Lors de la création d'une liste de plusieurs documents PDF, il est difficile d'obtenir simultanément le chemin complet, le nombre de pages, la taille, la date de création, la date de modification ainsi que le titre, l'auteur, les mots-clés, etc. des PDF en se basant uniquement sur l'explorateur de ressources et la saisie manuelle. Cet article présente l'utilisation de la fonction de statistiques d'informations de fichiers de HeSoft Doc Batch Tool pour importer des PDF par lots, cocher les informations détaillées des fichiers PDF et générer automatiquement une liste Excel, ce qui convient à l'organisation d'archives, à l'inventaire de données, à la livraison de projets et à la vérification des propriétés des PDF.
« Comment créer une liste de plusieurs documents PDF ? » C'est une question très courante en gestion documentaire. De nombreux utilisateurs disposent d'un lot de fichiers PDF et souhaitent les organiser dans un tableau Excel. Ce tableau doit contenir non seulement le nom du fichier, mais aussi son chemin d'accès, sa taille, sa date de création, sa date de modification, son nombre de pages, et même des champs issus des métadonnées du PDF tels que le titre, l'auteur, le sujet et les mots-clés. Si l'on procède manuellement, il faut constamment basculer entre les dossiers, le lecteur PDF et Excel, ce qui est très inefficace.
Plus important encore, le classement manuel peine à garantir la cohérence. Par exemple, une personne copie un chemin relatif, une autre un chemin absolu ; certains fichiers ont leur nombre de pages enregistré, d'autres l'oublient ; certains champs de métadonnées ne sont pas vérifiés, entraînant des lacunes lors de l'archivage ultérieur. Pour résoudre ce problème, la méthode la plus appropriée est d'utiliser un logiciel bureautique pour un traitement par lots. Cet article prend HeSoft Doc Batch Tool comme exemple pour montrer comment compiler le chemin, le nombre de pages et les informations de propriétés de plusieurs PDF en une seule fois dans Excel.
Scénarios d'application : quand vous avez besoin d'une liste de documents PDF, vous pouvez procéder ainsi
La liste de documents PDF est couramment utilisée pour la gestion des ressources et des livrables. Dès qu'il s'agit d'extraire des informations de fichiers d'un dossier et de les organiser en tableau, la méthode de traitement par lots est applicable.
- Archivage de contrats et de documents numérisés : compiler le chemin, la taille, la date et le nombre de pages de chaque contrat PDF pour former un répertoire d'archives.
- Organisation de supports pédagogiques : générer une liste pour les PDF de cours, polycopiés, cahiers d'exercices, lectures, etc., afin de faciliter le classement par thème ou nombre de pages.
- Livraison de rapports : à la fin d'un projet, générer un détail Excel de tous les rapports PDF, servant de pièce jointe de livraison ou de liste de contrôle interne.
- Vérification des propriétés de fichier : examiner les dates de création et de modification, l'application, le producteur et d'autres informations des PDF pour aider à déterminer la version et l'origine du fichier.
- Inventaire de fichiers à grande échelle : inventorier par lots les PDF sur un serveur, un disque partagé ou un répertoire local pour éviter d'omettre des documents importants.
Le point commun de ces tâches est le nombre élevé de fichiers, la fixité des champs et la répétition des opérations. HeSoft Doc Batch Tool est précisément conçu pour aider les utilisateurs à traiter les documents et fichiers par lots, afin de réduire les tâches répétitives et d'améliorer l'efficacité bureautique.
Aperçu du résultat : d'une liste de dossiers à un registre documentaire Excel
Avant traitement : les PDF sont affichés de manière dispersée, les informations sont difficiles à synthétiser
Dans la capture d'écran avant traitement, un dossier liste plusieurs fichiers PDF, tels que ClassNotesPacket.pdf, CourseSummaryReport.pdf, ExamPreparationNotes.pdf, GrammarReviewHandout.pdf, ReadingChecklistPacket.pdf, etc. L'explorateur de fichiers peut afficher le nom, la date, le type et la taille, mais ces champs ne suffisent pas à constituer une liste documentaire complète.
Par exemple, la vue de l'explorateur ne montre pas le nombre de pages de chaque PDF, ni les métadonnées internes telles que le titre, l'auteur, le sujet, les mots-clés, la date de création, l'application, le producteur, etc. Pour un inventaire formel ou une livraison de projet, ces champs sont souvent très utiles.
Après traitement : le chemin, le nombre de pages et les métadonnées des PDF sont dans Excel
La capture d'écran après traitement montre que toutes les informations des fichiers PDF ont été compilées dans un tableau Excel. Chaque ligne correspond à un fichier PDF, chaque colonne à un type de champ. On peut y voir les champs suivants : Chemin, Nom, Nom (sans extension), Extension, Taille (octets), Taille, Nom du dossier parent, Chemin du dossier parent, Date de création, Date de modification, Nombre de pages, Titre (métadonnées PDF), Auteur (métadonnées PDF), Sujet (métadonnées PDF), Mots-clés (métadonnées PDF), Date de création (métadonnées PDF), Application (métadonnées PDF), Producteur (métadonnées PDF).
