多くの企業は登記表、申請表、審査表、情報収集表を発行する時、受信者はフォームの区域だけを記入することを望んでいます。本文、タイトル、説明文または固定フォーマットを変更することはできません。 Wordファイルを開いて手動で編集制限を設定すると、時間がかかるだけでなく、変更を見逃しやすい。 この記事では、オフィスソフトと連携します。 HeSoft Doc Batch Tool 」の実際のインタフェースでは、複数のWord、docx、doc文書に一括して編集保護を追加する方法を明確にし、権限を「フォームデータのみ記入可能」に設定します。 見終わったら、一括インポートを迅速に完了し、処理オプションを設定し、処理後の期待される効果と注意事項を理解することができます。
実際のオフィスでは、HRフォーム、顧客登録書、申込書、アンケートテンプレート、内部承認書などのword文書は、多くの場合、固定内容を変更せずに保持する必要があり、指定したフォームデータのみを記入することができる。 ドキュメント数が多い場合は、Wordを1つずつ開いて「編集を制限」を設定するのは非常に効率的ではありません。 本論文で解決すべきのはこの問題であるどのようにしてオフィスソフトを使って一度に多くのWord文書をフォームにしか記入できないように設定し、他のデータを修正することはできない。 スクリーンショットと合わせて見ることができます。 HeSoft Doc Batch Tool 、複数のWordファイルをまとめてインポートし、編集を制限するタイプを統一的に設定して、重複労働を減らすことができます。
適用シーン
このバッチ処理は、次のような状況に遭遇した場合に便利です
- 会社は複数のWordフォームを一括して発行し、記入者はフォームの内容のみを入力することを要求している。
- テンプレート本文、説明テキスト、ヘッダーフッター、書式スタイルを保護する必要があり、勝手に変更することは許されない。
- 同一ロットのdocx、doc文書には統一的に編集制限ルールを加えなければならない。
- 行政、人事、財務、教務などの部門は「記入可能、むやみに変更できない」Wordフォーム文書を一括作成する必要がある。
文書数が多いシーンでは、オフィスソフトウェアの一括処理の価値が非常に顕著である: 一度の導入、統一的な設定、集中処理は、手動の個別操作よりも時間がかからず、間違いも起こりにくい。
効果プレビュー
処理前
処理前、普通のWord文書は通常自由に編集でき、ユーザーは本文の内容を修正したり、固定説明を削除したり、フォーマットを変更したり、フォーム外の重要なデータを誤って変更したりする可能性がある。 これはテンプレートの統一性に影響し、情報収集の不規範な問題を引き起こす可能性もある。
処理後
処理後、ドキュメントが有効になります編集保護を制限するを選択し、制限編集タイプをに設定しますフォームデータのみ入力できます。 これは、
- 文書中の固定内容は勝手に修正することができません。
- ユーザーは記入が許可されたフォームエリアにしか情報を入力できません。
- フォームテンプレート、登録テンプレート、承認テンプレートなどの標準化された文書の発行に適しています。
スクリーンショットの設定項目から明らかなように、ソフトウェアは「パスワードの編集を制限する」の下で異なる制限タイプを選択することをサポートしています。「フォームデータのみ入力可能」。
操作手順
ステップ1: Wordに入ってパスワード保護機能を追加する
ソフトウェアのメインインターフェースの左側から現在の位置が見えます。Wordツール分類、機能リストから選択「Wordにパスワード保護を追加」。 スクリーンショットのこの機能の説明文は、Wordファイルにファイルを追加できるオープンパスワードや読み取り専用パスワードなどの保護措置を示していますが、現在の文章はその中のものを使用する必要があります。編集を制限する能力
操作目的:Word文書の保護設定の一括処理モジュールに入ります。
予想される結果:「Wordパスワード保護の追加」ページを開き、その後の一括インポートと設定プロセスに進みます。
ステップ2: 処理が必要なWordファイルを一括インポートする
「Wordパスワード保護の追加」ページに入ったら、まずステップ1「処理する記録を選択」に来ます。 画面右上から見ると、ソフトウェアが提供しています「ファイルを追加」と「フォルダからファイルをインポート」二つの方式。
- ファイル数が少ない場合は、をクリックしてくださいファイルを追加、複数のword文書を手動で選択します。
- 1つのフォルダにdoc、docxファイル全体が入っている場合は、クリックしてくださいフォルダからファイルをインポートするを選択します。
インポート後、リストにファイル名、パス、拡張子、作成時間、変更時間などの情報が表示されるので、インポートが正しいかどうかを確認できます。 スクリーンショットの下部には「記録数」も表示され、ソフトウェアは複数のファイルに対して同じ操作を統一的に実行できることを示している。
操作目的:「フォームのみ入力可能」に設定する必要があるすべてのWordファイルを一度に収集します。
