Wenn in mehreren Docx-Dokumenten englische Abkürzungen, Nummern nummern, Kurs codes und andere Inhalte vorhanden sind, die einheitlich ersetzt werden müssen, ist es Zeit verschwendung, Word einzeln zu öffnen, um sie zu ändern. In diesem Artikel wird die Stapel verarbeitung von 1.docx bis 6.docx als Beispiel verwendet, um zu erklären, wie Formel fuzzy verwendet wird, um Text in Office-Software zu finden, Großbuchstaben und Zahlen über reguläre Ausdrucks regeln wie [A-Z]{3} und \ d in Stapeln abzug leichen und durch bestimmte zu ersetzen Inhalt, geeignet für admini strat ive, akademische Angelegenheiten, rechts-und Daten sortier personal.
Im täglichen Büro treten häufig Probleme auf: In einem Ordner befinden sich mehrere Word-Dokumente, und jedes Dokument enthält ähnliche englische Abkürzungen, Nummern oder digitale Inhalte, die durch neue Ausdrücke ersetzt werden müssen. Wenn nur ein Dokument ersetzt wird, ist der manuelle Vorgang akzeptabel. Wenn die Anzahl der Dateien jedoch mehr als ein Dutzend, Dutzende oder sogar mehr beträgt, nimmt das Öffnen, Suchen, Ersetzen und Speichern nacheinander viel Zeit in Anspruch und kann leicht übersehen werden..
Die in diesem Artikel gezeigte Lösung ist die Verwendung HeSoft Doc Batch Tool Die Word-Batch-Such-und Ersetzung funktion in und kombiniert die Platzhalter formel für reguläre Ausdrücke, um die Batch-Ersetzung abzuschließen. Anders als bei der Ersetzung gewöhnlicher Schlüssel wörter können reguläre Ausdrücke mit Text mustern wie "drei aufeinander folgende Großbuchstaben" und "fortlaufende Zahlen" übereinstimmen, sodass sie sich besonders für den Umgang mit regelmäßigen Inhalten in Docx-und Doc-Dokumenten eignen.
Anwendbares Szenario: Massen substitution ist kein festes Wort, sondern eine Klasse von Text
Wenn viele Benutzer nach "Word Batch Substitution schlüssel wörtern" suchen, besteht die eigentliche Anforderung nicht darin, ein festes Wort zu ersetzen, sondern eine Reihe von Inhalten mit ähnlichen Formen zu ersetzen. Beispiels weise kann das Dokument drei große Abkürzungen wie BOT, ELA und ABC sowie Zahlen wie 60, 2024 und 001 enthalten. Sie haben unterschied liche Positionen in jeder Word-Datei und die Anzahl der Vorkommen ist unterschied lich. Es ist schwierig, die Vollständigkeit der manuellen Suche zu gewährleisten.
Der Wert eines regulären Ausdrucks liegt in der Suche nach Regeln. Wie[A-Z]{3}Kann 3 aufeinander folgende englische Großbuchstaben darstellen,\ DEs kann eine oder mehrere Zahlen hintere in ander dargestellt werden. Mithilfe der Stapel verarbeitung funktionen von Office-Software können diese Regeln auf mehrere Word-Dateien gleichzeitig angewendet werden, um die Massen ersetzung abzuschließen.
Effekt vorschau: Datei-und Dokument inhalt vor der Verarbeitung
In diesem Beispiel sind 6 Word-Dokumente im Ordner zu bearbeiten, und die Datei erweiterung lautet docx. Es kann sich um denselben Stapel von Kurs materialien, Berichts vorlagen, Dokumentation dokumenten oder Geschäfts dokumenten handeln.
Aus dem Word-Inhalt vor der Verarbeitung geht hervor, dass es im Text mehrere Ziele gibt, die ersetzt werden müssen, z. B. den BOT am Anfang des Titels, den ELA im Text und die Nummer 60. Sie befinden sich nicht alle im selben Absatz und erscheinen nicht unbedingt nur einmal. Hier funktioniert das Batch-Substitution werkzeug.
Effekt vorschau: Wichtige Inhalte wurden nach der Verarbeitung nach Regeln ersetzt
Nach Abschluss der Verarbeitung wurde der regel konforme Inhalt des Dokuments ersetzt. Im Beispiel werden die drei Großbuchstaben durch A und die Zahlen durch B ersetzt. Die Position der gelben Markierung im Screenshot zeigt den Effekt des Ersetzens, was darauf hinweist, dass die Software viele Inhalte im Text des Dokuments gemäß den Regeln gescannt hat.
Diese Methode eignet sich zum einheitlichen Umschreiben der Codes in einer Reihe von Dokumenten und zum regelmäßigen Ersetzen vertraulicher Informationen vor der Lieferung. Im Vergleich zu Datei-für-Datei-Operationen kann die Stapel verarbeitung die Doppel arbeit erheblich reduzieren.
Betriebs schritte: Richten Sie den regulären Batch-Ersatz in der Office-Software ein
Schritt 1: Öffnen Sie die Word-Tool-Klassifizierung
Starten Sie HeSoft Doc Batch Tool Danach wählen Sie in der linken Navigations leiste "Word Tools". In der Benutzer oberfläche können Sie mehrere Funktions module sehen, die sich auf die Word-Datei beziehen. Diesmal wird "Schlüssel wörter in Word suchen und ersetzen" verwendet. Diese Funktions beschreibung besteht darin, Schlüssel wörter im Inhalt der Word-Datei in Stapeln zu finden und zu ersetzen, was genau dieser Anforderung entspricht.
Wenn die Funktion ausgewählt ist, wird die Software zur Führungs seite weiter geleitet. Der Vorteil des geführten Prozesses besteht darin, dass die Schritte klar sind und der Benutzer nicht zwischen mehreren Menüs hin und her nach Setup-Elementen suchen muss.
