Word文書を整理する際、内容を素早く識別し、一元管理しやすくするために、文書の1行目のタイトルをファイル名として設定する必要がよくあります。手作業でコピー＆ペーストしていては、効率が悪すぎます。ここでは、Word文書を一括でリネームする3つの方法をご紹介します：「 HeSoft Doc Batch Tool 」、「WebRename」、「VBA スクリプトマクロ」。これらはWord文書の1行目のテキストを自動抽出し、ファイル名を一括変更できます。
Wordの1行目のテキストをファイル名に設定する理由
日々の業務で作成される週報・月報、プロジェクト計画書、会議議事録などのファイル名は、日付を使ったり部署名を使ったりと様々です。ファイル数が増えると、名前が重複しやすくなるだけでなく、ファイルの具体的な内容を判別しにくくなり、検索が非常に不便になります。
一方、Word文書の1行目のテキストは、多くの場合「XXプロジェクト検討会」「XX部門第25週業務報告」「XX社勤怠管理規定改正通知」といった、ファイル内容の中核となるタイトルです。この1行目を抽出してファイル名にすれば、ファイルの内容を一目で識別でき、ファイル名が重複することもなくなります。
大量のWord文書の名前を一括変更する必要がある場合、いちいちファイルを開いて1行目をコピーし、ファイル名に貼り付けるのでは効率が悪すぎます。そのため、Word文書の1行目を自動抽出し、ファイル名を一括変更できる、より効率的で迅速な方法を見つける必要があります。ここでは、便利な3つの方法をご紹介します。
Wordの1行目を抽出してファイル名にした場合のプレビュー
処理前：
処理後：
方法1： HeSoft Doc Batch Tool を使用してWordの名前を一括変更
おすすめ度：★★★★★
メリット：
- 操作は簡単で、プログラミングの知識は不要です。このツールを開き、該当する機能を見つけてすべてのWord文書をインポートし、「1行目のテキストを使用してファイル名を変更」を選択するだけで、自動的に名前が変更されます。
- Word文書以外にも、PDFやTXTテキストの1行目を抽出してファイル名を自動変更できます。
- 真の一括処理で、数百のファイルを一度に追加して一括リネームでき、手動操作不要で1分程度で完了します。
- ファイルはすべて自分のパソコン内で処理され、外部プラットフォームにアップロードされないため、機密データの漏洩を心配する必要がなく、安心して使用できます。
デメリット：
- 事前にパソコンへのインストールが必要で、Windowsシステムにのみ対応しています。
操作手順：
1、「 HeSoft Doc Batch Tool 」を開き、「ファイル名」-「ファイル内容を使用してWordファイル名を変更」を選択します。
2、名前を変更したいすべてのWordファイルを追加します。doc\docx\docm\dot\dotxなどの文書形式に対応しています。
3、「1行目のテキスト」を選択し、切り取る文字数はデフォルトの「60」のままで問題ありません。カスタムで数値を設定することも可能です。文字数が1行目の文字数より多ければ問題ありません。保存先は必要に応じて任意で選択します。
4、しばらく待つと処理が完了します。直接保存先を確認してください。すべてのWord文書の名前が変更されています。
方法2：WebRenameオンラインツールを使用してWordを一括リネーム
おすすめ度：★★★☆☆
メリット：
- ダウンロードやインストールは不要で、オンラインツールはブラウザを開くだけで使用でき、非常に便利です。
- Windows、MacOS、Linuxの各システムで使用でき、制限がないため、Macユーザーのリネームニーズにも対応します。
- 一括リネームに対応しており、複数のファイルを一度に追加し、ワンクリックで一括名前変更ができ、時間と手間を省けます。
デメリット：
- 文書テキストを自動抽出する機能はなく、リネームを完了するには新しい名前を手動で入力する必要があります。
操作手順：
1、「WebRename」オンラインファイル一括リネームツールを開き、ボタンをクリックしてファイルをアップロードするか、Wordファイルを直接ページにドラッグ＆ドロップします。
2、「リスト」を選択し、各ファイルの1行目の内容を名前リストに入力します。挿入位置は必要に応じて任意で選択します。下に新しいファイル名のプレビューが表示されるので、間違いがないか確認後、「ダウンロード」をクリックすれば完了です。
方法3：VBAスクリプトマクロを使用して文書内容を抽出し一括リネーム
おすすめ度：★★★☆☆
メリット：
- 他のツールを必要とせず、Word上で直接実行できます。サードパーティ製ツールに依存せず、ネットワーク接続も不要です。
- 一括処理に対応し、自動化の度合いが高いです。スクリプトが文書の1行目を自動抽出し、Wordファイルの名前を一括変更します。
- 必要に応じて処理ルールをカスタマイズでき、1行目の抽出や固定テキストの抽出などが可能です。
デメリット：
- 使用のハードルが高く、スクリプトの知識が必要です。そうでないとエラーが発生しやすく、ファイルが破損する恐れがあります。
操作手順：
1、名前を変更したいWord文書を1つのフォルダにまとめます。すべての文書がdocx形式であることを確認し、ファイルが使用中にならないよう、すべての文書を閉じておきます。
2、新しい空白のWord文書を作成し、「Alt + F11」を押してVBAエディタを開き、「挿入」-「標準モジュール」をクリックし、コードを貼り付けます。
3、F5を押してスクリプトを実行し、Wordファイルが保存されているフォルダを選択すると、マクロが自動でリネームを完了するのを待ちます。
