여러 Word 문서의 모든 변경 내용을 일괄적으로 수락하거나 거부하는 방법은? doc, docx 검토 흔적 일괄 처리 튜토리얼

여러 Word 문서를 검토한 후에는 대량의 삽입, 삭제 등 수정 흔적이 남는 경우가 많습니다. doc, docx 파일을 하나씩 열어 모든 수정 사항을 수동으로 적용하거나 거부하면 시간이 오래 걸릴 뿐만 아니라 누락되기 쉽습니다. 이 문서에서는 HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 사용하여 여러 Word 파일을 한꺼번에 가져와 “모든 수정 사항 적용” 또는 “모든 수정 사항 거부”를 일괄 선택하고 필요에 따라 추가 수정을 중지하는 방법을 소개합니다. 또한 처리 전후의 차이점, 전체 작업 절차, 백업 파일, 처리 방식 선택 및 결과 확인 시 주의사항을 함께 보여줍니다.

계약서 최종본, 논문 정리, 제도 문서 보관, 입찰서 취합 또는 다자간 협업 문서 전달 시 다음과 같은 문제를 자주 겪게 됩니다. 한 폴더에 수정 기록이 있는 Word 문서가 여러 개 있고, 본문에는 삭제선뿐 아니라 추가된 글자, 색상 표시, 수정 구분선이 함께 존재합니다. 이러한 파일을 바로 읽거나 제출할 수 있는 최종 버전으로 정리하려면 보통 문서를 하나씩 열고 Word의 검토 기능으로 들어가 모든 수정 내용 적용 또는 모든 수정 내용 취소를 각각 실행해야 합니다.

처리할 파일이 한두 개뿐이면 수동 작업도 가능하지만, 수십 개 이상의 doc, docx 문서를 처리해야 한다면 파일 열기, 선택, 저장, 닫기를 반복하는 데 많은 시간이 소요되고 특정 문서를 빠뜨리거나 수정 처리 방식을 잘못 선택하기 쉽습니다. 이 문서에서는 오피스 소프트웨어 HeSoft Doc Batch Tool 를 사용하여 여러 Word 파일을 한 번에 가져오고, 수정 상태를 일괄적으로 적용 또는 취소로 변경하며, 필요에 따라 후속 수정 기록을 중지하여 반복 작업을 줄이는 방법을 소개합니다.

1. 적용 상황: 어떤 Word 파일을 일괄 수정 처리에 사용하면 좋은가

‘Word 수정 내용 적용 또는 취소’ 기능은 주로 검토 흔적이 있는 여러 문서를 한꺼번에 처리하는 데 사용되며, 다음과 같은 작업 상황에 적합합니다.

• 계약 및 합의서 최종본: 법무, 영업, 고객이 여러 차례 수정을 마친 후 확인된 변경 사항을 일괄 적용하여 서명 또는 보관에 적합한 버전을 생성해야 하는 경우.
• 논문, 보고서 일괄 정리: 지도교수나 검토자가 여러 docx 문서에 추가·삭제 수정을 남긴 경우, 일관된 규칙에 따라 수정 내용을 적용하거나 취소해야 하는 경우.
• 규정 및 제도 업데이트: 여러 부서 문서가 집중 검토를 거친 후 페이지의 수정 표시를 제거하고 깨끗한 공식 문서를 만들어야 하는 경우.
• 입찰서 및 프로젝트 자료 전달: 제출 전에 모든 수정 내용을 확인하고 처리하여 내부 수정 과정이 외부 인원에게 그대로 전달되지 않도록 해야 하는 경우.
• 이전 버전 복구: 일괄 수정 내용을 유지하지 않아야 한다면 모든 수정 내용을 일괄 취소하여 문서를 최대한 수정 전 내용 상태로 되돌려야 하는 경우.
• 일괄 수정 상태 종료: 기존 수정 처리를 완료한 후 필요에 따라 ‘수정 중지’를 활성화하여 문서가 계속 수정 기록 상태로 남지 않도록 해야 하는 경우.

