PDF에서 특수 글꼴, 영문 글꼴 또는 시스템에 설치되지 않은 글꼴을 사용한 경우, 고객이나 동료에게 보내거나 플랫폼에 업로드할 때 글꼴 대체, 레이아웃 변경 또는 미리보기 글자 깨짐 현상이 발생할 수 있습니다. 본 문서에서는 HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 사용하여 여러 PDF에서 글꼴 임베딩 방식을 일괄 설정하는 방법을 소개하며, 모든 글꼴 임베딩 또는 서브셋 글꼴 임베딩을 지원하여 계약서, 제안서, 도면 설명, 보고서 등 파일을 일괄 처리하여 PDF를 개별적으로 열어 확인하고 다른 이름으로 저장하는 반복 작업을 줄이는 데 적합합니다.
일상적인 사무 작업에서 PDF는 계약서, 입찰 제안서, 보고서, 설명서, 논문, 홍보 자료 등의 문서를 전달하는 데 자주 사용됩니다. 많은 사람들은 PDF가 전파에 적합한 형식이라 PDF로 내보내기만 하면 문제가 없을 것이라고 생각하지만, 실제 협업 과정에서는 다음과 같은 숨은 문제에 자주 직면하게 됩니다. 자신의 컴퓨터에서 열 때는 정상적으로 보이던 것이 다른 사람에게 보내거나 온라인 미리 보기 플랫폼에 업로드하면 글꼴이 대체되고, 영문이 굵어지거나 가늘어지며, 줄 간격이 변하거나 심지어 글자가 깨지는 현상이 발생합니다. 그 원인 중 하나는 PDF에 사용된 글꼴이 포함되지 않았는데, 파일을 받은 상대방의 장치에 해당 글꼴이 설치되어 있지 않기 때문입니다.
PDF가 하나뿐이라면 전문 PDF 소프트웨어로 글꼴 정보를 하나씩 확인할 수 있습니다. 하지만 프로젝트 디렉터리에 수십, 수백 개의 PDF가 있다면 파일마다 속성을 열어 글꼴을 확인하고 재처리하는 작업량이 엄청나게 커집니다. 이 글에서 해결하고자 하는 문제가 바로 이것입니다. 사무용 소프트웨어 " HeSoft Doc Batch Tool "의 "PDF 최적화 및 압축" 기능을 사용하여 여러 PDF에 대해 일괄적으로 글꼴 포함 방식을 설정함으로써, PDF 파일에 글꼴을 포함시키거나 서브셋화하여 여러 장치 간 전파 및 미리 보기 시의 일관성을 높이는 것입니다.
적용 시나리오: 일괄 글꼴 포함이 필요한 PDF
PDF 글꼴 포함은 디자인 업계에서만 필요한 것이 아닙니다. 파일이 여러 컴퓨터, 시스템, 플랫폼을 넘나들며 전달되어야 한다면 글꼴 호환성 문제가 발생할 수 있습니다. 특히 Word, doc, docx, WPS 문서, PPT, pptx, 편집 소프트웨어나 업무 시스템에서 내보낸 PDF에는 Times New Roman, 모조송체, 돋움체, 명조체, 기업 맞춤 글꼴, 기호 글꼴 등이 포함될 수 있습니다. 이러한 글꼴이 올바르게 포함되지 않으면 다른 사람이 파일을 열 때 시스템에 의해 자동으로 대체될 수 있습니다.
다음과 같은 시나리오에서 PDF 글꼴을 일괄 처리하는 것이 특히 적합합니다.
- 입찰 서류, 계약서 일괄 제출: 여러 PDF의 글꼴, 페이지 번호, 제목 형식이 일관되게 유지되어야 심사 측이나 고객 컴퓨터에서 레이아웃이 변하는 것을 방지할 수 있습니다.
- 보고서, 논문, 강의 자료 통합 보관: docx, doc, pptx를 PDF로 변환한 후, 보관용 버전이 수년 후에도 정상적으로 표시되도록 보장해야 합니다.
