우리가 매일 업무에서 사용하는 PDF 파일은 그 안의 내용에 따라 체계적으로 파일 이름을 변경해야 할 때가 있습니다. 예를 들어 계약서, 보고서 또는 일부 자료 파일에는 프로젝트 번호, 고객 이름, 날짜 등의 핵심 정보가 포함되어 있습니다. 원래 파일 이름을 이러한 숫자나 날짜로 변경하려면 일반적으로 가장 간단한 방법은 파일을 하나씩 열어서 필요한 키워드를 찾은 다음 복사하여 붙여넣고 수동으로 파일 이름을 수정하는 수밖에 없습니다. 이 과정은 번거롭고 많은 시간이 소요될 뿐만 아니라 실수로 잘못 입력하여 파일 이름과 내용이 일치하지 않게 될 위험이 있어, 이후 PDF 파일의 관리 및 검색에 큰 영향을 미칩니다.
그렇다면 여러 PDF에서 유사한 키워드를 자동으로 식별하고, 해당 키워드를 기반으로 파일 이름을 일괄 변경할 수 있는 방법이 있을까요? 이 글에서는 퍼지 검색을 사용하여 문서 내 핵심 정보를 정확히 찾아내고, 파일 내용과 파일 이름을 자동으로 매칭 및 변경하여 파일 관리를 체계적으로 하고 업무 효율을 크게 향상시키는 효율적인 팁을 소개합니다.
PDF 문서 내 핵심 정보를 파일 이름으로 변경해야 하는 경우는 언제일까요?
여러 파일 구분이 어려울 때
대량의 PDF 파일 이름이 파일 1, 파일 2, 파일 3과 같은 방식으로 지정되어 있어 파일명만으로는 내용을 전혀 알 수 없고, 원하는 파일을 빠르게 찾기 어려운 경우가 많습니다. 하지만 PDF 내부에는 송장 번호, 계약 번호, 고객 이름, 주문 번호 등과 같은 핵심 내용이 포함되어 있는 경우가 많습니다. 이러한 핵심 내용을 추출하여 파일 이름으로 사용하면 파일의 용도와 분류를 한눈에 파악할 수 있어, 더 이상 일일이 열어서 확인할 필요가 없습니다.
파일과 번호의 일치 확인이 필요할 때
재무, 물류, 택배 서류 보관 등의 업무 현장에서 PDF 내의 번호는 송장 번호, 운송장 번호, 고객 코드, 바코드 번호 등 명확한 업무적 의미를 지닙니다. 이러한 내용을 수동으로 파일명에 입력하는 것은 인적 오류가 발생하기 매우 쉽습니다. 여기서 퍼지 검색을 통해 PDF 내의 핵심 정보를 자동으로 파일명으로 변경하면, 파일 이름이 업무 번호와 완전히 일치하도록 보장하면서 수동 작업에 소요되는 시간과 노력을 절약할 수 있습니다.
스캔본 정보 추출이 필요할 때
대부분의 기업은 계약서, 양식, 신청서, 택배 송장 등 종이 문서를 스캔하여 PDF로 보관합니다. 이러한 파일들은 수백에서 수천 개에 달하는데, 하나하나 열어서 확인하고 이름을 바꾸는 것은 엄청난 시간을 소모합니다. PDF 안의 핵심 정보를 활용해 자동으로 파일명을 변경하면 대량의 파일을 한 번에 처리하여 효율성을 빠르게 높일 수 있습니다.
여러 PDF 문서 내 해당 번호를 파일명으로 일괄 변경한 결과 미리보기
처리 전:
처리 후:
PDF 속 UPS 운송장 번호를 파일명으로 하여 일괄 변경하는 조작 단계
1、 HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 열고, 【파일 이름】-【파일 내용을 사용하여 PDF 파일 이름 바꾸기】를 선택합니다.
2、【파일 추가】 또는 【폴더에서 파일 가져오기】 중 하나의 방식을 선택하여 파일 내 키워드에 따라 이름을 변경할 PDF를 추가합니다. 파일을 아래로 직접 끌어서 놓는 것도 지원되며, 그 후 다음을 클릭합니다.
3、설정 옵션 화면으로 진입하여, 사용자 정의 수식으로 매칭할 텍스트를 선택합니다. 아래쪽에 PDF 텍스트에서 해당 키워드를 퍼지 검색할 수 있는 정규 표현식을 입력합니다. 위치는 검색된 키워드로 원래 파일명 전체를 덮어쓰거나, 원래 파일명의 맨 왼쪽 또는 맨 오른쪽에 추가하는 방식을 선택할 수 있습니다. 마지막으로 다시 다음을 클릭하고, 찾아보기를 클릭하여 새 파일의 저장 위치를 선택합니다.
4、처리가 완료되면, 경로를 클릭하여 파일을 열고 성공적으로 이름이 변경된 모든 PDF 파일을 확인할 수 있습니다.