조작 화면에서 볼 수 있듯이 이 기능은 여러 Word 파일을 하나의 배치 작업으로 처리할 수 있으며, 예시에서는 1.doc, 2.docx, 3.docx, 4.docx를 동시에 추가했습니다. 즉, 일반적인 구버전 doc 문서와 신버전 docx 문서를 같은 처리 목록에 함께 추가할 수 있으므로 Microsoft Word에 들어가 하나씩 반복 작업할 필요가 없습니다.

2. 결과 미리 보기: 일괄 수정 적용 전후의 차이

1. 처리 전: 파일 수가 많고 본문에 뚜렷한 수정 흔적이 남아 있음

처리 전 폴더에는 이름과 형식이 서로 다른 여러 Word 문서가 있으며 doc 파일과 docx 파일이 모두 포함되어 있습니다. 수동 방식을 사용하면 이러한 문서를 차례로 열어 각각 처리해야 합니다.

수정 내용이 포함된 문서를 열면 본문에 빨간색 삭제선, 빨간색 추가 글자, 페이지 왼쪽의 수정 표시가 존재하는 것을 확인할 수 있습니다. 화면의 화살표는 두 가지 대표적인 내용을 가리킵니다. 하나는 삭제 표시된 문장이고, 다른 하나는 빨간색 밑줄로 표시된 추가 단락입니다. 이러한 내용은 여전히 Word 수정 상태에 있으며 일반적인 글자 서식 변경이 아닙니다.

특히 ‘수정 표시 숨기기’와 ‘수정 내용 적용’은 같은 것이 아님에 주의해야 합니다. 표시 방식만 전환하면 페이지에 표시가 일시적으로 사라질 뿐 수정 기록은 문서에 계속 남아 있습니다. 실제로 모든 수정 내용 적용을 실행해야 확인된 추가 내용이 일반 본문이 되고, 삭제된 내용은 최종 본문에서 제거됩니다.

2. 처리 후: 수정 내용을 적용하여 깨끗한 본문 형성

예시에서 선택한 것은 ‘모든 수정 내용 적용’입니다. 처리 후 문서를 다시 확인하면 원래 삭제선이 있던 문장은 사라지고, 빨간색으로 표시되었던 추가 단락은 유지되어 일반 본문으로 표시됩니다. 페이지에 이러한 빨간색 추가·삭제 흔적이 더 이상 나타나지 않아 읽기, 인쇄, 발송, 보관에 더 적합한 내용이 됩니다.

설정에서 ‘모든 수정 내용 취소’를 선택하면 처리 논리는 반대가 됩니다. 수정에서 추가된 내용은 취소되고 삭제 표시된 기존 내용은 복구됩니다. 적용과 취소는 최종 텍스트에 직접 영향을 주므로 일괄 처리를 시작하기 전에 수정 후 버전을 유지할지, 수정 전 버전을 유지할지 먼저 명확히 해야 합니다.

3. 조작 단계: doc, docx 파일의 수정 내용 일괄 적용 또는 취소

1단계: Word 도구로 들어가 ‘Word 수정 내용 적용 또는 취소’ 선택

HeSoft Doc Batch Tool 를 실행한 후 왼쪽 기능 분류에서 ‘Word 도구’로 들어갑니다. 소프트웨어 메인 화면은 여러 Word 콘텐츠 처리 기능을 제공하며, ‘콘텐츠 처리’ 분류에서 ‘Word 수정 내용 적용 또는 취소’를 찾아 클릭합니다.

이 단계의 목적은 수정 상태 처리를 위한 전용 작업 페이지로 들어가는 것입니다. ‘Word의 모든 서식 삭제’나 기타 정리 기능을 잘못 선택하지 않아야 합니다. 수정 내용은 문서 검토 정보이며 일반적인 글꼴, 색상, 단락 서식이 아니기 때문입니다. 올바르게 들어가면 페이지 상단에 현재 기능 이름 ‘Word 수정 내용 적용 또는 취소’가 표시되고, 기록 선택, 처리 옵션 설정, 저장 위치 설정, 처리 시작 등의 흐름이 나타납니다.

