Lorsque le PDF utilise des polices spéciales, des polices anglaises ou des polices non installées sur le système, l'envoi à des clients, collègues ou le téléchargement sur une plateforme peut entraîner un remplacement de police, des changements de mise en page voire un affichage corrompu. Cet article explique comment utiliser HeSoft Doc Batch Tool pour définir par lots le mode d'incorporation des polices dans plusieurs PDF, en prenant en charge l'incorporation de toutes les polices ou la sous-police de toutes les polices. Il convient au traitement unifié de fichiers tels que contrats, appels d'offres, descriptions de plans, rapports, réduisant ainsi les opérations répétitives d'ouverture individuelle des PDF pour vérification et enregistrement séparé.
Dans le cadre du travail quotidien, le PDF est souvent utilisé pour la livraison de contrats, d’appels d’offres, de rapports, de manuels, de thèses, de supports promotionnels et d’autres documents. Beaucoup de gens pensent que le PDF est naturellement adapté à la diffusion et qu’il suffit de l’exporter en PDF pour éviter tout problème. Cependant, dans la collaboration réelle, on rencontre souvent un problème sournois : tout s’affiche correctement sur son propre ordinateur, mais une fois envoyé à d’autres ou téléversé sur une plateforme de prévisualisation en ligne, la police est remplacée, le texte anglais devient plus gras ou plus fin, l’interlignage change, voire des caractères illisibles apparaissent. L’une des raisons est que la police utilisée dans le PDF n’est pas incorporée et que l’appareil du destinataire ne dispose pas de la police correspondante.
S’il n’y a qu’un seul PDF, on peut vérifier les informations de police une par une à l’aide d’un logiciel PDF professionnel ; mais si un répertoire de projet contient des dizaines, voire des centaines de PDF, ouvrir les propriétés de chaque fichier, confirmer les polices, puis les retraiter représente une charge de travail considérable. Cet article a pour but de résoudre ce problème : utiliser la fonction « Optimisation et compression PDF » du logiciel de bureautique « HeSoft Doc Batch Tool » pour configurer le mode d’incorporation des polices par lot pour plusieurs PDF, en incorporant ou en vectorisant les polices dans les fichiers PDF, afin d’améliorer la cohérence de la diffusion et de la prévisualisation sur différents appareils.
Scénarios applicables : quels PDF nécessitent une incorporation de polices par lot ?
L’incorporation de polices dans les PDF n’est pas réservée au secteur du design. Dès qu’un fichier doit être transmis entre différents ordinateurs, systèmes ou plateformes, des problèmes de compatibilité des polices peuvent survenir. En particulier, les PDF exportés depuis Word, des documents doc, docx, WPS, PPT, pptx, des logiciels de PAO ou des systèmes d’entreprise peuvent contenir des polices comme Times New Roman, FangSong, Hei, SimSun, des polices d’entreprise personnalisées, des polices de symboles, etc. Si ces polices ne sont pas correctement incorporées, elles risquent d’être automatiquement remplacées par le système lors de l’ouverture du document.
Les scénarios suivants sont particulièrement adaptés au traitement par lot des polices PDF :
- Soumission par lots de dossiers d’appel d’offres et de contrats : plusieurs PDF doivent conserver des polices, une pagination et un formatage des titres cohérents, afin d’éviter toute altération de la mise en page sur l’ordinateur de l’évaluateur ou du client.
- Archivage unifié de rapports, thèses et supports de cours : après conversion de docx, doc, pptx en PDF, il est nécessaire de garantir que la version archivée s’affiche correctement même des années plus tard.
- Prévisualisation externe de maquettes et de supports promotionnels : en cas d’utilisation de polices de marque ou de polices anglaises spéciales, le destinataire risque de voir ces polices remplacées s’il ne les a pas installées.
- Téléversement par lots sur un système ou prévisualisation sur un cloud : de nombreux services de prévisualisation en ligne dépendent de l’environnement de polices côté serveur ; les PDF dont les polices ne sont pas incorporées sont plus susceptibles de présenter des différences d’affichage.
- Réparation par lots de PDF historiques : un lot de PDF existant s’est avéré ne pas avoir de polices incorporées, et il est nécessaire de les retraiter de manière centralisée avant de les republier.
Dans ces scénarios, l’enjeu clé de l’efficacité n’est pas de savoir si un PDF individuel peut être traité, mais plutôt si un lot de fichiers peut être traité en une seule fois. Le positionnement de HeSoft Doc Batch Tool est précisément le traitement par lots de documents bureautiques, adapté pour confier à l’outil les tâches répétitives, mécaniques et sujettes à erreur d’organisation de fichiers.
