データ処理や表の整理を行う際、Excelワークシートには、製品番号、顧客名、住所情報など、名称が似通っていたり構造が重複するテキストや数字が大量に蓄積されることがあります。こうした全く同じ類似コンテンツが大量に存在するデータは、重要なプライバシー情報を漏洩させる可能性があります。クリーンアップして削除しないと、情報漏洩を引き起こすだけでなく、その後の統計分析の正確性にも悪影響を及ぼします。数百件もの非常に類似しているが完全に同一ではない不要なテキストに直面した場合、手動で検索・削除する方法は時間の無駄になるだけでなく、重要なデータを削除してしまい、情報を不完全にする可能性もあります。これらの構造が類似したテキストや数字を迅速に識別し、一括削除を自動で完了させる方法はないでしょうか？
本記事では、あいまい一致のテクニックを使ってExcel内の似た構造の不要データを素早く特定し一括削除する方法を解説します。これにより、より整理されたプロフェッショナルなスプレッドシートを作成できます。さっそく具体的な操作手順を見ていきましょう。
Excelワークシート内の構造が似た文字や数字を一括削除するタイミング
重複した不要な内容を削除する
他者から受け取ったExcelファイルに、同じ構造の備考、番号、日付が大量に含まれている場合、これらの情報は役に立たないばかりか、データの集計や並べ替えに影響を及ぼします。手動で削除するには長い時間がかかりますが、あいまい検索を使ってこれらの似た文字や数字を一括削除することができます。
テンプレートの重複データを整理する
Excelの数字をシステムやソフトウェアにインポートする際は、表のフォーマットを統一する必要がありますが、元データには重複したシーケンス番号、識別子、数字が含まれている場合があります。これらの構造が似た内容を一括削除することで、インポート時のエラーを回避し、システムがクリーンな元データを自動認識できるようにします。
重複したテンプレート内容を除去する
企業の一部の部門では、プロジェクトの集計や週報を作成する際に、同じテンプレートを複数コピーして使用することがありますが、各シートには似たような説明文、例、数字が含まれています。これらを削除しないと、大量のシートを見る際に乱雑になるだけです。一括削除機能を使用すれば、これらの構造が同じ内容を除去し、実際のデータを保持して、ファイルをよりクリーンにし、その後の提出、印刷、結合も容易になります。
あいまい一致を利用してExcel内のキーワードを一括削除した効果のプレビュー
処理前:
処理後:
あいまい検索を使用してXls、Xlsx内の構造が似た文字や数字を一括削除する操作手順
1、【 HeSoft Doc Batch Tool 】を開き、【Excelツール】の中から【Excelでキーワードを検索して置換】を選択します。
2、【ファイルを追加】または【フォルダからファイルをインポート】のいずれかの方法で、構造が似たテキストを削除したいExcelファイルを追加するか、ファイルを直接下方のインポート領域にドラッグ＆ドロップします。最後に「次へ」をクリックします。
3、Excelオプション設定画面に入り、【セルテキスト】にチェックを入れます。以下は、自身の具体的な状況に応じてチェックを入れてください。
4、次にキーワードオプション設定画面が表示されます。【数式を使用してテキストをあいまい検索】を選択し、「検索するキーワード」リストの下に対応する正規表現の式を入力し、「置換後のキーワード」リストの下は空のまま何も入力しません。最後に「次へ」をクリックして保存画面に進み、「参照」をクリックして新しいファイルの保存場所を選択します。
5、処理が完了するのを待ち、赤いパスをクリックしてフォルダを開けば、キーワードが削除されて成功したExcelファイルを確認できます。