2단계: 일괄 처리할 Word 파일 추가

작업 페이지로 들어간 후 ‘파일 추가’를 클릭하여 하나 이상의 Word 문서를 선택합니다. 파일이 이미 같은 디렉터리에 모여 있다면 ‘폴더에서 파일 가져오기’를 사용하여 파일을 하나씩 선택하는 작업을 줄일 수도 있습니다.

파일 추가가 완료되면 소프트웨어는 목록에 번호, 이름, 경로, 확장자, 만든 날짜, 수정한 날짜 등의 정보를 표시합니다. 예시 화면에는 총 4개의 레코드가 가져와졌으며 doc 파일 1개와 docx 파일 3개가 포함되어 있고, 하단 요약 영역에는 ‘레코드 수: 4’가 표시됩니다.

‘다음’을 클릭하기 전에 다음 사항을 확인하는 것이 좋습니다.

• 목록의 파일이 실제로 이번 작업에 해당하는지 확인하여 아직 검토가 끝나지 않은 문서를 함께 처리하지 않도록 합니다.
• 파일 이름과 경로를 확인하여 같은 이름 파일의 잘못된 버전을 선택하지 않았는지 점검합니다.
• 확장자가 처리해야 할 Word 형식인지 확인합니다(예: doc 또는 docx).
• 특정 파일이 작업에 필요하지 않다면 해당 행 오른쪽의 삭제 아이콘을 통해 목록에서 제거할 수 있습니다.
• 전체 목록을 잘못 추가했다면 페이지 상단의 ‘비우기’를 사용하여 다시 가져올 수 있습니다.

파일 목록에 이상이 없음을 확인한 후 하단의 ‘다음’을 클릭하여 처리 옵션 설정으로 들어갑니다.

3단계: ‘모든 수정 내용 적용’ 또는 ‘모든 수정 내용 취소’ 선택

‘처리 옵션 설정’ 페이지에서 소프트웨어는 서로 배타적인 두 가지 작업 유형을 제공합니다.

• 모든 수정 내용 적용: 수정 후 최종 결과를 유지합니다. 추가된 글자는 정식 본문이 되고 삭제 표시된 내용은 더 이상 유지되지 않습니다. 계약 최종본, 검토 의견이 확인된 경우, 문서 전달 준비 등의 상황에 적합합니다.
• 모든 수정 내용 취소: 기존 수정 내용을 취소합니다. 추가된 내용은 취소되고 삭제된 원문은 복구됩니다. 일괄 수정 내용을 무효화해야 하거나 수정 전 내용으로 복구해야 하는 상황에 적합합니다.

화면에서 현재 선택된 것은 ‘모든 수정 내용 적용’이므로 처리 결과는 결과 미리 보기와 일치합니다. 삭제선 내용은 사라지고 추가 단락은 일반 본문으로 유지됩니다. 목표가 검토자가 한 모든 수정을 취소하는 것이라면 ‘모든 수정 내용 취소’로 변경해야 합니다.

여기의 옵션은 이번 목록의 전체 파일에 적용되므로 처리 요구 사항이 다른 문서를 같은 배치 작업에 두지 않는 것이 좋습니다. 예를 들어 일부 파일은 수정 내용을 적용해야 하고 다른 파일은 취소해야 한다면 두 개의 배치로 나누어 각각 실행하여 통일된 옵션으로 인한 콘텐츠 처리 오류를 피해야 합니다.

4단계: 필요에 따라 ‘수정 중지’ 설정

작업 유형 아래에는 ‘수정 중지’ 스위치가 제공됩니다. 이는 기존 수정 내용을 적용하거나 취소하는 용도와 다릅니다. 전자는 문서가 수정 내용을 계속 기록하는 상태를 종료하는 데 사용되고, 후자는 문서에 이미 존재하는 수정 내용을 어떻게 처리할지 결정하는 데 사용됩니다.

