大量のフォルダにプロジェクト番号、月、アーカイブ識別子を一括で追加する必要がある場合、手動でのリネームは非効率でミスも発生しやすくなります。この記事では、一括で「2025-12」プレフィックスを追加する例を用いて、 HeSoft Doc Batch Tool でフォルダ名機能に入り、複数のフォルダレコードを追加し、プレフィックス追加オプションを有効にして指定のテキストを入力する方法を説明します。また、処理前後の効果、適用シーン、命名時の注意点についても解説し、ユーザーがより標準的にオフィス資料のディレクトリを管理できるようサポートします。
プロジェクトがアーカイブ段階に入ったり、ある月の資料をまとめて整理する必要がある場合、フォルダ名が標準化されているかどうかは、その後の検索効率に直接影響します。多くの人は、まず Annual_Plans、Backup_Data、Client_Files、Finance_Records などのフォルダを作成する習慣がありますが、資料が増えてから、日付、プロジェクト番号、アーカイブロットが欠如したディレクトリの管理が難しいことに気づきます。一つずつ名前を変更すれば問題は解決できますが、多数のフォルダを前にすると、この方法は効率が悪く、しかもプレフィックスの付け忘れ、日付の入力ミス、書式の不統一などの問題が発生しやすくなります。本文は、フォルダの一括名前変更というオフィスニーズを中心に、 HeSoft Doc Batch Tool を使用して複数のフォルダ名に一括でプレフィックスを追加し、フォルダ名を識別情報のない状態から、統一された 2025-12 プレフィックス形式に変更する方法を紹介します。
適用シーン：なぜ複数のフォルダに統一プレフィックスを追加するのか
フォルダのプレフィックスは、通常、分類と並べ替えの役割を担います。名称の末尾に説明を追加するのとは異なり、プレフィックスはフォルダ名の先頭に位置するため、Windows のエクスプローラーで並べ替え結果に影響を与えやすく、ユーザーが最初に目にしやすいものです。そのため、時間、プロジェクト、または顧客ごとに一括アーカイブする必要がある場合、プレフィックスを追加することは簡単で直接的な命名方法です。
一般的なシーンとしては、第一に、月ごとに資料を整理する場合、例えば2025年12月に作成またはアーカイブされたすべてのディレクトリに 2025-12 を統一して付けること、第二に、プロジェクト番号ごとにディレクトリを整理する場合、例えば同一プロジェクト下の設計ファイル、会議記録、顧客資料、技術ノートに P001- を付けること、第三に、部門や顧客名で分類する場合、例えば Finance-、ClientA-、Market- を付けること、第四に、処理状態でフォルダをマークする場合、例えば 已审核-、待归档-、已交付- を付けることなどが挙げられます。これらのプレフィックスにより、フォルダは大量の資料の中でより識別しやすくなります。
オフィスワーカーにとって、この種のニーズはフォルダに限りません。Word 文書の docx、doc、Excel 表の xlsx、xls、PDF ファイル、画像素材、テキストファイルも、一括で名前を変更する必要がよくあります。しかし、本文の焦点はフォルダ名であり、ファイル名ではありません。正しいツール分類を選択することで、ファイルとフォルダの混同を避けることができます。 HeSoft Doc Batch Tool は、オフィスシーン向けの一括処理ソフトウェアとして、ファイル名、フォルダ名、Word ツール、Excel ツール、PDF ツールなどの入り口を分けており、ユーザーがタスクタイプに応じて選択しやすくなっています。
効果プレビュー：普通のディレクトリ名から日付プレフィックス付きのディレクトリ名へ
処理前：ディレクトリ名が分散し、統一アーカイブ識別子が欠如
処理前のフォルダリストには、Annual_Plans、Backup_Data、Client_Files、Design_Documents、Finance_Records、Marketing_Assets、Project_Reports、Resource_Library、Team_Meetings、Technical_Notes という複数の英語ディレクトリ名が見られます。これらの名称はそれぞれの内容タイプを表現できますが、どの月やバッチに属するかはわかりません。後に他の月の同名ディレクトリが生成された場合、容易に混在してしまいます。
