Word-Dateien wie Verträge, Materialien, Vorlagen, Handbücher usw. müssen häufig stapel weise Schlüssel wörter aktualisieren, z. B. alte Namen, neue Namen, alte Regionen und neue Parameter. In diesem Artikel wird erläutert, wie es geht HeSoft Doc Batch Tool Wählen Sie die Word-Such-und Ersetzung funktion aus, fügen Sie mehrere Docx-Dateien hinzu, legen Sie den genauen Such text und mehrere Gruppen von Ersatz wörtern fest und schließen Sie das Speichern und Verarbeiten ab, damit Benutzer die einheitliche Änderung einer großen Anzahl von Dokumenten schnell abschließen können.
In der Unternehmens zentrale und in der Daten pflege sind Word-Dokumente häufig nicht allein vorhanden. Ein Projekt kann mehrere Vertrags anhänge enthalten, ein Produkt kann mehrere Dokumentation dokumente enthalten und ein Schulungs kurs kann mehrere Vorlesung vorlagen enthalten. Wenn einige dieser Schlüssel wörter aktualisieren müssen, z. B. das Ersetzen des alten Herkunftsortes, des alten Kundennamens, des alten Firmennamens und der alten Begriffs beschreibung durch neuen Inhalt, ist die Effizienz sehr gering, wenn Sie weiterhin manuell nach Dateien suchen und diese ersetzen.
Dieser Artikel konzentriert sich auf "Word-Datei stapel weise Ersetzen mehrerer Schlüssel wörter" und kombiniert Screenshots, um den gesamten Prozess zu demonstrieren. Im Beispiel müssen Sie Australia in mehreren Docx-Dokumenten durch Canada und USA durch Japan ersetzen. Durch HeSoft Doc Batch Tool , Sie können diese Regeln gleichzeitig konfigurieren und stapel weise auf mehrere Word-Dateien anwenden, um Doppel arbeit zu reduzieren.
Anwendbare Szenarien: Warum sind Verträge, Materialien und Vorlagen für den Batch-Austausch geeignet?
Das Batch-Ersetzen von Word-Schlüssel wörtern gilt nicht nur für das englische Material im Beispiel. In der tatsächlichen Arbeit sind die folgenden Szenarien sehr häufig: Nachdem der Firmenname geändert wurde, müssen die historische Vertrags vorlage, das Angebot und das Autor isierungs schreiben einheitlich geändert werden. Nachdem die Produkt parameter angepasst wurden, müssen die Handbücher, Werbe materialien und technischen Dokumente gleichzeitig aktualisiert werden. Nachdem sich der Projektname geändert hat, muss der Plan Bücher, Sitzungs protokolle und Berichts materialien müssen stapel weise ersetzt werden. In mehrsprachigen Materialien müssen einige feste Vokabeln möglicher weise auch einheitlich angepasst werden.
Die gemeinsamen Merkmale dieser Aufgaben sind: viele Dateien, feste Regeln und viele wiederholte Vorgänge. Solange Sie klar auflisten können, was zu suchen ist und was zu ersetzen ist, ist es geeignet, das Stapel verarbeitung werkzeug zu verwenden. Der Kernwert von Office-Software ist hier nicht die Komplexität, sondern die Möglichkeit für Benutzer, eine große Anzahl sich wiederholen der Dokument verarbeitung mit weniger Schritten durch zuführen.
Effekt vorschau: Vor der Verarbeitung warten mehrere Word-Dateien auf eine einheitliche Änderung
Vor der Verarbeitung wurden viele Word-Dokumente im Ordner mit den Dateinamen 1.docx bis 6.docx vorbereitet. Für Stapel verarbeitung aufgaben wird empfohlen, die Dateien, die geändert werden müssen, zuerst in einem Ordner zu zentrieren, damit der Import intuitiver ist und der Verarbeitung bereich später überprüft werden kann.