이 파일들이 곧 정식 버전으로 보관, 인쇄, 발송될 예정이고 이후에도 모든 수정을 자동으로 계속 기록할 필요가 없다면 ‘수정 중지’를 활성화할 수 있습니다. 문서가 아직 여러 사람이 검토하는 단계에 있고 후속 수정도 계속 수정 기록으로 남아야 한다면 업무 흐름에 따라 이 옵션을 신중하게 설정해야 합니다.

간단히 말해 두 가지 질문에 먼저 답하면 됩니다. 첫째, 기존 수정 내용을 유지할 것인가 취소할 것인가. 둘째, 이후 편집에서도 계속 수정 내용을 기록할 것인가. 이 두 가지를 명확히 한 후 ‘모든 수정 내용 적용/모든 수정 내용 취소’와 ‘수정 중지’를 각각 설정하면 오조작 위험을 줄일 수 있습니다.

5단계: 저장 위치 설정 및 처리 시작

처리 옵션 확인 후 ‘다음’을 클릭하고 페이지 흐름에 따라 ‘저장 위치 설정’으로 들어갑니다. 결과 확인이 쉬운 출력 디렉터리를 우선 선택하고, 처리된 파일을 원본 파일과 분리하여 저장하는 것이 좋습니다. 그래야 선택이 잘못되어도 원본 문서를 이용해 작업을 다시 실행할 수 있습니다.

저장 위치 설정을 마친 후 계속해서 ‘처리 시작’ 단계로 들어갑니다. 소프트웨어는 목록의 여러 Word 파일에 동일한 수정 처리 규칙을 실행하므로 사용자가 문서를 하나씩 열고 검토 옵션으로 들어가 반복 저장할 필요가 없습니다. 작업이 완료되면 설정한 저장 디렉터리에서 처리 결과를 표본 확인하여 추가 내용, 삭제 내용, 수정 상태가 예상과 일치하는지 중점적으로 확인하는 것이 좋습니다.

4. 수정 내용 적용과 취소는 어떻게 선택해야 하나

일괄 처리는 효율을 높일 수 있지만 어떤 수정 결과를 선택할지는 반드시 업무 목적을 기준으로 해야 합니다. 다음 판단 방식을 참고할 수 있습니다.

특정 수정 사항을 유지해야 할지 확신할 수 없다면 전체 파일에 대해 바로 통일된 처리를 실행하지 않는 것이 좋습니다. 소수의 샘플 문서를 복사하여 먼저 테스트하고 처리 결과를 열어 확인한 후 규칙이 올바른지 검증한 다음 나머지 파일을 처리할 수 있습니다.

5. 자주 묻는 질문과 주의 사항

1. 모든 수정 내용 적용은 모든 빨간 글자를 삭제하는 것과 같은가?

같지 않습니다. 빨간색은 Word에서 흔히 사용되는 수정 표시 방식일 뿐이며, 구체적인 결과는 글자가 추가인지 삭제인지에 따라 달라집니다. 모든 수정 내용 적용 시 추가 글자는 일반적으로 유지되어 일반 본문이 되고, 삭제 표시된 글자는 본문에서 제거됩니다. 따라서 색상만으로 최종 내용을 판단해서는 안 됩니다.

2. 모든 수정 내용 취소 후에는 어떤 일이 발생하나?

모든 수정 내용 취소는 일반적으로 이번 수정 내용을 철회하는 데 사용됩니다. 추가된 내용은 더 이상 유지되지 않고 삭제 표시된 기존 글자는 복구됩니다. 단순히 표시를 숨기는 것이 아니라 수정 내용에 대해 명확한 선택을 내리는 것입니다. 일괄 실행 전에 이러한 수정이 모두 필요하지 않다는 것을 확인해야 합니다.

3. 원본 파일을 먼저 백업해야 하는 이유는?

