PDF 파일명이 무의미한 일련번호인 경우, 보관 및 검색이 어려워집니다. 본 문서는 PDF 본문 내용에 따라 일괄적으로 파일명을 변경하는 방법을 소개합니다. HeSoft Doc Batch Tool 의 PDF 내용으로 이름 변경 기능을 사용하여, 여러 PDF를 가져온 후 사용자 정의 수식으로 텍스트 일치를 선택하고, 정규식에 \d{8}을 입력하면 본문에 있는 8자리 번호를 추출하여 원본 파일명을 덮어씁니다. 계약서, 합의서, 주문서, 보고서 등 PDF 자료를 정리해야 하는 사무직 직원에게 적합한 내용을, 처리 전, 처리 후 및 조작 스크린샷과 함께 설명합니다.
많은 기업에서 전자 계약서, 협약서, 주문 확인증, 검사 보고서 또는 프로젝트 자료를 정리할 때 동일한 문제에 직면합니다. PDF 파일 자체에는 완전한 번호가 포함되어 있지만 파일 이름은 단순한 숫자나 내보내기 일련번호인 경우입니다. 예를 들어 폴더에 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf, 4.pdf로 표시되어 있으면 파일을 일일이 열어야만 각 파일이 어떤 계약 번호에 해당하는지 알 수 있습니다. 이러한 파일은 단기적으로는 그럭저럭 관리할 수 있지만, 수량이 늘어나면 검색, 확인, 보관 및 인계가 매우 비효율적으로 변합니다.
본 문서에서 소개하는 방법은 사무용 소프트웨어가 PDF 본문의 번호를 자동으로 읽고, 와일드카드/정규 표현식 규칙을 사용하여 대상 텍스트를 추출한 다음 원래 파일 이름을 일괄적으로 바꾸는 것입니다. 예시 스크린샷에서 각 PDF 첫 페이지에는 8자리 계약 번호가 포함되어 있으며, 최종 파일 이름은 기존 일련번호 대신 번호 자체(예: 10026877.pdf)로 변경됩니다. 전체 과정은 비개발자도 사용할 수 있도록 설계되었습니다. 번호 형식만 이해하고 소프트웨어에 해당 일치 표현식을 입력하면 됩니다.
적용 시나리오: PDF 내용에서 번호를 추출하여 파일 이름으로 사용해야 하는 경우
PDF 본문 내용에 따라 파일 이름을 바꾸는 것은 "파일 내용에 규칙이 있고 파일 이름에 규칙이 없는" 자료를 처리하는 데 가장 적합합니다. 예를 들어 계약서 PDF 본문에 Contract No. 또는 계약 번호가 있거나, 주문서 PDF에 주문 번호, 검사 보고서에 보고서 번호, 기록 자료에 직원 번호, 재무 자료에 전표 번호가 있는 경우입니다. 번호 형식이 연속된 8자리 숫자, 고정 문자 접두사 + 숫자, 날짜 + 일련번호 등과 같이 비교적 안정적이면 규칙 일치를 고려할 수 있습니다.
이 방식의 가치는 반복적인 수작업을 줄이는 데 있습니다. 기존 방식은 첫 번째 PDF를 열고, 번호를 찾고, 복사하고, 닫은 다음 이름을 바꾸고, 다시 두 번째 PDF를 열어 동일한 작업을 반복하는 것입니다. 파일이 100개라면 100번을 반복해야 합니다. 하지만 일괄 처리 도구의 아이디어는 규칙을 먼저 설정한 다음 소프트웨어가 모든 파일에 동일한 규칙 집합을 실행하도록 하는 것입니다.
본 문서의 예시는 PDF 파일을 사용합니다. 만약 사무 자료가 docx, doc와 같은 Word 문서이거나 텍스트 파일인 경우, 소프트웨어에서 해당하는 문서 내용 기반 이름 변경 기능에 따라 처리 대상을 선택할 수 있습니다. 형식에 따라 진입점이 다를 수 있지만, "내용을 기반으로 핵심 텍스트를 추출하여 파일 이름 생성"이라는 아이디어는 동일합니다.
