Lorsque les noms de fichiers PDF ne sont que des numéros de séquence ou des noms temporaires, les archivistes doivent souvent ouvrir le fichier pour consulter le code-barres dans la page, puis le renommer manuellement. Cet article, axé sur la modification par lot des noms de fichiers selon le code-barres dans les pages PDF, explique comment utiliser le renommage de fichiers PDF par le contenu dans HeSoft Doc Batch Tool , importer une liste de PDF, définir la zone de recherche sur la première image de code-barres et remplacer le nom de fichier par le numéro reconnu, afin d'effectuer rapidement un classement par lot.
Dans de nombreux bureaux, on rencontre souvent ce problème de classement de fichiers : le système a exporté un lot de PDF d'un seul coup, mais les noms de fichiers ne sont que 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf, 4.pdf ; alors que le véritable numéro permettant d'identifier le fichier est imprimé sous le code-barres dans les pages du PDF. Pour un petit nombre de fichiers, les ouvrir et les vérifier manuellement est encore faisable ; mais s'il y a des dizaines, des centaines, voire plus de PDF, les ouvrir un par un, vérifier, copier le numéro et renommer prend énormément de temps. De plus, une simple erreur de lecture du numéro peut affecter l'archivage et la recherche ultérieurs.
Cet article présente une méthode plus adaptée au traitement par lots au bureau : grâce à HeSoft Doc Batch Tool , identifier le texte du code-barres dans le contenu du PDF, et utiliser ce texte pour renommer les fichiers PDF en lot. Cela permet de transformer automatiquement des noms de fichiers sans signification métier en noms de fichiers correspondant au numéro de code-barres contenu dans le PDF, ce qui est idéal pour l'archivage de documents, la livraison de dossiers, le classement de pièces jointes de commandes, la gestion de documents avec numéros scannés et d'autres scénarios.
Scénarios d'application : Nom de fichier sans signification, mais code-barres numéroté à l'intérieur du PDF
Renommer un PDF d'après son numéro de code-barres convient à un ensemble de fichiers ayant une caractéristique commune évidente : le nom de fichier lui-même n'est pas important, le numéro de code-barres dans les pages du PDF est l'identifiant clé. Cela peut se produire avec des PDF de reçus exportés, des PDF d'archives numérisées, des PDF de certificats, de rapports, d'étiquettes générés en lot, etc.
Dans l'exemple de capture d'écran, les noms des PDF dans le dossier sont très simples, seulement 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf, 4.pdf. De tels noms ne reflètent pas le contenu du fichier et ne sont pas pratiques pour la vérification lors de l'envoi à des collègues ou du téléchargement dans un système. En ouvrant le PDF, on peut voir qu'il y a un code-barres sur la page, et sous ce code-barres se trouve une série de chiffres, par exemple 20036655. C'est ce numéro qui devrait apparaître dans le nom du fichier.
Avec la méthode traditionnelle, il faut répéter les actions suivantes : ouvrir le fichier, trouver le code-barres, lire le numéro, fermer le fichier, renommer le fichier. HeSoft Doc Batch Tool , en tant que logiciel de traitement par lots conçu pour les scénarios de bureau, peut automatiser ces actions répétitives, ce qui est particulièrement adapté aux utilisateurs qui doivent organiser un grand nombre de fichiers PDF de manière centralisée.
Aperçu du résultat : Passer d'un nom de fichier à numéro séquentiel temporaire à un nom basé sur le code-barres
Dans le dossier avant traitement, les 4 fichiers PDF sont nommés avec une simple séquence numérique. Pour la personne chargée de l'archivage, cette convention de nommage n'est pas lisible et ne peut pas être directement mise en correspondance avec un numéro métier.
Sur la page du PDF, on peut voir le code-barres et le texte en dessous. Dans le fichier d'exemple, le texte du code-barres est 20036655, ce qui indique que le PDF peut se voir attribuer un nom de fichier unique basé sur le numéro du code-barres.
Une fois le traitement par lots terminé, les noms de fichiers deviennent 10026877.pdf, 20036655.pdf, 20100511.pdf, 33952100.pdf. En d'autres termes, le logiciel a identifié le texte du code-barres correspondant à l'intérieur de chaque PDF et a écrit le résultat de l'identification dans le nom du fichier.