수정 내용 적용 또는 취소는 문서의 최종 본문을 변경합니다. 특히 일괄 작업은 목록의 모든 파일에 동일한 규칙을 적용하므로 처리 유형을 잘못 선택하면 여러 파일을 복구해야 할 수 있습니다. 원본 파일을 별도 디렉터리에 보관하고 결과를 다른 폴더에 출력하는 것이 더 안전한 작업 방식입니다.

4. doc과 docx를 같은 작업에 넣을 수 있는가?

예시 작업 목록에서 볼 수 있듯이 소프트웨어는 확장자가 doc인 파일과 docx인 파일을 동시에 추가할 수 있습니다. 가져온 후에도 파일이 정상적으로 열리는지 확인하고, 처리 완료 후에는 서로 다른 형식의 결과를 표본 확인해야 합니다. 특히 연식이 오래되었거나 출처가 복잡하거나 특수 콘텐츠가 포함된 구버전 doc 문서를 확인해야 합니다.

5. 일괄 처리 후에도 Word를 열어 확인해야 하나?

확인하는 것이 좋습니다. 일괄 오피스 소프트웨어의 주요 가치는 반복 클릭을 줄이는 것이며 업무 콘텐츠에 대한 최종 확인을 대신하지는 않습니다. 중요한 계약, 수정 내용이 많은 파일, 서로 다른 형식의 샘플 문서를 우선 표본 확인하여 본문 내용이 올바르고 수정 흔적이 예상대로 처리되었는지 확인한 후 결과를 전달이나 보관에 사용하는 것이 좋습니다.

6. 파일마다 다른 처리 방식이 필요하면 어떻게 하나?

작업을 분리해야 합니다. 예를 들어 수정 내용을 적용해야 할 문서를 먼저 한 그룹으로 정리하여 ‘모든 수정 내용 적용’을 통일 선택하고, 원문 복구가 필요한 다른 파일 그룹을 다시 가져와 ‘모든 수정 내용 취소’를 선택합니다. 같은 배치 목록에 두 가지 요구 사항을 섞지 않아야 합니다. 현재 작업 유형은 통일된 규칙으로 적용되기 때문입니다.

7. 수정 중지와 모든 수정 내용 적용의 차이는 무엇인가?

모든 수정 내용 적용은 이미 존재하는 수정 기록을 대상으로 하며, 이러한 수정이 최종 본문에 포함될지 여부를 결정하는 데 사용됩니다. 수정 중지는 이후 편집 상태를 대상으로 하며, 문서가 새로운 수정 내용을 계속 기록할지 여부를 제어하는 데 사용됩니다. 정식 최종본을 만들 때 두 가지를 동시에 고려해야 하는 경우가 많지만 이 둘은 같은 기능이 아닙니다.

6. 요약

검토 흔적이 있는 많은 Word 파일을 마주할 때 문서를 하나씩 열어 수동으로 수정 내용을 적용하거나 취소하는 작업은 기계적이고 시간이 오래 걸리며 누락되기 쉽습니다. HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 사용하면 여러 doc, docx 파일을 한곳에 가져와 같은 작업에서 ‘모든 수정 내용 적용’ 또는 ‘모든 수정 내용 취소’를 통일 선택하고, 전달 요구 사항에 따라 수정 중지 여부를 결정할 수 있습니다.

실제 작업 시 ‘먼저 백업, 그다음 그룹화, 이후 처리, 마지막 표본 확인’ 순서를 따르는 것이 좋습니다. 먼저 원본 문서를 보관하고, 적용 또는 취소의 서로 다른 요구 사항에 따라 파일을 나누고, 목록과 처리 옵션을 확인하고, 독립된 저장 위치를 설정하고, 완료 후 대표 파일을 열어 본문을 확인합니다. 지금 먼저 소량의 사본 문서를 선택하여 위 단계에 따라 테스트하고 처리 효과가 기대에 부합하는지 확인한 후 전체 Word 파일에 대해 일괄 작업을 실행하면 더 안전하게 반복 작업을 줄이고 문서 최종 확정 및 보관 효율을 높일 수 있습니다.