf die „Schriftarteneinbettungsmethode“ konzentrieren. Die Oberfläche bietet auch Optionen wie „Bildqualität (1~100)“ und „Maximale Bildauflösung (PPI)“. Wenn Sie gleichzeitig gescannte Dokumente oder bildlastige PDFs komprimieren möchten, können Sie diese je nach Bedarf einstellen. Wenn es jedoch nur darum geht, Schriftartenprobleme zu vermeiden, wird nicht empfohlen, die Bildqualität willkürlich zu verringern, da dies die Schärfe beeinträchtigen könnte.
5. Welche Dateien eignen sich dafür, zuerst in PDF konvertiert zu werden, bevor die Schrifteinbettung erfolgt?
Word-Dokumente (doc, docx), PowerPoint-Präsentationen (ppt, pptx), Excel-Tabellen (xls, xlsx) sowie von WPS-Dokumenten exportierte PDFs können alle Probleme mit der Schriftartenkompatibilität aufweisen. Besonders bei offiziellen Lieferversionen empfiehlt es sich, nach der Konvertierung in PDF den Schriftartenstatus zu überprüfen und bei Bedarf eine stapelweise Einbettung oder Teilsatzeinbettung der Schriftarten vorzunehmen.
Fazit: Verbessern Sie die Übertragungsstabilität von PDFs mit einem Stapelwerkzeug
Der Wert eines PDFs liegt in der stabilen Bereitstellung, aber das setzt voraus, dass die Datei selbst ausreichende Anzeigeinformationen enthält. Wenn Schriftarten nicht eingebettet sind, kann die Datei auf verschiedenen Computern, Betriebssystemen und Online-Vorschauplattformen Unterschiede aufweisen. Mit der Funktion „PDF-Optimierung und -Komprimierung“ von HeSoft Doc Batch Tool können Sie mehrere PDFs auf einmal importieren und unter „Schriftarteneinbettungsmethode“ entweder „Alle Schriftarten einbetten“ oder „Alle Schriftarten als Teilsatz einbetten“ wählen, um die verarbeiteten PDFs besser für die Verbreitung, Vorschau und Archivierung geeignet zu machen.
Wenn Sie gerade einen Stapel Verträge, Angebote, Berichte oder aus Word, docx, PPT konvertierte PDFs zusammenstellen, sollten Sie zuerst stichprobenartig die Schriftarteigenschaften überprüfen. Wenn Sie feststellen, dass Schriftarten nicht eingebettet sind, können Sie gemäß den Schritten in diesem Artikel die Stapelverarbeitung durchführen. So reduzieren Sie nicht nur den Arbeitsaufwand für die Bearbeitung einzelner Dateien, sondern senken auch das Risiko, dass Dateien nach dem Versand wegen Schriftartenproblemen nachbearbeitet werden müssen.