Aperçu du résultat : polices non incorporées avant traitement, affichage « Incorporé (sous-ensemble) » après traitement
Observons d’abord l’état des fichiers avant traitement. Le dossier d’exemple contient 5 PDF, nommés respectivement 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf, 4.pdf, 5.pdf. Dans un contexte professionnel réel, ces fichiers peuvent provenir d’un même projet, d’un même lot de contrats ou d’un même groupe de rapports.
Avant traitement, en ouvrant les « Propriétés du document » du PDF et en basculant vers l’onglet « Polices », on peut voir la liste des « Polices utilisées dans ce document ». Dans la capture d’écran, les noms de police incluent TimesNewRomanPS-ItalicMT, TimesNewRomanPSMT, etc. Le type de police est TrueType, mais aucune mention « Incorporé » ou « Incorporé (sous-ensemble) » ne suit le nom de la police. Cela indique que les polices concernées dans ce PDF n’ont pas été écrites dans le document de manière à pouvoir être diffusées avec le fichier. Si l’appareil du destinataire ne dispose pas de ces polices, un affichage de remplacement peut se produire.
Une fois le traitement terminé, en consultant à nouveau les « Propriétés du document » du PDF, onglet « Polices », on peut voir apparaître la mention « Incorporé (sous-ensemble) » après le nom de la police. Par exemple, les polices TimesNewRomanPS-BoldItalicMT, TimesNewRomanPS-BoldMT, TimesNewRomanPS-ItalicMT, TimesNewRomanPSMT, etc., sont toutes affichées comme « Incorporé (sous-ensemble) », le type étant affiché comme TrueType (CID), encodage Identity-H. Ce résultat signifie que le fichier contient désormais les informations de caractères réellement utilisées dans le document courant, ce qui le rend plus adapté à l’envoi externe, à l’archivage et à la prévisualisation multiplateforme.
Il convient de préciser ici que « Vectoriser toutes les polices » et « Incorporer toutes les polices » ne sont pas le même concept. La vectorisation n’incorpore généralement que les caractères réellement utilisés dans le document, ce qui permet de mieux maîtriser le volume du fichier ; l’incorporation de toutes les polices est plus complète, mais peut augmenter la taille du fichier PDF. Dans l’exemple de capture d’écran, c’est « Vectoriser toutes les polices » qui a été choisi, d’où l’affichage de « Incorporé (sous-ensemble) » dans les propriétés après traitement.
Étapes opérationnelles : utiliser HeSoft Doc Batch Tool pour traiter les polices PDF par lot
Étape 1 : Accéder aux outils PDF et sélectionner « Optimisation et compression PDF »
Ouvrir HeSoft Doc Batch Tool , puis sélectionner « Outils PDF » dans la classification des fonctions à gauche. L’interface principale répertorie plusieurs fonctions liées aux PDF, telles que la conversion de pages, la suppression de pages blanches, la conversion de PDF en Word, la conversion de PDF en Excel, etc. Selon la capture d’écran, la fonction à utiliser cette fois est la 25ᵉ, « Optimisation et compression PDF », dont la description est « Optimiser et compresser des fichiers PDF par lot, réduire la taille des fichiers ».
Le but de choisir cette fonction est d’entrer dans un processus permettant de traiter des ressources PDF par lot. Dans ce sujet, l’accent n’est pas mis sur la compression d’image, mais sur l’utilisation de l’option « Mode d’incorporation des polices » de cette fonction pour traiter uniformément les polices d’un lot de PDF. Pour les utilisateurs traitant souvent des documents bureautiques tels que PDF, Word, Excel, PowerPoint, le fait d’intégrer l’incorporation des polices et l’optimisation des fichiers dans un outil de traitement par lot permet d’éviter le processus inefficace d’ouverture, d’enregistrement sous et de vérification de chaque fichier individuellement.
Étape 2 : Ajouter les fichiers PDF à traiter
Une fois entré dans « Optimisation et compression PDF », la partie supérieure de l’interface affiche les étapes du processus : sélectionner les enregistrements à traiter, définir les options de traitement, définir l’emplacement de sauvegarde, démarrer le traitement. La première étape consiste à ajouter les PDF à traiter dans la liste. La capture d’écran montre des boutons comme « Ajouter un fichier », « Importer des fichiers d’un dossier », « Vider », « Plus ». L’utilisateur peut choisir la méthode d’ajout en fonction du nombre de fichiers : s’il y a peu de fichiers, on peut cliquer sur « Ajouter un fichier » ; si un dossier contient déjà un grand nombre de PDF, il est plus pratique d’utiliser « Importer des fichiers d’un dossier ».