Nach dem Öffnen des Dokuments können Sie sehen, dass der Inhalt in Abbildungen und Feld beschreibungen angezeigt wird. Die durch den roten Pfeil markierten Positionen sind die Schlüssel wörter, die dieses Mal ersetzt werden sollen: Australia und USA. Diese Wörter stehen im Text hinter dem Feld Country of Origin. Wenn Sie manuell ersetzen, müssen Sie in jeder Word-Datei nach Australien und USA suchen und dann Kanada und Japan separat eingeben. Je mehr Dateien vorhanden sind, desto fehler anfälliger ist dieser Vorgang.
Effekt vorschau: Die Schlüssel wörter wurden nach der Verarbeitung stapel weise aktualisiert
Wenn Sie sich das Dokument nach der Verarbeitung ansehen, können Sie sehen, dass Australia auf Canada und USA auf Japan aktualisiert wurde. Das Apple-Bild, der Sorten titel, der Tabellen rahmen und andere Felder im Dokument bleiben in ihrem ursprünglichen Zustand, was darauf hinweist, dass sich das Verarbeitung sziel auf das Ersetzen von Schlüssel wörtern selbst konzentriert.
Dieser Verarbeitung effekt ist ideal für Office-Dateien, die das ursprüngliche Word-Format beibehalten müssen. Unabhängig davon, ob es sich um den Firmennamen in der Vertrags vorlage oder den Parameter text in den Produkt informationen handelt, kann die Stapel änderung auf dieselbe Weise abgeschlossen werden, solange die Ersatz regel klar ist.
Schritt 1: Wählen Sie "Schlüssel wörter in Word suchen und ersetzen".
Öffnen HeSoft Doc Batch Tool Danach wählen Sie "Word Tools" in der linken Navigations leiste. In der Softwares chnitt stelle sind mehrere Dokument-Batch-Klassifikationen zu sehen, was darauf hinweist, dass die Position ierung für die Stapel verarbeitung von Office-Dateien ist, um Benutzern zu helfen, sich wiederholende Vorgänge zu reduzieren. Dieses Mal wird der Inhalt des Word-Dokuments verarbeitet, sodass Sie keine Excel-, PDF-oder Bild werkzeuge eingeben müssen.
Wählen Sie auf der Seite Word-Tools "Schlüssel wörter in Word suchen und ersetzen". Die Beschreibung dieser Funktions karte im Screenshot lautet "Schlüssel wörter im Word-Datei inhalt in Stapeln finden und ersetzen". Dies ist die Kern aufgabe dieses Artikels. Nach dem Aufrufen der Funktion führt die Software den Benutzer durch die Datei auswahl, die Verarbeitung optionen, den Speicherort und den Beginn der Verarbeitung.
Schritt 2: Dateien hinzufügen oder Word-Dokumente aus einem Ordner importieren
Nach dem Aufrufen der Funktion besteht der erste Schritt darin, die zu verarbeiten den Datensätze auszuwählen. Oben auf der Seite sehen Sie die Schaltflächen "Dateien hinzufügen", "Dateien aus Ordnern importieren", "Leeren", "Mehr" usw. Wenn Sie nur wenige Dateien verarbeiten, können Sie normaler weise auf "Dateien hinzufügen" klicken. Wenn ein Ordner mit Word-Dokumenten fertig ist, können Sie auf "Dateien aus Ordnern importieren" klicken, was für Stapel aufgaben besser geeignet ist.
Im Beispiel werden 6 docx-Dateien importiert. In der Liste werden Name, Pfad, Erweiterung, Erstellung szeit und Änderungs zeit für jede Datei nach Seriennummer angezeigt. Die Liste hier entspricht einer Bestätigung liste vor der Verarbeitung. Der Benutzer muss bestätigen, dass 1.docx bis 6.docx alle Dokumente sind, die geändert werden müssen, ob der Pfad D:\ test \ korrekt ist und ob die Erweiterung den Erwartungen entspricht. Klicken Sie nach der Bestätigung unten auf "Weiter".
