Bei der Erstellung einer Bestandsliste mehrerer PDF-Dokumente ist es schwierig, gleichzeitig vollständige Pfade, Seitenzahlen, Größe, Erstellungszeit, Änderungszeit sowie PDF-Titel, Autor, Schlüsselwörter und andere Informationen zu erhalten, wenn man sich nur auf den Ressourcenmanager und die manuelle Eingabe verlässt. In diesem Artikel wird erläutert, wie Sie mit der Dateiinformationsstatistikfunktion von HeSoft Doc Batch Tool PDFs stapelweise importieren, die PDF-Dateidetailinformationen auswählen und automatisch eine Excel-Liste erstellen können. Dies eignet sich für die Archivorganisation, Materialinventur, Projektübergabe und die Überprüfung von PDF-Eigenschaften.
„Wie erstellt man eine Liste mehrerer PDF-Dokumente?“ Dies ist eine sehr häufige Frage im Dokumentenmanagement. Viele Benutzer haben eine Reihe von PDF-Dateien und möchten diese in einer Excel-Tabelle organisieren. Die Tabelle soll nicht nur den Dateinamen enthalten, sondern auch den Dateipfad, die Größe, das Erstellungsdatum, das Änderungsdatum, die Seitenzahl und sogar Felder aus den PDF-Metadaten wie Titel, Autor, Thema und Schlüsselwörter. Bei einer manuellen Vorgehensweise müsste man ständig zwischen Ordnern, PDF-Reader und Excel hin- und herwechseln, was sehr ineffizient ist.
Noch wichtiger ist, dass die manuelle Erfassung nur schwer Konsistenz gewährleisten kann. Beispielsweise kopiert jemand einen relativen Pfad, ein anderer einen vollständigen Pfad; bei einigen Dateien wird die Seitenzahl erfasst, bei anderen vergessen; manche Metadatenfelder werden nicht überprüft, sodass später bei der Archivierung Informationen fehlen. Der geeignetste Weg, dieses Problem zu lösen, ist die Stapelverarbeitung mit einer Bürosoftware. Dieser Artikel zeigt am Beispiel von HeSoft Doc Batch Tool , wie man Pfade, Seitenzahlen und Eigenschaftsinformationen mehrerer PDFs auf einmal in Excel erfasst.
Anwendungsszenarien: Immer dann anwendbar, wenn eine PDF-Dokumentenliste benötigt wird
PDF-Dokumentenlisten werden häufig für die Materialverwaltung und die Lieferverwaltung verwendet. Immer wenn Dateiinformationen aus einem Ordner extrahiert und in einer Tabelle zusammengestellt werden müssen, kann die Methode der Stapelerfassung verwendet werden.
- Archivierung von Verträgen und Scans: Erfassen Sie Pfad, Größe, Zeit und Seitenzahl jedes PDF-Vertrags, um ein Archivverzeichnis zu erstellen.
- Lernmaterialorganisation: Erstellen Sie Listen für Kursmaterialien, Skripte, Übungshefte, Lesematerialien usw., um sie nach Thema oder Seitenzahl zu klassifizieren.
- Lieferung von Berichtsmaterial: Erstellen Sie bei Projektabschluss Excel-Detailaufstellungen aller PDF-Berichte als Lieferanhang oder interne Checkliste.
- Überprüfung von Dateieigenschaften: Überprüfen Sie Informationen wie PDF-Erstellungsdatum, Änderungsdatum, Anwendung, Produktionsprogramm usw., um die Dateiversion und -herkunft zu beurteilen.
- Inventur großer Dateimengen: Führen Sie eine Masseninventur von PDFs auf Servern, Netzlaufwerken oder in lokalen Verzeichnissen durch, um das Übersehen wichtiger Unterlagen zu vermeiden.
All diese Aufgaben haben gemeinsame Merkmale: viele Dateien, feste Felder, viele sich wiederholende Vorgänge. HeSoft Doc Batch Tool ist genau darauf ausgerichtet, Benutzern bei der Stapelverarbeitung von Dokumenten und Dateien zu helfen, um repetitive Arbeit zu reduzieren und die Büroeffizienz zu steigern.
