Wie kann ich alle Revisionen in mehreren Word-Dokumenten stapelweise annehmen oder ablehnen? Anleitung zur einheitlichen Verarbeitung von Überarbeitungsspuren in doc und docx

Nach der Überprüfung mehrerer Word-Dokumente bleiben häufig zahlreiche Überarbeitungsspuren wie Einfügungen und Löschungen erhalten. Wenn man doc- und docx-Dateien einzeln öffnet und alle Überarbeitungen manuell annimmt oder ablehnt, ist das nicht nur zeitaufwendig, sondern es kann auch leicht etwas übersehen werden. Dieser Artikel beschreibt, wie Sie mit HeSoft Doc Batch Tool mehrere Word-Dateien zentral importieren, einheitlich „Alle Überarbeitungen annehmen“ oder „Alle Überarbeitungen ablehnen“ auswählen und bei Bedarf die weitere Überarbeitung beenden. Der Artikel zeigt außerdem die Unterschiede vor und nach der Verarbeitung, den vollständigen Arbeitsablauf sowie Hinweise zu Sicherungsdateien, zur Auswahl der Verarbeitungsmethode und zur Überprüfung der Ergebnisse.

Bei der Finalisierung von Verträgen, der Aufbereitung von Abschlussarbeiten, der Archivierung von Regelwerken, der Zusammenstellung von Angebotsunterlagen oder der Lieferung gemeinsam bearbeiteter Dokumente tritt häufig folgendes Problem auf: In einem Ordner liegen viele Word-Dokumente mit Nachverfolgungsinformationen. Im Text befinden sich sowohl durchgestrichene Stellen als auch neu eingefügter Text, Farbmarkierungen und Änderungslinien am Rand. Möchte man diese Dateien zu einer direkt lesbaren oder einreichbaren Endfassung zusammenführen, muss man üblicherweise jedes Dokument einzeln öffnen, in Word die Überarbeitungsfunktion aufrufen und anschließend jeweils alle Änderungen annehmen oder ablehnen.

Bei nur ein oder zwei zu bearbeitenden Dateien ist die manuelle Vorgehensweise noch machbar; bei Dutzenden oder noch mehr doc- und docx-Dokumenten kostet das wiederholte Öffnen, Auswählen, Speichern und Schließen jedoch sehr viel Zeit, und leicht wird ein Dokument übersehen oder die falsche Art der Änderungsbehandlung gewählt. In diesem Artikel wird erläutert, wie Sie mit der Office-Software HeSoft Doc Batch Tool mehrere Word-Dateien auf einmal importieren, deren Überarbeitungsstatus einheitlich auf Annehmen oder Ablehnen setzen und bei Bedarf die weitere Nachverfolgung beenden können, um so wiederkehrende Arbeit zu reduzieren.

1. Anwendungsfälle: Welche Word-Dateien eignen sich für die stapelweise Bearbeitung von Änderungen

Die Funktion „Word-Änderungen annehmen oder ablehnen“ dient vor allem dazu, mehrere Dokumente mit Überarbeitungsspuren zentral zu bearbeiten, und eignet sich für folgende Arbeitsszenarien:

• Finalisierung von Verträgen und Vereinbarungen: Nach mehreren Bearbeitungsrunden durch Rechtsabteilung, Fachbereich und Kunden müssen bereits bestätigte Änderungen stapelweise angenommen werden, um eine Version zu erzeugen, die sich zur Unterzeichnung oder Archivierung eignet.
• Einheitliche Aufbereitung von Abschlussarbeiten und Berichten: Betreuer oder Prüfende hinterlassen in mehreren docx-Dokumenten Einfügungen und Löschungen, die nach einheitlichen Regeln angenommen oder verworfen werden müssen.
• Aktualisierung von Regelwerken und Vorschriften: Nach der zentralen Prüfung von Dokumenten mehrerer Abteilungen müssen die auf der Seite angezeigten Änderungsmarkierungen entfernt und eine saubere offizielle Fassung erstellt werden.
• Abgabe von Angebots- und Projektunterlagen: Vor der Abgabe müssen alle Änderungen geprüft und bearbeitet werden, damit interne Bearbeitungsprozesse nicht an externe Personen weitergegeben werden.
• Wiederherstellung früherer Versionen: Soll eine Reihe von Änderungen nicht beibehalten werden, können alle Änderungen einheitlich abgelehnt werden, damit das Dokument möglichst wieder dem Stand vor der Bearbeitung entspricht.
• Stapelweises Beenden des Nachverfolgungsmodus: Nach Abschluss der Bearbeitung vorhandener Änderungen kann bei Bedarf „Nachverfolgung beenden“ aktiviert werden, damit das Dokument nicht weiterhin Änderungen aufzeichnet.

