Wie teilt man TXT-Dateien stapelweise auf? Mehrere Notizblock-Dokumente nach Zeilenzahl oder angegebener Anzahl aufteilen

Wenn mehrere TXT-Notizblockdateien längere Inhalte haben und jeweils in mehrere kleine Dateien aufgeteilt werden müssen, ist das einzelne Kopieren, Einfügen und Speichern nicht nur zeitaufwendig, sondern es können auch leicht Inhalte übersehen oder die Reihenfolge durcheinandergebracht werden. Dieser Artikel beschreibt, wie Sie mit der Textdatei-Aufteilungsfunktion in Office-Software mehrere TXT-Dokumente auf einmal importieren und sie stapelweise nach der maximalen Zeilenanzahl pro Datei, der durchschnittlichen Anzahl der Teile oder einem benutzerdefinierten Bereich verarbeiten können. Im Beispiel werden 5 TXT-Dateien jeweils durchschnittlich in 5 Teile aufgeteilt. Nach der Verarbeitung werden automatisch entsprechende Ordner und nummerierte Texte erstellt. Dies eignet sich für die Protokollorganisation, Datenverteilung, Archivierung von Materialien und die Segmentierung langer Texte.

In der täglichen Büroarbeit kommt es häufig vor, dass eine Reihe von TXT-Notizdateien zu lang ist und jeweils in mehrere kleine Dateien aufgeteilt werden muss. Beispielsweise müssen aus Systemen exportierte Protokolltexte abschnittsweise analysiert werden, große Datenlisten müssen in mehreren Chargen versendet werden, gesammelte Textmaterialien müssen zeilenweise geordnet werden, oder mehrere lange TXT-Dokumente müssen in eine feste Anzahl von Teilen aufgeteilt und an verschiedene Personen zur Bearbeitung übergeben werden.

Wenn es sich nur um eine einzige Datei handelt, kann man mit dem Editor noch manuell kopieren und „Speichern unter“ verwenden; sobald jedoch die Anzahl der Dateien steigt, führt das einzelne Öffnen, Auswählen von Inhalten, Kopieren, Einfügen, Benennen und Speichern zu vielen sich wiederholenden Arbeitsschritten. Dabei können außerdem Fehler wie eine fehlende kopierte Zeile, unübersichtliche Dateinummern oder uneinheitliche Ausgabeorte auftreten. In diesem Artikel wird am Beispiel der Bürosoftware HeSoft Doc Batch Tool erläutert, wie Sie viele TXT-Dateien auf einmal importieren und jede Textdatei stapelweise in mehrere kleine Dateien aufteilen können. Im Beispiel wird die Methode „Gleichmäßig in mehrere Dateien aufteilen“ verwendet, um fünf TXT-Quelldateien jeweils in fünf Teile zu zerlegen.

1. Für welche Szenarien eignet sich die Stapelaufteilung von TXT-Dateien

Beim Aufteilen von TXT-Dateien geht es nicht nur darum, die Dateigröße zu verringern. Der wichtigere Nutzen besteht darin, lange Texte in kleine Dateien umzuwandeln, die sich leichter lesen, verteilen und weiterverarbeiten lassen. Die folgenden Szenarien eignen sich besonders für die Stapelverarbeitung:

• Protokolldateien segmentieren:Serverprotokolle, Software-Ausführungsprotokolle oder Gerätedaten werden im TXT-Format gespeichert. Einzelne Dateien enthalten viele Zeilen und müssen aufgeteilt werden, um sie abschnittsweise zu prüfen.
• Listen und Datenübersichten in Chargen aufteilen:Kundenlisten, Nummernlisten, Schlüsselwortlisten, Testdaten usw. können nach Zeilenanzahl in mehrere Texte unterteilt werden, um sie bequem in andere Systeme zu importieren.
• Zusammenarbeit an langen Texten:Mehrere lange Texte werden gleichmäßig in mehrere Teile aufgeteilt und verschiedenen Personen zum Korrekturlesen, Annotieren oder Prüfen übergeben, wodurch manuelles Zerteilen entfällt.
• Archivierung von Materialien:Große oder sehr lange Notizdokumente werden in kleine Dateien zerlegt und entsprechend den ursprünglichen Dateien getrennt abgelegt, um das Auffinden und Sichern zu erleichtern.
• Stapelweises Erzeugen von Testdateien:Entwickler, Tester oder Datenverarbeiter müssen mehrere TXT-Quelldaten schnell in eine feste Anzahl kleiner Stichproben aufteilen.