Étape 1 : Localiser la fonction de renommage par contenu PDF dans l'interface principale
Après avoir ouvert HeSoft Doc Batch Tool , observez d'abord les catégories de fonctions sur la gauche. Celle qui correspond à notre besoin est la catégorie Nom de fichier, car notre objectif est de modifier les noms de fichiers par lots, et non d'éditer le contenu des PDF.
Après être entré dans la catégorie Nom de fichier, trouvez la fiche de fonction Utiliser le contenu du fichier pour renommer les fichiers PDF parmi les cartes de fonctions. Dans la capture d'écran, cette fonction se trouve à la 7ème position de la liste, avec la description : « Renommer en lot les fichiers PDF en utilisant un certain texte de leur contenu comme nom de fichier ». Cette description correspond à notre besoin de renommer les PDF en fonction du numéro de code-barres.
L'intérêt de choisir cette fonction est que le renommage est basé sur le contenu interne du PDF, et non effectué en cherchant et remplaçant l'ancien nom, en ajoutant un préfixe/suffixe ou en changeant la casse. Pour des noms de fichiers comme 1.pdf, 2.pdf qui ne contiennent aucune information métier, seule l'extraction du numéro à partir du contenu du PDF permet d'obtenir un nouveau nom vraiment utile.
Étape 2 : Importer les fichiers PDF à traiter et vérifier la liste
Une fois sur la page de la fonction, la première étape consiste à sélectionner les enregistrements à traiter. Le haut de l'interface propose des options comme Ajouter des fichiers, Importer des fichiers d’un dossier, Vider, Plus. Choisissez la méthode d'importation appropriée en fonction du nombre de fichiers : s'il y a peu de fichiers, vous pouvez cliquer sur Ajouter des fichiers ; si les PDF sont concentrés dans un seul dossier, utiliser Importer des fichiers d’un dossier est généralement plus rapide.
Après l'importation, le logiciel liste les informations des fichiers dans un tableau. Dans la capture d'écran, on voit 4 enregistrements, nommés respectivement 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf, 4.pdf, tous avec l'extension pdf, et affichant les champs correspondants comme le chemin, la date de création, la date de modification. Une colonne Opérations à droite du tableau permet de supprimer les enregistrements qui n'ont pas besoin d'être traités.
Il est conseillé de vérifier soigneusement à cette étape. Car le renommage par lots affectera tous les enregistrements de la liste en une seule fois. Si des PDF non pertinents sont importés par erreur, ils seront également traités. Après avoir confirmé que le nombre d'enregistrements, le type de fichier et les chemins sont corrects, cliquez sur Suivant pour passer aux options de traitement.
À la fin de cette étape, le résultat attendu est que tous les PDF à traiter sont dans la liste des tâches, sans fichier superflu. Cela garantit que l'identification du code-barres et la modification du nom de fichier ne s'appliqueront qu'aux PDF cibles.
Étape 3 : Définir la zone de recherche sur la première image de code-barres
Sur la page de réglage des options de traitement, on voit les deux groupes de paramètres Zone de recherche et Position. La Zone de recherche détermine quel type d'information le logiciel va extraire du contenu du PDF. Les options disponibles dans la capture d'écran incluent Première ligne de texte, Première image de code-barres, Texte correspondant à une formule personnalisée. Étant donné que notre source de nommage est le numéro du code-barres, il faut sélectionner Première image de code-barres.
L'option « Première image de code-barres » est ici cruciale. Elle indique que le logiciel recherchera la première image de code-barres dans le PDF et lira le texte correspondant à ce code-barres. Si la structure des pages de vos PDF est stable, par exemple, si chaque PDF a un code-barres dans le coin supérieur droit de la première page, et que ce code-barres est le numéro de fichier, alors cette option est parfaitement adaptée.
Ensuite, configurez la Position. Dans la capture d'écran, les options de position incluent Remplacer tout le nom de fichier, À gauche du nom de fichier, À droite du nom de fichier. Dans cet exemple, nous choisissons Remplacer tout le nom de fichier, ce qui signifie que le texte du code-barres identifié sera utilisé comme le corps principal du nouveau nom de fichier complet. Pour les cas où le nom original est juste 1, 2, 3, 4, remplacer tout le nom permet d'éviter de conserver des numéros séquentiels sans signification, rendant le résultat plus standardisé.