Wie im Bedien-Screenshot zu sehen ist, kann die Funktion mehrere Word-Dateien als einen Stapelauftrag verarbeiten; im Beispiel wurden gleichzeitig 1.doc, 2.docx, 3.docx und 4.docx hinzugefügt. Das heißt, sowohl ältere doc-Dokumente als auch neuere docx-Dokumente können zentral in dieselbe Bearbeitungsliste aufgenommen werden, ohne dass jede Datei einzeln in Microsoft Word geöffnet und bearbeitet werden muss.

2. Vorschau: Was sich vor und nach dem stapelweisen Annehmen von Änderungen verändert

1. Vor der Bearbeitung: viele Dateien, im Text bleiben deutliche Änderungsspuren erhalten

Vor der Bearbeitung enthält der Ordner mehrere Word-Dokumente mit unterschiedlichen Namen und Formaten, sowohl doc- als auch docx-Dateien. Bei manueller Vorgehensweise müsste man diese Dokumente nacheinander öffnen und jeweils einzeln bearbeiten.

Öffnet man eines der Dokumente mit Änderungen, sieht man im Text rote Durchstreichungen, roten neu eingefügten Text sowie Änderungsmarkierungen am linken Seitenrand. Die Pfeile im Screenshot zeigen auf zwei typische Inhalte: zum einen Sätze, die als gelöscht markiert sind, zum anderen neu eingefügte Absätze, die mit roter Unterstreichung dargestellt werden. Diese Inhalte befinden sich weiterhin im Word-Änderungsmodus und sind keine gewöhnlichen Änderungen der Schriftformatierung.

Dabei ist besonders zu beachten, dass „Änderungsmarkierungen ausblenden“ und „Änderungen annehmen“ nicht dasselbe sind. Wird nur die Anzeige umgeschaltet, werden die Markierungen möglicherweise vorübergehend nicht mehr auf der Seite angezeigt, die Änderungsdatensätze bleiben jedoch im Dokument gespeichert. Erst wenn tatsächlich alle Änderungen angenommen werden, werden die bestätigten neuen Inhalte zu normalem Fließtext, und die gelöschten Inhalte werden aus dem endgültigen Text entfernt.

2. Nach der Bearbeitung: Änderungen annehmen und einen sauberen Text erzeugen

Im Beispiel wurde „Alle Änderungen annehmen“ gewählt. Betrachtet man das Dokument nach der Bearbeitung erneut, sind die ursprünglich durchgestrichenen Sätze verschwunden, die ursprünglich rot markierten neuen Absätze bleiben erhalten und werden wieder als normaler Fließtext dargestellt. Auf der Seite erscheinen diese roten Einfügungs- und Löschspuren nicht mehr, und der Inhalt eignet sich besser zum Lesen, Drucken, Versenden und Archivieren.

Wählt man in den Einstellungen dagegen „Alle Änderungen ablehnen“, ist die Verarbeitungslogik umgekehrt: Die in den Änderungen neu hinzugefügten Inhalte werden verworfen, und der als gelöscht markierte ursprüngliche Inhalt wird wiederhergestellt. Da Annehmen und Ablehnen den endgültigen Text unmittelbar beeinflussen, sollte vor Beginn der Stapelverarbeitung klar sein, ob die überarbeitete oder die ursprüngliche Version benötigt wird.

3. Vorgehensweise: Änderungen in doc- und docx-Dateien stapelweise annehmen oder ablehnen

Schritt 1: Word-Werkzeug öffnen und „Word-Änderungen annehmen oder ablehnen“ wählen

Starten Sie HeSoft Doc Batch Tool und öffnen Sie in der linken Funktionskategorie den Bereich „Word-Werkzeuge“. Die Programmoberfläche bietet mehrere Funktionen zur Bearbeitung von Word-Inhalten. Suchen Sie in der Kategorie „Inhaltsbearbeitung“ den Eintrag„Word-Änderungen annehmen oder ablehnen“und klicken Sie darauf.

Ziel dieses Schritts ist es, die speziell für die Bearbeitung des Überarbeitungsstatus vorgesehene Aufgabenseite zu öffnen. Wählen Sie nicht versehentlich „Alle Formatierungen in Word entfernen“ oder eine andere Bereinigungsfunktion, denn Änderungen gehören zu den Überprüfungsinformationen des Dokuments und sind keine gewöhnlichen Schrift-, Farb- oder Absatzformatierungen. Nach dem richtigen Aufruf wird oben auf der Seite der aktuelle Funktionsname „Word-Änderungen annehmen oder ablehnen“ angezeigt, und es erscheint der Ablauf zum Auswählen von Datensätzen, Festlegen der Bearbeitungsoptionen, Festlegen des Speicherorts und Starten der Verarbeitung.