Im Vergleich zur Einzelverarbeitung ermöglicht die Stapelaufteilungsfunktion der Bürosoftware, dass mehrere Quelldateien dieselbe Aufteilungsregel gemeinsam verwenden. Der Benutzer muss lediglich die Dateien zentral hinzufügen, die Parameter einmal festlegen, einen gemeinsamen Speicherort auswählen und die Verarbeitung starten. Dadurch lassen sich wiederholende Arbeiten deutlich reduzieren.

2. Vorschau: Was sich vor und nach dem Aufteilen mehrerer langer TXT-Dateien ändert

1. Vor der Verarbeitung: Im Ordner befinden sich mehrere eigenständige TXT-Dokumente

Im Beispielverzeichnis vor der Verarbeitung gibt es insgesamt fünf TXT-Dateien mit den Dateinamen big_bang.txt, black_holes.txt, dark_energy.txt, dark_matter.txt und galaxies.txt. Es handelt sich jeweils um Quelltexte, die aufgeteilt werden müssen; jede Datei enthält ihren eigenen vollständigen Inhalt.

Bei manueller Vorgehensweise müssten Sie diese fünf Dateien nacheinander öffnen und für jede Datei wiederholt Inhalte auswählen, neue Dokumente erstellen und nummeriert speichern. Je mehr Dateien und je mehr Aufteilungen erforderlich sind, desto mehr Arbeitsschritte fallen an. Da in diesem Beispiel jede Quelldatei in fünf Teile zerlegt werden soll, entstehen am Ende 25 kleine Textdateien, sodass der manuelle Aufwand nicht gering ist.

2. Nach der Verarbeitung: Entsprechende Ordner werden nach den ursprünglichen Dateinamen erstellt

Nach Abschluss der Stapelaufteilung ist zu erkennen, dass die Ausgabeergebnisse nach Quelldateien getrennt sind und entsprechende Ordner wie big_bang, black_holes, dark_energy, dark_matter und galaxies gebildet werden. Beim Öffnen eines dieser Ordner sind die Aufteilungsergebnisse 1.txt, 2.txt, 3.txt, 4.txt und 5.txt sichtbar.

Diese Ergebnisstruktur bietet zwei unmittelbare Vorteile: Erstens vermischen sich die aus verschiedenen Quelldateien stammenden Inhalte nicht, sodass sich leicht erkennen lässt, aus welcher ursprünglichen TXT-Datei die jeweilige Gruppe kleiner Dateien stammt. Zweitens erhalten die aufgeteilten Dateien fortlaufende Nummern, wodurch sich die Reihenfolge beim späteren Ansehen, Übertragen oder weiteren Stapelverarbeiten leichter beibehalten lässt. Der Screenshot zeigt das Ergebnis einer gleichmäßigen Aufteilung in fünf Dateien; daher entspricht jedem Originaltext eine Gruppe von fünf kleinen Dateien.

3. Arbeitsschritte zum stapelweisen Aufteilen vieler TXT-Notizdateien in kleine Dateien

Schritt 1: Funktion „Textdatei in mehrere Dateien aufteilen“ öffnen

Öffnen Sie HeSoft Doc Batch Tool und wechseln Sie in der linken Funktionskategorie zu „Textwerkzeuge“. Wechseln Sie anschließend zur Kategorie „Zusammenführen und Aufteilen“ und wählen Sie dort „Textdatei in mehrere Dateien aufteilen“. Diese Funktion dient dazu, Textdateien stapelweise nach Zeilenanzahl oder Aufteilungsanzahl in mehrere eigenständige Dateien zu zerlegen.

