Vous devez souvent modifier par lots un grand nombre de textes en double dans un document Word au travail? Modifier le nom du projet, la description de poste du personnel unifié ou mettre à jour le modèle du produit, etc., si vous effectuez une recherche manuelle, remplacez et modifiez un par un, non seulement une perte de main-d 'œuvre et de temps, mais aussi des erreurs de remplissage ou des omissions peuvent survenir. En fait, dans la technologie actuelle, non seulement Word a intégré de puissantes fonctions de traitement par lots, mais d'autres gadgets sont encore meilleurs, mais beaucoup de gens ne l'ont pas trouvé.
Voici trois techniques de remplacement par lots simples et efficaces, de sorte que vous devez utiliser quelques heures pour traiter le document Word, maintenant cela ne prend que quelques minutes pour le compléter facilement, ce qui améliore considérablement notre efficacité au travail, venez l'essayer avec moi!
Dans quelles circonstances faut-il remplacer par lots le texte et les chiffres dans un document Word?
Mise à jour du document modèle
Lorsque Word utilise un modèle, certains mots ou chiffres doivent être remplacés par un nouveau texte, comme [nom d'entreprise] remplacé par un nom d'entreprise spécifique. La substitution par lots peut rapidement compléter le remplacement et la mise à jour de l'ensemble du document, généralement dans les contrats, les rapports et autres scénarios sont fréquemment utilisés.
Les données sont modifiées ou corrigées
Il y a beaucoup de texte en double dans le document ou le format du document doit être unifié. Nous pouvons remplacer le texte et les nombres par lots. Certains chiffres de l'année 2024 répétitifs dans le document entier peuvent être remplacés par lots en 2025 à la fois, etc., ce qui peut améliorer notre efficacité de modification et éviter les manœuvres.
Protection des informations sensibles
Dans certains des nombreux documents Word que nous avons laissés après avoir discuté avec les clients, il existe une grande quantité d'informations de confidentialité sur le client. Le nom, le numéro ou l'adresse seront conservés dans le document. Afin de protéger la vie privée des clients, nous pouvons directement modifier ces documents par lots Le nom et le numéro du client dans le document est remplacé par lots, atteindre une croissance rapide de l'efficacité.
Aperçu des effets après avoir remplacé plusieurs mots clés dans Word
Avant le traitement:
Après le traitement:
Méthode 1: utiliser HeSoft Doc Batch Tool Remplacement par lots de texte et de chiffres dans Word
Un "arsenal de bureau" multifonctionnel, qu'il s'agisse de renommage de fichiers, de tri de fichiers, de conversion de format ou de modification du contenu du document, il peut être traité par lots!
Index recommandé:★★★★★
Avantages:
- Ne nécessite pas d'opérations très compliquées, il suffit de cliquer sur la souris et de saisir le texte pour terminer la substitution.
- Prend en charge le traitement par lots de centaines et de milliers de fichiers et ne prend qu'une minute du début à la fin.
Inconvénients:
- Ne peut être installé que sur un ordinateur.
Étapes de fonctionnement:
1. Ouvrez [ HeSoft Doc Batch Tool , Sélectionnez [Outil Word]-[Rechercher et remplacer des mots-clés dans Word].
2. Sélectionnez un moyen d'importer un document Word qui doit être remplacé dans [Ajouter un fichier] et [Importer un fichier à partir d'un dossier]. Vous pouvez également faire glisser le document directement dans le document ci-dessous pour l'ajouter, puis cliquez sur Suivant.
3. Accédez à l'interface de configuration, sélectionnez [Recherche précise du texte], puis entrez le mot-clé qui doit être remplacé sous la liste de mots-clés que vous recherchez, entrez le texte et le numéro remplacés sous la liste de mots-clés remplacés, puis cliquez à nouveau. Suivant. Cliquez ensuite sur Parcourir pour choisir l'emplacement d'enregistrement du nouveau fichier.
4. Attendez quelques secondes et attendez la fin du traitement, cliquez sur le chemin rouge pour voir le document Word remplacé.
Méthode 2: Mettre à jour les mots clés dans le document avec la fonction de recherche de remplacement Word
En tant que fonction de remplacement de base et la plus couramment utilisée de Word, il convient de remplacer un mot clé à la fois.
Index recommandé:★★★☆ ☆
Avantages:
- L'opération est simple et ne nécessite pas d'opérations compliquées.
- Tous les mots sont universels et conviennent à toutes les versions.
Inconvénients:
- Un seul mot peut être remplacé à chaque fois, et plusieurs fichiers doivent être manipulés un par un.
- Pour remplacer plusieurs mots ou chiffres, l'opération doit être répétée plusieurs fois.
Étapes de fonctionnement:
1. Ouvrez le document Word et appuyez sur le raccourci Ctrl H pour ouvrir la fenêtre.
2. Entrez l'ancien texte qui doit être remplacé dans la recherche et entrez le nouveau texte que vous souhaitez remplacer dans le remplacement.
3. Cliquez sur Tout remplacer.
Méthode 3: Remplacer par lots le texte et les nombres dans Word par le code macro VBA
Si vous remplacez fréquemment le même lot de mots clés, écrire une macro simple est la solution la plus pratique.
Index recommandé:★★☆ ☆ ☆
Avantages:
- Une fois l'écriture terminée, il est exécuté en un seul clic et le remplacement par lots est effectué efficacement.
- Il peut être enregistré pour une utilisation ultérieure et ne nécessite pas de nouvelles opérations fréquentes.
Inconvénients:
- Pour les novices, il y a un seuil plus élevé, un simple déchargement du code VBA est nécessaire.
- Certains ordinateurs avec des paramètres de sécurité plus stricts peuvent ne pas être en mesure d'autoriser les documents macro.
Étapes de fonctionnement:
1. Après avoir ouvert Word, appuyez sur Alt F11 pour ouvrir l'éditeur VBA.
2. Double-cliquez sur votre document dans la barre de projet de gauche, puis entrez l'exemple de code ci-dessous dans la fenêtre de code de droite (Old Word et New Word doivent être modifiés par eux-mêmes):
Sub Batch replace multiple words
Avec ThisDocument.Content.Find
. Execute FindText:= "Old word 1", Replace With:= "New word1", Replace:= wdReplace All
. Execute FindText:= "Old word 2", Replace With:= "New word2", Replace:= wdReplace All
. Execute FindText:= "Old word 3", Replace With:= "New word3", Replace:= wdReplace All
End With
MsgBox "Batch Replacement Completed! ""
End Sub
3. Fermez l'éditeur, revenez à Word, appuyez sur Alt F8 pour sélectionner la macro de mots multiplets de Replace Batch et exécutez.