Schritt 2: Die stapelweise zu bearbeitenden Word-Dateien hinzufügen

Klicken Sie auf der Aufgabenseite auf„Dateien hinzufügen“, um ein oder mehrere Word-Dokumente auszuwählen. Liegen die Dateien bereits zentral in einem Verzeichnis, können Sie auch„Dateien aus Ordner importieren“verwenden, um das einzelne Auswählen von Dateien zu reduzieren.

Nach dem Hinzufügen zeigt die Software in der Liste Informationen wie Nummer, Name, Pfad, Erweiterung, Erstellungszeit und Änderungszeit an. Im Beispiel-Screenshot wurden insgesamt 4 Datensätze importiert, darunter eine doc-Datei und drei docx-Dateien; im unteren Zusammenfassungsbereich wird „Datensätze: 4“ angezeigt.

Bevor Sie auf „Weiter“ klicken, empfiehlt es sich, Folgendes zu prüfen:

• Stellen Sie sicher, dass die Dateien in der Liste tatsächlich zu diesem Auftrag gehören, damit nicht versehentlich noch nicht abschließend geprüfte Dokumente mitbearbeitet werden.
• Prüfen Sie Dateiname und Pfad, um die Auswahl einer falschen Version gleichnamiger Dateien zu vermeiden.
• Prüfen Sie, ob die Erweiterung dem zu bearbeitenden Word-Format entspricht, beispielsweise doc oder docx.
• Soll eine Datei nicht am Auftrag teilnehmen, können Sie sie über das Löschsymbol rechts in der jeweiligen Zeile aus der Liste entfernen.
• Wurde die gesamte Liste falsch hinzugefügt, können Sie über „Leeren“ oben auf der Seite neu importieren.

Nachdem Sie die Dateiliste geprüft haben, klicken Sie unten auf„Weiter“, um zu den Einstellungen der Bearbeitungsoptionen zu gelangen.

Schritt 3: „Alle Änderungen annehmen“ oder „Alle Änderungen ablehnen“ wählen

Auf der Seite „Bearbeitungsoptionen festlegen“ bietet die Software zwei einander ausschließende Vorgangsarten:

• Alle Änderungen annehmen: Das endgültige Ergebnis nach den Änderungen wird beibehalten. Neu eingefügter Text wird zu normalem Fließtext, und als gelöscht markierte Inhalte werden nicht mehr beibehalten. Geeignet für die Finalisierung von Verträgen, bereits bestätigte Prüfungskommentare und Dokumente, die zur Abgabe vorbereitet werden.
• Alle Änderungen ablehnen: Die vorhandenen Änderungen werden verworfen. Neu eingefügte Inhalte werden entfernt, und der gelöschte Originaltext wird wiederhergestellt. Geeignet, wenn eine ganze Reihe von Änderungen verworfen werden soll oder der Zustand vor der Bearbeitung wiederhergestellt werden soll.

Im Screenshot ist aktuell „Alle Änderungen annehmen“ ausgewählt, daher entspricht das Verarbeitungsergebnis der Vorschau: Durchgestrichene Inhalte verschwinden, und neu eingefügte Absätze bleiben als normaler Fließtext erhalten. Möchten Sie dagegen sämtliche vom Prüfenden vorgenommenen Änderungen verwerfen, wählen Sie stattdessen „Alle Änderungen ablehnen“.

Da diese Option auf alle Dateien in der aktuellen Liste angewendet wird, sollten Dokumente mit unterschiedlichen Bearbeitungsanforderungen nicht in denselben Stapelauftrag aufgenommen werden. Müssen beispielsweise einige Dateien angenommen und andere abgelehnt werden, teilen Sie sie in zwei getrennte Durchläufe auf, um inhaltliche Fehler durch eine einheitliche Option zu vermeiden.

Schritt 4: Bei Bedarf „Nachverfolgung beenden“ festlegen

Unterhalb der Vorgangsart befindet sich der Schalter„Nachverfolgung beenden“. Er hat einen anderen Zweck als das Annehmen oder Ablehnen vorhandener Änderungen: Ersterer dient dazu, den Zustand zu beenden, in dem das Dokument weitere Änderungen aufzeichnet; Letzterer dient dazu, festzulegen, wie bereits im Dokument vorhandene Änderungen behandelt werden sollen.

