Die täglich verwendeten PDF-Dateien müssen möglicherweise systematisch umbenannt werden, basierend auf dem Hauptinhalt, z. B. bei Verträgen, Berichten oder anderen Dokumenten, die wichtige Informationen wie Projektnummern, Kundennamen und Daten enthalten. Wenn wir die ursprünglichen Dateinamen in diese Zahlen oder Daten ändern möchten, ist die einfachste Methode in der Regel, die Dateien einzeln zu öffnen, die benötigten Schlüsselwörter zu finden und sie dann durch Kopieren und Einfügen manuell umzubenennen. Dieser Prozess ist nicht nur mühsam und zeitaufwändig, sondern es passiert auch leicht, dass durch Tippfehler die Dateinamen nicht mehr mit dem Inhalt übereinstimmen, was die spätere Verwaltung und Suche dieser PDF-Dateien stark beeinträchtigt.
Gibt es also eine Methode, die automatisch ähnliche Schlüsselwörter in mehreren PDFs erkennt und auf Basis dieser Schlüsselwörter die entsprechenden Dateinamen stapelweise umbenennt? In diesem Artikel stellen wir Ihnen eine effiziente Technik vor, bei der durch Fuzzy-Suche die Schlüsselinformationen im Text präzise gefunden werden und eine automatische Zuordnung und Umbenennung von Dateiinhalten und Dateinamen realisiert wird, sodass die Dateiverwaltung übersichtlich und die Arbeitseffizienz rasant gesteigert wird.Wann sollten Schlüsselinformationen aus PDF-Texten als Dateiname für die Umbenennung verwendet werden?
Mehrere Dateien schwer unterscheidbar
Viele PDF-Dateien tragen Namen wie Datei 1, Datei 2, Datei 3, bei denen man auf den ersten Blick nicht erkennen kann, welchen Inhalt die Datei hat, und es schwerfällt, die Zieldatei schnell zu finden. In PDFs befinden sich jedoch oft Schlüsselinformationen wie Rechnungsnummern, Vertragsnummern, Kundennamen, Bestellnummern usw. Werden diese Schlüsselinformationen extrahiert und als Dateiname verwendet, erkennt man sofort den Verwendungszweck und die Kategorie der Datei, ohne sie zur Bestätigung öffnen zu müssen.
Sicherstellen der Übereinstimmung von Datei und Nummer
In Szenarien wie Finanzen, Logistik oder Expressbeleg-Archiven haben die Nummern in PDFs eine klare geschäftliche Bedeutung, z. B. Rechnungsnummern, Frachtbriefnummern, Kundencodes, Barcodenummern usw. Würde man diese Inhalte manuell als Dateiname eingeben, wäre dies sehr fehleranfällig. Durch die automatische Umbenennung von Dateien mittels Fuzzy-Suche der Schlüsselinformationen im PDF kann sichergestellt werden, dass der Dateiname exakt mit der Geschäftsnummer übereinstimmt, und der manuelle Zeit- und Arbeitsaufwand entfällt.
Informationsextraktion aus gescannten Dokumenten
Die meisten Unternehmen scannen papiergebundene Unterlagen wie Verträge, Tabellen, Antragsformulare, Expressbelege usw. als PDF ein. Diese Dateien gehen in die Hunderte oder Tausende; sie einzeln zu öffnen, anzusehen und zu benennen, ist extrem zeitaufwendig. Die automatische Umbenennung anhand der Schlüsselinformationen im PDF ermöglicht die Verarbeitung großer Dateimengen in einem Durchgang und steigert die Effizienz erheblich.
Vorschau auf das Ergebnis der stapelweisen Umbenennung mehrerer PDFs anhand der entsprechenden Nummer im Text als Dateiname
Vor der Verarbeitung:
Nach der Verarbeitung:
Schritte zur stapelweisen Umbenennung von PDFs mit der UPS-Sendungsnummer als Dateiname
1. Öffnen Sie【 HeSoft Doc Batch Tool 】und wählen Sie【Dateiname】-【PDF-Dateien anhand des Dateiinhalts umbenennen】.
2. Wählen Sie unter【Dateien hinzufügen】oder【Dateien aus Ordner importieren】eine Methode, um die PDFs hinzuzufügen, die anhand eines Schlüsselworts im Text umbenannt werden sollen. Sie können Dateien auch direkt in das untere Feld ziehen und dann auf Weiter klicken.
3. Im Einstellungsbildschirm wählen Sie die Option, den über die benutzerdefinierte Formel gefundenen Text zu verwenden. Geben Sie unten einen regulären Ausdruck ein, mit dem das entsprechende Schlüsselwort im PDF-Text per Fuzzy-Suche gefunden werden kann. Bei der Position können Sie wählen, ob der gesamte ursprüngliche Dateiname mit dem gesuchten Schlüsselwort überschrieben oder dieses ganz links oder ganz rechts an den ursprünglichen Dateinamen angehängt werden soll. Klicken Sie abschließend erneut auf Weiter und dann auf Durchsuchen, um den Speicherort für die neuen Dateien auszuwählen.
4. Nach Abschluss der Verarbeitung klicken Sie auf den Pfad, um den Ordner zu öffnen und alle erfolgreich umbenannten PDF-Dateien einzusehen.
