Wenn die Benennungsregeln für eine große Anzahl von Dateien feste Suffixe enthalten, wie z. B. Städtecodes wie LON, PAR, NYC, SYD, TYO, ist das manuelle Filtern, Kopieren und Verschieben von Dateien sehr zeitaufwändig. Dieser Artikel beschreibt, wie Sie mit HeSoft Doc Batch Tool viele Dateien automatisch nach den letzten Zeichen des Dateinamens klassifizieren, entsprechende Ordner stapelweise erstellen und die Dateien darin ablegen können. Dies eignet sich für die tägliche Organisation verschiedener Dateien wie txt, doc, docx, xls, xlsx, pdf usw.
Im Büroalltag sehen viele Dateien nur nach Nummern unterschiedlich aus, doch das Dateinamen-Ende enthält oft entscheidende Klassifizierungsinformationen. Beispielsweise ähneln die Dateinamen im Screenshot 10102271LON.txt, 10103956PAR.txt, 10179839NYC.txt, wobei die letzten 3 Zeichen LON, PAR, NYC verschiedene Kategorien repräsentieren. Bei nur einem Dutzend Dateien ist manuelles Verschieben noch machbar; sobald es dutzende, hunderte oder gar tausende Dateien sind, führt das einzelne Prüfen des Dateinamens und anschließende manuelle Verschieben in Ordner leicht zu Fehlern und kostet viel Zeit.
Das in diesem Artikel zu lösende Problem ist klar definiert: Viele Dateien stapelweise nach den letzten Zeichen ihres Dateinamens gruppiert zusammenzuführen. Das bedeutet, die Software beurteilt automatisch die Kategorie anhand der Zeichen am Dateinamen-Ende und sortiert gleichartige Dateien in entsprechende Ordner. Im Screenshot-Beispiel werden die Dateien letztendlich in Ordner wie LON, NYC, PAR, SYD, TYO einsortiert. Nachfolgend wird anhand von Screenshots der Benutzeroberfläche erklärt, wie Sie mit der Bürosoftware HeSoft Doc Batch Tool diese Art der stapelweisen Dateisortierung durchführen.
Anwendungsszenarien: Welche Dateien eignen sich für die Klassifizierung nach Zeichen am Dateinamen-Ende?
Die Klassifizierung nach Zeichen am Dateinamen-Ende eignet sich für Szenarien mit festen Benennungsregeln. Häufige Fälle sind: Regionalcodes hinter Dateinummern, Abteilungsabkürzungen hinter Bestellnummern, Projektcodes am Ende von Vertragsnamen, Branchenkürzel am Ende von Kundendaten, Kategorie-Labels am Ende von Bildern oder Scans. Solange die Klassifizierungsbasis aller Dateien eines Stapels fest am Dateinamen-Ende erscheint, kann diese Methode zur Stapelsortierung verwendet werden.
Zum Beispiel sind die letzten 3 Zeichen des Dateinamens 10102271LON.txt LON, des Dateinamens 10103956PAR.txt sind es PAR und des Dateinamens 10202656TYO.txt sind es TYO. Die Software erstellt oder identifiziert anhand dieser Endzeichen entsprechende Ordner und verschiebt die Dateien dann hinein. Das txt hier ist nur ein Beispiel; im Büroalltag kann dies gleichermaßen für Word-Dokumente (doc, docx), Excel-Tabellen (xls, xlsx), PDF-Dateien, Bilddateien und andere gängige Dokumenttypen verwendet werden. Die Kernbedingung ist nicht das Dateiformat, sondern ob der Dateiname erkennbare Klassifizierungszeichen am Ende enthält.
Der Wert dieser Art der Stapelverarbeitung liegt in der Reduzierung repetitiver Arbeit. Bei manueller Sortierung müssen Sie wiederholt „Dateinamen ansehen, Kategorie beurteilen, Zielordner öffnen, Datei hineinziehen“; mit einem Stapelverarbeitungstool müssen Sie nur einmal Dateien importieren, Klassifizierungsregeln festlegen, die verbleibenden Schritte der Ordnererstellung und Kategorisierung führt die Software aus – besser geeignet für die Archivierung großer Datenmengen im Büroalltag.
Ergebnisvorschau: Dateien vor der Verarbeitung gemischt im selben Verzeichnis
Vor der Verarbeitung liegen alle Dateien gemischt in einem Ordner. Obwohl der Dateiname bereits Klassifizierungsinformationen enthält, wurden diese Informationen nicht in eine Ordnerstruktur umgesetzt. Wenn der Benutzer eine bestimmte Kategorie von Dateien sucht, muss er über Suche oder manuelles Durchsuchen der Dateinamen filtern, was ineffizient ist.