処理後：名称の先頭に 2025-12 が統一表示
処理後の効果は非常に直感的で、すべてのフォルダ名の先頭に 2025-12 が追加されています。これにより、ユーザーはフォルダを開かなくても、名称からこれらのディレクトリが2025年12月の資料群に属することを判断できます。長期アーカイブが必要な資料庫にとって、統一されたプレフィックスは後日の検索コストを大幅に削減します。
スクリーンショットからは、一括処理後に各フォルダの更新日時が変更されたことも確認できますが、これは名前変更操作の一般的な挙動です。名称変更後も、元のディレクトリ内のコンテンツは対応するフォルダに保持されるべきですが、これらのフォルダパスが他のプログラム、ショートカット、または同期タスクによって参照されている場合、パス名の変更が参照関係に影響を与える可能性があるため、処理前に基本的な確認が必要です。
操作手順： HeSoft Doc Batch Tool でフォルダプレフィックスを設定
手順一：フォルダ名機能を開き、プレフィックスとサフィックスの追加を選択
HeSoft Doc Batch Tool を起動後、まず左側の機能ナビゲーションを確認します。スクリーンショットの左側には、首页、任务流、所有工具、文件名称、文件夹名称、文件整理、Word 工具、Excel 工具、PowerPoint 工具、PDF 工具 などの分類があります。今回処理するのはフォルダ名であるため、文件夹名称 をクリックします。この分類に入ると、右側に様々なフォルダ名処理機能が表示されます。
機能カードで 文件夹名添加前缀和后缀 を選択します。この名称は、フォルダ名に一括でプレフィックスまたはサフィックスを追加するために使用されることを明確に示しています。本文の目標は、名称の先頭に 2025-12 を追加することなので、この機能はニーズに完全に合致します。ここで 在文件夹名中插入文本 を選択しないでください。名称の中間の特定の位置にテキストを挿入する必要がある場合を除きます。また、删除文件夹名称中的文本 も選択しないでください。これは逆の処理です。
手順二：一括処理が必要なフォルダを追加
機能ページに入ると、インターフェース上部に処理の進行状況が表示されます：选择需要处理的记录、设置处理选项、设置保存位置、开始处理。現在は第1ステップにあり、重点は処理対象のフォルダをリストに追加することです。右上隅の 添加文件夹 ボタンをクリックして、対象ディレクトリをタスクに追加します。
スクリーンショットでは既に10件のレコードが追加されており、表の名称列には Annual_Plans、Backup_Data、Client_Files などのフォルダがリストされ、パス列にはそれらが C:\Users\11623\Desktop\Files\ に存在することが示されています。番号とレコード数により、ユーザーは今回の処理範囲を確認でき、下部に表示された 记录数：10 は、これから適用されるルールがこれらの10個のフォルダに適用されることを示しています。
このステップの操作目的は名称を変更することではなく、処理待ちリストを作成することです。下一步 をクリックする前に、以下の3点の確認を行うことを推奨します：第一に数が正しいかどうか、例えば本来10件のフォルダを処理すべきところ、リストに確かに10件あるかどうか。第二にパスが正しいかどうか、同名で別の場所にあるディレクトリを選択していないか。第三に、名称がすべて同じプレフィックスを追加するのに適しているかどうか。このバッチに属さないフォルダがある場合は、最初にリストから削除するべきです。
手順三：プレフィックス追加を有効にし 2025-12 を入力
フォルダリストを確認したら、下部の 下一步 をクリックして、设置处理选项 に入ります。スクリーンショットでは、添加前缀 スイッチがオンの状態で、下の入力ボックスに 2025-12 が入力されています。添加后缀 スイッチはオフの状態です。つまり、今回処理するのはフォルダ名の先頭にテキストを追加することのみで、名前の末尾に内容を追加することはありません。
