Word文書の番号、契約番号、学生名、項目名が本文に書かれているが、ファイル名が乱雑な場合、1つずつ開いてコピーして名前を変更するのは非常に時間がかかる。 本文は HeSoft Doc Batch Tool 例えば、Wordの本文から指定した文字 (ドキュメントIDなど) を抽出し、docx、docファイルの一括名前を自動的に対応する内容に変更する方法を説明します書類整理、資料アーカイブ、書類交付前の規範命名などの場面に適している。
Word文書を整理するとき、ファイル名は一時的な名前、英語のタイトル、または規則的な名前であるが、本当にファイル名に適した情報は文書本文に書かれている例えば、文書番号、契約番号、顧客名、学生名、プロジェクトコードなど。 Docxまたはdocファイルを1つずつ開いて、本文のテキストをコピーして、フォルダに戻って手動で名前を変更すると、時間がかかるだけでなく、コピーミス、改ざん、名前の不統一も容易になります。
この記事では、オフィスソフトウェアを使用するより効率的な方法を紹介します」 HeSoft Doc Batch Tool 」の「ファイル内容でWordファイルの名前を変更する」機能を使用して、Wordファイル内の指定された文字を一括して読み取り、自動的に新しいファイル名にします。 次に、スクリーンショットの流れと合わせて、ファイルの準備から抽出ルールの設定、一括名前変更までの完全な操作方法を説明します。
適用シーン: 本文の内容で自動的に名前を変更するのに適したWordファイル
「Wordのテキスト内容を使用してファイルの名前を自動的に変更する」は、本文に固定された書式情報がある文書に適用されます。 各ファイルに認識できるテキストがあれば、ルールでファイル名として抽出できます。
- ドキュメント番号の名前:本文には、ドキュメントID、アーカイブ番号、レポート番号、申請番号などが含まれており、ファイル名として番号が必要です。
- 契約または注文のアーカイブ:Word契約には契約番号、顧客名、注文番号が含まれており、規範ファイル名を統一的に生成する必要がある。
- 教育訓練資料の整理:Docxまたはdocファイルには、学生の名前、クラス、課題の名前が含まれているため、簡単に名前を変更する必要があります。
- プロジェクトドキュメントの配信:文書の内容にはプロジェクトコードやタイトルがあり、ファイル名と本文の重要な情報が一致していることを願っています。
- 一括データ受信後の整理:大量のWordファイルを受け取った後、元のファイル名ははっきりしていないが、本文には標準フィールドがあり、自動的に抽出して名前を変更することができる。
このような反復的な文書整理作業については HeSoft Doc Batch Tool の核心的価値は、一度に複数のWord文書をインポートし、抽出ルールを統一的に設定し、一括して名前変更を完了し、手動で開く、コピー、貼り付け、改名の重複労働を減らすことである。
効果プレビュー: 処理前と処理後のファイル名の変化
処理前: ファイル名と本文のキー情報が一致しません
サンプルフォルダの元のWordファイル名は次のとおりです
- Cosmic_Distances.docx
- Galaxies_and_the_Milky_Way.docx
- Planets_and_orbits.Docx
- Stars_and_life _ cycles.Docx
- The_expand毛抜き.Docx
これらのファイル名は大まかにテーマを表現できるが、実際のアーカイブ要求が文書番号で管理されている場合は、Word本文の番号を抽出する必要がある。 スクリーンショットのword文書の上部に類似が含まれていますドキュメントID: 2JMM01GJのフィールドは、後から抽出してファイル名にする内容です。
処理後: 本文番号をWordファイル名として自動的に抽出する
「ファイルの内容でWordファイルの名前を変更する」機能で処理すると、ファイル名が本文から抽出された番号になります。例:
- 2jmm01gj.Docx
- 4HE73OR5.docx
- Ck83caej.Docx
- Kr8ihz d6.docx
- R6j2s6 e6.docx