Schritt 2: Importieren Sie mehrere Docx-Dateien
Nach dem Aufrufen der Funktions seite ist der erste Schritt die Auswahl der Datensätze, die verarbeitet werden müssen. Sie können auf "Dateien hinzufügen" klicken, um Word-Dokumente einzeln auszuwählen, oder Sie können auf "Dateien aus Ordnern importieren" klicken, um Dateien im gesamten Ordner zu importieren. Im Screenshot wurden 1.docx bis 6.docx importiert, insgesamt 6 Datensätze.
In der Datei liste können Sie Name, Pfad, Erweiterung und Änderungs zeit überprüfen. Nachdem Sie bestätigt haben, dass die Datei nicht falsch ausgewählt wurde, klicken Sie unten auf "Weiter". Wenn eine Datei in der Liste angezeigt wird, die nicht verarbeitet werden muss, können Sie sie in der Aktions spalte löschen, um zu verhindern, dass nachfolgende Batch-Ersetzungen das falsche Dokument beeinflussen.
Schritt 3: Wählen Sie, um Text mithilfe der Formel unschärfe zu finden
Nachdem Sie "Verarbeitung optionen festlegen" eingegeben haben, wählen Sie im Such modus "Text mit Formel unschärfe suchen". Dieser Schritt bestimmt, dass die Software mit der Formel für reguläre Ausdrücke überein stimmt, anstatt nur denselben normalen Text zu finden.
Geben Sie links in die Liste der gesuchten Schlüssel wörter zwei Regel zeilen ein: Erste Zeile[A-Z]{3}Die zweite Zeile\ D. Geben Sie in die Liste der ersetzten Schlüssel wörter rechts zwei Zeilen ein: die erste ZeileA.Die zweite ZeileB.. Auf diese Weise ersetzt die Software den Inhalt, der mit der ersten Regel überein stimmt, durch A und den Inhalt, der mit der zweiten Regel überein stimmt, durch B.
Achten Sie hier besonders auf die Korrespondenz zwischen Zeile und Zeile. Die erste Zeile der Such regel entspricht der ersten Zeile, um den Inhalt zu ersetzen, und die zweite Zeile der Such regel entspricht der zweiten Zeile, um den Inhalt zu ersetzen. Wenn Sie die falsche Zeile durch den Ersatz inhalt eingeben, wird das Endergebnis falsch ausgerichtet.
Schritt 4: Setzen Sie den Speicherort fort und beginnen Sie mit der Verarbeitung
Nachdem Sie die Such-und Ersetzung regeln festgelegt haben, klicken Sie auf "Weiter". Es gibt auch "Speicherort festlegen" und "Verarbeitung starten" im Schnitts telle prozess. Es wird empfohlen, die verarbeitete Datei an einem neuen Speicherort zu speichern, um den Vergleich mit der Original datei zu erleichtern. Starten Sie die Verarbeitung, nachdem Sie bestätigt haben, dass die Einstellungen korrekt sind, und warten Sie, bis die Software den Stapel austausch abgeschlossen hat.
Häufig gestellte Fragen und Vorsicht maßnahmen
Ersetzen reguläre Ausdrücke nicht zu viel Inhalt?Es ist möglich. Wie\ DEs wird mit allen fortlaufenden Zahlen übereinstimmen, einschl ießlich Text nummern, Nummern, Seitenzahlen usw. Daher wird empfohlen, vor der formellen Verarbeitung eine kleine Anzahl von Dateien für den Testbetrieb zu kopieren, um zu bestätigen, dass das Ersatz ergebnis den Erwartungen entspricht.
Können doc und docx mit dieser Idee umgehen?Ein Beispiel für diesen Screenshot ist eine Docx-Datei. Bei Word-Dokumenten, die in der tatsächlichen Arbeit häufig vorkommen, können Sie die Datei erweiterung und den Software-Support zuerst bestätigen und dann die Verarbeitung liste importieren.
Warum Massen verarbeitung werkzeuge verwenden?Word verfügt über eine eigene Suche und einen Ersatz, der für ein einzelnes Dokument geeignet ist, während die Office-Stapel verarbeitung software besser für die einheitliche Verarbeitung mehrerer Dateien geeignet ist. Insbesondere wenn die Anzahl der Dateien groß ist und die Regeln konsistent sind, kann eine zentral isierte Verarbeitung viele manuelle Vorgänge einsparen.
Müssen Sie die Groß-und Kleinschreibung ignorieren?Wenn die Regeln eindeutig geschrieben sind[A-Z]Wird normaler weise in Großbuchstaben verwendet. Wenn in Ihrem Dokument noch Klein buchstaben vorhanden sind, muss die Frage, ob Groß-und Kleinschreibung ignoriert werden soll, entsprechend dem tatsächlichen Ersetzung sziel sorgfältig ausgewählt werden.
Zusammenfassung
Mehrere Docx-Dokumente ersetzen Großbuchstaben und digitale Inhalte in Stapeln. Der Schlüssel besteht nicht darin, Word wiederholt zu öffnen, sondern die Ersatz regeln gleichzeitig festzulegen und sie der profession ellen Office-Software zur Stapel ausführung zu übergeben. Verwenden Sie HeSoft Doc Batch Tool Können Sie reguläre Ausdrucks regeln auf mehrere Dateien anwenden, indem Sie Schlüssel wörter in Word suchen und ersetzen. Es wird empfohlen, dass Benutzer die Original dateien sichern, die Regeln überprüfen, den Speicherort überprüfen und dann mit der Stapel verarbeitung beginnen, bevor sie formell verarbeitet werden, um die Effizienz und die Sicherheit von Dokumenten zu gewährleisten.