여러 PDF 문서 목록을 작성할 때 리소스 관리자와 수동 입력에만 의존하면 전체 경로, 페이지 수, 크기, 생성 시간, 수정 시간, PDF 제목, 작성자, 키워드 등의 정보를 동시에 얻기 어렵습니다. 이 문서에서는 HeSoft Doc Batch Tool 의 파일 정보 통계 기능을 사용하여 PDF를 일괄 가져오고 PDF 파일 세부 정보를 선택하면 Excel 목록을 자동으로 생성하는 방법을 소개하며, 이는 아카이브 정리, 자료 재고 조사, 프로젝트 인도 및 PDF 속성 확인에 적합합니다.
"여러 PDF 문서 목록은 어떻게 만드나요?" 이는 문서 관리에서 매우 자주 묻는 질문입니다. 많은 사용자가 보유한 여러 PDF 자료를 Excel 표로 정리하려 합니다. 표에는 파일명뿐만 아니라 파일 경로, 크기, 만든 날짜, 수정한 날짜, 페이지 수, 심지어 PDF 메타데이터의 제목, 작성자, 주제, 키워드 등의 필드도 포함되어야 합니다. 수작업으로 진행할 경우 폴더, PDF 뷰어, Excel 사이를 계속 전환해야 하므로 효율성이 매우 낮습니다.
더 중요한 점은, 수작업 정리는 일관성을 유지하기 어렵다는 것입니다. 예를 들어 어떤 사람은 상대 경로를 복사하고 어떤 사람은 전체 경로를 복사하며, 어떤 파일은 페이지 수를 기록했지만 어떤 파일은 기입하지 않고, 어떤 메타데이터 필드는 확인하지 않아 이후 보관 시 정보가 누락된 것을 발견하게 됩니다. 이 문제를 해결하는 가장 적합한 방법은 오피스 소프트웨어를 사용한 일괄 처리입니다. 본문은 HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 예시로 들어, 여러 PDF의 경로, 페이지 번호 및 속성 정보를 한 번에 Excel로 집계하는 방법을 시연합니다.
적용 시나리오: PDF 문서 목록이 필요할 때마다 이렇게 처리 가능
PDF 문서 목록은 주로 자료 관리 및 인도 관리에 사용됩니다. 폴더에서 파일 정보를 추출하여 표로 정리해야 하는 상황이라면, 이 일괄 집계 방법을 사용할 수 있습니다.
- 계약서 및 스캔본 보관: 각 PDF 계약서의 경로, 크기, 시간 및 페이지 수를 집계하여 기록물 목록을 형성합니다.
- 학습 자료 정리: 강의 자료, 강의안, 연습 문제집, 읽기 자료 등 PDF에 대한 목록을 생성하여 주제나 페이지 수별로 분류하기 쉽게 합니다.
- 보고서 자료 인도: 프로젝트 종료 시 모든 PDF 보고서를 Excel 명세로 생성하여 인도 첨부 자료 또는 내부 대조표로 사용합니다.
- 파일 속성 점검: PDF 만든 날짜, 수정한 날짜, 응용 프로그램, 제작 프로그램 등의 정보를 확인하여 파일 버전 및 출처 판별을 보조합니다.
- 대량 파일 재고 조사: 서버, 공유 드라이브 또는 로컬 디렉터리에서 PDF를 대량으로 점검하여 중요한 자료의 누락을 방지합니다.
이 작업들의 공통적인 특징은 파일 수가 많고, 필드가 고정적이며, 반복 작업이 많다는 점입니다. HeSoft Doc Batch Tool 의 목표는 바로 사용자가 문서와 파일을 일괄 처리하여 반복 노동을 줄이고 오피스 효율을 높이도록 돕는 것입니다.
결과 미리보기: 폴더 목록에서 Excel 문서 대장으로
처리 전: PDF 파일이 분산 표시되어 정보 요약이 불편함
처리 전 스크린샷에는 폴더에 여러 PDF 파일이 나열되어 있습니다. 예를 들어 ClassNotesPacket.pdf, CourseSummaryReport.pdf, ExamPreparationNotes.pdf, GrammarReviewHandout.pdf, ReadingChecklistPacket.pdf 등이 있습니다. 파일 탐색기에서 파일 이름, 날짜, 유형 및 크기를 표시할 수 있지만, 이러한 필드만으로는 완전한 문서 목록을 만들기에 충분하지 않습니다.
