일상 업무에서 Excel 워크시트를 처리할 때 자주 접하는 상황은 테이블을 다른 사람에게 배포해야 하는 경우입니다. 하지만 Xls, Xlsx 파일을 전송한 후 상대방 컴퓨터에서 서식과 레이아웃이 완전히 깨지고 글꼴도 변해버립니다. PDF로 변환하면 테이블 내 차트 데이터 내용을 고정시켜 어떤 컴퓨터나 휴대폰에서 열어도 원본 파일과 완전히 동일하게 표시되며 표시 문제가 발생하지 않습니다. 상대방 컴퓨터에 Office 소프트웨어가 설치되어 있지 않거나 모바일 기기로만 파일을 수신하는 경우, PDF로 변환하면 보기 환경이 훨씬 개선되며 거의 모든 기기에서 열 수 있습니다. 회사 재무 보고서, 고객 자료, 계약 견적서 등 중요한 데이터 테이블은 Xls, Xlsx 형식으로 미리 보면 실수로 수정하기 매우 쉽습니다. PDF로 변환하는 것은 파일에 자물쇠를 채워 데이터 위변조를 방지하는 것과 같습니다. 월간 보고서, 연간 요약 등의 테이블 내용을 인쇄할 때 PDF 형식은 인쇄 품질과 인쇄 후 장기 보관도 보장합니다. 때로는 Excel 파일에 대용량 데이터가 포함되어 있어 파일 크기가 매우 클 수 있는데, PDF로 변환하면 파일 크기가 훨씬 작아져 전송하거나 웹사이트에 업로드하기가 더 편리해집니다. 특히 데이터 표시만 필요하고 편집이 필요하지 않은 경우 PDF 파일이 그 장점을 더욱 잘 드러냅니다. 테이블 내용이 어떤 기기에서든 일관되게 표시되도록 보장하고, 중요한 데이터를 보호하며, 테이블을 더욱 전문적으로 보이게 하기 위해 PDF 문서로 변환하면 많은 번거로움을 피하고 업무 효율성을 크게 향상시킬 수 있습니다. 그렇다면 10개, 100개, 1000개의 Excel 보고서를 어떻게 한 번에 PDF 문서로 변환할 수 있을까요?
1、사용 시나리오
대량의 Excel 표 데이터나 차트 내용을 외부로 보내야 하는 경우, Xls, Xlsx 등 지저분한 표 파일 형식으로 보내면 정식성이 떨어져 보이고 Office가 없는 사용자는 볼 수 없습니다. PDF 문서로 변환하면 전문적인 이미지를 높일 뿐만 아니라 호환성과 보안성도 향상됩니다.
2、효과 미리보기
처리 전:
처리 후:
3、조작 단계
【 HeSoft Doc Batch Tool 】을 열고, 【Excel 도구】-【Excel을 PDF로 변환】을 선택합니다.
【파일 추가】PDF 형식으로 변환할 Excel 표 파일을 직접 선택하여 추가합니다.
【폴더에서 파일 가져오기】선택한 폴더 내의 모든 Excel 표 파일을 가져옵니다.
아래에서 가져온 파일을 확인할 수 있습니다.
【페이지 표시 방식】Excel 레이아웃 설정을 기준으로 선택합니다.
처리가 완료되면, 저장 위치를 클릭하여 변환된 PDF 파일을 확인합니다.
