Word 문서에서 텍스트 내용을 일괄 교체하는 것은 사무 작업에서 빈번히 발생하는 요구 사항으로, 수십 개의 Word 문서에서 일일이 열어 찾아 바꾸기를 할 필요 없이 텍스트를 일괄 교체해야 하는 상황을 해결합니다. 이 문서에서는 단 3단계만으로 수십 개의 Word 문서 내 텍스트를 한 번에 일괄 교체하는 실용적인 팁을 알려드립니다. 일괄 수정 시 효율이 낮고 누락되기 쉬운 문제를 손쉽게 해결하여 업무 효율을 크게 향상시킵니다.
수십 개의 Word 문서에서 텍스트 일괄 변경이 필요한 사용 사례
1、템플릿 문서의 정보 통일 수정
회사의 공지, 계약서, 제안서 등의 문서 템플릿에 있는 정보를 일괄적으로 변경해야 하는 경우. 예를 들어 회사명이 변경되거나, 회사 주소가 이전되거나, 담당자 전화번호나 이메일이 변경된 경우, 문서에 있는 이 정보들을 최신 정보로 일괄 변경하여 하나씩 수정하는 번거로움을 피할 수 있습니다.
2、공지 유형 문서의 정보 일괄 수정
고객에게 발송할 회의 안내, 초청장 등의 파일에서 회의 장소나 시간이 변경된 경우, 모든 문서의 주소, 시간 등 핵심 정보를 수정해야 합니다.
3、오탈자 또는 용어 일괄 수정
동일한 시리즈의 문서에 동일한 오탈자가 있거나 전문 용어가 잘못 입력된 경우, 일괄 변경 기능으로 모든 문서를 한 번에 수정할 수 있습니다. 수동으로 하나씩 확인하면 효율이 낮을 뿐만 아니라 누락이나 오류가 발생하기 매우 쉽습니다.
요약하자면, 위의 시나리오들은 수십 개, 수백 개의 Word 문서 안의 텍스트를 변경해야 할 때 수동 처리는 시간과 노력이 많이 들고 파일을 하나둘 빠뜨리기 쉽다는 공통된 어려움을 가지고 있습니다. 아래 소개하는 방법을 통해 이 문제를 쉽게 해결하고, 모든 문서의 텍스트 내용을 한 번에 변경하여 일상적인 사무 작업에서 텍스트 일괄 수정 요구를 충족시킬 수 있습니다.
Word 문서 내 키워드 변경 후 결과 미리보기
처리 전:
처리 후:
Word에서 텍스트 일괄 변경 작업 단계
1、「 HeSoft Doc Batch Tool 」을 열고, 「Word 도구」-「Word에서 키워드 찾아 변경」을 선택합니다.
2、처리할 Word 문서를 모두 추가합니다. 파일 수 제한은 없으며, 한 번에 수백 개에서 수천 개까지 추가해도 문제없습니다.
3、「정확한 텍스트 찾기」를 선택하고, 왼쪽 찾을 내용 아래에 「Corporate Data Security Policy」를 입력하고, 오른쪽 변경 내용 아래에 「Data Security Guidelines」를 입력하여 왼쪽 단어를 오른쪽 단어로 변경하도록 지정합니다.
동일한 문서에서 여러 키워드를 변경해야 하는 경우, 「Enter」 키를 눌러 새 줄에 변경할 단어를 추가 입력하면 됩니다.
4、모든 문서가 한 번에 처리 완료되면, 바로 「저장 위치」를 클릭하여 확인하면 모두 변경된 것을 확인할 수 있습니다.
