宅配伝票、物流伝票、国際貨物運送状、請求書、在庫記録を処理する際、Word文書に標準化されたバーコードが含まれている場合、これらのバーコードには通常、重要な識別コード番号が付与されています。検索や照合を容易にするため、バーコード付きのWordファイル名を、文書内のバーコード番号に直接変更するにはどうすればよいでしょうか。これらのコードは文書内で役割を果たしていますが、Wordファイルの名前を変更するために手動で番号を抽出する作業は非常に退屈でミスが発生しやすいプロセスです。さらに、そのようなファイルが数十、数百もある場合、ファイルを一つずつ開いて確認し、ファイル名を変更する作業は、繰り返しによる疲労感をもたらし、その後の作業効率も低下させてしまいます。
大量のDoc、Docx文書内のバーコードを自動認識し、元のファイル名を対応する番号に直接変更できれば、ファイルを確認する際に非常に分かりやすくなると思いませんか？ここでは、バーコードの内容を正確に一括抽出してファイル名とすることで、Word文書の操作効率を大幅に向上させる方法をご紹介します。ファイルを開かなくても、ファイル内のバーコード番号の内容を確認できます。
Word文書内のバーコードに基づいて元のファイル名を変更するのはどのような場合か？
バーコードを識別子として使用する場合
多数のバーコードを含むWord文書を処理する際、ファイル名に規則性がないと、後で検索するのが非常に面倒になります。ファイル管理を容易にするために、Word文書内のバーコードを認識し、バーコードの番号を使って元のファイル名を変更することができます。これにより、各Wordファイル名に一意の番号が付与され、ファイルを開いて確認する必要がなくなり、効率も大幅に向上します。
番号から正確なファイル名を生成する場合
財務、倉庫、文書管理の業務では、Wordファイル内のバーコードは通常、正式で誤りの許されない番号を表します。手動でファイル名を入力すると、時間がかかるだけでなく、入力ミスや漏れが発生しやすく、ファイルと番号が一致しなくなる可能性があります。ここでは、Word文書のバーコードに基づいて自動的にファイル名を変更することで、ファイル名と内容の番号が完全に一致することを保証し、手動によるミスを回避できます。
スキャンファイルと番号を照合する場合
企業や組織では、紙の文書をスキャンしてWordファイルにすることがよくあります。その際、ファイルの一意な識別子としてバーコードが含まれています。数十、数百ものファイルを手動で開いて番号を探し、名前を変更するのは非常に時間がかかります。Wordファイル内のバーコードを自動認識して名前を変更することで、各Wordファイルに迅速に正しいファイル名を付与できます。迅速なアーカイブが必要な担当者にとって、これは最も手間がかからず、ミスが発生しにくい方法です。
Word文書内に表示されるバーコードをファイル名として名前を変更した場合の効果プレビュー
処理前：
処理後：
Word内のバーコード番号に基づいてファイル名を一括変更する操作手順
1、【 HeSoft Doc Batch Tool 】を開き、【ファイル名】-【ファイル内容を使用してWordファイルの名前を変更】を選択します。
2、【ファイルを追加】または【フォルダからファイルをインポート】のいずれかの方法で、バーコードを認識させたいWordファイルを追加します。ファイルを下の領域に直接ドラッグしてインポートし、「次へ」をクリックすることもできます。
3、設定ページに入ったら、検索領域で【最初のバーコード画像】を選択し、位置で【ファイル名全体を上書き】を選択します。ファイル名に番号を追加して保持したい場合は、ファイル名の左側または右側のオプションを選択できます。最後に「次へ」をクリックし、「参照」をクリックして、新しいファイルの保存場所を選択します。
4、処理が完了するのを待った後、赤いパスをクリックしてフォルダを開くと、すべてのWordファイルがファイル内容の最初のバーコード番号に従って名前変更されています。