Sollen diese Dateien demnächst als offizielle Version archiviert, gedruckt oder versendet werden und soll nicht weiterhin jede Änderung automatisch aufgezeichnet werden, können Sie „Nachverfolgung beenden“ aktivieren. Befindet sich das Dokument noch in der Phase der Prüfung durch mehrere Personen und sollen spätere Änderungen weiterhin als Änderungsdatensätze erfasst werden, ist diese Option je nach Arbeitsablauf vorsichtig zu setzen.

Vereinfacht gesagt sollten zunächst zwei Fragen beantwortet werden: Erstens, ob vorhandene Änderungen beibehalten oder verworfen werden sollen; zweitens, ob nachfolgende Bearbeitungen weiterhin als Änderungen aufgezeichnet werden sollen. Sind diese beiden Punkte geklärt, lassen sich „Alle Änderungen annehmen / Alle Änderungen ablehnen“ und „Nachverfolgung beenden“ getrennt festlegen und so das Risiko von Fehlbedienungen verringern.

Schritt 5: Speicherort festlegen und Verarbeitung starten

Nachdem die Bearbeitungsoptionen bestätigt wurden, klicken Sie auf „Weiter“ und gelangen dem Seitenablauf folgend zu „Speicherort festlegen“. Wählen Sie bevorzugt ein Ausgabeverzeichnis, in dem sich die Ergebnisse gut prüfen lassen, und speichern Sie die bearbeiteten Dateien möglichst getrennt von den Originaldateien. So kann der Auftrag selbst bei einer falschen Auswahl anhand der Originaldokumente erneut ausgeführt werden.

Nachdem der Speicherort festgelegt wurde, gelangen Sie weiter zur Phase „Verarbeitung starten“. Die Software wendet auf die mehreren Word-Dateien in der Liste dieselbe Regel zur Bearbeitung der Änderungen an, ohne dass der Benutzer jedes Dokument einzeln öffnen, die Überarbeitungsoptionen aufrufen und wiederholt speichern muss. Nach Abschluss des Auftrags empfiehlt es sich, im festgelegten Speicherverzeichnis stichprobenartig die Verarbeitungsergebnisse zu prüfen und insbesondere zu kontrollieren, ob neue Inhalte, gelöschte Inhalte und der Änderungsstatus den Erwartungen entsprechen.

4. Wie sollte man sich zwischen Annehmen und Ablehnen von Änderungen entscheiden

Die Stapelverarbeitung kann die Effizienz steigern, doch welche Art des Änderungsergebnisses gewählt wird, muss sich am fachlichen Zweck orientieren. Die folgende Tabelle kann als Orientierung dienen:

Ist unklar, ob bestimmte Änderungen beibehalten werden sollen, wird nicht empfohlen, sofort eine einheitliche Verarbeitung auf alle Dateien anzuwenden. Kopieren Sie zunächst einige Beispieldokumente für einen Test, prüfen Sie das Verarbeitungsergebnis und führen Sie die Verarbeitung der übrigen Dateien erst durch, wenn die Regel nachweislich korrekt ist.

5. Häufige Fragen und Hinweise

1. Bedeutet „Alle Änderungen annehmen“, dass sämtlicher roter Text gelöscht wird?

Nein. Rot ist nur eine in Word übliche Darstellung von Änderungen; das konkrete Ergebnis hängt davon ab, ob der Text neu eingefügt oder gelöscht wurde. Beim Annehmen aller Änderungen wird neu eingefügter Text in der Regel beibehalten und zu normalem Fließtext, während als gelöscht markierter Text aus dem Text entfernt wird. Das Endergebnis lässt sich daher nicht allein anhand der Farbe beurteilen.

2. Was passiert nach dem Ablehnen aller Änderungen?

Das Ablehnen aller Änderungen dient normalerweise dazu, diese Änderungen zu verwerfen: Neu eingefügte Inhalte werden nicht beibehalten, und der als gelöscht markierte ursprüngliche Text wird wiederhergestellt. Es handelt sich nicht nur um ein Ausblenden von Markierungen, sondern um eine ausdrückliche Entscheidung über die Änderungsinhalte. Vor der Stapelausführung sollte bestätigt werden, dass diese Änderungen tatsächlich nicht benötigt werden.