- 디자인 시안, 홍보 자료 외부 미리 보기: 브랜드 글꼴이나 특수 영문 글꼴을 사용했으나 수신자가 해당 글꼴을 설치하지 않아 대체될 위험이 있습니다.
- 시스템 또는 클라우드 드라이브 일괄 업로드 미리 보기: 많은 온라인 미리 보기 서비스는 서버 측 글꼴 환경에 의존하므로, 글꼴이 포함되지 않은 PDF는 표시 차이가 더 크게 나타날 수 있습니다.
- 기존 PDF 일괄 복구: 이미 보유한 PDF 중 글꼴이 포함되지 않은 것이 발견되어, 집중 처리를 거쳐 재배포해야 하는 경우입니다.
이러한 시나리오에서 효율성의 핵심은 PDF 하나하나를 처리할 수 있느냐가 아니라, 여러 파일을 한 번에 처리할 수 있느냐입니다. HeSoft Doc Batch Tool 는 사무용 파일 일괄 처리를 지향하므로, 반복적이고 기계적이며 오류가 발생하기 쉬운 파일 정리 작업을 도구가 대신 처리하도록 맡기기에 적합합니다.
효과 미리 보기: 처리 전 글꼴 미포함, 처리 후 서브셋 포함 표시
먼저 처리 전 파일 상태를 확인해 보겠습니다. 예제 폴더에는 총 5개의 PDF가 있으며, 파일 이름은 각각 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf, 4.pdf, 5.pdf입니다. 실제 사무 환경에서 이러한 파일들은 동일한 프로젝트, 동일한 계약 건 또는 동일한 보고서 그룹에서 비롯된 것일 수 있습니다.
처리 전 PDF의 "문서 속성"을 열고 "글꼴" 탭으로 전환하면 "이 문서에 사용된 글꼴" 목록을 볼 수 있습니다. 스크린샷에는 TimesNewRomanPS-ItalicMT, TimesNewRomanPSMT 등의 글꼴 이름이 있으며, 글꼴 유형은 TrueType이지만 글꼴 이름 뒤에 "포함됨" 또는 "서브셋 포함됨"이라는 표시가 없습니다. 이는 해당 PDF의 관련 글꼴이 파일과 함께 전파될 수 있는 방식으로 문서에 기록되지 않았음을 의미하며, 받는 사람의 장치에 이러한 글꼴이 없으면 대체되어 표시될 수 있습니다.
처리가 완료된 후 PDF의 "문서 속성" - "글꼴" 탭을 다시 확인하면 글꼴 이름 뒤에 "서브셋 포함됨"이 나타난 것을 볼 수 있습니다. 예를 들어 TimesNewRomanPS-BoldItalicMT, TimesNewRomanPS-BoldMT, TimesNewRomanPS-ItalicMT, TimesNewRomanPSMT 등의 글꼴이 모두 서브셋 포함됨으로 표시되며, 유형은 TrueType(CID), 인코딩은 Identity-H로 표시됩니다. 이 결과는 파일에 현재 문서에서 실제로 사용된 글꼴 문자 정보가 포함되어 외부 전송, 보관 및 플랫폼 간 미리 보기에 더 적합함을 의미합니다.
여기서 "모든 글꼴 서브셋화"와 "모든 글꼴 포함"은 동일한 개념이 아니라는 점을 분명히 할 필요가 있습니다. 서브셋화는 일반적으로 문서에서 실제 사용된 문자만 포함하므로 파일 크기를 비교적 더 잘 제어할 수 있으며, 모든 글꼴 포함은 더 완전하지만 PDF 파일 크기가 증가할 수 있습니다. 스크린샷 예제에서는 "모든 글꼴 서브셋화"를 선택했으므로 처리 후 속성에 "서브셋 포함됨"이 표시됩니다.