Wenn die Anzahl der Dateien groß ist, wird empfohlen, die Version zuerst über den Ordner zu organisieren, z. B. die Original datei im Ordner "Ausstehend" und die verarbeitete Datei im Ordner "Verarbeitet". Obwohl die spezifische Methode zur Benennung von Ordnern im Screenshot nicht angezeigt wird, kann eine klare Datei organization aus der Erfahrung der Stapel verarbeitung nachfolgende Inspektionen sorgenfreier machen.
Schritt 3: Legen Sie den genauen Such text und die Ersatz liste fest
Der zweite Schritt besteht darin, die Verarbeitung optionen festzulegen. Im Screenshot wurde unter "Such methode" die Option "Text genau suchen" ausgewählt. Dies bedeutet, dass die Software den vom Benutzer eingegebenen Text genau findet und ersetzt, was sich sehr gut zum Ersetzen klarer Schlüssel wörter, Phrasen, Namen, Nummern oder Parameter eignet. Neben "Text mit Formel unschärfe suchen" ist nicht ausgewählt, daher ist dieses Beispiel keine Fuzzy-Übereinstimmung, sondern eine genaue Substitution.
In "Zusätzliche Optionen" sind zwei Optionen zu sehen: "Groß-und Kleinschreibung von Buchstaben ignorieren" und "Übereinstimmung mit einem vollständigen Wort anstelle eines Teils eines Wortes". Diese beiden Einstellungen werden anhand der tatsächlichen Dokumentation festgelegt. Wenn beispiels weise englische Schlüssel wörter Unterschiede zwischen Groß-und Kleinschreibung aufweisen können, können Sie die Einstellungen für Groß-und Kleinschreibung berücksichtigen. Wenn die Schlüssel wörter kurz sind und Sie sich Sorgen machen, sie durch Teile anderer Wörter zu ersetzen, sollten Sie auf die vollständige Wort übereinstimmung achten. Der Schwerpunkt dieses Beispiel-Screenshots liegt auf der genauen Suche und der Liste der Schlüssel wörter.
Auf der linken Seite unten auf der Seite befindet sich "Liste der zu suchen den Schlüssel wörter" und auf der rechten Seite "Liste der ersetzten Schlüssel wörter". Beispiele werden wie folgt ausgefüllt: Australia in der ersten Reihe links, Kanada in der ersten Reihe rechts, USA in der zweiten Reihe links und Japan in der zweiten Reihe rechts. Die Software stellt eine Ersatz beziehung basierend auf derselben Zeilennummer her, sodass die Reihenfolge der linken und rechten Liste konsistent bleiben muss.
Wenn Sie weitere Schlüssel wörter haben, können Sie sie auch weiter nach Zeilen hinzufügen. Beispiels weise können der alte Firmenname, der neue Firmenname, die alte Adresse, die neue Adresse, das alte Modell und das neue Modell in Gruppen eingegeben werden. Vermeiden Sie beim Ausfüllen zusätzliche Leerzeichen, insbesondere englische, nummerierte und symbolische Inhalte, da Leerzeichen auch die Übereinstimmung sergeb nisse beeinflussen können. In der Benutzer oberfläche wird außerdem die Meldung "Nicht ausfüllen bedeutet Löschen" angezeigt. Wenn Sie also das ursprüngliche Wort nicht löschen möchten, lassen Sie das entsprechende Verhalten auf der rechten Seite nicht leer.
Schritt 4: Legen Sie den Speicherort fest und starten Sie die Verarbeitung
Klicken Sie nach dem Einstellen der Keyword-Regeln auf "Weiter". Aus dem Prozess streifen geht hervor, dass die nächsten Schritte "Speicherort festlegen" und "Verarbeitung starten" umfassen. Die Auswahl des Speicherorts ist wichtig, wenn Sie Word-Inhalte in großen Mengen ändern. Es wird empfohlen, die Original datei bei der Verarbeitung offizieller Dateien beizu behalten und die Ausgabe ergebnisse an einem anderen Ort zu speichern, um den Vergleich und die Rücker statt ung zu erleichtern.