Das Aufrufen der richtigen Funktionsseite ist die Grundlage des gesamten Vorgangs. Beachten Sie, dass es bei dieser Aufgabe darum geht, jede TXT-Datei in mehrere kleine Dateien zu zerlegen, und nicht darum, mehrere TXT-Dateien zu einer Datei zusammenzuführen. Wählen Sie daher „Textdatei in mehrere Dateien aufteilen“ und nicht versehentlich andere Funktionen wie „Textdateien zu einer Datei zusammenführen“.

Schritt 2: Alle zu verarbeitenden TXT-Dateien auf einmal hinzufügen

Nach dem Öffnen der Verarbeitungsseite lautet der erste Abschnitt „Zu verarbeitende Datensätze auswählen“. Wenn nur wenige Dateien hinzugefügt werden müssen, können Sie auf „Datei hinzufügen“ klicken. Wenn die zu verarbeitenden TXT-Dokumente bereits in einem gemeinsamen Verzeichnis gespeichert sind, können Sie auch „Dateien aus Ordner importieren“ verwenden, um das einzelne Auswählen zu reduzieren.

Nach dem Import zeigt die Liste auf der Seite Informationen wie laufende Nummer, Name, Pfad, Erweiterung, Erstellungszeit und Änderungszeit an. In diesem Beispiel wurden erfolgreich fünf Datensätze hinzugefügt, alle mit der Erweiterung TXT. Es empfiehlt sich, zu diesem Zeitpunkt Folgendes zu überprüfen:

1. ob die Anzahl der Dateien in der Liste mit der tatsächlich zu verarbeitenden Anzahl übereinstimmt;
2. ob Dateiname und Pfad korrekt sind, um gleichnamige Dateien aus anderen Verzeichnissen zu vermeiden;
3. ob die Erweiterung TXT ist, damit sichergestellt ist, dass genau die für diese Aufgabe vorgesehenen Textdateien hinzugefügt wurden;
4. ob nicht benötigte Datensätze enthalten sind; solche können über die Löschfunktion rechts in der Liste entfernt werden.

Klicken Sie nach der Überprüfung auf „Weiter“, um zur Einrichtung der Aufteilungsregeln zu gelangen. Der Vorteil des Stapelimports besteht darin, dass die anschließend festgelegten Regeln auf einmal auf mehrere Textdateien in der Liste angewendet werden können, ohne für jede Datei eine eigene Aufgabe anzulegen.

Schritt 3: TXT-Aufteilungsmethode auswählen und Parameter eingeben

Auf der Seite „Verarbeitungsoptionen festlegen“ sind drei Aufteilungsmethoden sichtbar: „Maximale Zeilenanzahl pro Textdatei“, „Gleichmäßig in mehrere Dateien aufteilen“ und „Benutzerdefinierte Bereichsaufteilung“. Wählen Sie die Methode, die dem tatsächlichen Ziel entspricht.

In diesem Beispiel wird „Gleichmäßig in mehrere Dateien aufteilen“ gewählt und darunter der Wert 5 eingegeben. Das bedeutet, dass jede Quelldatei in der Liste einzeln verarbeitet wird und jeder Text gleichmäßig in fünf kleine Dateien zerlegt werden soll. In der vorherigen Ergebnisansicht enthält der Ausgabeordner jeder Originaldatei die Dateien 1.txt bis 5.txt, was genau dieser Parametereinstellung entspricht.

Die drei Methoden eignen sich für unterschiedliche Anforderungen:

• Maximale Zeilenanzahl pro Textdatei:Geeignet für Aufgaben mit einer klaren Obergrenze für die Zeilenanzahl einer einzelnen Ausgabedatei. Wenn beispielsweise eine Datenimport-Plattform die Anzahl der Datensätze pro Charge begrenzt, kann die Aufteilung nach maximaler Zeilenanzahl bevorzugt werden.
• Gleichmäßig in mehrere Dateien aufteilen:Geeignet für Szenarien, in denen bereits klar ist, wie viele Ergebnisse benötigt werden, etwa wenn jeder Text an fünf Personen verteilt oder jede Quelldatenmenge gleichmäßig in feste Chargen unterteilt werden soll.
• Benutzerdefinierte Bereichsaufteilung:Geeignet, wenn Texte nach bestimmten Inhaltsabschnitten herausgeschnitten werden sollen. Bei der tatsächlichen Einrichtung gelten die auf der Programmseite angegebenen Regeln für die Bereichseingabe.