조작 단계: HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 사용하여 PDF 글꼴 일괄 처리
1단계: PDF 도구로 진입하여 "PDF 최적화 및 압축" 선택
HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 열고 왼쪽 기능 분류에서 "PDF 도구"를 선택합니다. 메인 인터페이스에 페이지 변환, 빈 페이지 삭제, PDF를 Word로 변환, PDF를 Excel로 변환 등 여러 PDF 관련 기능이 나열됩니다. 스크린샷에 따르면, 이번에 사용할 기능은 25번째 항목인 "PDF 최적화 및 압축"이며, 기능 설명은 "PDF 파일 일괄 최적화 및 압축, 파일 크기 줄이기"입니다.
이 기능을 선택하는 목적은 PDF 리소스를 일괄 처리할 수 있는 프로세스로 진입하기 위함입니다. 이 글에서는 이미지 압축을 주로 사용하는 것이 아니라, 이 기능에 있는 "글꼴 포함 방식" 옵션을 사용하여 여러 PDF의 글꼴을 통일적으로 처리합니다. PDF, Word, Excel, PowerPoint 등의 사무용 파일을 자주 처리하는 사용자에게는, 글꼴 포함 및 파일 최적화를 일괄 도구 안에서 완료함으로써 파일을 하나씩 열고, 다른 이름으로 저장하고, 확인하는 비효율적인 절차를 피할 수 있습니다.
2단계: 처리할 PDF 파일 추가
"PDF 최적화 및 압축"에 들어가면 인터페이스 상단에 처리할 레코드 선택, 처리 옵션 설정, 저장 위치 설정, 처리 시작 등의 프로세스 단계가 표시됩니다. 첫 번째 단계는 처리할 PDF를 목록에 추가하는 것입니다. 스크린샷에서 "파일 추가", "폴더에서 파일 가져오기", "비우기", "더 보기" 등의 버튼을 볼 수 있습니다. 사용자는 파일 수에 따라 추가 방식을 선택할 수 있습니다. 파일이 적다면 "파일 추가"를 클릭하고, 폴더에 이미 많은 PDF가 있다면 "폴더에서 파일 가져오기"를 사용하는 것이 더 간편합니다.
예제에서는 이미 5개의 PDF를 가져왔으며, 목록에는 파일 이름, 경로, 확장자, 만든 날짜, 수정한 날짜 등의 정보가 순서대로 표시되어 있습니다. 파일 경로는 D:\test\1.pdf부터 D:\test\5.pdf까지입니다. 하단 요약 정보에 "레코드 수: 5"라고 표시된 것은 이 5개 파일이 모두 처리 대기열에 추가되었음을 의미합니다. 이 시점에서 목록에 처리해야 할 PDF만 있는지 확인하는 것이 좋습니다. 필요하지 않은 파일이 함께 처리되지 않도록 해야 합니다. 실수로 추가된 파일이 발견되면 해당 줄의 삭제 작업을 사용하여 제거하거나, "비우기"를 통해 다시 선택할 수 있습니다.
3단계: 글꼴 포함 방식 설정
파일 목록을 확인한 후 하단의 "다음"을 클릭하면 "처리 옵션 설정"으로 들어갑니다. 여기에서 "이미지 품질(1~100)", "이미지 최대 해상도(PPI)" 및 별표 표시가 있는 "글꼴 포함 방식" 등 몇 가지 구성 가능한 영역을 볼 수 있습니다. 이번에 달성하려는 핵심 목표는 "글꼴 포함 방식"을 설정하는 것입니다.
스크린샷에서 "글꼴 포함 방식" 스위치가 켜져 있고, 아래에 "모든 글꼴 포함"과 "모든 글꼴 서브셋화" 두 가지 옵션이 제공됩니다. 예제에서는 "모든 글꼴 서브셋화"를 선택했습니다. 이 옵션을 선택하면 소프트웨어가 PDF를 일괄 처리할 때 각 PDF에서 실제로 사용된 글꼴 문자를 서브셋 형태로 파일에 기록합니다. 이렇게 하면 여러 장치에서의 표시 안정성을 높이면서 파일 크기를 최대한 제어할 수 있어, 외부 전송, 온라인 미리 보기, 보관 제출 등 대부분의 시나리오에 적합합니다.