Dans l’exemple, 5 PDF ont été importés. La liste affiche des informations telles que le nom du fichier, le chemin, l’extension, la date de création, la date de modification, etc. Le chemin d’accès s’étend de D:\test\1.pdf à D:\test\5.pdf. Le résumé en bas affiche « Nombre d’enregistrements : 5 », indiquant que ces 5 fichiers ont tous été placés dans la file d’attente de traitement. À ce stade, il est conseillé de vérifier d’abord que la liste ne contient que les PDF nécessitant un traitement, afin d’éviter de modifier des fichiers qui ne le devraient pas. Si l’on découvre un fichier ajouté par erreur, on peut le supprimer de la liste via l’opération de suppression correspondante, ou bien tout recommencer en utilisant « Vider ».
Étape 3 : Définir le mode d’incorporation des polices
Après avoir confirmé la liste des fichiers, cliquer sur le bouton « Suivant » en bas pour entrer dans « Définir les options de traitement ». Plusieurs zones configurables apparaissent, notamment « Qualité d’image (1~100) », « Résolution maximale de l’image (PPP) » et l’option obligatoire avec astérisque « Mode d’incorporation des polices ». L’objectif principal de cette opération est de configurer le « Mode d’incorporation des polices ».
Dans la capture d’écran, l’interrupteur « Mode d’incorporation des polices » est activé, et deux options sont proposées ci-dessous : « Incorporer toutes les polices » et « Vectoriser toutes les polices ». L’exemple montre la sélection de « Vectoriser toutes les polices ». Avec cette option, le logiciel écrit dans le fichier, sous forme de sous-ensemble, les caractères de police réellement utilisés par chaque PDF lors du traitement par lot. Cela permet à la fois d’améliorer la stabilité de l’affichage sur différents appareils et de contrôler autant que possible la taille des fichiers, ce qui convient à la plupart des scénarios d’envoi, de prévisualisation en ligne et de soumission pour archivage.
Si votre document exige une plus grande intégrité des polices et que la taille du fichier importe peu, vous pouvez choisir « Incorporer toutes les polices » selon vos besoins réels. Toutefois, du point de vue de la diffusion bureautique courante, la vectorisation des polices suffit généralement à résoudre le problème de « la police n’est pas installée sur l’ordinateur du destinataire, entraînant un affichage anormal ». Une fois le choix effectué, continuer en cliquant sur « Suivant » et suivre le flux de l’interface pour accéder au paramétrage de l’emplacement de sauvegarde.
Étape 4 : Définir l’emplacement de sauvegarde et démarrer le traitement
Dans la capture d’écran, la barre de progression indique la troisième étape « Définir l’emplacement de sauvegarde » et la quatrième « Démarrer le traitement ». Bien que les captures d’écran suivantes ne soient pas montrées ici, on peut logiquement déduire du flux de l’interface qu’après avoir terminé le paramétrage des options de traitement, il est nécessaire de définir l’emplacement d’enregistrement des fichiers de sortie, puis de lancer le traitement par lot. Il est conseillé de ne pas écraser directement les fichiers originaux, surtout pour les documents importants comme les contrats, les appels d’offres ou les archives. Une approche plus sûre consiste à enregistrer les PDF traités dans un nouveau dossier, par exemple « Polices incorporées », « Version diffusable », « Version à soumettre », etc., afin de les distinguer facilement des fichiers originaux.
Une fois le traitement lancé, le logiciel traite les PDF un par un selon la liste. Par rapport à une opération manuelle, l’avantage du flux par lot est qu’il suffit d’ajouter les fichiers en une seule fois, de choisir uniformément le mode d’incorporation des polices et de définir l’emplacement de sauvegarde ; le reste du travail répétitif est confié à l’outil. Pour 5 fichiers, cela peut ne faire gagner que quelques minutes, mais pour 50 ou 200 PDF, le temps et le taux d’erreur économisés seront très significatifs.
Comment vérifier après traitement : consulter l’état des polices dans les propriétés du document PDF
Une fois le traitement par lot terminé, il est recommandé de vérifier par échantillonnage 1 ou 2 PDF de sortie. Ouvrir les propriétés du fichier et basculer vers l’onglet « Polices » pour voir si la mention « Incorporé » ou « Incorporé (sous-ensemble) » apparaît après le nom de la police. Dans l’exemple de cet article, la liste des polices affiche « Incorporé (sous-ensemble) » après traitement, ce qui confirme que le paramètre « Vectoriser toutes les polices » a bien été appliqué.
Lors de la vérification, on peut se concentrer sur les points suivants :
- Les polices qui n’affichaient pas d’état d’incorporation initialement affichent-elles maintenant « Incorporé (sous-ensemble) » ?
- L’affichage des pages est-il conforme à celui d’avant traitement, en particulier au niveau des titres, de la pagination, du texte anglais et des symboles spéciaux ?