Klicken Sie nach dem Ausfüllen der Parameter nicht vorschnell auf Weiter, sondern überprüfen Sie den Wert erneut. Die „5“ ist hier die Anzahl der Teile, in die jede Quelldatei gleichmäßig aufgeteilt werden soll, und nicht die Gesamtzahl aller Quelldateien, die zusammen nur fünf Ergebnisse erzeugen sollen. Wenn fünf Quelldateien importiert werden und jede Datei erfolgreich in fünf Teile zerlegt wird, entstehen voraussichtlich fünf Gruppen von Aufteilungsergebnissen.

Schritt 4: Speicherort für die Aufteilungsergebnisse festlegen

Klicken Sie nach der Bestätigung der Parameter auf „Weiter“, um zum Abschnitt „Speicherort festlegen“ zu gelangen. Wählen Sie gemäß den Hinweisen auf der Seite das Verzeichnis aus, in dem die Ergebnisse abgelegt werden sollen. Zur besseren Kontrolle empfiehlt es sich, das Ausgabeverzeichnis vom Quellverzeichnis zu trennen, beispielsweise einen eigenen Ordner „TXT-Aufteilungsergebnisse“ anzulegen.

Durch das getrennte Speichern der Ausgabeergebnisse wird vermieden, dass Originaldateien und aufgeteilte kleine Dateien vermischt werden, und es erleichtert die Kontrolle der Anzahl nach Abschluss der Verarbeitung. Achten Sie bei der Auswahl des Verzeichnisses außerdem darauf, dass der Speicherort beschreibbar ist und ausreichend Speicherplatz bereitsteht. Zwar entstehen durch das Aufteilen normalerweise keine massiv zusätzlichen Textinhalte, aber mehrere Quelldateien erzeugen mehr Dateien und Unterverzeichnisse. Der Speicherpfad muss daher verfügbar sein.

Schritt 5: Stapelverarbeitung starten und Ergebnisse prüfen

Nachdem der Speicherort festgelegt wurde, gelangen Sie zum Abschnitt „Verarbeitung starten“. Starten Sie die Aufgabe gemäß den Hinweisen auf der Seite. Die Software verarbeitet die mehreren TXT-Dokumente nacheinander auf Grundlage der importierten Dateiliste und der einheitlich festgelegten Aufteilungsparameter. Anders als beim manuellen Aufteilen müssen hierbei nicht wiederholt der Editor geöffnet, Inhalte kopiert oder einzelne „Speichern unter“-Vorgänge ausgeführt werden.

Öffnen Sie nach Abschluss der Verarbeitung das Ausgabeverzeichnis und führen Sie Stichproben durch. Prüfen Sie vor allem, ob zu jeder Quelldatei ein entsprechendes Ergebnisverzeichnis vorhanden ist, ob die nummerierten Dateien in jeder Gruppe vollständig sind, ob sich die aufgeteilten TXT-Dateien normal öffnen lassen und ob Anfang und Ende den Erwartungen entsprechen. Wenn die Ergebnisse für die formale Archivierung oder den Datenimport verwendet werden sollen, empfiehlt es sich, die Regeln zunächst mit wenigen Dateien zu testen und erst nach bestätigter Korrektheit die gesamte Datenmenge zu verarbeiten.

4. Aufteilung nach Zeilenanzahl oder nach Anzahl der Teile – wie wählt man richtig

Viele Benutzer sind unsicher, ob sie beim Aufteilen von Textdateien nach Zeilenanzahl oder nach Anzahl der Teile vorgehen sollen. Die Entscheidung ist nicht kompliziert; entscheidend ist, ob die anschließende Aufgabe eher darauf achtet, „wie groß jede Datei ist“, oder darauf, „wie viele Dateien am Ende benötigt werden“.