결과 미리보기: 의미 없는 일련번호에서 검색 가능한 번호로
처리 전: 파일 이름이 PDF 내용을 반영하지 못함
처리 전 스크린샷에서 폴더에는 4개의 PDF 파일이 있으며 이름은 각각 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf, 4.pdf입니다. 이러한 이름 지정 방식은 간단하지만 업무 정보를 담을 수 없습니다. 계약 관리자, 프로젝트 어시스턴트 또는 재무 담당자 모두 파일을 열어야만 내용을 판단할 수 있습니다.
그중 한 PDF를 열면 페이지 상단에 "Contract No." 필드가 있고 그 뒤에 8자리 숫자 번호가 있는 것을 볼 수 있습니다. 빨간색 상자와 화살표는 번호 10026877을 표시합니다. 이 번호는 계약 대장이나 업무 시스템의 기록과 직접 연결될 수 있으므로 파일 보관 시 가장 가치 있는 정보입니다.
처리 후: 파일 이름이 PDF 속 계약 번호로 변경됨
일괄 이름 바꾸기를 완료한 후 폴더 속 PDF 이름이 각각 10026877.pdf, 20036655.pdf, 20100511.pdf, 33952100.pdf로 변경됩니다. 이제 파일을 열지 않고도 파일 이름만으로 해당 번호를 식별할 수 있습니다.
이러한 결과는 추후 보관에 매우 적합합니다. 번호별 정렬, 폴더 내 검색, 시스템 업로드 또는 Excel 대장과의 대조 모두 기존 1.pdf, 2.pdf보다 훨씬 신뢰할 수 있습니다.
작업 절차: HeSoft Doc Batch Tool 을 사용하여 PDF 일괄 이름 바꾸기 완료
1단계: 파일 이름 도구에서 PDF 내용으로 이름 바꾸기 찾기
HeSoft Doc Batch Tool 를 엽니다. 소프트웨어 왼쪽에는 홈, 작업 흐름, 모든 도구, 파일 이름, 폴더 이름, 파일 정리, Word 도구, Excel 도구, PowerPoint 도구, PDF 도구 등 여러 분류가 있습니다. 이번 작업은 파일 이름을 수정하는 것이므로 왼쪽의 "파일 이름"을 선택합니다.
파일 이름 분류로 들어간 후 기능 카드에서 "7. 파일 내용을 사용하여 PDF 파일 이름 바꾸기"를 찾습니다. 카드 설명에는 이 기능이 "PDF 파일 내용의 특정 텍스트를 일괄적으로 해당 파일의 파일 이름으로 사용할 수 있습니다"라고 나와 있습니다. 이는 기존 파일 이름을 단순히 바꾸는 것이 아니라 PDF 내부 텍스트를 읽은 다음 일치하는 내용을 사용하여 이름을 바꾼다는 것을 나타냅니다.
이 단계의 예상 결과는 PDF 내용으로 이름 바꾸기 처리를 위한 전용 도우미 인터페이스로 진입하는 것입니다. 대량의 PDF 계약, 주문, 보고서에 있어 이는 가장 핵심적인 기능 진입점입니다.
2단계: 이름을 바꿀 PDF 파일 가져오기
기능 진입 후, 페이지 제목은 "파일 내용을 사용하여 PDF 파일 이름 바꾸기"로 표시됩니다. 프로세스 바에는 처리할 레코드 선택, 처리 옵션 설정, 저장 위치 설정, 처리 시작의 4단계가 표시됩니다. 현재 1단계에 있습니다.
페이지 오른쪽 상단에는 "파일 추가" 및 "폴더에서 파일 가져오기"가 제공됩니다. 대상 파일이 여러 위치에 분산되어 있다면 파일 추가를 사용할 수 있고, 모든 PDF가 하나의 디렉토리에 있다면 폴더에서 파일 가져오기를 사용하는 것이 더 편리합니다. 스크린샷에서는 이미 4개의 PDF를 가져왔으며 목록에는 이름, 경로, 확장자, 만든 날짜, 수정한 날짜가 나열되어 있습니다.
가져온 후에는 세 가지 사항을 중점적으로 확인하십시오. 첫째, 확장자가 모두 pdf인지, 둘째, 레코드 수가 올바른지, 셋째, 경로가 처리하려는 디렉토리인지 확인합니다. 스크린샷 하단에 레코드 수가 4로 표시되어 이번에 4개의 PDF에 대해 이름 바꾸기를 실행함을 나타냅니다. 확인 후 하단의 "다음"을 클릭합니다.