예를 들어, 파일 탐색기 보기에서는 각 PDF의 페이지 수량이나 PDF 내부의 제목, 작성자, 주제, 키워드, 만든 날짜, 응용 프로그램, 제작 프로그램 등의 메타데이터를 볼 수 없습니다. 정식 자료 재고 조사나 프로젝트 인도에 있어 이러한 필드는 종종 매우 유용합니다.
처리 후: PDF 경로, 페이지 수 및 메타데이터가 Excel에 입력됨
처리 후 스크린샷에는 모든 PDF 파일 정보가 Excel 표로 요약되어 있음을 보여줍니다. 각 행은 하나의 PDF 파일에 대응하며, 각 열은 한 종류의 필드에 대응합니다. 확인할 수 있는 필드에는 경로, 이름, 이름(확장명 제외), 확장명, 크기(바이트), 크기, 상위 폴더 이름, 상위 폴더 경로, 만든 날짜, 수정한 날짜, 페이지 수량, PDF 메타데이터 제목, PDF 메타데이터 작성자, PDF 메타데이터 주제, PDF 메타데이터 키워드, PDF 메타데이터 만든 날짜, PDF 메타데이터 응용 프로그램, PDF 메타데이터 제작 프로그램 등이 포함됩니다.
이러한 Excel 목록은 문서 대장으로 직접 사용하거나, 후속 데이터 처리의 기초 자료로 활용할 수 있습니다. 예를 들어 상위 폴더 경로별로 그룹화하여 특정 디렉터리 아래의 자료가 완전한지 확인하고, 페이지 수량에 따라 정렬하여 페이지 수가 비정상적인 파일을 찾아내고, PDF 작성자별로 필터링하여 출처가 다른 자료를 정리하고, 만든 날짜 또는 수정한 날짜에 따라 파일 버전을 확인하는 등의 작업이 가능합니다.
작업 단계: PDF 문서 목록 일괄 생성
1단계: 파일 정리에서 파일 정보 통계 선택
HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 열면, 왼쪽에서 도구 유형별로 구분된 기능 탐색 메뉴를 볼 수 있습니다. 여기에는 파일 정리, Word 도구, Excel 도구, PowerPoint 도구, PDF 도구, 텍스트 도구, 그림 도구 등이 포함됩니다. 본문의 작업은 파일 자체의 정보를 집계하는 것이므로 "파일 정리"에 진입한 후, "파일 정보 통계"를 선택합니다.
스크린샷의 기능 설명에는 해당 기능이 다양한 파일의 이름, 경로, 크기, 시간 및 메타데이터 등의 정보를 일괄 집계하는 데 사용된다고 표시되어 있습니다. 여기서 "다양한 파일"이라는 것은 PDF뿐만 아니라 다른 오피스 파일에도 사용될 수 있음을 의미하지만, PDF 문서 목록 제작을 위해서는 PDF 파일의 상세 정보에 집중합니다.
2단계: 집계할 PDF를 처리 목록에 추가
"파일 정보 통계"로 들어가면 페이지는 1단계 "처리할 레코드 선택" 상태입니다. 오른쪽 상단에 "파일 추가" 및 "폴더에서 파일 가져오기" 버튼이 보입니다. 산발적으로 선택된 PDF의 경우 "파일 추가"를 클릭할 수 있습니다. PDF가 이미 특정 디렉터리에 모여 있다면, "폴더에서 파일 가져오기"를 사용하는 것이 더 효율적입니다.
가져온 후 목록에는 PDF 이름, 경로, 확장자, 만든 날짜, 수정한 날짜 등의 정보가 표시됩니다. 스크린샷에는 총 20개의 레코드가 가져와졌으며 확장자는 모두 pdf입니다. 이 목록은 이번 집계 작업의 입력 목록에 해당하며, 이후 소프트웨어가 이 레코드에 따라 정보를 하나씩 추출합니다.