予想される結果:すべての処理待ちファイルがリストに表示され、間違いがないことが確認されたら下部をクリックします「次へ」。
ステップ3: 編集制限をオンにし、「フォームデータのみ入力可能」を選択します
ステップ2「処理オプションの設定」に入ると、次のような複数のスイッチ項目がページに表示されます
- ファイルオープンパスワード
- ファイル内容読み取り専用パスワード
- パスワードの編集を制限する
Word文書をその他の内容は変更できません。フォームデータのみ入力できます。では、重要なのはオンにすることです「パスワードの編集を制限する」この項目です。
スクリーンショットの項目が開き、「編集タイプを制限」オプションが表示されます。 ここで選択します
フォームデータのみ入力できます
ページの下に入力ボックスがあります。「制限解除時のパスワード (記入しなくてもかまいません) 」。 これは、今後この制限を取り消す必要がある場合は、ここで設定したパスワードを使用できることを示しています現在、統一的なロック解除ニーズがない場合は、インタフェースの指示に従って入力しないこともできます。
操作目的:一括Word文書を一括フォーム記入モードに設定し、本文やその他の固定内容を保護する。
予想される結果:処理されるすべてのdoc/docxファイルには、「編集制限-フォームデータのみ入力可能」というルールが適用されます。
ステップ4: 次のステップに進み、バッチ処理を完了します
ページのトッププロセスによると、ソフトウェアの後ろにステップ3があります「保存場所の設定」とステップ4「処理を開始」。 スクリーンショットは具体的な内容を展開していないが、プロセス名から合理的に判断でき、次にクリックを続けるだけでよい「次へ」、処理後のファイルの保存場所を設定し、一括処理を開始すればよい。
操作目的:処理後の新しいファイルを出力し、元のファイルと混同しないようにします。
予想される結果:ソフトウェアは現在のルールで編集制限が設定されたWordファイルを一括生成します。
提案処理が完了したら、ランダムに1 ~ 2件の結果ファイルを開いて効果をチェックし、文書が「フォームデータのみ記入でき、その他の内容は修正できない」状態になっていることを確認し、ユーザーに一括して配布する。
よくある質問または注意事項
1.「フォームデータのみ入力できます」どのドキュメントに适していますか?
それはそれ自体がフォーム型構造のWord文書に適している。例えば、情報登録表、申請書、調査表、登録表など。 あなたの文書が普通の本文で、記入できるフォーム領域がない場合は、使用する前に、文書の内容がフォームの記入シーンに合っているかどうかを確認する必要があります。
2.これは元のファイルを一括処理するのか、結果ファイルを保存するのか?
プロセス的には、ソフトウェアには「保存場所の設定」手順が含まれています。通常、処理結果を指定した場所に保存できることを意味します。 実際に操作する場合は、出力ディレクトリと元のファイルを分離することをお勧めします。照合とロールバックが容易です。
3.制限解除パスワードを設定する必要がありますか?
スクリーンショットには明確に書かれている「記入しなくてもいい」、これは強制項目ではないと説明します。 その後、制限を統一的に取り消す必要がある場合は、パスワードの保管を規範化することをお勧めします一時的に一括してフォームを公開するだけであれば、実際の必要に応じて記入するかどうかを決めることもできます。
4.どのWord形式を処理できますか?
スクリーンショットのファイルリストから見ると、現在の例にはDocxファイル。 実際の文章や検索では、ユーザーはWord、doc、docxなどの形式にも関心を持っている。 正式なバッチ処理の前に、サンプルファイルを導入して効果をテストし、一括して実行することをお勧めします。
5.オフィスソフトでの一括処理が推奨されるのはなぜですか?
このようなニーズは本質的に再現性の高いファイル操作であるため、同じ保護ルールは、多くの文書に適用されます。 Wordを一つずつ開いて編集を制限することより、一括処理は手動クリックを著しく減少させ、設定漏れの確率を低下させ、ルールの一致を保つことができる。
まとめ
多くのWordファイルを一括してに設定する場合フォームにのみ記入でき、他のデータは修正できませんより効率的な方法は、手動で一つずつ設定するのではなく、専門的なオフィスソフトを利用して統一的に処理する。 本稿で示した流れに沿って HeSoft Doc Batch Tool から順番に完了します。Wordパスワード保護を追加ファイルの一括インポート、オープンパスワードの編集を制限する、選択「フォームデータのみ入力可能」を選択し、保存場所の設定を続けて処理を開始すると、docx/docドキュメント全体の権限管理が迅速に完了します。
もしあなたの手元に登録書、申請書、審査表またはテンプレート文書がある場合は、まずいくつかのサンプル文書を試してみて、効果を確認してから、文書全体を一括処理することをお勧めしますこれにより、オフィスの効率がより確実に向上します。