Auf dem Screenshot vor der Verarbeitung ist zu erkennen, dass die Dateinamen aus einer Nummer und einem Buchstabencode am Ende bestehen, z. B. LON, PAR, SYD, NYC, TYO. Die rot markierte Stelle ist genau die in diesem Artikel zu nutzende Klassifizierungsbasis: die letzten 3 Zeichen des Hauptteils des Dateinamens. Bei manueller Sortierung müssten die LON-Dateien in den LON-Ordner, die PAR-Dateien in den PAR-Ordner verschoben werden usw. Je mehr Dateien, desto leichter wird eine Datei vergessen oder falsch abgelegt.
Ergebnisvorschau: Nach der Verarbeitung generierte Klassifizierungsordner anhand der Endzeichen
Nach Abschluss der Verarbeitung wird derselbe Dateistapel automatisch in mehrere Ordner einsortiert. Im Screenshot ist zu sehen, dass das System die Ordner LON, NYC, PAR, SYD, TYO generiert hat, wobei jeder Ordner einer Kategorie von Zeichen am Dateinamen-Ende entspricht.
Dieses Ergebnis eignet sich sehr gut für die anschließende Archivierung, Bereitstellung, Auslieferung oder gemeinsame Nutzung. Wenn Sie beispielsweise Dateien verschiedener Städte, Abteilungen oder Projekte an die jeweiligen Personen senden möchten, müssen Sie nur den entsprechenden Ordner öffnen, ohne sie aus einem gemischten Dateipool herausfiltern zu müssen. Für Personen, die häufig stapelweise Dokumente, Berichte, Bestellungen oder Scans verarbeiten, kann diese Art der automatischen Klassifizierung nach Dateinamen-Regeln repetitive Vorgänge erheblich reduzieren.
Vorgehensweise: Verwendung von HeSoft Doc Batch Tool zur Klassifizierung nach Zeichen am Dateinamen-Ende
Die konkreten Schritte werden nachfolgend entsprechend der Reihenfolge der Screenshots beschrieben. Da das Beispiel dieses Artikels nach den letzten 3 Zeichen klassifiziert, sind die wichtigen Einstelloptionen „Nach den letzten Zeichen klassifizieren“ und „Anzahl 3“. Sollte Ihre Dateinamen-Regel abweichen, z. B. 2 oder 4 Zeichen am Ende, passen Sie die Anzahl entsprechend dem tatsächlichen Bedarf an.
Schritt 1: Funktion zur Dateisortierung aufrufen, „Dateien nach Dateiname klassifizieren“ wählen
Nach dem Öffnen von HeSoft Doc Batch Tool sehen Sie im linken Funktionsbereich mehrere Büroverarbeitungskategorien, z. B. Dateiname, Ordnername, Dateien sortieren, Word-Tools, Excel-Tools, PDF-Tools. In diesem Artikel sollen Dateien sortiert werden, daher wählen Sie links die Kategorie Dateien sortieren.
Wählen Sie auf der Seite „Dateien sortieren“ die Funktionskarte „Dateien nach Dateiname klassifizieren“. Der Screenshot zeigt, dass die Funktionsbeschreibung „Alle Dateien stapelweise nach Dateiname klassifizieren“ lautet. Die aktuelle Aufgabe ist weder Klassifizierung nach Dateiendung noch Umbenennung, sondern das Erstellen von Kategorien basierend auf einem Teil des Dateinamens. Daher sollte diese Funktion aufgerufen werden.
Zweck dieses Schritts ist, der Software mitzuteilen, dass eine Dateisortierung durchgeführt werden soll und die Klassifizierungsbasis der Dateiname ist. Nach der Auswahl der korrekten Funktion gelangen Sie auf eine assistentengeführte Bedienseite, auf der Sie anschließend nacheinander Dateien auswählen, Verarbeitungsoptionen festlegen, den Speicherort einstellen und die Verarbeitung starten.
Schritt 2: Zu verarbeitende Dateien hinzufügen oder importieren
Auf der Seite „Dateien nach Dateiname klassifizieren“ bietet der obere Bereich Bedienelemente wie Dateien hinzufügen, Dateien aus Ordner importieren, Leeren, Mehr. Für wenige Dateien können Sie „Dateien hinzufügen“ wählen; befinden sich die Dateien alle im selben Verzeichnis, ist es geeigneter, „Dateien aus Ordner importieren“ zu klicken, um alle Dateien des Ordners auf einmal zu importieren.
Nach dem Import werden die Dateien in einer Liste angezeigt. Die Liste im Screenshot enthält Informationen wie Nummer, Name, Pfad, Erweiterung, Erstellungsdatum, Änderungsdatum. Hier können Sie prüfen, ob die Dateien vollständig importiert wurden, und über die Liste bestätigen, ob die Dateinamen der erwarteten Regel entsprechen. Beispielsweise befinden sich die Dateien im Screenshot alle im Pfad D:\test, haben die Erweiterung txt und enthalten alle einen 3-stelligen Buchstabencode am Ende des Namens.