3단계: 조회 영역을 사용자 지정 수식 일치 텍스트로 설정
2단계 "처리 옵션 설정"으로 이동하면 소프트웨어에 PDF의 어느 부분에서 파일 이름을 가져올지 알려줘야 합니다. 인터페이스의 "조회 영역"은 "첫 번째 행 텍스트", "첫 번째 바코드 그림" 및 "사용자 지정 수식으로 일치된 텍스트"를 포함한 여러 옵션을 제공합니다. 이 예시는 PDF 본문의 8자리 계약 번호를 추출하는 것이므로 "사용자 지정 수식으로 일치된 텍스트"를 선택합니다.
이 항목을 선택하는 목적은 첫 번째 행만 가져오도록 제한하지 않고 바코드에 의존하지 않으며, 규칙을 통해 PDF 텍스트에서 조건에 맞는 내용을 찾기 위함입니다. 계약 번호와 같은 고정 형식 텍스트에 있어 이는 더 유연한 방식입니다.
4단계: 8자리 숫자 일치 표현식 입력
"정규 표현식" 입력란에 \d{8}을 기입합니다. 이 표현식은 연속된 8자리 숫자를 찾는 데 사용됩니다. 스크린샷 속 계약 번호 10026877은 정확히 8자리 숫자이므로, 이 규칙에 의해 찾아져 파일 이름 생성에 사용됩니다.
와일드카드 규칙처럼 이해한다면 이렇게 기억할 수 있습니다. \d는 숫자를 나타내고, {8}은 8개임을 나타냅니다. 일반적인 별표(*), 물음표(?) 와일드카드와 비교하여, 정규 표현식은 번호 형식을 더 정확하게 기술할 수 있습니다. 일괄 이름 바꾸기에 있어 규칙이 정확할수록 결과는 더 안정적입니다.
표현식을 입력하기 전에 먼저 몇 개의 샘플 PDF를 관찰하여 모든 대상 번호의 길이가 일치하는지 확인하는 것이 좋습니다. 어떤 계약 번호는 8자리이고 어떤 것은 10자리라면 동일한 \d{8} 규칙을 단순하게 사용할 수 없으며, 실제 형식에 맞춰 조정해야 합니다.
5단계: 전체 파일 이름 덮어쓰기 선택
"위치" 설정에서 스크린샷은 "전체 파일 이름 덮어쓰기", "파일 이름의 왼쪽에", "파일 이름의 오른쪽에"를 선택할 수 있음을 보여줍니다. 이번 목표는 1.pdf, 2.pdf 같은 기존 이름을 계약 번호로 완전히 바꾸는 것이므로 "전체 파일 이름 덮어쓰기"를 선택합니다.
선택하면 소프트웨어는 일치된 번호를 새 파일 이름 본문으로 사용하고 PDF 확장자는 유지합니다. 즉, 10026877이 일치하면 출력 파일 이름은 10026877.pdf가 됩니다. 이렇게 명명하는 것이 가장 간결하며 번호별 검색에도 가장 편리합니다.
실제 요구 사항이 원래 파일 이름을 유지하는 것이라면, 번호를 왼쪽이나 오른쪽에 추가할 수도 있습니다. 예를 들어 원래 파일 이름 앞에 계약 번호를 추가하여 "10026877_1.pdf"와 같은 구조를 만들 수 있습니다. 하지만 이 문서의 예시는 완전히 덮어쓰는 것이므로 전체 파일 이름 덮어쓰기를 선택하는 것이 더 적합합니다.
6단계: 저장 위치 입력 및 처리 시작
일치 규칙 및 이름 위치 설정을 완료한 후 "다음"을 클릭합니다. 프로세스 바에 따르면 다음으로 저장 위치를 설정한 다음 처리를 시작해야 합니다. 스크린샷에 저장 위치의 구체적인 페이지가 표시되지는 않았지만, 도우미 흐름을 통해 사용자가 이후 단계에서 처리된 파일의 저장 방식을 확인해야 함을 합리적으로 판단할 수 있습니다.