파일의 글꼴 완전성에 대한 요구 수준이 더 높고 파일 크기에 크게 신경 쓰지 않는다면, 실제 필요에 따라 "모든 글꼴 포함"을 선택할 수 있습니다. 하지만 일반적인 사무 전파 관점에서 볼 때, 글꼴 서브셋화는 보통 "상대방 컴퓨터에 해당 글꼴이 없어 발생하는 표시 이상" 문제를 해결할 수 있습니다. 선택을 완료한 후 계속해서 "다음"을 클릭하고, 인터페이스 절차에 따라 저장 위치 설정으로 이동합니다.
4단계: 저장 위치 설정 및 처리 시작
스크린샷의 프로세스 표시줄에는 세 번째 단계가 "저장 위치 설정", 네 번째 단계가 "처리 시작"으로 표시되어 있습니다. 여기에 후속 스크린샷이 제시되지는 않았지만, 인터페이스 절차를 통해 합리적으로 판단할 수 있습니다. 처리 옵션 설정을 완료한 후, 출력 파일의 저장 위치를 설정하고 나서 일괄 처리를 시작해야 합니다. 특히 계약서, 입찰 제안서, 보관 파일 등 중요한 자료의 경우 원본 파일을 직접 덮어쓰지 않는 것이 좋습니다. 보다 안전한 방법은 처리된 PDF를 "글꼴 포함 완료", "배포 가능 버전", "제출 버전" 등과 같은 새로운 폴더에 저장하여 원본 파일과 구분할 수 있도록 하는 것입니다.
처리를 시작하면 소프트웨어가 목록에 따라 PDF를 하나씩 처리합니다. 수동 조작과 비교할 때 일괄 처리 방식의 장점은, 파일을 한 번에 추가하고 글꼴 포함 방식을 일괄 선택하고 저장 위치만 설정하면 나머지 반복 처리는 도구가 알아서 수행한다는 점입니다. 5개 파일의 경우 몇 분을 절약하는 데 그칠 수 있지만, 50개 또는 200개의 PDF라면 절약되는 시간과 오류 발생률이 매우 뚜렷하게 체감될 것입니다.
처리 후 확인 방법: PDF 문서 속성에서 글꼴 상태 보기
일괄 처리가 완료된 후, 출력된 PDF 중 1~2개를 무작위로 확인하는 것이 좋습니다. 파일 속성을 열고 "글꼴" 탭으로 전환하여 글꼴 이름 뒤에 "포함됨" 또는 "서브셋 포함됨"이 나타나는지 확인하십시오. 이 글의 예제에서는 처리된 글꼴 목록에 "서브셋 포함됨"이 표시되어 있어, "모든 글꼴 서브셋화" 설정이 적용되었음을 알 수 있습니다.
확인 시 다음 사항에 특히 주의하십시오.
- 원래 포함 상태가 표시되지 않았던 글꼴이 처리 후 "서브셋 포함됨"으로 나타나는지 여부.
- 파일 페이지 표시가 처리 전과 일치하는지 여부, 특히 제목, 페이지 번호, 영문, 특수 기호 등이 위치한 곳.
- 파일 크기가 수용 가능한 범위 내에 있는지 여부. 글꼴 포함은 파일 크기를 증가시킬 수 있지만, 서브셋화는 일반적으로 전체 포함보다 공간을 더 절약합니다.
- 플랫폼 업로드용으로 사용하는 경우, 대상 플랫폼을 통해 한 번 더 미리 보기 하여 온라인 표시에 뚜렷한 변화가 없는지 확인하는 것이 좋습니다.
자주 묻는 질문 및 주의 사항
1. PDF가 이미 열리는데 왜 글꼴을 포함해야 하나요?
열 수 있다고 해서 모든 장치에서 일관되게 표시된다는 의미는 아닙니다. 사용자의 컴퓨터에 관련 글꼴이 설치되어 있어서 문제를 인지하지 못했을 수 있지만, 파일을 받는 사람의 컴퓨터나 서버에 이 글꼴이 없으면 다른 글꼴로 대체됩니다. 글꼴을 포함하는 목적은 PDF가 표시에 필요한 글꼴 정보를 스스로 가지게 하여 외부 환경 차이로 인한 레이아웃 문제를 줄이는 것입니다.
