機密情報を含むWord文書を扱う場合、その文書をメールやモバイルデバイスで直接やり取りすると、意図しない相手に閲覧されるリスクがあります。そのため、ファイルのセキュリティ保護が必要となることがよくあります。Wordファイルに開封パスワードを設定する機能により、文書に基本的なアクセス制御を設け、正しいパスワードを入力したユーザーのみが文書の内容を閲覧・編集できるようになります。この方法は、文書本来の形式やレイアウトを変更することなく、不正アクセスを効果的に防止できます。文書を暗号化するツールとしては、 HeSoft Doc Batch Tool 、圧縮ツール、Windowsシステム標準搭載の暗号化機能などがあります。以下、これらのツールの機能的な特長と、具体的な操作方法について説明します。
効果プレビュー
処理前、直接開いてドキュメントの内容を表示できます：
処理後、正しいパスワードを入力してドキュメントを開く必要があります：
一、 HeSoft Doc Batch Tool
メリット：
- 一度に大量のファイルにパスワードを設定でき、操作効率が高いです。
- ファイルを開くパスワード、ファイル内容の読み取り専用パスワード、編集制限パスワードなどの暗号化方式を設定でき、ユーザーの多様な暗号化ニーズに対応します。
デメリット：
- この機能を使用するには、パソコンに該当ソフトウェアをインストールする必要があります。
操作手順：
1、【 HeSoft Doc Batch Tool 】を開き、【Wordツール】をクリックすると、ソフトウェアインターフェースにWord文書向けの処理機能が表示されます。下図に示すように、次に【Wordパスワード保護を追加】をクリックします。
2、【ファイルを追加】をクリックして、暗号化が必要なすべてのWordファイルを追加できます。ここではファイルの数とサイズに制限はありません。
3、パスワード設定ページに入ったら、暗号化するパスワードの種類を選択し、オプションの前のスライダーをクリックしてから、入力ボックスにパスワードを入力します。
4、その後、ファイルの保存場所を設定して処理を開始できます。ドキュメントがすべて暗号化されると、ソフトウェアインターフェースに以下のように表示されます。
二、圧縮ソフトウェアで暗号化する
メリット：
- 多くのユーザーのパソコンシステムには圧縮ソフトウェアまたは圧縮機能が標準搭載されており、直接使用でき、操作が非常に簡単です。
- ファイル圧縮の過程でファイルサイズを小さくし、メモリスペースを節約でき、転送もより便利になります。
- 一度に大量のドキュメントを同じ圧縮パッケージに圧縮し、一つのパスワードを設定できます。
デメリット：
- ファイル圧縮後、再度開くにはパスワードの入力と解凍の両方が必要となり、ファイルを開く手順が煩雑になります。
- 一度に複数のファイルに個別にパスワードを設定することはできません。
操作手順：
1、エクスプローラーで、圧縮したいファイルを見つけて選択し、ファイル名を右クリックして、表示されるメニューバーで【圧縮ファイルに追加】をクリックします。
2、システムに圧縮設定ウィンドウが表示されます。【パスワードを追加】を選択すると、パスワード設定ウィンドウが表示されます。設定したいパスワードを入力した後、【確認】をクリックして暗号化設定を完了します。
3、圧縮パッケージを開いた後、正しいパスワードを入力して暗号化されたWord文書を開く必要があります。
三、Windows システムのファイル暗号化機能
メリット：
- Windows システム搭載の暗号化機能で、word、excel、pdf などのファイルを暗号化処理できます。Windows ユーザーはパソコンで直接使用でき、他のソフトウェアをインストールする必要はありません。
デメリット：
- ドキュメントを一括処理できず、毎回の操作で一つのWordファイルしか処理できないため、大量のファイルを処理する必要があるユーザーには適していません。
- ファイルの保護が不十分な可能性があり、暗号化後も他のデバイスで正常に開き、ドキュメントの内容を表示できる可能性があります。
操作手順：
1、エクスプローラーで暗号化したいファイルを見つけ、ファイル名を右クリックして、表示されるメニューリストで【プロパティ】をクリックすると、ファイル情報ウィンドウが表示されます。
2、続いて【全般】→【詳細設定】をクリックし、【内容を暗号化してデータを保護する】にチェックを入れ、【OK】をクリックして設定を保存します。
3、設定完了後、再度ファイルを開くと以下のロックプロンプトが表示されます。
まとめ
本文では、wordファイルを暗号化処理する三つの方法を紹介しました。方法一は、ファイルを開くパスワードの他に、閲覧と編集のパスワードも設定でき、これは他の方法にはない点です。さらに、方法一はファイルの一括暗号化にも対応しており、一度に大量のファイルを処理する必要があるユーザーに非常に適しています。
方法二、方法三は方法一と比較して、その暗号化効果は理想的でない可能性があります。圧縮機能を使用したファイルの暗号化は、ファイルサイズを縮小し、転送しやすいというメリットがありますが、圧縮パッケージを開くのはドキュメントを開くよりも煩雑で、モバイルデバイスではサポートされない場合もあります。Windows システム搭載の機能を使用した暗号化は、パスワードを設定する明確な手順がなく、暗号化後のドキュメントが直接開かれる可能性があり、セキュリティ保証が不十分です。
そのため、Word ドキュメントに直接開くパスワードを設定できる方法一をお勧めします。これにより、ドキュメントを開くプロセスの簡潔さを保ちつつ、ドキュメントのセキュリティを確保できます。