Si vous souhaitez que le nom de fichier conserve à la fois l'ancien nom et le numéro du code-barres, vous pouvez choisir de l'ajouter à gauche ou à droite selon vos besoins. Mais dans un scénario où la priorité est le numéro d'archivage, un remplacement complet est généralement préférable pour la recherche et le tri.
Étape 4 : Continuer vers l'étape suivante, configurer l'emplacement de sauvegarde et lancer le traitement
Après avoir défini la zone de recherche et la position de nommage, cliquez sur Suivant. Selon le flux de l'interface, la troisième étape consiste à définir l'emplacement de sauvegarde, et la quatrième à lancer le traitement. Comme les captures d'écran ne montrent pas les boutons et options spécifiques de la page d'emplacement de sauvegarde, en pratique, il suffit de suivre les invites du logiciel pour sélectionner ou confirmer le répertoire de sortie.
Il est recommandé, lors du traitement par lots officiel, de sauvegarder les résultats dans un répertoire facile à vérifier, ou de faire une copie de sauvegarde des fichiers originaux avant le traitement. Ainsi, même si l'identification du code-barres pour un fichier n'est pas conforme aux attentes, vous pouvez rapidement revenir à l'état initial.
Après être entré dans l'étape de lancement du traitement, le logiciel lira séquentiellement les PDF de la liste des tâches, extraira le texte correspondant à la première image de code-barres, et générera le nouveau nom selon la règle de remplacement complet du nom de fichier. Une fois le traitement terminé, en ouvrant le dossier de sortie, vous verrez que les noms des fichiers PDF sont passés de numéros séquentiels temporaires à des numéros de code-barres.
Questions fréquentes et points d'attention
1. Pourquoi choisir la première image de code-barres plutôt que la première ligne de texte ? Parce que le numéro cible dans cet exemple provient du code-barres, et non de la première ligne de texte du PDF. Si vous choisissez la première ligne de texte, le logiciel extraira le texte par ligne, et le résultat pourrait ne pas être le numéro du code-barres.
2. Que faire s'il y a plusieurs codes-barres dans le PDF ? L'option dans la capture d'écran est « première image de code-barres », il faut donc confirmer que le premier code-barres identifié est bien celui à utiliser pour le nommage. Si les différents codes-barres du PDF ont des significations différentes, il est conseillé de tester d'abord avec un petit échantillon.
3. Le nom de fichier conservera-t-il les anciens numéros 1, 2, 3 ? Si vous choisissez « Remplacer tout le nom de fichier », le corps de l'ancien nom sera remplacé par le texte du code-barres. Le nom du fichier traité ressemblera à 20036655.pdf, et non à 2-20036655.pdf.
4. Peut-on traiter le fichier si aucun chiffre ne s'affiche sous le code-barres ? L'obtention d'un résultat correct dépend de la clarté, de l'intégrité et de la lisibilité de l'image du code-barres dans le PDF. Il est conseillé de vérifier d'abord la performance d'identification avec un fichier de test.
5. Quels préparatifs avant le traitement par lots ? Il est recommandé de rassembler les PDF à traiter dans un même dossier, de supprimer les fichiers non pertinents, de confirmer qu'il ne s'agit pas de PDF endommagés, et de conserver une copie de sauvegarde originale au préalable.
Résumé : Faire correspondre le nom du fichier PDF avec le numéro de code-barres de la page
Renommer les fichiers PDF par lots avec le numéro de code-barres trouvé dans leurs pages permet d'aligner le nom du fichier sur l'identifiant du contenu, réduisant ainsi la vérification manuelle et la saisie. C'est une capacité de traitement par lots de bureau très pratique pour les documents PDF qui doivent être archivés, recherchés, transmis et téléchargés.
Grâce à HeSoft Doc Batch Tool , vous pouvez, dans la catégorie Nom de fichier, sélectionner Utiliser le contenu du fichier pour renommer les fichiers PDF, importer les PDF, définir la zone de recherche sur Première image de code-barres, et choisir Remplacer tout le nom de fichier. Une fois terminé, le logiciel transformera automatiquement le texte du code-barres du PDF en nom de fichier. La prochaine fois que vous rencontrerez un grand nombre de PDF avec des codes-barres, plus besoin de les ouvrir et de les renommer un par un, il suffira de suivre le flux de traitement par lots décrit dans cet article.