3. Warum wird empfohlen, zuerst die Originaldateien zu sichern?

Das Annehmen oder Ablehnen von Änderungen verändert den endgültigen Text des Dokuments. Insbesondere bei Stapelaufträgen wird auf alle Dateien in der Liste dieselbe Regel angewendet. Wird die falsche Verarbeitungsart gewählt, müssen möglicherweise mehrere Dateien wiederhergestellt werden. Die Originaldateien in einem separaten Verzeichnis aufzubewahren und die Ergebnisse in einem anderen Ordner auszugeben, ist daher die sicherere Vorgehensweise.

4. Können doc und docx in denselben Auftrag aufgenommen werden?

Wie die Beispielliste zeigt, kann die Software Dateien mit den Erweiterungen doc und docx gleichzeitig hinzufügen. Nach dem Import sollte dennoch geprüft werden, ob sich die Dateien normal öffnen lassen, und nach der Verarbeitung sollten die Ergebnisse der verschiedenen Formate stichprobenartig kontrolliert werden, insbesondere bei älteren doc-Dokumenten, die schon lange existieren, aus unterschiedlichen Quellen stammen oder besondere Inhalte enthalten.

5. Muss Word nach der Stapelverarbeitung noch geöffnet und geprüft werden?

Eine Prüfung wird empfohlen. Der Hauptnutzen von Software zur Stapelverarbeitung besteht darin, wiederholte Klicks zu reduzieren, nicht aber darin, die endgültige fachliche Prüfung der Inhalte zu ersetzen. Kontrollieren Sie bevorzugt stichprobenartig wichtige Verträge, Dateien mit vielen Änderungen sowie Beispieldokumente verschiedener Formate, und bestätigen Sie, dass der Text korrekt ist und die Änderungsspuren wie erwartet bearbeitet wurden, bevor Sie die Ergebnisse zur Abgabe oder Archivierung verwenden.

6. Was tun, wenn verschiedene Dateien unterschiedlich bearbeitet werden müssen?

Teilen Sie den Auftrag auf. Legen Sie beispielsweise zuerst die Dokumente, bei denen Änderungen angenommen werden sollen, in einer Gruppe zusammen und wählen Sie einheitlich „Alle Änderungen annehmen“. Importieren Sie anschließend die andere Gruppe von Dateien, bei denen der ursprüngliche Inhalt wiederhergestellt werden soll, und wählen Sie „Alle Änderungen ablehnen“. Mischen Sie nicht beide Anforderungen in derselben Liste, da die aktuelle Vorgangsart als einheitliche Regel angewendet wird.

7. Worin unterscheiden sich „Nachverfolgung beenden“ und „Alle Änderungen annehmen“?

„Alle Änderungen annehmen“ bezieht sich auf bereits vorhandene Änderungsdatensätze und legt fest, ob diese Änderungen in den endgültigen Text übernommen werden. „Nachverfolgung beenden“ bezieht sich auf den späteren Bearbeitungsstatus und steuert, ob das Dokument weiterhin neue Änderungen aufzeichnet. Bei der endgültigen Fertigstellung müssen häufig beide Aspekte berücksichtigt werden, es handelt sich jedoch nicht um dieselbe Funktion.

6. Zusammenfassung

Bei einer großen Zahl von Word-Dateien mit Überarbeitungsspuren ist das Öffnen jedes Dokuments und das manuelle Annehmen oder Ablehnen von Änderungen mechanisch, zeitaufwendig und fehleranfällig. Mithilfe von HeSoft Doc Batch Tool lassen sich mehrere doc- und docx-Dateien zentral importieren und in demselben Auftrag einheitlich „Alle Änderungen annehmen“ oder „Alle Änderungen ablehnen“ wählen sowie je nach Abgabeanforderung entscheiden, ob die Nachverfolgung beendet werden soll.

In der Praxis empfiehlt es sich, nach dem Prinzip „zuerst sichern, dann gruppieren, danach verarbeiten, zuletzt stichprobenartig prüfen“ vorzugehen: Bewahren Sie zuerst die Originaldokumente auf; teilen Sie die Dateien nach den unterschiedlichen Anforderungen „Annehmen“ oder „Ablehnen“ auf; bestätigen Sie Liste und Bearbeitungsoptionen; legen Sie einen separaten Speicherort fest; öffnen Sie nach Abschluss repräsentative Dateien und prüfen Sie den Text. Sie können zunächst einige Kopiervorlagen auswählen und die oben beschriebenen Schritte testen. Bestätigen Sie, dass das Verarbeitungsergebnis den Erwartungen entspricht, und führen Sie anschließend den Stapelauftrag für alle Word-Dateien aus. So verringern Sie wiederkehrende Arbeit sicherer und steigern die Effizienz bei der Finalisierung und Archivierung von Dokumenten.