Les travailleurs migrants ordinaires sont souvent confrontés à des problèmes tels que la confusion dans les documents de collaboration interdépartementale et le dépôt fastidieux des données de projet, tandis que le parti étudiant doit faire face à des défis tels que la dispersion des données de recherche universitaire et la classification peu claire des cours. Pensez à l'environnement de travail actuel, la gestion de la classification des documents est devenue un lien clé pour améliorer l'efficacité. La méthode traditionnelle de classification manuelle est non seulement inefficace, mais est également plus susceptible de provoquer des omissions de fichiers ou des erreurs de dénomination en raison d'une négligence humaine. La technologie de classification des fichiers par lots peut non seulement améliorer la vitesse de fonctionnement, mais également garantir un taux de précision élevé.
Ce qui suit vous fournira des conseils pratiques simples et réalisables, couvrant des solutions de spectre complet allant du type de base gratuit au niveau professionnel de l'entreprise. Que vous soyez une petite micro-entreprise, un étudiant diplômé ou une grande entreprise qui doit traiter une grande surface de documents, je pense que les différentes méthodes de cet article peuvent vous fournir des outils de correspondance précis.
Pourquoi avez-vous besoin de déplacer différents fichiers dans le même dossier selon l'extension?
- La gestion de fichiers de collaboration interdépartementale, tels que les contrats PDF, les rapports XLSX et les documents de conception JPG, est diversifiée. La classification manuelle traditionnelle prend 4 heures et les outils par lots peuvent être complétés en quelques minutes.
- Besoins spéciaux de l'industrie. Les projets de construction doivent stocker les dessins de conception architecturale, les journaux de construction et la vidéo de surveillance MP4.
- Archivage des informations sur les activités du club, par exemple, les étudiants doivent organiser des photos d'événements (JPG), des vidéos (MP4), des tableaux budgétaires (XLSX), etc.
Aperçu des effets après avoir classé des centaines de catégories de fichiers
Avant le traitement:
Après le traitement:
Méthode 1: utiliser HeSoft Doc Batch Tool Classer les fichiers par lots
Index recommandé:★★★★★
Avantages:
- La méthode de fonctionnement est simple, adaptée aux novices, sans passer de temps à apprendre, peut résoudre rapidement les problèmes.
- La classification par lots de fichiers est prise en charge et un grand nombre de types de fichiers différents peuvent être placés dans le dossier correspondant en fonction de l'extension.
- Finition automatique efficace, pas de fonctionnement manuel, gain de temps et de travail.
Inconvénients:
- Le téléchargement et l'installation sont nécessaires, ce qui consomme de la mémoire.
- Il ne peut être utilisé que sur Windows et les tablettes mobiles ne prennent pas en charge le téléchargement.
Étapes de fonctionnement:
1. Ouvrez [ HeSoft Doc Batch Tool ], Sélectionnez [Organiser les fichiers] sur la page-puis recherchez [classer les fichiers par extension].
2. Vous pouvez ensuite ajouter des fichiers à partir de trois endroits: [Ajouter des fichiers] Sélectionnez indépendamment plusieurs fichiers de format qui doivent être classés; [Importer des fichiers à partir de dossiers] Importer tous les fichiers dans le dossier de sélection; ou prendre en charge tous les fichiers en un clic glisser et télécharger par lots.
3. Après quelques secondes d'attente, le traitement est terminé! Cliquez sur l'emplacement de sauvegarde pour voir, tous les fichiers ont été classés en fonction de l'extension et placés dans le dossier correspondant, ce qui est très pratique.
Méthode 2: Utilisez un outil de conversion en ligne CloudConvert pour classer les fichiers
Index recommandé:★★★☆ ☆
Avantages:
- Prend en charge les conversions de format 200, y compris XLSX vers CSV, PDF vers JPG.
- Fournit une interface API pour l'intégration des développeurs.
- Conformez-vous à la réglementation GDPR sur la protection des données.
Inconvénients:
- La version gratuite est limitée à 25 conversions par jour.
- Le traitement par lots nécessite des frais mensuels de 10 $.
Étapes de fonctionnement:
1. Tout d'abord, nous ouvrons l'URL, puis sélectionnons la fonction de conversion par lots pour télécharger le fichier.
2. Définissez le format de sortie, tel que PDF à JPG, puis sélectionnez la règle de classification, cliquez sur l'extension pour enregistrer.