다음 단계로 넘어가기 전에 세 가지 사항을 꼼꼼히 확인하는 것이 좋습니다. 첫째, 레코드 수량이 대상 파일 수량과 일치하는지, 둘째, 경로가 올바른 폴더를 가리키는지, 셋째, 집계할 필요가 없는 파일이 섞여 들어오지 않았는지 확인합니다. 잘못된 부분이 있다면 작업 열을 통해 삭제하거나 "비우기"를 사용하여 다시 가져올 수 있습니다. 확인 후 "다음"을 클릭합니다.
3단계: 추가 정보로 PDF 파일 상세 정보 선택
2단계는 "처리 옵션 설정"입니다. 페이지에 "추가 정보" 영역이 있으며, Word 파일 상세 정보, Excel 파일 상세 정보, PPT 파일 상세 정보, PDF 파일 상세 정보, 텍스트 파일 상세 정보, 그림 파일 상세 정보 등 다양한 파일 유형의 상세 정보 옵션이 나열되어 있습니다. 페이지 수와 메타데이터를 포함한 PDF 문서 목록을 생성하려면 "PDF 파일 상세 정보"를 선택해야 합니다.
이 단계는 최종 Excel 표의 필드 풍부도를 결정합니다. PDF 파일 상세 정보를 선택하지 않으면 파일 이름, 경로, 크기, 시간 등 기본 속성만 얻을 수 있습니다. 선택한 경우에만 페이지 수량과 PDF 메타데이터의 제목, 작성자, 주제, 키워드, 만든 날짜, 응용 프로그램, 제작 프로그램 등의 내용을 추가로 얻을 수 있습니다.
PDF 페이지 수 집계, PDF 속성 점검, PDF 메타데이터 Excel 내보내기가 필요한 사용자에게 이 옵션은 선택 상태를 유지하는 것이 좋습니다. 설정 완료 후 "다음"을 클릭하여 계속합니다.
4단계: 저장 위치 설정 및 Excel 출력 준비
페이지 상단의 진행 흐름에 따르면 후속 단계에는 "저장 위치 설정" 및 "처리 시작"이 포함됩니다. 저장 위치 단계에 진입하면 소프트웨어 인터페이스 안내에 따라 결과 저장 디렉터리를 선택합니다. 관리를 용이하게 하기 위해 집계 결과를 현재 프로젝트 폴더나 자료 보관 디렉터리에 저장하고, 프로젝트 이름, 집계 날짜 또는 자료 배치를 포함하는 등 식별하기 쉬운 파일명을 사용하는 것이 좋습니다.
저장 위치 설정을 완료하면 처리 시작 단계로 넘어갑니다. 이때 소프트웨어는 앞서 가져온 PDF 목록과 선택한 PDF 상세 정보 옵션에 따라 파일 속성을 일괄적으로 읽어 들여 Excel 결과를 생성합니다.
5단계: 생성된 PDF 목록 확인 및 사용
처리가 완료되면 Excel 파일을 열어 집계 결과를 확인할 수 있습니다. 먼저 헤더 필드가 완전한지, 특히 '페이지 수량' 및 'PDF - 메타데이터'로 시작하는 필드를 확인하는 것이 좋습니다. 이러한 열이 생성되었다면 PDF 상세 정보가 통계에 성공적으로 포함되었음을 의미합니다.
이어서 실제 업무에 따라 계속 처리할 수 있습니다. 예를 들어, 기록물 담당자는 경로, 이름, 페이지 수, 만든 날짜, 수정한 날짜 등의 필드를 보관 목록으로 유지할 수 있습니다. 프로젝트 담당자는 인도 상태, 담당자, 비고 등 사용자 정의 열을 추가할 수 있습니다. 교무 또는 교육 담당자는 페이지 수로 각 자료 유형의 읽기 분량을 집계할 수 있습니다. IT 또는 문서 관리자는 응용 프로그램 및 제작 프로그램 필드로 파일 생성 출처를 분석할 수 있습니다.