Ergebnisvorschau: Von der Ordnerliste zur Excel-Dokumentenübersicht
Vor der Verarbeitung: PDF-Dateien verstreut angezeigt, Informationen schwer zusammenfassbar
Im Screenshot vor der Verarbeitung listet der Ordner mehrere PDF-Dateien auf, z. B. ClassNotesPacket.pdf, CourseSummaryReport.pdf, ExamPreparationNotes.pdf, GrammarReviewHandout.pdf, ReadingChecklistPacket.pdf usw. Der Datei-Explorer kann Dateinamen, Datum, Typ und Größe anzeigen, aber diese Felder reichen nicht aus, um eine vollständige Dokumentenliste zu bilden.
Beispielsweise sind in der Explorer-Ansicht weder die Seitenzahl der einzelnen PDFs noch die internen Metadaten wie Titel, Autor, Thema, Schlüsselwörter, Erstellungsdatum, Anwendung, Produktionsprogramm usw. sichtbar. Für eine formelle Materialinventur oder Projektlieferung sind diese Felder oft sehr wertvoll.
Nach der Verarbeitung: PDF-Pfade, Seitenzahlen und Metadaten in Excel übernommen
Der Screenshot nach der Verarbeitung zeigt, dass alle PDF-Dateiinformationen in einer Excel-Tabelle zusammengefasst wurden. Jede Zeile entspricht einer PDF-Datei, jede Spalte einem Feldtyp. Man sieht Felder wie Pfad, Name, Name (ohne Erweiterung), Erweiterung, Größe (Bytes), Größe, Name des enthaltenden Ordners, Pfad des enthaltenden Ordners, Erstellungszeit, Änderungszeit, Seitenanzahl, PDF-Metadatentitel, PDF-Metadatenautor, PDF-Metadatenthema, PDF-Metadatenschlüsselwörter, PDF-Metadatenerstellungsdatum, PDF-Metadatenanwendung, PDF-Metadatenproduktionsprogramm usw.
Eine solche Excel-Liste kann direkt als Dokumentenübersicht oder als Grundlage für die weitere Datenverarbeitung verwendet werden. Zum Beispiel: Gruppieren nach dem Ordnerpfad, um zu prüfen, ob die Materialien in einem bestimmten Verzeichnis vollständig sind; Sortieren nach Seitenanzahl, um Dateien mit abweichender Seitenzahl zu finden; Filtern nach PDF-Autor, um Materialien verschiedener Herkunft zu ordnen; Überprüfen der Dateiversion anhand des Erstellungs- oder Änderungsdatums.
Arbeitsschritte: Stapelweises Erstellen einer PDF-Dokumentenliste
Schritt 1: Wählen Sie „Dateiinformationsstatistik“ in der Dateiverwaltung
Öffnen Sie HeSoft Doc Batch Tool , sehen Sie auf der linken Seite eine nach Werkzeugtyp unterteilte Funktionsnavigation, einschließlich Dateiverwaltung, Word-Tools, Excel-Tools, PowerPoint-Tools, PDF-Tools, Text-Tools, Bild-Tools usw. In diesem Artikel geht es darum, die Informationen der Dateien selbst zu erfassen, daher gehen Sie zu „Dateiverwaltung“ und wählen Sie dann „Dateiinformationsstatistik“.
Die Funktionsbeschreibung im Screenshot zeigt, dass diese Funktion zur stapelweisen Erfassung von Informationen wie Namen, Pfaden, Größe, Zeiten und Metadaten verschiedener Dateien dient. Das „verschiedener Dateien“ bedeutet, dass sie nicht nur PDFs verarbeiten kann, sondern auch andere Bürodateien; für die Erstellung einer PDF-Dokumentenliste konzentrieren wir uns jedoch auf die detaillierten PDF-Dateiinformationen.
Schritt 2: Fügen Sie die zu erfassenden PDFs zur Verarbeitungsliste hinzu
Nach dem Aufrufen von „Dateiinformationsstatistik“ befindet sich die Seite in Schritt 1 „Zu verarbeitende Datensätze auswählen“. Oben rechts sehen Sie die Schaltflächen „Datei hinzufügen“ und „Dateien aus Ordner importieren“. Für verstreut ausgewählte PDFs können Sie auf „Datei hinzufügen“ klicken; wenn die PDFs bereits in einem Verzeichnis gesammelt sind, ist die Verwendung von „Dateien aus Ordner importieren“ effizienter.
Nach dem Import zeigt die Liste Informationen wie PDF-Name, Pfad, Erweiterung, Erstellungszeit und Änderungszeit an. Im Screenshot wurden 20 Datensätze importiert, alle mit der Erweiterung pdf. Diese Liste dient als Eingabeliste für diese Statistikaufgabe; die Software wird später basierend auf diesen Datensätzen die Informationen einzeln extrahieren.
