Dans le cadre des tâches de gestion de documents et d'archivage de fichiers, savoir identifier et extraire efficacement les informations clés des fichiers PDF est une compétence très importante. De nombreux documents logistiques, reçus ou documents professionnels contiennent des codes-barres spécifiques, dont le codage renferme des données importantes telles que des numéros de commande, des numéros de série de produits ou des identifiants. Lorsque nous avons de nombreux fichiers PDF contenant des codes-barres à renommer selon le numéro du code-barres, la méthode traditionnelle consiste à consulter manuellement le numéro, à le vérifier puis à le renommer. Cependant, avec un grand nombre de fichiers, non seulement cela fait perdre du temps et réduit l'efficacité, mais il est aussi très facile de se tromper en lisant les chiffres, entraînant des erreurs de saisie.
Existe-t-il donc une méthode capable de renommer directement chaque PDF en lot avec le numéro de code-barres contenu dans le fichier ? Cet article vous présente une astuce très puissante qui permet d'identifier en lot les codes-barres dans les PDF, de les scanner automatiquement, de lire avec précision les informations codées, puis de renommer le fichier avec ces données. Cela améliore considérablement l'efficacité de notre recherche documentaire et s'avère très pratique pour le rapprochement financier, la gestion documentaire et le suivi des dossiers, parmi de nombreux scénarios.
Quand faut-il utiliser le numéro de code-barres d'un PDF comme nom de fichier pour le renommer ?
Clarifier le nom des fichiers
Lors du traitement d'un ensemble de PDF contenant des codes-barres, si les noms de fichiers sont tous confus ou dénués de sens alors que le code-barres interne sert d'identifiant, extraire ce numéro pour l'utiliser comme nom de fichier permet de donner à chaque document un nom identifiable. Le classement ultérieur devient plus clair, la recherche et l'archivage sont très pratiques, et l'on évite de ne pas retrouver un PDF avec un code-barres.
Correspondance stricte des fichiers avec les numéros
Les entreprises et les institutions numérisent généralement les PDF à partir d'archives papier, les numéros de code-barres contenant des informations importantes. Saisir manuellement ces longs numéros pour les renommer est très sujet aux erreurs ou aux omissions, entraînant une discordance entre le fichier et le numéro. Ici, la possibilité d'identifier directement le numéro de code-barres du PDF pour le renommer automatiquement garantit l'uniformité standard des noms de fichiers et réduit les erreurs humaines.
Traitement d'un grand volume de documents numérisés
Lorsqu'il faut archiver rapidement un lot de PDF numérisés, comme des bordereaux de livraison ou des étiquettes logistiques, ouvrir chaque fichier, vérifier le code-barres et le renommer manuellement n'est pas seulement une perte de temps et d'énergie, c'est aussi très fastidieux et l'efficacité au travail n'augmente pas. Nous pouvons alors utiliser le renommage automatique par numéro de code-barres, ce qui permet au système d'identifier automatiquement le code-barres dans le PDF et de le conserver comme nom de fichier. Cela évite non seulement les manipulations manuelles, mais améliore aussi nettement l'efficacité.
Aperçu du résultat du changement du nom de fichier original d'après le numéro de code-barres dans le PDF
Avant le traitement :
Après le traitement :
Procédure pour renommer en lot des documents PDF d'après le code-barres qu'ils contiennent
1、Ouvrez【 HeSoft Doc Batch Tool 】, sélectionnez【Nom de fichier】 - 【Nom de fichier】-【Utiliser le contenu du fichier pour renommer les fichiers PDF】.
2、Dans【Ajouter des fichiers】ou【Importer des fichiers depuis un dossier】, choisissez une méthode pour ajouter les fichiers PDF à renommer. Vous pouvez également les faire glisser directement pour les ajouter, puis cliquez sur Suivant.
3、Accédez à la page des options de paramétrage, sélectionnez la première image de code-barres, puis écrasez le nom de fichier. Si vous devez conserver le nom d'origine, vous pouvez ajouter le numéro à gauche ou à droite du nom de fichier. Enfin, cliquez à nouveau sur Suivant, puis sur Parcourir pour choisir l'emplacement de sauvegarde des nouveaux fichiers.
4、Une fois le traitement terminé, cliquez sur le chemin pour ouvrir le dossier et voir les fichiers PDF renommés avec succès.
