日々の業務で使用するPDFファイルには、その内容に基づいて体系的にファイル名を変更する必要が生じることがあります。例えば、契約書、報告書、各種資料には、プロジェクト番号、顧客名、日付などの重要な情報が含まれています。これらの番号や日付をファイル名にする場合、一般的には、ファイルを一つずつ開いて必要なキーワードを探し出し、コピー＆ペーストで手動変更するしかありません。この作業は煩雑で、かなりの時間を要するだけでなく、入力ミスによってファイル名と内容が一致しなくなる可能性もあり、その後のPDFファイルの管理や検索に大きな支障をきたします。
では、複数の PDF から類似するキーワードを自動的に識別し、そのキーワードに基づいて対応するファイル名を一括変更する方法はあるのでしょうか？本記事では、あいまい検索を使用して文中の重要な情報を正確に見つけ出し、ファイルの内容とファイル名の自動マッチングと名前変更を実現する効率的なテクニックをご紹介します。これにより、ファイル管理が整然とし、業務効率が飛躍的に向上します。
PDF 文中の重要情報をファイル名として名前変更する必要があるのはどのような場合ですか？
複数のファイルの判別が困難な場合
大量の PDF ファイルの名前が「ファイル 1」、「ファイル 2」、「ファイル 3」のように命名されていると、一見しただけではファイルの内容がわからず、目的のファイルをすばやく見つけることが困難です。一方、PDF 内には請求書番号、契約番号、顧客名、注文番号などの重要な内容が含まれていることが多く、これらの重要内容を抽出してファイル名にすることで、ファイルの用途やカテゴリを一目で把握できるようになり、内容を確認するためにファイルを開く必要がなくなります。
ファイルと番号の一致を確保する必要がある場合
財務、物流、配送伝票などの現場では、PDF 内の番号には明確な業務上の意味があります。請求書番号、配送伝票番号、顧客コード、バーコード番号など、これらの内容を手動でファイル名に入力すると、人為的なミスが非常に発生しやすくなります。ここで、PDF 内の重要情報をあいまい検索してファイル名を自動変更すれば、ファイル名と業務番号の完全一致を確保でき、手作業にかかる時間と労力を省くことができます。
スキャン文書から情報を抽出する場合
多くの企業では、契約書、表、申請書、配送伝票などの紙資料をスキャンして PDF 化しています。これらのファイルは何百、何千にも及び、一つ一つ開いて内容を確認し名前を付けるのは非常に時間がかかります。PDF 内の重要情報を利用した自動名前変更なら、大量のファイルを一度に処理し、迅速に効率を向上させることができます。
複数の PDF 文中の対応する番号に基づいてファイル名を一括変更した効果のプレビュー
処理前：
処理後：
PDF 内の UPS 配送伝票番号をファイル名として一括名前変更する操作手順
1、【 HeSoft Doc Batch Tool 】を開き、【ファイル名】-【ファイル内容を使用して PDF ファイル名を変更】を選択します。
2、【ファイル追加】または【フォルダからファイルをインポート】で、ファイル内のキーワードに基づいて名前変更する PDF を追加する方法を選択します。ファイルを下の領域に直接ドラッグ＆ドロップすることも可能です。その後、「次へ」をクリックします。
3、設定オプション画面に進み、カスタム数式で一致させるテキストを選択します。下部で、PDF テキスト内の対応するキーワードをあいまい検索できる正規表現を入力します。位置は、検索したキーワードで元のファイル名全体を上書きするか、元のファイル名の先頭または末尾に追加するかを選択できます。最後に再度「次へ」をクリックし、「参照」をクリックして新しいファイルの保存場所を選択します。
4、処理完了を待った後、パスをクリックするとファイルが開き、名前変更に成功したすべての PDF ファイルを確認できます。