Une telle liste Excel peut être utilisée directement comme registre de documents, ou comme base pour un traitement de données ultérieur. Par exemple, regrouper par chemin de dossier parent pour vérifier l'intégrité des documents dans un répertoire ; trier par nombre de pages pour identifier les fichiers au nombre de pages anormal ; filtrer par auteur PDF pour organiser le matériel de différentes sources ; vérifier la version du fichier par date de création ou de modification.
Procédure pas à pas : générer une liste de documents PDF par lots
Étape 1 : Sélectionner « Statistiques d'informations sur les fichiers » dans « Organisation de fichiers »
Ouvrez HeSoft Doc Batch Tool , vous verrez une navigation par catégories d'outils sur la gauche, comprenant Organisation de fichiers, Outils Word, Outils Excel, Outils PowerPoint, Outils PDF, Outils texte, Outils image, etc. L'objectif ici est de collecter des informations sur les fichiers eux-mêmes, donc allez dans « Organisation de fichiers », puis sélectionnez « Statistiques d'informations sur les fichiers ».
La description de la fonction dans la capture d'écran indique qu'elle est utilisée pour collecter par lots le nom, le chemin, la taille, la date et les métadonnées de divers fichiers. Le terme « divers fichiers » signifie qu'elle ne gère pas seulement les PDF, mais aussi d'autres fichiers bureautiques ; pour la création d'une liste de documents PDF, nous nous concentrerons principalement sur les informations détaillées des fichiers PDF.
Étape 2 : Ajouter les PDF à traiter dans la liste de traitement
Une fois dans « Statistiques d'informations sur les fichiers », vous êtes à l'étape 1 « Sélectionner les enregistrements à traiter ». Dans le coin supérieur droit, vous voyez les boutons « Ajouter des fichiers » et « Importer des fichiers depuis un dossier ». Pour des PDF sélectionnés de manière dispersée, cliquez sur « Ajouter des fichiers » ; si les PDF sont déjà regroupés dans un répertoire, « Importer des fichiers depuis un dossier » est plus efficace.
Après l'importation, la liste affiche le nom, le chemin, l'extension, la date de création, la date de modification, etc., des PDF. La capture d'écran montre 20 enregistrements importés, tous avec l'extension pdf. Cette liste sert de liste d'entrée pour cette tâche de statistiques, le logiciel extraira les informations une par une en fonction de ces enregistrements.
Avant de passer à l'étape suivante, il est conseillé de vérifier attentivement trois points : premièrement, le nombre d'enregistrements correspond-il au nombre de fichiers cibles ; deuxièmement, le chemin pointe-t-il vers le bon dossier ; troisièmement, des fichiers non désirés se sont-ils glissés dans la sélection. En cas d'erreur, vous pouvez les supprimer via la colonne des opérations, ou utiliser « Vider » et réimporter. Après confirmation, cliquez sur « Suivant ».
Étape 3 : Sélectionner « Détails du fichier PDF » comme informations supplémentaires
L'étape 2 consiste à « Définir les options de traitement ». Il y a une zone « Informations supplémentaires » qui liste les options de détails pour différents types de fichiers, comme les détails de fichier Word, Excel, PPT, PDF, Texte, Image. Afin de générer une liste de documents PDF incluant le nombre de pages et les métadonnées, cochez « Détails du fichier PDF ».
Cette étape détermine la richesse des champs dans le tableau Excel final. Si vous ne cochez pas cette option, vous obtiendrez probablement seulement des propriétés de base comme le nom, le chemin, la taille et les dates. En la cochant, vous pourrez obtenir le nombre de pages et les métadonnées telles que le titre, l'auteur, le sujet, les mots-clés, la date de création, l'application et le producteur.
Pour les utilisateurs ayant besoin de statistiques sur le nombre de pages PDF, d'un audit des propriétés PDF ou d'une exportation de métadonnées PDF vers Excel, il est conseillé de laisser cette option cochée. Une fois les réglages faits, cliquez sur « Suivant » pour continuer.
Étape 4 : Définir l'emplacement de sauvegarde, prêt pour la sortie Excel
Selon la progression en haut de la page, les étapes suivantes comprennent « Définir l'emplacement de sauvegarde » et « Démarrer le traitement ». Une fois à l'étape de l'emplacement de sauvegarde, suivez les instructions à l'écran pour choisir le répertoire de destination. Pour une gestion plus facile, il est suggéré de sauvegarder les résultats dans le dossier du projet actuel ou le répertoire d'archivage des documents, et d'utiliser un nom de fichier facilement identifiable, incluant par exemple le nom du projet, la date des statistiques ou le lot de documents.