자주 묻는 질문 및 주의사항
1. PDF 페이지 번호와 페이지 수는 같은 의미인가요?
통계 목록에서는 일반적으로 '페이지 수량'으로 표시되며, 이는 해당 PDF 파일에 몇 페이지가 포함되어 있는지를 의미합니다. 사용자가 평소 말하는 PDF 페이지 번호 통계는 대부분 각 PDF의 총 페이지 수를 집계하는 것입니다.
2. 파일 경로 필드는 어떤 용도로 사용되나요?
경로는 문서 목록에서 매우 중요한 필드입니다. 파일명은 중복될 수 있지만, 완전한 경로는 파일 위치를 고유하게 찾아낼 수 있습니다. 특히 여러 하위 폴더, 공유 드라이브 또는 프로젝트 디렉터리에서 PDF를 정리할 때 경로 필드는 혼동을 피할 수 있게 해줍니다.
3. Excel에 왜 크기(바이트)와 크기를 동시에 보관하나요?
크기(바이트)는 정확한 계산 및 프로그램 처리에 더 적합하고, 일반 크기 표시는 사람이 읽기에 더 편리합니다. 두 가지를 동시에 보관하면 데이터 분석과 일상적인 조회를 모두 충족할 수 있습니다.
4. PDF 메타데이터의 작성자나 키워드가 비어 있으면 어떻게 하나요?
PDF 생성 시 이러한 메타데이터가 기록되지 않았다면, 내보낸 Excel의 해당 필드는 비어 있을 수 있습니다. 이는 파일 자체의 정보 부족에 해당하며 다른 필드의 통계에는 영향을 미치지 않습니다. 추후 Excel에서 공백 값을 필터링하여 메타데이터 보완이나 표준화 처리를 위한 근거로 삼을 수 있습니다.
5. 같은 방법으로 doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx 파일도 통계할 수 있나요?
스크린샷의 추가 정보 옵션에서 볼 수 있듯이, 소프트웨어는 Word, Excel, PPT 등의 파일 상세 정보 옵션을 제공합니다. doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx 등의 오피스 문서에 대해서는 실제 필요에 따라 해당 상세 정보를 선택할 수 있습니다. 다만 본문의 핵심은 PDF이므로 작업 시 주로 PDF 파일 상세 정보를 선택했습니다.
6. 폴더에 PDF가 매우 많으면, 집계 전 대조 효율을 어떻게 높일 수 있나요?
먼저 프로젝트나 카테고리별로 폴더를 정리한 후 "폴더에서 파일 가져오기"를 사용하는 것이 좋습니다. 가져온 후 레코드 수, 확장자 및 경로를 확인합니다. 목록이 매우 길다면 페이지의 필터링, 정렬 기능을 이용해 확인하고 오류가 없음을 확실히 한 후 다음 단계로 진행합니다.
요약: Excel 목록으로 많은 PDF를 관리하면 더 효율적입니다
여러 PDF 문서 목록을 제작하는 관건은 파일 시스템의 기본 속성과 PDF 내부의 상세 정보를 한 번에 추출하는 데 있습니다. HeSoft Doc Batch Tool 이(가) 제공하는 "파일 정보 통계" 기능은 사용자가 PDF 경로, 이름, 크기, 만든 날짜, 수정한 날짜, 페이지 수량 및 메타데이터를 일괄 집계하고 Excel 표로 출력하도록 도울 수 있습니다.
각 PDF를 수동으로 열어 항목별로 입력하는 방식과 비교하여, 이 방식은 실제 오피스 환경의 일괄 작업에 훨씬 더 적합합니다. 시간을 절약할 뿐만 아니라 필드 구조를 더 통일되고 집계 결과를 더 쉽게 재확인할 수 있게 합니다. PDF 보관, 자료 재고 조사, 페이지 수 통계 또는 프로젝트 인도가 필요한 사용자는 본문의 단계에 따라 PDF 문서 목록을 일괄 생성하여 반복적인 노동을 오피스 소프트웨어에 맡겨 보시기를 권장합니다.