Comment renommer par lot des fichiers PDF en utilisant des mots-clés comme noms de fichiers ?

Les fichiers PDF que nous utilisons quotidiennement au travail peuvent parfois nécessiter un renommage systématique basé sur le contenu principal. Par exemple, les contrats, rapports ou autres documents contiennent souvent des informations clés telles que des numéros de projet, des noms de clients et des dates. Lorsque nous devons modifier le nom de fichier original en ces numéros ou dates, la méthode la plus simple consiste généralement à ouvrir chaque fichier un par un, rechercher les mots-clés nécessaires, puis les copier-coller et modifier manuellement le nom du fichier. Ce processus est non seulement fastidieux et chronophage, mais il est également très facile de commettre une erreur de saisie qui entraîne une inadéquation entre le nom et le contenu, ce qui affecte grandement la gestion et la recherche ultérieures de ces fichiers PDF.

Existe-t-il donc une méthode pour identifier automatiquement des mots-clés similaires dans plusieurs PDF et, sur cette base, renommer les fichiers correspondants par lot ? Cet article vous présente une astuce efficace, utilisant la recherche floue pour trouver précisément les informations clés dans le texte, et réaliser la correspondance et le renommage automatiques du contenu et du nom des fichiers, ce qui nous permet de gérer les fichiers de manière ordonnée et d'augmenter considérablement l'efficacité au travail.

Quand utiliser les informations clés d'un PDF pour renommer le fichier ?

Difficulté à distinguer plusieurs fichiers

De nombreux fichiers PDF sont nommés Fichier 1, Fichier 2, Fichier 3, ce qui empêche de savoir quel est leur contenu en regardant simplement le nom, et il est difficile de trouver rapidement le fichier cible. Or, les PDF contiennent souvent des contenus clés, comme un numéro de facture, un numéro de contrat, un nom de client, un numéro de commande, etc. Extraire ces informations clés pour les utiliser comme nom de fichier permet d'identifier immédiatement l'usage et la catégorie du fichier, sans avoir besoin de l'ouvrir pour vérifier.

Assurer la correspondance entre le fichier et le numéro

Dans les scénarios de finance, logistique, archives de bordereaux d'expédition, les numéros dans les PDF ont une signification métier claire : numéro de facture, numéro de bordereau, code client, numéro de code-barres, etc. Si l'on saisit manuellement ces contenus comme noms de fichiers, le processus humain est très sujet aux erreurs. En utilisant ici la recherche floue des informations clés dans le PDF pour renommer automatiquement les fichiers, on peut garantir que le nom du fichier est parfaitement cohérent avec le numéro métier, et on économise le temps et l'énergie consacrés manuellement.

Extraire des informations de documents numérisés

La plupart des entreprises numérisent leurs documents papier en PDF, comme les contrats, formulaires, demandes, bordereaux d'expédition, etc. Ces fichiers se comptent par centaines ou par milliers. Si on les ouvre un par un pour les examiner puis les renommer, cela prend énormément de temps. Utiliser le renommage automatique basé sur les informations clés des PDF permet de traiter un grand volume de fichiers en une seule fois et d'améliorer rapidement l'efficacité.

Aperçu du résultat du renommage par lot de plusieurs PDF selon les numéros correspondants dans le contenu

Avant traitement :

Après traitement :

Étapes pour renommer par lot en utilisant le numéro de suivi UPS du PDF comme nom de fichier

1、Ouvrez 【 HeSoft Doc Batch Tool 】, sélectionnez 【Nom de fichier】-【Renommer les fichiers PDF en utilisant leur contenu】.

2、Dans 【Ajouter des fichiers】 ou 【Importer des fichiers depuis un dossier】, choisissez une méthode pour ajouter les PDF à renommer selon leurs mots-clés internes. Vous pouvez également faire glisser les fichiers directement dans la zone ci-dessous, puis cliquez sur Étape suivante.

3、Accédez à l'interface des options de paramétrage, sélectionnez le texte correspondant à la formule personnalisée. Saisissez ci-dessous l'expression régulière capable de rechercher de manière floue les mots-clés correspondants dans le texte du PDF. Pour la position, vous pouvez choisir de remplacer entièrement le nom de fichier original par le mot-clé trouvé, ou de l'ajouter tout à gauche ou tout à droite du nom original. Enfin, cliquez à nouveau sur Étape suivante, puis sur Parcourir pour choisir l'emplacement de sauvegarde des nouveaux fichiers.

4、Une fois le traitement terminé, cliquez sur le chemin pour ouvrir le dossier et voir tous les fichiers PDF renommés avec succès.