作業中にWord文書の共同編集やレビューを行うプロセスでは、複数のWord文書を他人に送信してレビューやコメントを依頼します。もちろん、本文の内容が誤って変更されるのを防ぐために、Wordに小さな設定を行う必要があります。この方法で編集制限の権限を設定することで、原文の内容が変更されないように保護しつつ、レビュー担当者が自由に閲覧、コメント、提案を行えるようにすることができます。
では、複数の Doc、Docx 形式の文書を、コメントのみ可能で編集はできないモードに設定するにはどうすればよいでしょうか？この記事では、複数の文書をコメントのみ可能にする一括設定方法を、誰にでもわかりやすく直接ご紹介します。これにより、共同作業の効率と管理規範の向上を支援します。ぜひ一緒に試してみましょう！
Word を新規コメントのみ可能なモードに設定した場合の効果プレビュー
処理後：
Word に一括でコメントのみ可能、編集禁止の制限パスワードを追加する操作手順
1、【 HeSoft Doc Batch Tool 】を開き、【Word ツール】-【Word パスワード保護追加】を選択します。
2、【ファイル追加】または【フォルダからファイルインポート】から、コメントのみを許可したい Word 文書を追加する方法を選択します。下にファイルを直接ドラッグして追加することもできます。ファイルに間違いがないことを確認したら、次へをクリックします。
3、設定画面に入り、【編集制限パスワード】ボタンをオンにして、その下で【コメントのみ】を選択します。表示のみ、変更履歴の記録、またはフォーム内のデータ入力のみを許可することも可能です。パスワードは任意ですが、設定した場合、他のユーザーが変更するにはパスワードが必要になります。パスワードがない場合、他のユーザーは保護の停止をクリックするだけで変更できます。設定後、再度「次へ」をクリックします。続いて「参照」をクリックし、新しいファイルの保存場所を決定します。
4、処理が完了するのを待ってから、赤いパスをクリックしてファイルを開くと、編集制限が完了した Word 文書を確認できます！
Word 文書をコメントのみ可能に設定した場合と、設定しない場合の違い
コメントのみ可能な Word 文書
Word 文書がコメントのみ可能なモードに設定されている場合、ユーザーは文書内の本文を直接変更することはできませんが、コメントを挿入して本文に対して意見や提案を述べることができます。この設定は通常、原文の保護が必要な場面で使用されます。例えば、重要文書や正式な文書のレビュー段階において、コメントのみ可能なモードでは、文書作成者は、誤操作や悪意のある改ざんによって中核となる内容が変更されるのを防ぎつつ、レビュー担当者が自身の考えやフィードバックを提供することを可能にします。
学生の論文に対して、指導教員がコメントで提案を行ったり、会社の提案書をクライアントに送付し、原文の正確性を確保しつつ自身のフィードバックを提供したりできます。最後に、コメントモードでは、各ユーザーのコメントにはタイムスタンプとユーザー名が記録されるため、その後のコミュニケーションと確認が容易になり、文書の完全性と処理効率が大幅に向上します。
制限のない Word 文書
コメントのみ可能に設定されていない Word 文書は、ユーザーがあらゆる状況下で原文を直接変更、削除、または再レイアウトできる、完全にオープンな状態です。通常、チームプロジェクトの最初期段階で発生し、複数人での共同作業や編集が必要で、チームでの議論や記録を容易にし、作業効率を高めます。効率は向上しますが、それに伴いリスクも発生します。Word の開放性が高すぎるため、操作ミスによる内容の消失や、編集記録がないために後日の責任追及が困難になる可能性があります。
一部の公式な場面では、この開放性が文書の信頼性に疑問を抱かせ、その信頼性を大幅に損なう可能性があります。そのため、機密性の高い、または公式な Word 文書を取り扱う際には、制限を追加していない文書の使用は推奨されません。しかし、チーム内での簡単な共同作業であれば、このモードを使用することで作業効率を大幅に向上させ、各チームメンバーが自身のアイデアを追加することを可能にします。