処理されたファイル名は元のタイトルに依存しなくなり、WordコンテンツのドキュメントIDが自動的に使用されることがわかります。 番号別に検索、アーカイブ、納品する必要があるシーンでは、この命名方式がより正確で、後続の管理にも有利である。
操作手順: Word本文コンテンツを使用してdocxファイルの一括名前を変更します
手順1: 「ファイル名」ツールを開いて、Wordコンテンツの名前変更機能に入ります
スタート HeSoft Doc Batch Tool 後、左側の機能分類から選択します。ファイル名。 機能リストで見つけてクリックしますファイルの内容を使用してWordファイルの名前を変更します。
この機能の用途は、Wordファイルの内容の一部のテキストを一括してそのファイルのファイル名とすることです。 Docx、docなどのword文書には、本文の固定位置または固定フォーマットから文字を抽出して名前を付けるのに適しています。
機能に入ると、画面には現在のタスク名「ファイルの内容を使用してWordファイルの名前を変更」が表示されますプロセスごとに「処理する記録を選択する」「処理オプションを設定する」「保存場所を設定する」「処理を開始する」の手順に分けられる。
手順2: 一括名前変更が必要なWordファイルを追加します
ステップ1「処理する記録を選択」ページで、一番上のをクリックしますファイルを追加を選択します。 ファイルが同じフォルダにある場合は、を使用することもできますフォルダからファイルをインポートする、一度に複数のdocxファイルをインポートします。
インポートすると、ファイルのシリアル番号、名前、パス、拡張子、作成時間、変更時間がリストに表示されます。 例では、Cosmic_Distances.docx、テキストファイルなど、一度に5つのdocxファイルがインポートされました。
このページの操作目的は、一括名前変更に参加するファイルの範囲を確認することです。 ファイルリストに間違いがないことを確認したら、下部をクリックします次へ処理ルール設定に入ります。
手順3: 検索エリアを選択し、Wordの内容からどの文字を抽出するかを指定します
ステップ2の「処理オプションの設定」ページでは、word文書のどこからテキストを検索するかを設定する必要があります。 「領域を検索」オプションは、次のように表示されます
- 最初の行のテキスト
- 最初のバーコード画像
- カスタム式がマッチするテキスト
この例では、ターゲットコンテンツは本文のドキュメントID次の番号、たとえばドキュメントID: 2JMM01GJ。 したがって選択カスタム式がマッチするテキストを選択し、正規表現で正確に番号を抽出します。
ステップ4: 正規表現を入力し、ドキュメントIDの後の番号を抽出します
[正規表現] 入力ボックスに、Wordの本文の内容を一致させるルールを入力します。 スクリーンショットのルール例は次のとおりです
(?<= Document ID :)[0-9A-Z]
このルールの意味は、検索がドキュメントID:次の大文字と数字が続き、この内容を名前の変更に必要なテキストとします。 たとえば、word文書にドキュメントID: 2JMM01GJを選択すると、ソフトウェアが抽出します2JMM01GJを選択します。
ドキュメントフィールドがドキュメントIDではなく、「契約番号: 」「アーカイブ番号: 」「番号: 」などの場合は、実際のテキストフォーマットに基づいて式を調整できます。 重要なのは、各Wordファイルから抽出されたコンテンツのフォーマットをできるだけ一致させて、一括処理結果が安定するようにすることです。
ステップ5: 新しいファイル名の場所を設定する
同じページの「場所」領域で、抽出した文字がファイル名にどのように適用されるかを選択できます。 スクリーンショットに表示されるオプションは次のとおりです
- ファイル名全体を上書きします抽出したWordの内容を元のファイル名に直接置き換えます。
- ファイル名の左にあります抽出した内容を元のファイル名の左側に追加します。
- ファイル名の右側にあります抽出した内容を元のファイル名の右側に追加します。
この例では、元のcosmic _ distances.docxを直接2jmm01gj.Docxに変更する必要があるので、選択しますファイル名全体を上書きします。 元のファイル名の前に番号を付けたいだけの場合は、左または右に追加することもできます。