プレフィックスを入力する際は、特に書式に注意する必要があります。例えば、2025-12 と 2025-12- では結果が異なります。前者は 2025-12Annual_Plans となり、後者は 2025-12-Annual_Plans となります。スクリーンショットの処理後効果の表示では 2025-12 を使用しており、余分な接続文字はありません。実際の作業では、フォルダの元の名前が主に英語やピンインである場合、短いハイフンやアンダースコアを使用して可読性を高めることを推奨します。チームで命名規則が既にある場合は、その規則に従って厳密に入力する必要があります。
もしフォルダ名末尾に説明を追加する必要がある場合は、添加后缀 を有効にできます。しかし、本文の例ではプレフィックスのみの処理であるため、サフィックスはオフのままにします。設定完了後、继续点击 下一步 に進み、後続の 设置保存位置 と 开始处理 段階に入ります。スクリーンショットにはプロセスステップの名称が表示されているため、ソフトウェアがユーザーを導いて後続の確認を完了させることが明確にわかります。正式な処理を開始する前に、プレフィックステキストと処理レコードを再度確認し、一括操作後に個別に修正する事態を避けてください。
よくある質問や注意事項：一括名前変更前にこれらの詳細を確認
命名規則をまず統一する
一括処理の最大の利点は、一度の設定で複数に効果が及ぶことですが、これは同時に誤りも一括で拡大されることを意味します。そのため、フォルダに一括でプレフィックスを追加する前に、命名規則を確認する必要があります。例えば、日付は 2025-12、202512、2025年12月 のどれを使用するか、プロジェクト番号の後にハイフンを付けるか、部門名は中国語と英語のどちらを使用するかなどです。規則が確定してからソフトウェアに入力することで、後戻りの手間を減らすことができます。
処理対象はフォルダであり、ファイルではない
多くのオフィスソフトウェアは、ファイル名とフォルダ名の両方の処理をサポートしています。本文で使用するのは 文件夹名称 分類下の機能で、ディレクトリ名の変更に適しています。もし docx、doc、xlsx、pdf、jpg などの具体的なファイルにプレフィックスを追加する場合は、対応するファイル名処理プロセスに入るべきであり、フォルダ名機能を使用してはいけません。対象を区別することで、操作結果が期待と異なることを避けられます。
パスを検査し、誤って同名ディレクトリを処理しないようにする
異なる場所に同名のフォルダが存在する可能性があります。例えば、デスクトップに Project_Reports があり、共有ドライブにも Project_Reports があるかもしれません。スクリーンショット内の表はフルパスを表示しており、これは非常に有用です。一括名前変更の前には、名称だけでなく、さらにパスを確認して、処理対象が目的のディレクトリであることを確認してください。
プレフィックス重複の問題に注意する
もし一部のフォルダが既に 2025-12 で始まっている場合、同じプレフィックスを再度追加すると 2025-122025-12... のような重複した名称が形成される可能性があります。そのため、過去のディレクトリや以前処理したことがあるディレクトリについては、最初に名称リストをざっと確認するべきです。必要に応じて、既にプレフィックスが付いているフォルダを除外してから、残りのディレクトリを処理します。
まとめ：フォルダの命名を手動の繰り返しから一括フローへ
フォルダ名に一括でプレフィックスを追加することは、一見小さな操作に見えますが、オフィスの資料管理効率を明らかに改善します。 HeSoft Doc Batch Tool を通じて、ユーザーは 文件夹名称 分類の中で 文件夹名添加前缀和后缀 を選択し、対象フォルダを一括追加し、統一プレフィックス 2025-12 を入力し、さらにフローに従って処理を完了できます。一つずつ名前を変更するのに比べて、この方法はより速く、より安定しており、命名の一貫性も保ちやすくなります。
もしあなたがプロジェクトディレクトリ、顧客資料、月次アーカイブフォルダ、または部門の共有フォルダを頻繁に扱うなら、一括名前変更を日常的な整理フローの一部として採用することをお勧めします。最初に命名規則を計画し、次にオフィスソフトウェアで一括実行することで、大量のフォルダを短時間で統一整理でき、繰り返し作業を減らし、本当に判断や分析が必要な仕事により多くの時間を割くことができます。