多くのword文書はwebページ、PDF、古いテンプレート、または複数人の協力内容から整理され、本文に大量の改ページが混入し、組版が強制的に切断される可能性がある。 本文は HeSoft Doc Batch Tool 例えば、Wordのキーワードを検索して置換する機能で、改ページ変数を使用して複数のdocx、docファイルの改ページを一括検索して削除する方法を説明しますファイルを一つずつ開いて修正する重複労働を減らす。
大量のword文書を整理するとき、改ページはよく見られるが無視されやすい問題である。 1つの文書に改ページが1、2つしかない場合は、Wordを開いた後に手動で削除するのは面倒ではありませんしかし、数十部、数百部のdocxまたはdocファイルであればすべての部分を開いたり、編集タグを表示したり、改ページを配置したり、削除したり、保存したりする必要があります。 特に論文資料、会議資料、契約テンプレート、トレーニング講義、PDFから変換されたword文書は、ページ区切りが多すぎるために本文が強制的にページ変更されることが多い後続の結合、印刷、組版、再編集に影響します。
本稿で解決したのは、この具体的な問題である: 多くのWordファイルの改ページを一括して置換または削除する方法。 ここで使用しているオフィスソフトは、スクリーンショットに表示されています HeSoft Doc Batch Tool 」。 その位置付けは、ある文書を単純に編集するのではなく、一括文書処理に向けて、反復的なWord操作を一つのプロセスにまとめるのに適している。 ページ区切りを一括クリーンアップする必要があるシーンでは、ソフトウェアの「Wordのキーワードを検索して置換」機能を利用して、ページ区切りを特殊な変数として検索し、置換内容を空白にすることができます改ページを一括削除することができます。
適用シーン: ページングを一括削除するのに適したWordファイル
Wordの改ページを一括削除することは、すべてのドキュメントが必要になるわけではありませんが、次のシナリオでは非常に実用的です。
第一に、PDF、webページ、またはスキャン認識コンテンツからWordに変換すると、ドキュメントに不要な改ページが多く保持されることがよくあります。 これらの改ページは、コンテンツ構造ではなく、変換中にオリジナルの面に基づいて自動的に生成された結果である可能性があります。 その後、再レイアウトする場合は、まずこれらの改ページをクリアする必要があります。
第二に、複数のword文書を一つのパッケージに統合する場合、元のファイルに多くの改ページが残っていると、統合された文書に多くの空白ページやページ切れの位置が合理的でないという問題が発生する。 事前に一括して改ページを削除すると、後続の結合、ヘッダーのフッターの統一、ディレクトリスタイルの統一がスムーズになります。
第三に、企業内部の制度文書、報告テンプレート、研修資料は長期的に再利用され、歴史編集に多くの改ページが挿入された可能性がある。 単一ファイルの問題は明らかではないように見えますが、テンプレートを一括更新する場合、改ページは全体的なレイアウトに影響します。 一括処理ツールを使用すると、複数のWordファイルを一度に仕様できます。
第四に、学校、科学研究、翻訳、出版などの場面では、多くのdocx文書を処理する必要がある。 各ドキュメントで改ページを手動で検索すると、効率が悪い。 置換改ページ変数を一括検索することで、本来重複していた手動操作をソフトウェアに任せて実行することができる。
効果プレビュー: 処理前の改ページが明らかに存在します
処理前のword文書には、本文に明らかな「改ページ」マークがあることがわかります。 スクリーンショットに赤い四角と矢印が改ページの位置を示している。 この改ページは、次のページから内容を開始し、現在のページに空白があっても強制的に中断されます。
この文書だけでは、ユーザーはWordで直接削除できます。 しかし、実際の仕事では、問題は改ページでもなく、ファイルでもなく、多くのWordファイルが類似している。 1つずつ開く処理は遅いだけでなく、文書数が多いために一部のファイルを見逃しやすい。 そのため、Wordの改ページを一括削除する方が、特別なオフィスバッチツールを使用するのに適しています。
効果プレビュー: 処理後に改ページが削除され、内容が強制的にページを切断しなくなりました。
処理後にword文書を開くと、「改ページ」と表示されていた場所に改ページマークが表示されなくなったことがわかります。 赤いボックスの位置には、通常の段落または空白行の効果しか残っておらず、ドキュメントの内容がページ区切りで強制的に次のページに切り替わることはありません。
このような効果は後続の統一レイアウトにとって非常に重要である。 改ページが削除された後、ユーザーは、ドキュメントに隠されている改ページによって何度も干渉することなく、段落、タイトル、余白、行間、目次、結合ドキュメントを調整し続けることができます。 大量のdocxファイルでは、一括処理の価値が明らかになります。一度にルールを設定すると、複数のファイルが同時に完了します。
