Viele PDFs werden auf dem eigenen Computer normal angezeigt, aber nach dem Versand an Kunden, Kollegen oder dem Hochladen in ein System können Probleme wie Schriftartersetzung, Layoutverschiebungen oder abnormale Textanzeige auftreten. Eine der häufigsten Ursachen ist, dass die Schriftarten nicht in die PDF-Datei eingebettet wurden. In diesem Artikel wird anhand von HeSoft Doc Batch Tool gezeigt, wie Sie mit der PDF-Optimierungs- und Komprimierungsfunktion die Art der Schrifteinbettung für mehrere PDFs stapelweise festlegen können – insbesondere das Subsetting aller Schriftarten –, um die Dateien besser für die Weitergabe, Archivierung und Vorschau geeignet zu machen und gleichzeitig den wiederholten Aufwand der Einzelbearbeitung zu reduzieren.
Im Büroalltag werden PDFs häufig für die Übermittlung formeller Dokumente wie Verträge, Angebotsunterlagen, Designentwürfe, Berichte, Kursmaterialien und Nachweisdokumente verwendet. Der Vorteil von PDFs liegt in ihrer stabilen Layouttreue. Wenn jedoch die in der Datei verwendeten Schriftarten nicht korrekt eingebettet sind und der Computer oder das Mobilgerät des Empfängers nicht über die entsprechenden Schriftarten verfügt, kann es zu Schriftersetzung, veränderten Zeichenabständen, fehlerhaften Symbolen und inkonsistenter Darstellung von englischer Kursiv- oder Fettschrift kommen. In Szenarien, in denen Dutzende oder Hunderte von PDFs massenhaft versendet werden müssen, ist die manuelle Überprüfung der Schrifteigenschaften und das erneute Exportieren jedes einzelnen PDFs nicht nur zeitaufwändig, sondern auch fehleranfällig.
Dieser Artikel adressiert genau dieses Problem: Wie man die Stapelverarbeitungsfunktionen von Bürosoftware nutzt, um die Schriftarten vieler PDFs einheitlich in einen eingebetteten oder als Teilsatz (Subsetting) eingebetteten Zustand zu versetzen, um die geräteübergreifende Verbreitung und Vorschau zu erleichtern. Die Software in den Screenshots ist HeSoft Doc Batch Tool . Sie ist als Dokumenten-Stapelverarbeitungssoftware für Büroszenarien positioniert, deren Kernwert darin besteht, sich wiederholende Dateibearbeitungsvorgänge in einem einzigen Arbeitsablauf zu konsolidieren. Im Folgenden werden anhand von Vorher-Nachher-Effekten und konkreten Bedienschritten die Vorgehensweise zur Stapelverarbeitung von PDF-Schriftarten als Teilsatz erläutert.
Anwendungsszenarien: Welche PDFs benötigen eine stapelweise Einbettung oder Teilsatz-Einbettung von Schriftarten?
Nicht alle PDFs müssen zwingend in Bezug auf Schriftarten nachbearbeitet werden, aber die folgenden Szenarien eignen sich hervorragend für eine stapelweise Schrifteinbettung oder -teilsatzerstellung vor der Verteilung:
- Externer Versand von Verträgen, Angeboten, Projektvorschlägen: Sie wünschen, dass Überschriften, Fließtext, Zahlen und Symbole konsistent bleiben, wenn Kunden die Datei auf verschiedenen Computern öffnen.
- Stapelarchivierung von Projektunterlagen: Archivdateien müssen langfristig aufbewahrt werden und sollten beim zukünftigen Öffnen nicht von den aktuell auf dem Rechner installierten Schriftarten abhängig sein.
- Hochladen in Systeme für Behörden, Ausschreibungen, wissenschaftliche Arbeiten oder Materialien: Bei der PDF-Vorschau in diesen Systemen ist die lokale Schriftartenumgebung möglicherweise nicht verfügbar. Nicht eingebettete Schriftarten führen leicht zu instabilen Vorschauen.
- Vorschau vor Design, Layout und Druck: Wenn ein PDF spezielle Schriftarten, fette/kursive Schriftschnitte oder englische Schriftarten verwendet, wirkt sich der Einbettungsstatus der Schriftarten direkt auf das Vorschauergebnis aus.
- Stapelverarbeitung mehrerer gleichartiger PDFs: Beispielsweise bei mehreren Dateien wie 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf, 4.pdf, 5.pdf wäre das einzelne Öffnen zur Konfiguration sehr ineffizient.
