文書の脱敏、資料の発信、テンプレートの整理では、多くの場合、複数のWord文書から敏感な単語を削除したり、テキストを指定したりする必要がある。 本文は HeSoft Doc Batch Tool 、Wordツールのキーワードで置換機能を検索し、docxファイルを一括インポートし、正確な検索テキストを設定し、オーストラリア、USAなどのキーワードの置換内容を空白にして、最終的に指定文字を一括クリアする方法を説明します。 処理効果、手順の目的、操作上の注意事項も説明した。
文書が発信される前に、特定の機密語、地域名、顧客情報、または内部idを削除する必要があることが多い。 これらの内容が大量のword文書に分散されていると、手動処理が遅くて不安定になる。 この記事では、Wordファイルのオーストラリア、USAを削除することを例に、どのように使うかを紹介します HeSoft Doc Batch Tool 指定したテキストを一括クリアします。 全体の考え方は簡単です。目的のキーワードを探して、空白に置き換えます。
適用シーン
Wordの敏感な言葉を一括してクリアすることは、契約、報告、トレーニング資料、製品紹介、調査文書などの文書整理シーンに適している。 複数のdocxまたはWordファイルから同じテキストを削除する必要がある場合は、一括検索置換方法を使用できます。 特に、ファイル数が多く、キーワードが比較的明確で、元のドキュメント構造を保持する必要があるタスクに適しています。
効果プレビュー: 機密語が削除され、文書構造が保持されます
処理前に、クリーンアップするWordファイルの数が多く、例では同じフォルダの下に6つのdocxドキュメントがあります。 一括処理する前にファイル範囲を確認し、処理しないドキュメントをタスクに追加しないようにしてください。
処理前の文書を開くと、本文の表にオーストラリアとUSAの2つの指定テキストが存在することがわかります。 これらは、Country of originフィールドの後ろに表示され、今回クリアする必要がある内容です。
処理が完了すると、元のキーワードの位置は空白になりましたが、他の情報はまだ存在しています。 この効果は、ドキュメントの脱感作や指定されたテキストのクリーンアップに適しています。
操作手順
ステップ1: Word一括処理ツールに入る。開く HeSoft Doc Batch Tool を選択します。 機能カードで「Wordのキーワードを探して置換」をクリックします。 この機能はWord文書の内容を一括修正することができ、敏感な言葉を取り除く主要な入り口である。
ステップ2: 処理する記録を選択します。機能ページに入ったら、「ファイルを追加」または「フォルダからファイルをインポート」を使用して、脱感作が必要なword文書をリストに追加します。 リストには、ファイル名、パス、拡張子などの情報が表示されます。 スクリーンショットには、1.docxから6.docxがインポートされていることがわかり、処理前に項目ごとに確認できる。
ステップ3: 正確な検索テキストを設定します。「処理オプションの設定」に入ったら、「検索方法」で「テキストを正確に検索」を選択します。 この設定は、オーストラリア、USAなどの明確な固定語を削除するのに適しています。 「検索するキーワードのリスト」に、これらの単語を1行ずつ入力します。
ステップ4: 置換結果を空白のまま削除を完了します。右側の「置換後のキーワードリスト」は内容を記入しません。 「入力しない場合は削除」と画面説明しているので、ソフトウェアは一括処理時に検索したキーワードを空白に置き換えます。 キーワードリストに間違いがないことを確認したら、「次へ」をクリックして続行します。
ステップ5: 保存場所を設定して実行します。インタフェースウィザードに従って、「保存場所の設定」と「処理の開始」に進みます。 安全のため、新しいディレクトリに出力し、処理が完了したら結果ファイルを開いて照合することをお勧めします。 間違いがないことを確認した後、処理したファイルをアーカイブや発信に使用します。
よくある質問または注意事項
敏感語をクリアする前にリストを作成しなければならない。削除するキーワードのリストを整理し、スペル、大文字と小文字、スペースをチェックして、入力ミスで削除しないようにすることをお勧めします。
短すぎる言葉を勝手にリストに入れないでください。キーワードが短すぎると、他の正常な単語に現れる可能性があります。 インタフェースには「単語の一部ではなく完全な単語をマッチングする」などの選択肢があり、実際の操作は内容に合わせて慎重に選択しなければならない。
元のファイルを保持する方が安全です。一括脱敏が実行されると、複数のファイルに影響を与える。 新しい保存場所を使って結果を出力することをお勧めします。元のファイルをバックアップにして、後戻りしやすいようにします。
処理後は抜き取り検査が必要です。一括ツールでも、処理後にいくつかの結果ファイルを開いて重要な場所をチェックし、削除効果が要求を満たしていることを確認することをお勧めします。
まとめ
Word文書の一括クリアは、「検索して空に置き換える」という方法で効率的に行うことができます。 HeSoft Doc Batch Tool Wordファイル向けの一括処理プロセスを提供し、ファイルのインポートからキーワードの設定、結果の出力まで、オフィスシーンでの大量のドキュメントのクリーンアップに適しています。 ドキュメントの脱感作や資料整理を頻繁に行う必要があるユーザーには、一括処理方式を優先し、手動での重複操作を減らし、削除漏れの確率を下げることをお勧めします。