Bevor Sie zum nächsten Schritt übergehen, wird empfohlen, drei Punkte sorgfältig zu prüfen: Erstens, ob die Anzahl der Datensätze mit der Anzahl der Zieldateien übereinstimmt; zweitens, ob die Pfade auf die richtigen Ordner verweisen; drittens, ob versehentlich nicht zu erfassende Dateien enthalten sind. Bei Fehlern können Sie diese über die Aktionsspalte löschen oder mit „Leeren“ leeren und neu importieren. Klicken Sie nach der Bestätigung auf „Weiter“.
Schritt 3: Wählen Sie PDF-Dateidetailinformationen als Zusatzinformationen
Schritt 2 ist „Verarbeitungsoptionen festlegen“. Die Seite enthält einen Bereich „Zusatzinformationen“, der detaillierte Informationsoptionen für verschiedene Dateitypen auflistet, wie z. B. Word-Dateidetailinformationen, Excel-Dateidetailinformationen, PPT-Dateidetailinformationen, PDF-Dateidetailinformationen, Textdateidetailinformationen, Bilddateidetailinformationen. Um eine PDF-Dokumentenliste mit Seitenzahlen und Metadaten zu erstellen, müssen Sie „PDF-Dateidetailinformationen“ aktivieren.
Dieser Schritt bestimmt den Umfang der Felder in der endgültigen Excel-Tabelle. Wenn Sie PDF-Dateidetailinformationen nicht aktivieren, erhalten Sie möglicherweise nur Basiseigenschaften wie Dateiname, Pfad, Größe und Zeit; nach der Aktivierung erhalten Sie zusätzlich die Seitenanzahl sowie die Metadateninhalte wie Titel, Autor, Thema, Schlüsselwörter, Erstellungsdatum, Anwendung, Produktionsprogramm usw.
Für Benutzer, die PDF-Seitenzahlstatistiken, PDF-Eigenschaftsprüfungen oder PDF-Metadatenexporte nach Excel benötigen, wird empfohlen, diese Option aktiviert zu lassen. Nachdem die Einstellungen abgeschlossen sind, klicken Sie auf „Weiter“.
Schritt 4: Speicherort festlegen und Excel-Ausgabe vorbereiten
Gemäß dem Arbeitsablauf oben auf der Seite folgen die Schritte „Speicherort festlegen“ und „Verarbeitung starten“. Nachdem Sie den Schritt zum Speicherort erreicht haben, wählen Sie gemäß den Anweisungen der Softwareoberfläche ein Zielverzeichnis für die Ergebnisse aus. Zur besseren Verwaltung wird empfohlen, das Statistik-Ergebnis im aktuellen Projektordner oder Materialarchivierungsverzeichnis zu speichern und einen leicht erkennbaren Dateinamen zu verwenden, der z. B. den Projektnamen, das Statistikdatum oder die Materialcharge enthält.
Nachdem der Speicherort festgelegt ist, gehen Sie zum Schritt „Verarbeitung starten“. Die Software liest nun basierend auf der zuvor importierten PDF-Liste und den aktivierten PDF-Detailoptionen die Dateieigenschaften stapelweise und generiert das Excel-Ergebnis.
Schritt 5: Generierte PDF-Liste anzeigen und verwenden
Öffnen Sie nach Abschluss der Verarbeitung die Excel-Datei, um das Statistik-Ergebnis anzuzeigen. Es wird empfohlen, zunächst zu prüfen, ob die Kopfzeilenfelder vollständig sind, insbesondere die Felder „Seitenanzahl“ und die mit „PDF - Metadaten“ beginnenden Felder. Wenn diese Spalten generiert wurden, bedeutet dies, dass die PDF-Detailinformationen erfolgreich in die Statistik einbezogen wurden.
Als Nächstes kann die Weiterverarbeitung entsprechend dem tatsächlichen Geschäftsbedarf erfolgen. Beispielsweise können Archivmitarbeiter Felder wie Pfad, Name, Seitenzahl, Erstellungszeit und Änderungszeit als Archivverzeichnis beibehalten; Projektmitarbeiter können benutzerdefinierte Spalten wie Lieferstatus, Verantwortlicher, Bemerkungen hinzufügen; Lehr- oder Schulungspersonal kann das Lesevolumen jeder Materialart nach Seitenzahl erfassen; IT- oder Dokumentenadministratoren können die Dateierstellungsquellen anhand der Felder Anwendung und Produktionsprogramm analysieren.