操作手順: 使用 HeSoft Doc Batch Tool 一括削除改ページ
次に、スクリーンショットの操作手順に従って、Wordの改ページを一括削除する方法を説明します。 全体的な考え方は、Wordツールの検索置換機能に入ってから、処理するdocxファイルをインポートし、キーワード設定で正確な検索を選択し、改ページ変数を検索内容として使用することである置換内容は空白のままにして、最後に保存と処理の流れに入ります。
手順1: Wordツールに入り、「Wordのキーワードを検索して置換」を選択します
開く HeSoft Doc Batch Tool その後、左側にWordツール、Excelツール、PowerPointツール、PDFツールなど、さまざまな種類のツール分類が表示されます。 今回はWord文書を扱うので、まず「Wordツール」の分類に入る必要がある。
Wordツールのリストで、1番目の機能「Wordのキーワードを検索して置換」を選択します。 スクリーンショットのこの機能カードの説明は「Wordファイルの内容のキーワードを一括検索して置換する」で、改ページを削除する必要があることと一致しています。 改ページは通常の可視文字ではありませんが、この機能では変数で一致させることができます。
この手順の目的は、一括検索置換プロセスに入ることです。 通常のフォーマット変更、画像置換、ページレイアウト機能は選択しないでください。改ページクリーンアップはコンテンツ検索と置換の操作に属しているからです。 適切な機能に入ると、ソフトウェアはウィザード形式でファイルの選択、処理オプション、保存場所、処理の開始を案内します。
手順2: 処理が必要なWordファイルを追加する
機能ページに入ると、まずステップ1「処理するレコードを選択」に進みます。 「ファイルを追加」「フォルダからファイルをインポート」「空にする」「その他にする」などのボタンがページ右上に表示されます。 ファイル数が少ない場合は、「ファイルを追加」をクリックして個別に選択できますすべてのword文書が同じフォルダにある場合は、「フォルダからファイルをインポート」を使用する方が一括処理に適しています。
スクリーンショットには6つのdocxファイルがインポートされています。ファイル名は1.docxから6.docxで、パスはD:\ test \ ディレクトリにあります。 テーブルには、拡張子、作成時間、変更時間などの情報も表示されているため、ファイルが正しくインポートされているかどうかをユーザーが確認できます。
このステップの予想される結果は、改ページをクリーンアップする必要があるすべてのWordファイルがリストに表示されることです。 インポート後、他のディレクトリのドキュメントを誤って処理しないように、ファイルの数とパスをチェックすることをお勧めします。 ファイルを処理する必要がない場合は、リストの右側にある削除操作で削除できますインポートが間違っている場合は、「クリア」を使用して再追加することもできます。
ファイルリストに間違いがないことを確認したら、ページ下部の「次へ」をクリックして、処理オプション設定に入ります。 一括処理ツールの利点は、Wordファイルを開かなくても、リストですべての対象ファイルを一度に選択すると、後続の設定が統一的に適用されることです。
ステップ3: 検索方法を「テキストを正確に検索」に設定します
ステップ2「処理オプションの設定」に入ると、「キーワードオプションの設定」が表示されます。 「検索方法」領域では、スクリーンショットで「テキストを正確に検索」を選択します。 改ページなどの明確な特殊なオブジェクトでは、ルールが広すぎるために誤一致しないように、正確な検索方法を使用することをお勧めします。
「式をあいまいにしてテキストを検索」などのオプションもページに表示されますが、今回は複雑なあいまいマッチは必要ありません。 私たちの目標は非常に明確で、word文書の改ページを検索することであるので、「テキストを正確に検索する」を選択すればよい。
ステップ4: キーワードリストに改ページ変数を入力する
「探したいキーワードのリスト」で、スクリーンショットに入力したのは{Hesoft.word.page}。 これはWordの改ページを表す変数です。 つまり、ソフトウェアはバッチ処理時に、この変数を通常の文字列ではなく、ドキュメント内の改ページとして認識します。
この設定はとても重要です。 多くのユーザーはWordで「改ページ」という3つの単語を検索しようとしていますが、実際にはWordの改ページは普通のテキストではなく、テキストを直接検索するとクリーンアップ効果が得られません。 ツールが提供する変数を使用して、一括検索置換機能をページングに正確に配置できます。