Nach Eingabe des Anfangs schritts führt die Software die Regeln nacheinander gemäß der Liste der zuvor importierten Dateien aus. Für die 6 Docx-Dateien im Beispiel sucht das System nach Australia und USA und ersetzt sie durch Canada bzw. Japan. Nach Abschluss der Verarbeitung kann der Benutzer die Ausgabe datei öffnen, um zu überprüfen, ob die Ergebnisse mit den Erwartungen übereinstimmen.
Häufig gestellte Fragen und Vorsicht maßnahmen
1. Beeinflussen sich mehrere Keyword-Ersetzungen gegenseitig?Wenn die Schlüssel wörter keine Beziehung enthalten, sind sie normaler weise klarer. Australia und USA zum Beispiel sind zwei separate Wörter. Wenn zwischen Schlüssel wörtern wie "ABC" und "ABC Company" eine Inklusion beziehung besteht, wird empfohlen, zuerst die Ersatz reihenfolge und die Regeln zu sortieren und mit einer kleinen Anzahl von Dateien zu testen.
2. Warum wird empfohlen, zuerst eine kleine Anzahl von Dateien zu testen?Die Stapel verarbeitung wirkt sich auf mehrere Dokumente gleichzeitig aus. Verwenden Sie zuerst 1 oder 2 Dateien, um zu testen, ob die Schlüssel wörter korrekt ausgefüllt sind und ob das Ersetzung serge bnis den Erwartungen entspricht, und verarbeiten Sie dann alle Dateien mit geringerem Risiko.
3. Kann nur bestimmte Dateien ersetzt werden?Der Verarbeitung bereich kann durch Importieren der Liste gesteuert werden. Fügen Sie der Liste nur Word-Dateien hinzu, die geändert werden müssen, und importieren Sie keine Dateien, die nicht verarbeitet werden müssen. Wenn sie bereits importiert wurden, können Sie sie aus der Liste entfernen, bevor Sie fortfahren.
4. Was bedeutet es, dass das Ersatz wort auf der rechten Seite leer ist?Im Screenshot heißt es "Nicht ausfüllen bedeutet Löschen". Mit anderen Worten, die auf der linken Seite gefundenen Schlüssel wörter können gelöscht werden, wenn sie keinen neuen Inhalt haben. Diese Einstellung eignet sich zum Löschen von festem Text, ist jedoch nicht für normale Ersatz aufgaben geeignet.
5. Wie kann man Fehl substitutionen reduzieren?Versuchen Sie, vollständige Schlüssel wörter einzugeben, verwenden Sie keinen zu kurzen Text, achten Sie bei der Verarbeitung von Englisch auf Groß-und Kleinschreibung und Wort grenzen, sichern Sie die Originale, bevor Sie offizielle Dokumente verarbeiten, und verwenden Sie Word, um nach alten Schlüssel wörtern für die Überprüfung zu suchen.
Zusammenfassung
Der Schlüssel prozess für das Batch-Ersetzen mehrerer Schlüssel wörter in Word-Dateien kann in vier Schritten zusammen gefasst werden: Wählen Sie die Word-Such-und Ersetzung funktion aus, importieren Sie die zu verarbeiten den Docx-oder Doc-Dokumente, legen Sie den genauen Such text und mehrere Gruppen von Ersetzung listen fest und legen Sie schließlich den Speicherort fest und beginnen Sie mit der Verarbeitung. HeSoft Doc Batch Tool Machen Sie diese Schritte zu einem geführten Prozess, der für Office-Dokumente geeignet ist, die einheitlich aktualisiert werden müssen, z. B. Verträge, Materialien, Vorlagen, Handbücher usw. Im Vergleich zum manuellen Ersetzen kann es Doppel arbeit reduzieren und die Änderungs konsistenz verbessern. Es wird empfohlen, die Original datei vor der formalen Stapel verarbeitung zu sichern und eine kleine Anzahl von Dokumenten zu verwenden, um die Regeln zu überprüfen, und dann den gesamten Ordner zu verarbeiten, nachdem die Richtigkeit bestätigt wurde.