文書のマスキング、資料の外部送信、テンプレート整理では、複数のWordファイルから機密ワードや指定テキストを削除する必要がよくあります。本記事では HeSoft Doc Batch Tool に基づき、Wordツールのキーワード検索置換機能を使用して、docxファイルを一括インポートし、正確な検索テキストを設定し、Australia、USAなどのキーワードの置換内容を空白にすることで、最終的に指定文字を一括削除する方法を解説します。また、処理効果、手順の目的、操作上の注意点についても説明します。
ドキュメントを外部に送信する前に、特定の機密ワード、地域名、顧客情報、内部識別子を削除する必要がある場合がよくあります。これらの内容が多数の Word ドキュメントに分散している場合、手動での処理は遅く、不安定です。この記事では、Word ファイル内の Australia、USA を削除する例を用いて、 HeSoft Doc Batch Tool を使って指定テキストを一括削除する方法を紹介します。基本的な考え方は非常にシンプルです。対象のキーワードを検索し、それを空文字に置換します。
適用シーン
Word の機密ワードの一括削除は、契約書、レポート、トレーニング資料、製品紹介、調査ドキュメントなどのファイル整理シーンに適しています。複数の docx または Word ファイルから同じテキストを削除する必要がある場合、一括検索と置換の方法を使用できます。これは特に、ファイル数が多く、キーワードが比較的明確で、元のドキュメント構造を保持する必要があるタスクの処理に適しています。
効果のプレビュー：機密ワードが削除され、ドキュメント構造は保持される
処理前、削除待ちの Word ファイルは多数あり、例では同じフォルダに 6 つの docx ドキュメントがあります。一括処理の前にファイルの範囲を確認し、処理不要なドキュメントをタスクに含めないようにする必要があります。
処理前のドキュメントを開くと、本文のテーブル内に Australia と USA という 2 つの指定テキストが存在することがわかります。これらは Country of origin フィールドの後に表示されており、今回削除する必要のある内容です。
処理が完了すると、元のキーワードの位置は空白になり、Size、Colour、Taste などの他の情報や画像コンテンツは保持されています。この効果は、ドキュメントのマスキングや指定テキストのクリーンアップに適しています。
操作手順
ステップ 1：Word 一括処理ツールに入ります。 HeSoft Doc Batch Tool を開き、左側で「Word ツール」を選択します。機能カードで「Word 内のキーワードを検索して置換」をクリックします。この機能は Word ファイルの内容を一括で変更でき、機密ワードをクリアするための主要な入り口です。
ステップ 2：処理するレコードを選択します。機能ページに入ったら、「ファイルを追加」または「フォルダからファイルをインポート」を使用して、マスキングが必要な Word ドキュメントをリストに追加します。リストには、ファイル名、パス、拡張子などの情報が表示されます。スクリーンショットでは、1.docx から 6.docx がインポートされており、処理前に逐次確認するのに便利です。
ステップ 3：検索テキストを正確に設定します。「処理オプションの設定」に入ったら、「検索方法」で「テキストを正確に検索」を選択します。この設定は、Australia、USA のような明確に固定されたワードの削除に適しています。次に、「検索するキーワードリスト」にこれらのワードを一行ずつ入力します。
ステップ 4：置換結果を空にして削除を完了します。右側の「置換後のキーワードリスト」には何も入力しません。インターフェースの説明には「未入力の場合は削除と見なされます」とあるため、ソフトウェアは一括処理時に検索されたキーワードを空白に置き換えます。キーワードリストが正しいことを確認したら、「次へ」をクリックして続行します。
ステップ 5：保存場所を設定して実行します。インターフェースのウィザードに従って、「保存場所の設定」と「処理を開始」に進みます。安全のため、新しいディレクトリに出力することをお勧めします。処理が完了したら結果ファイルを開いて確認します。問題がなければ、処理後のファイルをアーカイブまたは外部送信に使用します。
よくある質問と注意事項
機密ワードをクリアする前にリストを作成してください。最初に削除対象のキーワードリストを整理し、スペル、大文字小文字、スペースを確認して、入力ミスによる削除漏れを防ぐことをお勧めします。
短すぎる単語を安易にリストに追加しないでください。キーワードが短すぎる場合、他の通常の単語の一部に含まれる可能性があります。インターフェースには「単語の一部ではなく、完全な単語に一致させる」などのオプションがあります。実際の操作では、内容に応じて慎重に選択する必要があります。
元のファイルを保持する方が安全です。一括マスキングは、一度実行すると複数のファイルに影響します。新しい保存場所を使用して結果を出力し、元のファイルをバックアップとして保持することをお勧めします。これにより、遡及が容易になります。
処理後は抜き取りチェックが必要です。一括ツールであっても、処理後にいくつかの結果ファイルを開き、重要な箇所をチェックして、削除効果が要件を満たしていることを確認することをお勧めします。
まとめ
Word ドキュメントの機密ワードの一括削除は、「検索して空に置換」する方法で効率的に完了できます。 HeSoft Doc Batch Tool は、Word ファイル向けの一括処理フローを提供し、ファイルのインポートからキーワードの設定、結果の出力まで、オフィスシーンにおける大量のドキュメントクリーンアップに適しています。定期的にドキュメントのマスキングや資料整理を行う必要があるユーザーは、手動の繰り返し操作を減らし、削除漏れの確率を下げるために、一括処理方式を優先的に使用することをお勧めします。