3. Cliquez sur le bouton Démarrer la fonction de conversion, le système téléchargera automatiquement le fichier de classification et l'enregistrer ~
Méthode 3: Utilisez Aconvert pour classer un grand nombre de fichiers par lots
Index recommandé:★★★☆ ☆
Avantages:
- Entièrement gratuit, sans limite de quantité de documents et à très faible coût.
- Prise en charge du téléchargement hors ligne, Windows/macOS est disponible!
- Fournit la possibilité de renommer les fichiers par numéro de série.
- Pas besoin d'installer le logiciel, économise de l'espace ~
Inconvénients:
- L'interface est ancienne et le processus de fonctionnement est compliqué, ce qui ne convient pas à la machine Xiaobai.
- Il peut y avoir une perte de compression dans les images exportées
Étapes de fonctionnement:
1. Sélectionnez la fonction "Classification des fichiers" et ajoutez d'abord les fichiers par lots.
2. Ensuite, définissez la règle de classification en fonction du groupe d'extensions, puis sélectionnez le répertoire de sortie, puis cliquez sur le bouton "Démarrer la classification"!
3. Enfin, téléchargez le paquet de fichiers classé.
Méthode 4: Utilisez le script de traitement par lots Windows pour classer les fichiers
Index recommandé:★★★☆ ☆
Avantages:
- Convient à un grand nombre de documents pour organiser et classer, fonctionner efficacement et gagner du temps.
- Flexibilité pour personnaliser la classification des fichiers en fonction de leurs besoins.
Inconvénients:
- L'opération est difficile et nécessite une réserve de connaissances de base sur les scripts, ce qui nécessite un certain temps d'apprentissage.
- Les novices ont un temps de démarrage lent et sont plus adaptés aux personnes qui peuvent utiliser la ligne de commande avec compétence.
Étapes de fonctionnement:
1. Créez un nouveau document texte txt, entrez le code de script de traitement par lots dedans, puis enregistrez-le en tant que fichier. bat.
2. Double-cliquez pour exécuter le script, vous pouvez le classer automatiquement.
Méthode 5: Utilisez la fonction de recherche du système pour déplacer par lots et sélectionner plusieurs fichiers de classification
Index recommandé:★★★☆ ☆
Avantages:
- Pas besoin d'installer d'autres logiciels, rechercher des fichiers directement sur le système d'exploitation et se déplacer, simple et facile à utiliser, adapté aux novices.
- Permet de trouver rapidement des types de fichiers spécifiques.
Inconvénients:
- Un seul type de fichier peut être organisé à la fois.
- L'automatisation n'est pas prise en charge et l'efficacité est faible.
Étapes de fonctionnement:
1. Ouvrez le dossier et entrez dans le champ de recherche dans le coin supérieur droit. L'extension, telle que. pdf, peut rechercher tous les fichiers de ce type.
2. Après avoir sélectionné tout le fichier, faites un clic droit sur Copier ou Couper, puis collez-le dans le dossier correspondant. Ainsi, tous les fichiers du même type sont classés dans le même dossier.
3. S'il y a d'autres types de fichiers à trier ensemble, répétez l'opération ci-dessus.
Résumé
La technologie de classification des fichiers par lots est devenue un outil standard pour la gestion numérique moderne. Grâce à la comparaison des méthodes ci-dessus, on peut voir que différents groupes d'utilisateurs peuvent choisir le plan d'adaptation en fonction de leurs besoins spécifiques: les travailleurs migrants ordinaires devraient donner la priorité à l'efficacité du traitement et à la conformité juridique, et recommander HeSoft Outils de traitement de documents, non seulement rapide et bon, mais aussi pour garantir que votre vie privée n'est pas divulguée. À l'avenir, les outils de classification par lots réaliseront des fonctions plus intelligentes d'ajustement automatique des paramètres et d'alerte précoce des risques, et favoriseront davantage le développement de la gestion des documents dans le sens de l'automatisation et de la sécurité. La maîtrise de cette compétence peut non seulement vous aider à gagner beaucoup de temps, mais aussi à faire preuve de professionnalisme dans la compétition sur le lieu de travail. En général, vous pouvez essayer les méthodes ci-dessus. Selon vos propres habitudes et besoins, vous pouvez choisir celui qui vous convient.