Der Unterschied zwischen Schrifteinbettung und Schrift-Teilsatzerstellung lässt sich einfach verstehen: Beim Einbetten aller Schriftarten wird versucht, die vollständige Schriftartenressource in das PDF zu schreiben; bei der Teilsatzerstellung aller Schriftarten werden nur die Schriftartdaten eingebettet, die für die tatsächlich im Dokument verwendeten Zeichen benötigt werden. Für die Verbreitung und Vorschau bietet die Teilsatzerstellung in der Regel einen besseren Kompromiss zwischen Anzeigestabilität und Dateigröße, weshalb in vielen Büroszenarien die Teilsatzerstellung aller Schriftarten gewählt wird.
Effektvorschau: Vor der Verarbeitung werden PDF-Schriftarten nicht als eingebetteter Teilsatz angezeigt
Bei den folgenden, vor der Verarbeitung liegenden Dateien handelt es sich um einen Satz zu verarbeitender PDFs, insgesamt 5 Dateien mit den Namen 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf, 4.pdf, 5.pdf. In der Praxis können solche Dateien aus Exporten von Word, docx, doc, Excel, PPT, Designsoftware oder aus nach dem Scannen aufbereiteten PDFs stammen. Müsste bei jeder Datei manuell der Schriftstatus überprüft werden, würde der Arbeitsaufwand mit der Dateianzahl rapide ansteigen.
In den Dokumenteigenschaften vor der Verarbeitung zeigt die Schriftartenliste des PDFs Informationen zu Schriftarten wie TimesNewRomanPS-ItalicMT, TimesNewRomanPSMT usw. an, aber nach dem Schriftartnamen erscheint keine Statuskennzeichnung wie "Eingebetteter Teilsatz". Dies deutet darauf hin, dass diese Schriftarten im aktuellen PDF nicht als Teilsatz eingebettet sind, wie es der Screenshot zeigt. Auf dem aktuellen Computer mag die Anzeige noch normal sein; wechselt man jedoch den Computer, den PDF-Reader oder lädt die Datei auf eine Online-Vorschauplattform hoch, kann es zu Schriftersetzung oder Layoutveränderungen kommen.
Dies ist ein Aspekt, den viele Benutzer leicht übersehen: Dass ein PDF normal aussieht, bedeutet nicht, dass die Schriftarten bereits für die Verteilung geeignet sind. Insbesondere verschiedene Schriftschnitte (fett, kursiv, fett-kursiv) englischer Schriftarten wie Times New Roman oder chinesische Schriftarten und Sonderzeichenschriften unterliegen bei geräteübergreifender Vorschau Unsicherheiten, wenn sie nicht eingebettet sind.
Effektvorschau: Nach der Verarbeitung werden Schriftarten als eingebetteter Teilsatz angezeigt
Nachdem die PDF-Optimierung und -Komprimierung mit HeSoft Doc Batch Tool abgeschlossen und die Schriftarten-Teilsatzerstellung gewählt wurde, zeigt ein erneuter Blick in die PDF-Dokumenteigenschaften hinter den Schriftartnamen den Zusatz "Eingebetteter Teilsatz". Beispielsweise werden Schriftarten wie TimesNewRomanPS-BoldItalicMT, TimesNewRomanPS-BoldMT, TimesNewRomanPS-ItalicMT, TimesNewRomanPSMT alle als eingebetteter Teilsatz angezeigt, der Schrifttyp als TrueType(CID) und die Kodierung als Identity-H.
Dies zeigt, dass das PDF die tatsächlich verwendeten Schriftzeichendaten in die Datei geschrieben hat. Für den Empfänger ist es dadurch wahrscheinlicher, dass die Darstellung dem Originallayout entspricht, selbst wenn keine exakt gleiche Schriftart lokal installiert ist. Für den Dateiersteller ist die einmalige, stapelweise Schriftartenverarbeitung von 5 PDFs wesentlich effizienter, als jedes PDF einzeln in einer PDF-Software zu öffnen, zu speichern, zu exportieren und zu überprüfen.
Bedienungsschritte: Stapelweise Festlegung der Schrifteinbettungsmethode mit PDF-Optimierung und -Komprimierung
Schritt 1: Zu PDF-Tools navigieren und PDF-Optimierung und -Komprimierung wählen
Nach dem Öffnen von HeSoft Doc Batch Tool wählen Sie in der linken Funktionskategorie PDF-Tools. Auf der rechten Seite werden mehrere PDF-bezogene Stapelverarbeitungsfunktionen angezeigt, wie z. B. PDF-Seitenlayout ändern, PDF-Seiten umgekehrt anordnen, PDF-Seiten in Bildformate konvertieren, leere PDF-Seiten löschen, PDF in Word konvertieren, PDF in JPG-Bilder konvertieren usw. In diesem Artikel wird 25. PDF-Optimierung und -Komprimierung verwendet.