このステップの予想される結果は、インポートされたすべてのWordファイルで改ページを検索することをソフトウェアが知っていることです。 Docx、docなどのword文書には、ファイルの内容に対応する改ページがある限り、置換処理が含まれます。
ステップ5: 置換後のキーワードリストは空白のままにして、改ページを削除する
スクリーンショットの右側には「置換されたキーワードリスト」があり、「入力しない場合は削除」と表示されています。 したがって、改ページを一括削除することを目標としている場合は、右側に置換内容を入力しないでください。 左側に改ページ変数を入力し、右側に空白を保持します。つまり、改ページが見つかったら、空に置き換える、つまり削除するという意味です。
必要に応じて削除するのではなく、改ページを別の内容、例えば普通の改行や区切り文字に置き換える場合は、右側に対応する内容を入力できます。 しかし、現在のスクリーンショットと本論文のテーマから見ると、改ページを削除することを実現するので、右側は空白にしておけばよい。
設定が完了したら、「次へ」をクリックします。 次に、ソフトウィザードに従って「保存先の設定」と「処理の開始」に進みます。 スクリーンショットにはガイドの手順3と手順4の名前が表示されているので、ユーザーは実際の必要に応じて出力場所を選択し、処理を開始することができます。 唯一のオリジナルを直接上書きしないことをお勧めします。特に初めて一括処理する場合は、処理したファイルを新しいフォルダに保存して、比較検査を容易にすることをお勧めします。
よくある質問と注意事項
Wordで検索置換を直接使用しないのはなぜですか?
Word自体にも検索置換機能がありますが、現在開いている個々のドキュメントを処理するのに適しています。 複数のdocxファイルに直面している場合でも、1つずつ開いたり、設定したり、実行したり、保存したりする必要があります。 HeSoft Doc Batch Tool の価値は、同じルールを複数のファイルに適用し、重複操作を減らすことであり、特に改ページの一括クリーンアップ、文字の一括置換、一括処理形式などのオフィスタスクに適している。
2.「改ページ」の3文字を入力すると、改ページを削除できますか?
通常はできません。 文書に表示される改ページはWordの特殊なレイアウト記号で、本文に実際に入力された「改ページ」文字ではない。 そのため、ツールではスクリーンショットに示す変数を使用する必要があります{Hesoft.word.page}を選択します。
3.置き換えたキーワードのリストを空白にするのはなぜですか?
右側の領域は「入力しないと削除する」と説明しているからです。 左側の検索内容が改ページ変数で、右側に何も記入しない場合、ソフトウェアは検索した改ページを空に置き換えて改ページを削除します。 右側に文字を記入すると、改ページをその文字に置き換えるようになります。
4.改ページを一括削除することは、本文の内容に影響しますか?
通常、この操作は改ページ自体に対してのみ、本文文字は積極的に削除されません。 ただし、改ページが削除されると、後続のコンテンツはページ空間に応じて再フローされ、ページ位置が変化する可能性があります。 これが改ページをクリーンアップする目的の1つです。 ドキュメントがページング位置に厳しい要求がある場合は、まず少量のファイルでテストしてから、すべてのファイルを一括処理することをお勧めします。
5.処理前にバックアップが必要ですか?
バックアップを推奨します。 バッチ処理の効率は高いですが、一度ルール設定を間違えてしまうと同時に複数のファイルに影響を与える可能性もあります。 比較的妥当な方法は、元のファイルを1つのテストフォルダにコピーし、まず1 ~ 2つのファイルで効果を検証し、改ページの削除が期待通りであることを確認してから、すべてのドキュメントを処理することです。
まとめ: 重複した改ページを一括事務ツールに整理する
Wordの改ページを一括削除するコアは複雑ではありません。「Wordのキーワードを検索して置換」機能を選択し、複数のdocxまたはdocファイルをインポートし、検索リストに改ページ変数を入力します{Hesoft.word.page}を選択し、置換リストを空白のままにして、ウィザードに従って保存と処理を完了します。 Word文書を一つずつ開いて手動で削除するよりも、大量のファイルを処理するのに適しており、重複労働を著しく減らすことができる。
PDFから変換されたWord、会議資料、論文資料、トレーニング講義、企業テンプレートを整理していて、文書に不要な改ページがたくさんあることを発見した場合この記事の手順に従って、まずテストフォルダを用意して、使用することができます HeSoft Doc Batch Tool 一括整理を完了します。 効果が間違いないことを確認した後、すべてのファイルに適用することで、後続のレイアウト、統合、印刷作業をより効率的かつ安定させることができます。