Häufige Fragen und Hinweise
1. Sind PDF-Seitenzahl und Seitenanzahl dasselbe?
In der Statistikliste wird dies normalerweise als „Seitenanzahl“ ausgedrückt, d. h. wie viele Seiten die PDF-Datei enthält. Die im Alltag oft erwähnte „PDF-Seitenzahlstatistik“ ist meist die Erfassung der Gesamtseitenzahl jeder PDF-Datei.
2. Wofür wird das Feld Dateipfad benötigt?
Der Pfad ist ein sehr wichtiges Feld in der Dokumentenliste. Dateinamen können sich wiederholen, aber der vollständige Pfad kann den Speicherort der Datei eindeutig identifizieren. Insbesondere beim Organisieren von PDFs über mehrere Unterordner, Netzlaufwerke oder Projektverzeichnisse hinweg vermeidet das Pfadfeld Verwechslungen.
3. Warum sollte Excel sowohl die Größe (Bytes) als auch die Größe enthalten?
Die Größe (Bytes) eignet sich besser für präzise Berechnungen und programmatische Verarbeitung, während die normale Größenanzeige für Menschen besser lesbar ist. Die Beibehaltung beider Felder ermöglicht sowohl Datenanalyse als auch die tägliche Ansicht.
4. Was tun, wenn der Autor oder die Schlüsselwörter in den PDF-Metadaten leer sind?
Wenn diese Metadaten bei der PDF-Erstellung nicht eingetragen wurden, können die entsprechenden Felder im exportierten Excel leer sein. Dies ist auf fehlende Informationen in der Datei selbst zurückzuführen und beeinträchtigt nicht die Erfassung anderer Felder. Anschließend können Sie in Excel nach leeren Werten filtern, um diese als Grundlage für Metadatenergänzungen oder Standardisierungsprozesse zu nutzen.
5. Können mit derselben Methode auch doc-, docx-, xls-, xlsx-, ppt- und pptx-Dateien erfasst werden?
Wie den Zusatzinformationsoptionen im Screenshot zu entnehmen ist, bietet die Software Detailoptionen für Word-, Excel-, PPT-Dateien usw. Für Bürodokumente wie doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx können je nach Bedarf die entsprechenden Detailinformationen ausgewählt werden. Der Schwerpunkt dieses Artikels liegt jedoch auf PDFs, weshalb in der Bedienung hauptsächlich die PDF-Dateidetailinformationen ausgewählt werden.
6. Bei vielen PDFs im Ordner: Wie lässt sich die Effizienz der Überprüfung vor der Erfassung steigern?
Es wird empfohlen, die Ordner zunächst nach Projekt oder Kategorie zu organisieren und dann „Dateien aus Ordner importieren“ zu verwenden. Überprüfen Sie nach dem Import die Anzahl der Datensätze, die Erweiterungen und die Pfade. Wenn die Liste sehr lang ist, können Sie die Filter- und Sortierfunktionen der Seite zur Prüfung nutzen und erst dann zum nächsten Schritt übergehen, wenn Sie sicher sind, dass alles korrekt ist.
Fazit: Verwaltung großer PDF-Mengen mit Excel-Listen ist effizienter
Der Schlüssel zur Erstellung einer Liste mehrerer PDF-Dokumente liegt darin, die grundlegenden Eigenschaften aus dem Dateisystem und die detaillierten Informationen aus dem Inneren der PDFs auf einmal zu extrahieren. Die von HeSoft Doc Batch Tool bereitgestellte Funktion „Dateiinformationsstatistik“ hilft Benutzern, PDF-Pfade, -Namen, -Größe, -Erstellungszeit, -Änderungszeit, -Seitenanzahl und Metadaten stapelweise zu erfassen und als Excel-Tabelle auszugeben.
Im Vergleich zum manuellen Öffnen jeder PDF-Datei und der einzelnen Eingabe ist diese Methode besser für Stapelaufgaben in der echten Büroumgebung geeignet. Sie spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch für eine einheitlichere Feldstruktur und leichter überprüfbare statistische Ergebnisse. Benutzern mit Anforderungen an PDF-Archivierung, Materialinventur, Seitenzahlerfassung oder Projektlieferung wird empfohlen, die Schritte in diesem Artikel zu befolgen und die Erstellung von PDF-Dokumentenlisten stapelweise auszuprobieren und die wiederkehrende Arbeit der Bürosoftware zu überlassen.