設定が完了したら、をクリックします次へ続けます。
ステップ6: 保存場所を設定して処理を開始する
インタフェースフローによると、次はステップ3に進みます保存先の設定。 ここでの役割は、一括名前を変更したファイルの保存方法や保存パスを確認することです。 重要な文書を正式に処理する前に、バックアップファイルを用意したり、処理結果を照合しやすい場所に保存したりすることをお勧めします。
保存場所を確認したら、ステップ4に進みます処理を開始する。 ソフトウェアは、前に設定したルールに従って、各Wordファイルの内容を順番に読み取り、条件に合ったテキストを抽出し、新しいファイル名を生成します。
処理が完了したら、フォルダに戻って結果を確認します。 例では、元の5つのdocxファイルが本文のドキュメントID番号に一括して名前変更されていますが、ファイル拡張子は.docxのままです。
よくある質問と注意事項
1. Word本文のフィールドの書式はできるだけ統一しなければならない
一括自動名前変更は、認識可能なテキスト規則に依存します。 「ドキュメントID: 2jmm01gj」と書かれた文書もあれば、「Doc ID-2JMM01GJ」と書かれた文書もあれば、同じ正規表現がすべて一致しない可能性があります。 処理する前に、いくつかの文書を抽出して、フィールド名、コロン、スペース、番号の書式が一致しているかどうかを確認することをお勧めします。
2.正規表現は実際の内容と一致しなければならない
サンプル式 (?> = ドキュメントID :)[0-9A-Z] は、「ドキュメントID: 」の後に数字と大文字で構成される番号を抽出するのに適しています。 番号に小文字、横線、下線、または中国語が含まれている場合は、それに応じてマッチングルールを調整する必要があります。
3.抽出結果はファイル名の不正な文字を含むことを推奨しない
Windowsファイル名には、スラッシュ、バックスラッシュ、コロン、アスタリスク、疑問符、引用符などの特殊文字を含めることはできません。 本文から抽出したテキストにこれらの文字が含まれていると、名前変更結果に影響する可能性があります。 番号、名前、項目コードなどの相対的な規範の内容を優先的に抽出することを提案する。
4.一括処理前に少量のファイルでテストすることを推奨する
Wordのコンテンツ自動名前変更機能を初めて使用する場合は、2 ~ 3つのサンプル文書のテストルールをインポートし、ファイル名が期待通りであることを確認してから、完全なフォルダを一括処理することをお勧めします。 これにより、ルール設定ミスによるやり直しコストを削減できます。
5. docxとdocファイルは、内容が正常に読み込まれることを確認する必要があります
ソースによってWordファイルにフォーマットの違いがある可能性があります。 スキャン、画像タイプのコンテンツ、または保護されたドキュメントの場合、ソフトウェアが対象テキストを抽出できるかどうかは、ドキュメントに読み取り可能なテキストがあるかどうかによって異なります。 本文の内容自体が画像の場合は、まず文字が正常に選択され、コピーされるかどうかを確認することをお勧めします。
まとめ: オフィスソフトでWordの内容の命名を一括抽出し、重複労働を減らす
Wordの文字の内容を使って自動的にファイルの名前を変更します。核心的な考え方は「文書を開いたり、番号を見つけたり、内容をコピーしたり、フォルダに戻ったり、手動で名前を変えたりする」という一連の繰り返し操作です。オフィスソフトに一括して完了します。 通過 HeSoft Doc Batch Tool の「ファイル内容を使用してWordファイルの名前を変更する」機能は、一度に複数のdocxまたはdocドキュメントをインポートし、抽出ルールを設定すると、仕様ファイル名が自動的に生成されます。
書類整理、契約アーカイブ、報告交付、教育資料管理などの場面に対して、この一括処理方式は手動操作時間を著しく短縮し、命名ミス率を下げることができるファイル検索と後続管理もより明確にします。 正式に処理する前に文書フィールドの書式を確認し、少量の文書でルールをテストし、間違いがないことを確認してから一括して実行することをお勧めします。