Wenn das empfangende System vorschreibt, dass jede TXT-Datei höchstens eine feste Anzahl von Datensätzen enthalten darf, oder wenn jede Zeile einen Datensatz darstellt, ist „Maximale Zeilenanzahl pro Textdatei“ besser geeignet. Damit wird nach der Obergrenze der Zeilenanzahl pro Ausgabedatei aufgeteilt; wie viele Dateien insgesamt entstehen, hängt jedoch von der Gesamtzeilenanzahl der Quelldatei ab.

Wenn die Ergebnisse anschließend an eine feste Anzahl von Personen, Geräten oder Chargen verteilt werden sollen, kann „Gleichmäßig in mehrere Dateien aufteilen“ verwendet werden. Diese Methode zielt auf die Anzahl der Ausgabedateien ab. Wird beispielsweise 5 eingestellt, versucht die Software, jeden Quelltext gleichmäßig in fünf Teile zu unterteilen. Da sich die Gesamtzeilenanzahl des Textes nicht immer restlos durch die Anzahl der Teile teilen lässt, können die tatsächlichen Zeilenanzahlen der einzelnen kleinen Dateien geringfügig abweichen. Das ist bei einer gleichmäßigen Aufteilung normal.

Wenn nur ein bestimmter Abschnitt extrahiert werden soll, statt nach einheitlicher Zeilenanzahl oder fester Teilezahl gleichmäßig zu teilen, kommt „Benutzerdefinierte Bereichsaufteilung“ in Betracht. Vor der Auswahl sollten Sie die Zeilenstruktur des Quelltextes klären und die Bereiche entsprechend den Vorgaben der Programmoberfläche eintragen, um Lücken oder Überschneidungen zu vermeiden.

5. Häufige Fragen und Hinweise zur Bedienung

1. Mischt die Software alle TXT-Dateien zusammen und teilt sie dann auf?

Am Ergebnis dieses Beispiels ist erkennbar, dass mehrere Quell-TXT-Dateien getrennt verarbeitet werden. Nach der Verarbeitung werden entsprechend den Originaldateinamen wie big_bang und black_holes eigene Ordner gebildet, und in jedem Verzeichnis werden die kleinen Dateien 1.txt, 2.txt usw. gespeichert. Ziel dieses Vorgangs ist es also nicht, zunächst alle Inhalte zusammenzuführen, sondern auf jede Datei der Importliste dieselbe Aufteilungsregel anzuwenden.

2. Sind nach der Einstellung „Gleichmäßig in 5 Dateien aufteilen“ alle Zeilenanzahlen vollkommen identisch?

Nicht unbedingt. Lässt sich die Gesamtzeilenanzahl des Quelltextes nicht restlos durch 5 teilen, können die Ergebnisdateien um wenige Zeilen voneinander abweichen. Die gleichmäßige Aufteilung zielt darauf ab, die vorgegebene Anzahl von Teilen möglichst ausgewogen zu erzeugen, und garantiert nicht, dass die Zeilenanzahl aller Dateien in jedem Fall exakt gleich ist. Wenn die geschäftliche Anforderung lautet, dass jede Ausgabedatei eine feste Zeilenanzahl nicht überschreiten darf, sollte stattdessen „Maximale Zeilenanzahl pro Textdatei“ verwendet werden.

3. Warum wird empfohlen, zunächst mit wenigen TXT-Dateien zu testen?

Verschiedene Texte können sich in Länge, Leerzeilen und tatsächlichem Verwendungszweck unterscheiden. Wählen Sie zunächst eine oder zwei repräsentative Dateien für einen Test aus, um zu bestätigen, dass Aufteilungsmethode, Parameterwerte und Speicherverzeichnis den Anforderungen entsprechen. Erst nach bestätigter Korrektheit sollten Sie große Dateimengen importieren. So verringern sich die Kosten, die entstehen, wenn Parameter fehlerhaft eingegeben wurden und die gesamte Dateimenge erneut verarbeitet werden muss.