Zweck dieses Schritts ist es, die Dateien, die stapelweise klassifiziert werden sollen, der Verarbeitungswarteschlange hinzuzufügen. Nur in der Liste aufgeführte Dateien werden von den nachfolgenden Regeln verarbeitet. Falls Sie feststellen, dass irrelevante Dateien importiert wurden, können Sie diese über das Löschsymbol in der Aktionsspalte entfernen; wurde der falsche Stapel importiert, können Sie „Leeren“ verwenden, um neu auszuwählen. Nachdem Sie die Korrektheit der Einträge bestätigt haben, klicken Sie auf Weiter, um zu den Verarbeitungsoptionen zu gelangen.
Schritt 3: „Nach den letzten Zeichen klassifizieren“ wählen und Anzahl eingeben
Auf der Seite „Verarbeitungsoptionen festlegen“ sehen Sie verschiedene Klassifizierungsmethoden, darunter: Nach dem ersten Zeichen klassifizieren, nach der ersten Ziffer klassifizieren, nach dem ersten englischen Buchstaben klassifizieren, nach dem ersten chinesischen Schriftzeichen klassifizieren, nach den ersten Zeichen klassifizieren, nach Zeichen im selbstdefinierten Positionsbereich klassifizieren, nach selbstdefiniertem regulärem Ausdruck klassifizieren usw. In diesem Beispiel soll der Städtecode am Ende des Dateinamens verwendet werden, wählen Sie daher „Nach den letzten Zeichen klassifizieren“.
Nach Auswahl dieser Klassifizierungsmethode geben Sie im Eingabefeld „Anzahl“ 3 ein. Denn die Klassifizierungscodes LON, PAR, NYC, SYD, TYO in den Beispieldateinamen bestehen alle aus 3 englischen Buchstaben. Wenn Ihr Dateiname auf 2-stelligen Abteilungscodes endet, z. B. HR, IT, CW, geben Sie 2 ein; bei 4-stelligen Projektcodes geben Sie 4 ein.
Darunter befindet sich der Bereich „Groß-/Kleinschreibung“, im Screenshot ist Standard ausgewählt. Dies bedeutet, dass die Software nach der Schreibweise im ursprünglichen Dateinamen klassifiziert. Wenn in Ihren Dateinamen Groß-/Kleinschreibung gemischt auftritt, z. B. lon, LON, Lon gleichzeitig vorkommen, und Sie eine einheitliche Sortierung wünschen, können Sie je nach Bedarf die angebotenen Optionen zur Groß-/Kleinschreibung wählen. Im Beispiel dieses Artikels sind die Dateiendungen der Quelldateien alle Großbuchstaben, daher kann die Standardeinstellung beibehalten werden.
Das erwartete Ergebnis dieses Schritts ist: Die Software schneidet vom Ende des Hauptteils jedes Dateinamens die angegebene Anzahl Zeichen ab und verwendet sie als Klassifizierungsnamen. Beispielsweise wird 10102271LON.txt nach LON klassifiziert, 10179839NYC.txt nach NYC, 10209510TYO.txt nach TYO. Klicken Sie nach Abschluss der Einstellungen auf Weiter.
Schritt 4: Speicherort festlegen und Verarbeitung starten
Aus dem Prozess der Benutzeroberfläche ist ersichtlich, dass der Assistent noch die zwei Phasen Speicherort festlegen und Verarbeitung starten umfasst. Nach der Festlegung der Klassifizierungsregeln müssen Sie den Anweisungen der Software folgen, um auszuwählen, wohin das Ergebnis gespeichert wird. Es wird empfohlen, einen neuen, leeren Ordner als Ausgabeort zu wählen, um die Prüfung der Ergebnisse zu erleichtern und ein Vermischen mit den Originaldateien zu vermeiden.
Nachdem der Speicherort festgelegt wurde, gelangen Sie in die Phase „Verarbeitung starten“. Nach Klick auf den Start identifiziert die Software automatisch die letzten 3 Zeichen jedes Dateinamens gemäß den zuvor festgelegten Regeln, erstellt die entsprechenden Klassifizierungsordner und verschiebt die Dateien in diese Ordner. Nach Abschluss der Verarbeitung sehen Sie im Zielverzeichnis die Ordner LON, NYC, PAR, SYD, TYO.
Zweck dieses Schritts ist es, die Regeln tatsächlich auf die Dateien anzuwenden. Im Vergleich zum manuellen Verschieben erledigt die Software die Schritte Beurteilung, Ordnererstellung, Archivierung in einem Durchgang – geeignet für sich wiederholende und datenintensive Dateisortieraufgaben.