- La taille du fichier est-elle acceptable ? L’incorporation de polices peut augmenter le volume, mais la vectorisation permet généralement de gagner plus d’espace que l’incorporation complète.
- Si le fichier est destiné à être téléversé sur une plateforme, il est conseillé de le prévisualiser une fois de plus via la plateforme cible pour confirmer qu’il n’y a pas de changement notable dans l’affichage en ligne.
Questions fréquentes et précautions
1. Pourquoi doit-on incorporer les polices alors que le PDF peut déjà être ouvert ?
Pouvoir l’ouvrir ne garantit pas un affichage cohérent sur tous les appareils. Votre ordinateur dispose peut-être des polices en question, donc vous ne voyez pas le problème ; mais si l’ordinateur du destinataire ou le serveur ne les a pas, elles seront remplacées par d’autres polices. L’objectif de l’incorporation des polices est de faire en sorte que le PDF contienne lui-même les informations de police nécessaires à l’affichage, réduisant ainsi les problèmes de mise en page causés par les différences d’environnement externe.
2. Comment choisir entre « Incorporer toutes les polices » et « Vectoriser toutes les polices » ?
Si l’on recherche un volume plus réduit et une prévisualisation stable, on choisit généralement « Vectoriser toutes les polices ». Cela n’incorpore que les caractères réellement utilisés dans le document, ce qui est adapté à la soumission, l’envoi, la prévisualisation et l’archivage. S’il est nécessaire ultérieurement de faire des modifications complexes sur le PDF, ou si des spécifications particulières exigent l’incorporation complète des polices, on peut envisager « Incorporer toutes les polices ». Cependant, l’incorporation complète peut augmenter considérablement la taille du fichier.
3. Le traitement par lot modifie-t-il le contenu du PDF ?
D’après les fonctions montrées dans les captures d’écran, le traitement se concentre sur l’optimisation, la compression et le réglage du mode d’incorporation des polices du PDF. Normalement, l’incorporation des polices vise à préserver la cohérence de l’affichage, et non à modifier le contenu textuel. Cependant, pour tout traitement par lot, il est recommandé de conserver les fichiers originaux, de définir la sortie vers un nouveau répertoire et de vérifier par échantillonnage le rendu des pages après traitement.
4. Si le fichier contient des images, faut-il obligatoirement ajuster la qualité des images ?
L’objectif de cet exemple étant l’incorporation des polices, on peut se concentrer uniquement sur le « Mode d’incorporation des polices ». L’interface propose également des options telles que « Qualité d’image (1~100) » et « Résolution maximale de l’image (PPP) ». Si l’on souhaite simultanément compresser des numérisations ou des PDF de type image, on peut les configurer selon les besoins réels. Mais s’il s’agit uniquement d’éviter des problèmes de police, il est déconseillé de réduire arbitrairement la qualité des images, au risque de nuire à la netteté.
5. Quels types de fichiers convient-il de convertir d’abord en PDF avant d’incorporer les polices ?
Les documents Word (doc, docx), les présentations PowerPoint (ppt, pptx), les tableaux Excel (xls, xlsx) ainsi que les documents WPS exportés en PDF peuvent tous présenter des problèmes de compatibilité des polices. Surtout pour les versions de livraison officielles, il est conseillé de vérifier l’état des polices après conversion en PDF et, si nécessaire, d’incorporer ou de vectoriser les polices par lot.
Résumé : utiliser un outil de traitement par lot pour améliorer la stabilité de la diffusion des PDF
La valeur du PDF réside dans une livraison stable, mais à condition que le fichier lui-même contienne suffisamment d’informations d’affichage. Lorsque les polices ne sont pas incorporées, le fichier peut présenter des différences d’un ordinateur à l’autre, d’un système à l’autre, et d’une plateforme de prévisualisation en ligne à l’autre. Grâce à la fonction « Optimisation et compression PDF » de HeSoft Doc Batch Tool , il est possible d’importer plusieurs PDF en une seule fois et de choisir dans le « Mode d’incorporation des polices » entre « Incorporer toutes les polices » ou « Vectoriser toutes les polices », afin de rendre les PDF traités plus adaptés à la diffusion, à la prévisualisation et à l’archivage.
Si vous êtes en train de préparer un lot de contrats, d’appels d’offres, de rapports ou de PDF issus de Word, docx, PPT, il est conseillé de vérifier d’abord les propriétés des polices par échantillonnage ; si vous constatez que les polices ne sont pas incorporées, vous pouvez suivre les étapes de cet article pour un traitement par lot. Cela permet non seulement de réduire la répétition fastidieuse d’opérations fichier par fichier, mais aussi de diminuer le risque de devoir recommencer le travail en raison de problèmes de police après l’envoi des documents.