2. "모든 글꼴 포함"과 "모든 글꼴 서브셋화" 중 무엇을 선택해야 하나요?
더 작은 파일 크기와 안정적인 미리 보기를 원한다면 일반적으로 "모든 글꼴 서브셋화"를 선택합니다. 이는 문서에서 실제 사용된 문자만 포함하므로 제출, 전송, 미리 보기, 보관에 적합합니다. 이후 PDF에 대한 복잡한 편집이 필요하거나 글꼴 전체 포함을 요구하는 특별한 규정이 있다면 "모든 글꼴 포함"을 고려할 수 있습니다. 그러나 전체 포함은 파일 크기를 증가시킬 수 있습니다.
3. 일괄 처리하면 PDF 내용이 변경되나요?
이번 스크린샷에서 보여주는 기능을 기준으로 볼 때, 처리의 핵심은 PDF 최적화 압축과 글꼴 포함 방식 설정에 있습니다. 정상적인 상황에서 글꼴 포함의 목표는 본문 내용을 수정하는 것이 아니라 표시 일관성을 유지하는 것입니다. 하지만 모든 일괄 처리 작업에서는 원본 파일을 보존하고 결과물을 새 디렉터리에 출력하며, 처리 후 페이지 상태를 샘플링하여 확인하는 것이 좋습니다.
4. 파일에 이미지가 있는데, 반드시 이미지 품질을 조정해야 하나요?
이번 예제의 목표는 글꼴 포함이므로 "글꼴 포함 방식"에만 집중할 수 있습니다. 인터페이스에는 "이미지 품질(1~100)", "이미지 최대 해상도(PPI)" 등의 옵션도 있습니다. 스캔본이나 이미지 형식의 PDF를 동시에 압축하려는 경우, 실제 필요에 따라 설정을 결합할 수 있습니다. 하지만 단순히 글꼴 문제를 방지하려는 목적이라면, 선명도에 영향을 주지 않도록 이미지 품질을 함부로 낮추는 것은 권장하지 않습니다.
5. 어떤 파일을 PDF로 먼저 변환한 후 글꼴 포함을 하는 것이 적합한가요?
Word 문서(doc, docx), PowerPoint 프레젠테이션(ppt, pptx), Excel 표(xls, xlsx) 및 WPS 문서를 PDF로 내보내면 모두 글꼴 호환성 문제가 발생할 수 있습니다. 특히 공식 전달용 버전의 경우, PDF로 변환한 후 글꼴 상태를 확인하고 필요시 글꼴을 일괄 포함하거나 서브셋화하는 것이 좋습니다.
요약: 일괄 도구를 이용해 PDF 전파 안정성 향상
PDF의 가치는 안정적인 전달에 있지만, 그 전제는 파일 자체가 충분한 표시 정보를 포함하고 있어야 한다는 점입니다. 글꼴이 포함되지 않은 경우, 파일은 컴퓨터, 시스템, 온라인 미리 보기 플랫폼에 따라 다르게 표시될 수 있습니다. HeSoft Doc Batch Tool 의 "PDF 최적화 및 압축" 기능을 통해 여러 PDF를 한 번에 가져오고, "글꼴 포함 방식"에서 "모든 글꼴 포함" 또는 "모든 글꼴 서브셋화"를 선택하면, 처리된 PDF가 전파, 미리 보기 및 보관에 더 적합하도록 만들 수 있습니다.
만약 계약서, 입찰 제안서, 보고서 또는 Word, docx, PPT에서 변환된 PDF를 정리 중이라면, 먼저 글꼴 속성을 무작위로 확인해 보는 것이 좋습니다. 글꼴이 포함되지 않은 것이 발견되면 이 글에서 설명한 단계에 따라 일괄 처리할 수 있습니다. 그렇게 하면 파일을 하나씩 조작하는 반복적인 노동을 줄일 수 있을 뿐만 아니라, 파일 발송 후 글꼴 문제로 인해 재작업해야 하는 위험도 낮출 수 있습니다.