4. Müssen die Originaldateien vor dem Aufteilen gesichert werden?

Bei wichtigen Materialien wird empfohlen, die ursprünglichen TXT-Dateien aufzubewahren und die Ergebnisse in einem neuen Verzeichnis zu speichern. So können Sie die vollständigen Quelldateien erneut verwenden, falls die Aufteilungsparameter angepasst werden müssen. Löschen Sie die Originaldokumente nicht, bevor die Ausgabeinhalte geprüft wurden.

5. Was tun bei gleichen Dateinamen oder bereits vorhandenen Ergebnissen im Zielverzeichnis?

Prüfen Sie vor der Stapelverarbeitung die Namen der Quelldateien und ob im Zielverzeichnis bereits gleichnamige Ordner oder nummerierte Textdateien vorhanden sind. Um alte und neue Ergebnisse besser unterscheiden zu können, können Sie für jede Aufgabe ein eigenes Ausgabeverzeichnis anlegen und in den Ordnernamen Projekt, Charge oder Datum aufnehmen. Wie gleichnamige Ergebnisse im Einzelnen behandelt werden, richtet sich nach den tatsächlichen Hinweisen der Software. Überschreiben Sie wichtige Materialien nicht, ohne dies vorher bestätigt zu haben.

6. Wie sollten die aufgeteilten Dateien überprüft werden?

Es wird empfohlen, mindestens drei Aspekte zu kontrollieren: Erstens, ob die Anzahl der Quelldateien mit der Anzahl der Ergebnisgruppen übereinstimmt; zweitens, ob die Anzahl der erzeugten Dateien je Gruppe der Einstellung entspricht; drittens, ob sich durch stichprobenartiges Öffnen der ersten, letzten und mittleren Datei jeder Gruppe die Texte korrekt anzeigen lassen und ob die inhaltliche Verknüpfung den Anforderungen genügt. Bei TXT-Dateien mit wichtigen Geschäftsdaten können zusätzlich die Gesamtzeilenanzahl vor und nach der Verarbeitung erfasst und abgeglichen werden.

6. Zusammenfassung

Der Kern der Stapelaufteilung von TXT-Dateien besteht darin, wiederkehrende Arbeiten, die ursprünglich das einzelne Öffnen von Editor-Dateien erfordern, in einen standardisierten Ablauf aus „zentralem Importieren von Dateien, einheitlichem Festlegen von Regeln, einheitlichem Speichern und stapelweiser Ausführung“ umzuwandeln. Mit HeSoft Doc Batch Tool können Sie gleichzeitig viele TXT-Dateien hinzufügen und je nach Aufgabenstellung nach maximaler Zeilenanzahl, gleichmäßiger Teileanzahl oder benutzerdefinierten Bereichen aufteilen.

In diesem Beispiel wurden fünf Quell-TXT-Dateien jeweils gleichmäßig in fünf kleine Dateien zerlegt. Nach der Verarbeitung wurden entsprechende Verzeichnisse nach den Originaldateinamen erstellt und die Aufteilungsergebnisse mit fortlaufenden Nummern gespeichert. Diese Vorgehensweise hält Texte unterschiedlicher Herkunft voneinander getrennt und erleichtert zugleich die spätere Verteilung, Prüfung und Archivierung.

Wenn Sie derzeit viele Protokolle, Listen, Datenübersichten oder lange Notizdokumente manuell aufteilen, können Sie zunächst die Quelldateien ordnen und Sicherungen aufbewahren. Rufen Sie dann im Programm „Textwerkzeuge – Zusammenführen und Aufteilen – Textdatei in mehrere Dateien aufteilen“ auf, bestätigen Sie die Parameter mit einer kleinen Stichprobe und führen Sie abschließend die gesamte Stapelverarbeitung aus. So lassen sich Kopier- und Einfügevorgänge sowie wiederholtes „Speichern unter“ reduzieren, und Sie können Ihre Zeit auf die Arbeiten konzentrieren, die tatsächlich Beurteilung und Prüfung erfordern.