Häufige Fragen und Hinweise
1. Beinhalten die „letzten Zeichen“ die Dateiendung wie txt, docx, pdf?
Aus den Ergebnissen der Screenshot-Beispiele wurden die Dateien in Ordner wie LON, PAR, NYC einsortiert, nicht in einen txt-Ordner. Das zeigt, dass hier die letzten Zeichen des Dateinamen-Hauptteils verwendet werden, nicht die Dateiendung. Das heißt, 10102271LON.txt wird nach LON klassifiziert, nicht nach txt. Es wird dennoch empfohlen, zuerst mit wenigen Dateien zu testen, um sicherzustellen, dass die Regel den Erwartungen entspricht, bevor eine große Anzahl Dateien stapelweise verarbeitet wird.
2. Können Dateinamen unterschiedlicher Länge verarbeitet werden?
Solange die Klassifizierungszeichen stabil am Ende des Dateinamens erscheinen, kann diese Methode verwendet werden. Die Länge des vorderen Nummernteils kann variieren, z. B. 10102271LON, A0001LON, Bestellung202606LON – solange die letzten 3 Zeichen der Kategoriecode sind, können sie nach LON gruppiert werden. Sollten einige Dateinamen keinen Klassifizierungscode am Ende haben, könnten falsche Zeichen abgeschnitten werden, daher sollten Sie vor der Stapelverarbeitung die Benennungsregeln prüfen.
3. Können Word-, Excel- und PDF-Dateien ebenfalls auf diese Weise sortiert werden?
Ja. Die Screenshots in diesem Artikel nutzen txt-Dateien zur Demonstration, um die Dateinamen-Struktur deutlicher darzustellen. Im Büroalltag können Dateien wie doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, pdf, jpg, png gleichermaßen nach Namensregeln sortiert werden, sofern sie feste Klassifizierungszeichen am Ende des Dateinamens aufweisen. Die Kernverarbeitungslogik der Software basiert auf dem Dateinamen und ist nicht auf ein bestimmtes Dateiformat beschränkt.
4. Sollte man den Originalordner direkt verarbeiten oder am neuen Ort speichern?
Zur leichteren Kontrolle wird empfohlen, das Verarbeitungsergebnis in einem neuen Ordner zu speichern. So wird die ursprüngliche Verzeichnisstruktur nicht beeinträchtigt, selbst wenn die Einstellungen nicht den Erwartungen entsprechen. Nach Bestätigung der korrekten Klassifizierungsergebnisse können Sie je nach Arbeitsanforderung das Originalverzeichnis ersetzen oder mit der Archivierung fortfahren.
5. Was passiert, wenn die Anzahl falsch eingegeben wird?
Wenn die Anzahl falsch eingegeben wird, entsprechen die Namen der Klassifizierungsordner ebenfalls nicht den Erwartungen. In diesem Beispiel müsste 3 eingegeben werden; würde fälschlicherweise 2 eingegeben, könnte LON nur nach ON klassifiziert werden; würde 4 eingegeben, könnte ein Teil der Nummer zusammen mit dem Code abgeschnitten werden. Daher muss die Anzahl exakt der Länge des Klassifizierungscodes entsprechen.
Zusammenfassung: Dateinamen-Regeln in automatische Archivierungsregeln umsetzen
Die stapelweise Klassifizierung nach den letzten Zeichen des Dateinamens ist eine sehr praktische Methode zur Büro-Dateisortierung. Sie nutzt die bereits im Dateinamen vorhandenen Informationen wie Nummern, Codes, Abteilungs- oder Ortsangaben, um automatisch Klassifizierungsordner zu generieren und die Archivierung durchzuführen, und vermeidet manuelles Filtern und Verschieben. Für Benutzer, die viele txt-, docx-, xlsx-, pdf-, Bild- oder andere Dateien sortieren müssen, reduziert die Verwendung von HeSoft Doc Batch Tool die repetitive Arbeit auf wenige Schritte.
Wenn Ihre Dateinamen ebenfalls, wie im Beispiel gezeigt, am Ende einen Klassifizierungscode fester Länge aufweisen, können Sie direkt dem Ablauf in diesem Artikel folgen: Gehen Sie zu Dateien sortieren, wählen Sie „Dateien nach Dateiname klassifizieren“, importieren Sie die Dateien, wählen Sie „Nach den letzten Zeichen klassifizieren“, geben Sie die Zeichenanzahl ein, legen Sie den Speicherort fest und starten Sie die Verarbeitung. Es wird empfohlen, die Regeln zunächst mit wenigen Beispieldateien zu validieren, bevor Sie die offiziellen Dateien stapelweise verarbeiten – das ist effizient und zugleich sicher.