Ziel dieses Schrittes ist es, das Funktionsmodul aufzurufen, das die stapelweise Optimierung von PDF-Dateien ermöglicht. Obwohl der Funktionsname "Optimierung und Komprimierung" enthält, ist anhand der nachfolgenden Einstellungen ersichtlich, dass hier nicht nur komprimierungsrelevante Parameter wie Bildqualität und maximale Bildauflösung, sondern auch die Schrifteinbettungsmethode konfiguriert werden kann. Wenn das Ziel also die stapelweise Einbettung oder Teilsatzerstellung von PDF-Schriftarten ist, sollte ebenfalls diese Funktion gewählt werden.
Schritt 2: Die zu verarbeitenden PDF-Dateien hinzufügen
Nach dem Aufruf von PDF-Optimierung und -Komprimierung bietet der obere Bereich der Benutzeroberfläche Schaltflächen wie Dateien hinzufügen, Dateien aus Ordner importieren, Leeren, Mehr. Laut Screenshot wurden bereits 5 PDF-Dateien importiert, die Liste zeigt Informationen wie Nr., Name, Pfad, Erweiterung, Erstellungszeit, Änderungszeit und die Zusammenfassung unten zeigt eine Datensatzanzahl von 5.
Wenn nur wenige bestimmte Dateien verarbeitet werden sollen, klicken Sie auf Dateien hinzufügen, um sie einzeln auszuwählen; befinden sich viele PDFs gesammelt in einem Ordner, kann die Funktion "Dateien aus Ordner importieren" genutzt werden. Nach dem Import empfiehlt es sich, die Dateiliste zu überprüfen, um sicherzustellen, dass Namen und Pfade korrekt sind und nicht versehentlich PDFs hinzugefügt wurden, die nicht verarbeitet werden sollen. Rechts neben der Liste befindet sich eine Löschfunktion zum Entfernen eines Eintrags. Nachdem die Dateien vollständig sind, klicken Sie unten auf Weiter, um zu den Verarbeitungsoptionen zu gelangen.
Schritt 3: In den Verarbeitungsoptionen die Schrifteinbettungsmethode aktivieren
Im zweiten Schritt "Verarbeitungsoptionen festlegen" sieht man mehrere Optionsbereiche, darunter Bildqualität, maximale Bildauflösung sowie Schrifteinbettungsmethode. Die Schrifteinbettungsmethode ist mit einem Sternchen versehen, was darauf hinweist, dass es sich um eine für diese Schriftartenverarbeitung direkt relevante Schlüsseleinstellung handelt. Im Screenshot ist die Schrifteinbettungsmethode aktiviert und bietet zwei Optionen: Alle Schriftarten einbetten und Alle Schriftarten als Teilsatz einbetten.
Wenn Ihr Ziel darin besteht, die Schriftarten möglichst vollständig nutzbar zu halten, wählen Sie "Alle Schriftarten einbetten". Ist Ihr Ziel, das PDF besser für die Verbreitungsvorschau geeignet zu machen und gleichzeitig die Dateigröße zu berücksichtigen, wählen Sie "Alle Schriftarten als Teilsatz einbetten". Im Screenshot ist genau diese Option ausgewählt, was dem in den Dokumenteigenschaften nach der Verarbeitung angezeigten Status "Eingebetteter Teilsatz" entspricht.
Beachten Sie, dass Bildqualität und maximale Bildauflösung Optionen zur Bildkomprimierung sind. Wenn Sie sich hier nur auf die Schrifteinbettung konzentrieren, sollten Sie diese Optionen nicht willkürlich anpassen, um die Bildschärfe im PDF nicht unnötig zu beeinträchtigen. Klicken Sie nach Bestätigung der Schrifteinbettungsmethode erneut auf Weiter.
Schritt 4: Speicherort festlegen und Verarbeitung starten
Die Fortschrittsanzeige im Screenshot zeigt, dass die nachfolgenden Schritte Speicherort festlegen und Verarbeitung starten umfassen. Nachdem Sie den Speicherort aufgerufen haben, wählen Sie das Ausgabeverzeichnis entsprechend Ihren Bürogewohnheiten. Es wird empfohlen, die Originaldateien nicht direkt zu überschreiben, insbesondere bei wichtigen PDFs wie Verträgen, Angebotsunterlagen und offiziellen Berichten. Geben Sie die Ausgabe in einem neuen Ordner aus, z. B. "Schriftarten als Teilsatz" oder "PDF nach Schriftbearbeitung". Dies erleichtert den Vergleich mit den Originaldateien und ermöglicht bei Problemen eine einfache Rückkehr zum Ursprungszustand.
