Word文書内のテキストを一括置換することは、オフィス業務で頻繁に発生するニーズです。数十件のWord文書内のテキストを一括置換する必要がある場合、一つ一つ開いて検索・置換する必要はありません。この記事では、数十個のWord文書内のテキストをワンクリックで一括置換する実用的なテクニックを紹介します。操作は簡単で、わずか3ステップで完了します。一括修正の効率の悪さや見落としがちな問題を簡単に解決し、作業効率を大幅に向上させます。
数十個のWordファイル内のテキストを一括置換する利用シーン
1、テンプレート文書内の情報を一括修正
会社の通知、契約書、企画書などの文書テンプレート内の情報を一括で置き換える必要があります。例えば、会社名が変更になったり、会社の住所が移転したり、あるいは担当者の電話番号やメールアドレスが変わった場合、これらの情報を最新のものに一括置換することで、ファイルごとに修正する手間を省きます。
2、通知文書の情報を一括修正
顧客に送信する会議通知や招待状などのファイルで、会議の場所や時間が変更になった場合、全ファイル内の住所や時間などの重要情報を修正する必要があります。
3、誤字や用語の一括修正
同じシリーズの文書内で同じ誤字があったり、専門用語を打ち間違えたりした場合、一括置換機能を使って全ファイルを一度に修正します。手作業で一つずつチェックすると、効率が悪いだけでなく、見落としやミスが非常に発生しやすくなります。
つまり、上記のシーンに共通する課題は、数十、数百のWord文書内のテキストを置き換える際に、手作業では時間と労力がかかり、ファイルの見落としも発生しやすいという点です。以下に紹介する方法を使えば、この問題を簡単に解決し、すべての文書内のテキストを一度に置き換え、日常業務におけるテキストの一括修正ニーズに対応できます。
Word文書内のキーワード置換後の効果プレビュー
処理前：
処理後：
Word内のテキストを一括置換する操作手順
1、「 HeSoft Doc Batch Tool 」を開き、「Wordツール」→「Word内のキーワードを検索して置換」を選択します。
2、処理が必要なWord文書をすべて追加します。ファイル数に制限はなく、数百、数千のファイルを一度に追加しても問題ありません。
3、「完全一致テキスト検索」を選択し、左側の検索に「Corporate Data Security Policy」、右側の置換に「Data Security Guidelines」を入力します。これは、左側の語句を右側の語句に置き換えることを意味します。
同じ文書内に複数のキーワードを置換する必要がある場合は、「Enter」キーで改行し、置換したい語句を次の行に入力できます。
4、すべての文書の処理が一度に完了します。「保存場所」をクリックして確認すると、すべて置き換えられています。