중요한 PDF의 경우, 먼저 처리 결과를 별도 디렉토리에 저장하고 파일 이름이 올바른지 확인한 후 공식적인 교체나 보관을 진행하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 표현식 설정이 예상과 일치하지 않더라도 원본 파일에 영향을 미치지 않습니다. 확인 후 "처리 시작"으로 이동하여 소프트웨어가 일괄 작업을 완료할 때까지 기다립니다.
자주 묻는 질문과 주의사항
표현식 \d{8}이 모든 PDF에 항상 적합한가요?
항상 그렇지는 않습니다. 대상 번호가 연속된 8자리 숫자인 경우에만 적합합니다. 만약 계약 번호에 문자, 하이픈 또는 날짜(예: HT-20260601-001)가 포함된 경우, 해당 형식에 맞는 표현식을 사용해야 합니다. 일괄 처리 전에 먼저 번호 규칙을 명확히 해야 합니다.
PDF에 8자리 숫자가 여러 개 있으면 잘못 가져올 가능성이 있나요?
가능성이 있습니다. 본문에 날짜, 전화번호, 금액 일련번호 등 8자리 숫자가 동시에 존재하면 소프트웨어가 대상이 아닌 내용을 일치시킬 수 있습니다. 따라서 정식 처리 전에 먼저 소량의 샘플로 테스트하는 것이 좋습니다. 필요한 경우 번호 앞뒤의 고정 문자와 결합하여 대상을 한정하는 등 규칙을 더 구체적으로 만들어야 합니다.
파일 이름이 중복되면 어떻게 하나요?
서로 다른 PDF에서 동일한 번호가 일치하면 파일 이름 중복 문제가 발생할 수 있습니다. 계약, 주문 등의 자료는 이론상 번호가 고유해야 하지만, 실제 작업에서는 스캔 중복이나 내보내기 중복이 있을 수 있습니다. 처리 전에 먼저 샘플을 확인하고, 처리 후에도 파일 수가 일치하는지 확인해야 합니다.
왜 일부 PDF는 번호를 식별하지 못하나요?
가능한 원인으로는 PDF가 순수 이미지 스캔본이거나, 번호가 추출 가능한 텍스트에 속하지 않거나, 번호 형식이 표현식과 일치하지 않거나, PDF 내 번호 위치가 특수한 경우 등이 있습니다. 이러한 상황이 발생하면 먼저 PDF를 열어 번호 텍스트를 선택해보십시오. 선택할 수 없다면 일반 텍스트 레이어가 아닐 수 있습니다.
Word, docx, doc 파일에 사용할 수 있나요?
본 문서는 PDF 파일에 대해 다룹니다. docx, doc과 같은 Word 문서의 경우 소프트웨어 내에서 Word 파일에 적합한 내용 기반 이름 변경 기능을 선택해야 합니다. PDF 기능을 Word 파일에 직접 사용하지 마십시오. 가져오기 전에 확장자와 기능 유형이 일치하는지 확인해야 합니다.
요약: PDF 파일 이름이 업무 번호와 자동으로 일치되도록 하기
HeSoft Doc Batch Tool 를 통해 "PDF를 열어 번호를 확인하고 수동으로 이름을 바꾸는" 반복 작업을 "파일 가져오기, 표현식 설정, 일괄 실행"의 자동화 프로세스로 전환할 수 있습니다. 계약, 주문, 보고서, 기록 등 PDF 자료의 경우, 본문 번호에 따라 일괄적으로 이름을 바꾸면 파일 정리 효율을 크게 높이고 수동 복사 오류 위험도 줄일 수 있습니다.
만약 PDF 파일 이름이 여전히 의미 없는 일련번호라면, 먼저 몇 개의 샘플로 테스트를 시작하는 것이 좋습니다. 번호 형식을 확인한 후 "파일 내용을 사용하여 PDF 파일 이름 바꾸기"에서 사용자 지정 수식으로 텍스트 일치를 선택하고 적절한 정규 표현식을 입력한 다음, 전체 폴더를 일괄 처리하십시오. 이렇게 하면 결과를 통제할 수 있으면서도 대량의 PDF에 대한 표준화된 이름 지정을 빠르게 완료할 수 있습니다.