Après avoir défini l'emplacement de sauvegarde, passez à l'étape de démarrage du traitement. Le logiciel va alors lire par lots les propriétés des fichiers selon la liste PDF importée et l'option « Détails du fichier PDF » cochée, puis générer le résultat Excel.
Étape 5 : Afficher et utiliser la liste PDF générée
Une fois le traitement terminé, ouvrez le fichier Excel pour voir les résultats. Vérifiez d'abord si les en-têtes de colonnes sont complets, en particulier les champs « Nombre de pages » et ceux commençant par « Méta - ». Si ces colonnes sont présentes, cela signifie que les détails du PDF ont bien été inclus dans les statistiques.
Vous pouvez ensuite continuer le traitement selon vos besoins métier. Par exemple, un archiviste peut conserver les champs Chemin, Nom, Pages, Date de création, Date de modification comme répertoire d'archive ; un chef de projet peut ajouter des colonnes personnalisées comme l'état de livraison, le responsable, les remarques ; un responsable pédagogique ou formateur peut calculer le volume de lecture par type de support en fonction du nombre de pages ; un administrateur IT ou documentaire peut analyser l'origine de génération des fichiers à l'aide des champs Application et Producteur.
Questions fréquentes et points d'attention
1. Le numéro de page PDF et le nombre de pages signifient-ils la même chose ?
Dans la liste de statistiques, cela est généralement représenté par « Nombre de pages », c'est-à-dire le nombre total de pages que contient le fichier PDF. Ce que les utilisateurs appellent couramment le comptage des pages d'un PDF correspond, la plupart du temps, au calcul du nombre total de pages de chaque PDF.
2. À quoi sert le champ Chemin du fichier ?
Le chemin est un champ très important dans une liste de documents. Les noms de fichiers peuvent être dupliqués, mais le chemin complet permet de localiser un fichier de manière unique. Surtout lors de l'organisation de PDF dans de multiples sous-dossiers, disques partagés ou répertoires de projet, le champ chemin évite toute confusion.
3. Pourquoi conserver à la fois Taille (octets) et Taille dans Excel ?
La taille en octets est plus adaptée aux calculs précis et au traitement programmatique, tandis que la taille en format lisible est plus facile à consulter pour un humain. Conserver les deux permet de concilier l'analyse de données et la consultation quotidienne.
4. Que faire si l'auteur ou les mots-clés dans les métadonnées PDF sont vides ?
Si ces métadonnées n'ont pas été renseignées lors de la génération du PDF, les champs correspondants dans le fichier Excel exporté peuvent être vides. Il s'agit d'un manque d'information propre au fichier, qui n'affecte pas la collecte des autres champs. Vous pouvez ensuite filtrer les valeurs vides dans Excel pour les utiliser comme base pour compléter ou normaliser les métadonnées.
5. Peut-on utiliser la même méthode pour les fichiers doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx ?
D'après les options d'informations supplémentaires dans la capture d'écran, le logiciel propose des options de détails pour les fichiers Word, Excel, PPT, etc. Pour les documents bureautiques tels que doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, vous pouvez sélectionner l'option correspondante selon vos besoins. Cependant, cet article se concentre sur les PDF, donc l'opération consiste principalement à cocher les détails des fichiers PDF.
6. Il y a beaucoup de PDF dans le dossier, comment améliorer l'efficacité de la vérification avant les statistiques ?
Il est conseillé d'abord d'organiser les dossiers par projet ou catégorie, puis d'utiliser « Importer des fichiers depuis un dossier ». Après l'importation, vérifiez le nombre d'enregistrements, les extensions et les chemins. Si la liste est très longue, utilisez les fonctions de filtrage et de tri de la page pour l'inspecter, et ne passez à l'étape suivante qu'après confirmation.
Résumé : Gérer un grand nombre de PDF avec une liste Excel est plus efficace
La clé pour créer une liste de plusieurs documents PDF est d'extraire en une seule fois les propriétés de base du système de fichiers et les informations détaillées internes aux PDF. La fonction « Statistiques d'informations sur les fichiers » offerte par HeSoft Doc Batch Tool aide les utilisateurs à compiler par lots le chemin, le nom, la taille, la date de création, la date de modification, le nombre de pages et les métadonnées des PDF, et à exporter le résultat dans un tableau Excel.
Comparée à l'ouverture manuelle de chaque PDF pour une saisie champ par champ, cette méthode est bien plus adaptée aux tâches par lots d'un environnement bureautique réel. Elle permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de rendre la structure des champs plus uniforme et les résultats statistiques plus faciles à vérifier. Il est recommandé aux utilisateurs ayant des besoins d'archivage PDF, d'inventaire de documents, de statistiques de pages ou de livraison de projet, d'essayer de générer une liste de documents PDF par lots en suivant les étapes de cet article, et de confier le travail répétitif au logiciel bureautique.