업무 중에 Word 문서에서 반복되는 텍스트를 대량으로 수정해야 하는 경우가 많나요? 프로젝트 이름 변경, 직원 직급 설명 통일, 제품 모델 업데이트 등을 일일이 찾아 수동으로 바꾸고 수정하면 인력과 시간이 낭비될 뿐만 아니라 입력 오류나 누락이 발생할 수 있습니다. 사실 현재 기술로는 Word에 강력한 대량 처리 기능이 내장되어 있을 뿐만 아니라 다른 소형 도구들은 더욱 뛰어난 기능을 갖추고 있지만, 많은 사람들이 아직 발견하지 못했을 뿐입니다.
여기서 간단하고 효율적인 일괄 교체 기법 세 가지를 소개해 드리겠습니다. 몇 시간씩 걸리던 Word 문서 작업을 이제 단 몇 분 만에 쉽게 완료하여 업무 효율을 크게 높일 수 있습니다. 함께 해보시죠!
어떤 경우에 Word 문서의 텍스트, 숫자를 일괄 교체해야 할까요?
템플릿 문서 업데이트
Word에서 템플릿을 사용할 때, 그 안의 일부 텍스트나 숫자를 새로운 텍스트로 교체해야 합니다. 예를 들어 【기업명】을 구체적인 기업명으로 바꾸는 경우, 일괄 교체를 통해 문서 전체를 빠르게 업데이트할 수 있어 계약서, 보고서 등의 작성 시 자주 사용됩니다.
데이터 수정 또는 정정
문서 내에 중복된 텍스트가 많거나 문서 내 서식을 통일해야 할 때, 텍스트와 숫자를 일괄 교체할 수 있습니다. 문서 전체에 반복되는 2024 연도 숫자를 2025 등으로 한 번에 일괄 교체하면 수정 효율을 높이고 수동 작업 시 발생할 수 있는 누락을 방지할 수 있습니다.
민감 정보 보호
고객과의 상담 후 남은 여러 Word 문서에는 해당 고객의 성명, 전화번호, 주소 등 많은 개인정보가 포함되어 있습니다. 고객의 개인정보를 보호하기 위해 이러한 Word 문서 내 고객의 성명, 전화번호를 한 번에 일괄 교체하여 업무 효율을 빠르게 높일 수 있습니다.
Word 여러 키워드 교체 후 결과 미리보기
처리 전:
처리 후:
방법 1: HeSoft Doc Batch Tool 사용하여 Word의 텍스트, 숫자 일괄 교체
다기능이 집약된 ”업무 도구“로, 파일 이름 변경, 파일 정리, 형식 변환, 문서 내용 수정까지 모두 일괄 처리할 수 있습니다!
추천 지수: ★★★★★
장점:
- 복잡한 조작이 필요 없이 마우스 클릭 몇 번과 텍스트 입력만으로 교체를 완료할 수 있습니다.
- 수백, 수천 개의 파일을 일괄 처리할 수 있으며, 시작부터 끝까지 1분이면 완료됩니다.
단점:
- 컴퓨터에만 설치하여 사용할 수 있습니다.
조작 단계:
1、[ HeSoft Doc Batch Tool ]을(를) 열고, [Word 도구]-[Word에서 키워드 찾기 및 교체]를 선택합니다.
2、[파일 추가]와 [폴더에서 파일 가져오기] 중 하나의 방식을 선택하여 텍스트를 교체할 Word 문서를 불러오거나, 문서를 아래쪽에 직접 드래그하여 추가한 후, 다음을 클릭합니다.
3、설정 화면으로 진입하면, [정확한 텍스트 찾기]를 선택하고, 이어서 찾을 키워드 목록 아래에 교체 전 키워드를 입력하고, 교체 후 키워드 목록 아래에 교체 후 텍스트, 숫자를 입력한 다음, 다시 다음을 클릭합니다. 그런 다음 찾아보기를 클릭하여 새 파일의 저장 위치를 선택합니다.
4、처리가 끝날 때까지 몇 초 기다린 후, 빨간색 경로를 클릭하면 교체가 완료된 Word 문서를 확인할 수 있습니다.
방법 2: Word 찾기 및 교체 기능으로 문서 내 키워드 업데이트
Word의 핵심이자 가장 자주 사용하는 교체 기능으로, 한 번에 하나의 키워드를 교체하는 데 적합합니다.
추천 지수: ★★★☆☆
장점:
- 조작이 간단하여 복잡한 절차가 필요 없습니다.
- 모든 Word에서 통용 가능하며, 모든 버전에 적합합니다.
단점:
- 한 번에 한 단어만 교체할 수 있어 여러 파일을 하나씩 작업해야 합니다.
- 여러 개의 텍스트나 숫자를 교체하려면 여러 번 반복 작업해야 합니다.
조작 단계:
1、Word 문서를 열고, 단축키 Ctrl + H를 눌러 창을 엽니다.
2、찾을 내용에 교체할 이전 텍스트를 입력하고, 다음으로 바꾸기에 교체할 새 텍스트를 입력합니다.
3、모두 교체를 클릭하면 완료됩니다.
방법 3: VBA 매크로 코드로 Word의 텍스트, 숫자 일괄 교체
동일한 키워드들을 매우 자주, 고정적으로 교체한다면, 간단한 매크로를 작성하는 것이 가장 편리한 해결책입니다.
추천 지수: ★★☆☆☆
장점:
- 작성 후 한 번 실행으로 효율적으로 일괄 교체를 완료할 수 있습니다.
- 저장하여 이후에 계속 사용할 수 있으므로, 새 작업을 반복할 필요가 없습니다.
단점:
- 초보자에게는 진입 장벽이 다소 높으며, VBA 코드를 어느 정도 이해해야 합니다.
- 일부 보안 설정이 엄격한 컴퓨터에서는 매크로 파일이 허용되지 않을 수 있습니다.
조작 단계:
1、Word를 연 후, Alt + F11을 눌러 VBA 편집기를 엽니다.
2、왼쪽 프로젝트 창에서 문서를 더블 클릭한 다음, 오른쪽 코드 창에 아래 예시 코드를 입력합니다 (Old word와 New word는 직접 수정해야 함):
Sub Batch replace multiple words
With ThisDocument.Content.Find
.Execute FindText:="Old word 1", ReplaceWith:="New word1", Replace:=wdReplaceAll
.Execute FindText:="Old word 2", ReplaceWith:="New word2", Replace:=wdReplaceAll
.Execute FindText:="Old word 3", ReplaceWith:="New word3", Replace:=wdReplaceAll
End With
MsgBox "Batch replacement completed!"
End Sub
3、편집기를 닫고 Word로 돌아와 Alt + F8을 눌러 Batch replace multiple words 매크로를 선택하고 실행하면 됩니다.