Nachdem der Speicherort festgelegt wurde, starten Sie die Verarbeitung. Die Software führt die Optimierungs- und Komprimierungsaufgaben stapelweise gemäß der Dateiliste aus und verarbeitet jedes PDF entsprechend der zuvor gewählten Schrifteinbettungsmethode. Nach Abschluss der Verarbeitung empfiehlt es sich, eine oder zwei Dateien nach dem Zufallsprinzip zu öffnen und im PDF-Reader auf der Schriftarten-Seite der Dokumenteigenschaften zu prüfen, ob "Eingebetteter Teilsatz" angezeigt wird. Bei einer großen Anzahl von Dateien kann zunächst stichprobenartig geprüft werden; nach Bestätigung, dass die Regeln den Erwartungen entsprechen, können die Dateien zur externen Verteilung verwendet werden.
Häufige Fragen und Hinweise
1. Sollte man alle Schriftarten einbetten oder als Teilsatz einbetten?
Für die allgemeine Verbreitung, Vorschau und Archivierung ist in der Regel die Option "Alle Schriftarten als Teilsatz einbetten" besser geeignet, da sie nur die tatsächlich verwendeten Zeichen einbettet und hilft, die Dateigröße zu kontrollieren. Falls die Datei später in professionellen Arbeitsabläufen tiefgreifend bearbeitet werden muss oder spezielle Schriftanforderungen bestehen, kann gemäß den Vorgaben "Alle Schriftarten einbetten" gewählt werden.
2. Wird die Datei nach der Schriftarten-Teilsatzerstellung garantiert kleiner?
Nicht unbedingt. Die PDF-Optimierung und -Komprimierung umfasst Aspekte wie Schriftarten, Bilder und Struktur. Bei PDFs, in die ursprünglich keine Schriftarten eingebettet waren, kann die Dateigröße durch das Hinzufügen von Schriftartdaten leicht zunehmen; der Vorteil ist jedoch eine stabilere geräteübergreifende Anzeige. Ob die Datei kleiner wird, hängt von der ursprünglichen Dateistruktur und anderen Komprimierungseinstellungen ab.
3. Warum wird eine Sicherung vor der Stapelverarbeitung empfohlen?
Die Stapelverarbeitung beeinflusst mehrere PDFs auf einmal. Um eine falsche Dateiauswahl, Fehler beim Speicherpfad oder unerwartete Verarbeitungsergebnisse zu vermeiden, wird empfohlen, die Originaldateien zu behalten oder zunächst mit einer kleinen Musterauswahl zu testen. Erst nachdem bestätigt wurde, dass der Schriftstatus, das Anzeigeergebnis und die Dateigröße nach der Verarbeitung den Anforderungen entsprechen, sollten alle Dateien stapelweise verarbeitet werden.
4. Warum sollte man nach der Verarbeitung die Dokumenteigenschaften überprüfen?
Eine visuelle Betrachtung der Seite kann nur beurteilen, ob die Anzeige auf dem aktuellen Gerät normal ist, beweist aber nicht direkt, dass die Schriftarten eingebettet wurden. Durch die Überprüfung des Status "Eingebetteter Teilsatz" auf der Schriftarten-Seite der Dokumenteigenschaften lässt sich das Verarbeitungsergebnis genauer bestätigen. Dies ist auch eine empfehlenswerte Prüfroutine vor der Verteilung wichtiger PDFs.
Zusammenfassung: Reduzierung der Routinearbeit bei der Prüfung und dem Export von PDF-Schriftarten durch Stapelverarbeitung
Wenn eine große Anzahl von PDFs verteilt werden muss, beeinflusst die Schrifteinbettung direkt die Stabilität der Vorschau beim Empfänger. Mit der PDF-Optimierungs- und -Komprimierungsfunktion von HeSoft Doc Batch Tool können Sie mehrere PDFs auf einmal zu einer Aufgabenliste hinzufügen und einheitlich die Schrifteinbettungsmethode festlegen, wahlweise "Alle Schriftarten einbetten" oder "Alle Schriftarten als Teilsatz einbetten". Im Vergleich zum einzelnen Öffnen und manuellen Bearbeiten jedes PDFs reduziert diese Stapelverarbeitungsmethode der Bürosoftware die Routinearbeit erheblich und senkt das Risiko von Auslassungen.
Wenn Sie einen Satz PDFs zum Versenden, Hochladen oder Archivieren bereitliegen haben, empfiehlt es sich, zunächst die Schrifteigenschaften zu überprüfen. Werden Schriftarten nicht als eingebettet oder als eingebetteter Teilsatz angezeigt, können Sie diese gemäß den Schritten in diesem Artikel stapelweise verarbeiten. Überprüfen Sie nach der Verarbeitung stichprobenartig die Dokumenteigenschaften und das Seitenanzeigeergebnis, um die Dateien dann mit größerer Sicherheit zu verbreiten und als Vorschau zu nutzen.