계약 PDF를 1.pdf, 2.pdf 등 일련번호로 저장하면 추후 검색 및 보관에 어려움이 있습니다. 본문에서는 계약 번호 추출 시나리오를 중심으로, HeSoft Doc Batch Tool 에서 "파일 내용으로 PDF 파일 이름 변경" 기능을 사용하는 방법을 설명합니다. 사용자 정의 수식으로 매칭된 텍스트와 \d{8} 정규식을 통해 PDF 본문의 Contract No. 번호를 일괄적으로 읽어와 새로운 PDF 파일명으로 덮어쓰는 방법입니다. 튜토리얼에는 효과 미리보기, 상세 단계 및 주의사항이 포함되어 있으며, 계약 관리, 법무 보관, 프로젝트 자료 정리 등의 사무 환경에 적합합니다.
계약 자료의 전자적 관리에서 가장 큰 문제는 파일명이 불규칙하다는 점입니다. 많은 계약서 PDF가 스캔, 다운로드 또는 내보내기 과정에서 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf처럼 또는 시스템 기본 이름으로 저장됩니다. 당장은 문제가 없어 보이지만, 계약 건수가 늘어나면 특정 계약서 하나를 찾기 위해 PDF를 일일이 열어 번호를 확인해야 하므로 시간이 낭비되고 오류가 발생하기 쉽습니다.
만약 계약서 본문에 이미 "Contract No."나 "계약 번호"가 포함되어 있다면, 이 번호를 파일명으로 사용하는 것이 훨씬 합리적입니다. 이렇게 하면 폴더 내의 각 PDF가 업무 번호와 바로 대응되어, 추후 보관, 검색, 시스템 업로드 또는 Excel台账와의 대조 작업이 훨씬 수월해집니다.
이 문서에서는 스크린샷의 계약서 PDF를 예시로, HeSoft Doc Batch Tool 을 사용하여 와일드카드/정규 표현식으로 PDF 본문의 8자리 계약 번호를 일치시키고 여러 PDF 파일의 이름을 일괄 변경하는 방법을 소개합니다. 이 방법은 법무, 행정, 프로젝트 관리, 구매, 재무 등 다수의 PDF 계약서나 협정서를 정리해야 하는 업무 담당자에게 특히 유용합니다.
적용 사례: 계약서, 협정서, 주문서 PDF를 본문 번호로 명명
이 문서에서 소개하는 방법은 PDF 본문에 명확한 번호가 존재하는 자료에 적용됩니다. 예를 들어 영문 계약서의 Contract No., 국문 계약서의 계약 번호, 구매 주문서의 PO 번호, 서비스 계약의 협정 번호, 보고서 파일의 보고서 번호 등이 이에 해당합니다. 이러한 번호를 PDF 텍스트에서 읽을 수 있고 형식이 비교적 통일되어 있다면, 일치 규칙을 사용하여 일괄 추출할 수 있습니다.
스크린샷 예시의 계약 번호는 연속된 8자리 숫자이므로, \d{8}과 같은 정규 표현식을 사용하여 일치시킬 수 있습니다. 많은 사용자가 이러한 규칙을 '패턴으로 텍스트 찾기'라는 의미로 와일드카드 표현식이라고 부르지만, 소프트웨어 인터페이스에서는 입력란에 '정규 표현식'이라고 명시되어 있으므로 실제 설정 시에는 정규 표현식 문법에 맞춰 작성해야 합니다.
작업 대상 자료가 docx, doc와 같은 Word 계약서나 Excel台账, txt 텍스트 파일인 경우, 해당 유형에 맞는 기능 모듈을 선택해야 합니다. 이 문서의 예시는 PDF 파일만을 대상으로 하며, 기능 진입점 역시 "파일 내용을 사용하여 PDF 파일 이름 바꾸기"입니다.
결과 미리보기: 계약 번호가 파일명으로
처리 전: 폴더에 일련번호 PDF만 존재
처리 전 폴더에는 4개의 PDF가 각각 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf, 4.pdf로 명명되어 있습니다. 이 파일명만으로는 어떤 파일이 어떤 계약 번호에 해당하는지 알 수 없고, 특정 계약서를 빠르게 찾을 수도 없습니다.
PDF를 열면 페이지 상단에서 계약 번호 필드를 볼 수 있습니다. 스크린샷에서 빨간색 화살표는 "Contract No." 다음에 위치한 "10026877"을 가리킵니다. 계약 관리 측면에서 이 번호는 원래 파일명보다 훨씬 중요하며, 보관 파일명으로 더 적합합니다.
처리 후: 모든 PDF가 계약 번호로 명명됨
일괄 처리 후, 원래의 일련번호 파일명이 PDF 본문의 번호로 대체되었습니다. 폴더에 표시된 결과는 10026877.pdf, 20036655.pdf, 20100511.pdf, 33952100.pdf 입니다.
이 결과는 매우 직관적입니다. 파일명 자체가 곧 계약 번호입니다. 추후 누군가 계약 번호 10026877을 제시하면, 폴더에서 해당 번호를 검색하기만 하면 바로 PDF를 찾을 수 있습니다.
조작 단계: PDF 내용에서 Contract No. 추출 및 일괄 명명
1단계: 파일 이름 분류 열기
HeSoft Doc Batch Tool 를 실행한 후, 먼저 왼쪽 기능 탐색 메뉴를 확인합니다. 스크린샷에서 "파일 이름" 분류가 선택된 상태를 볼 수 있습니다. 이번 작업은 여러 PDF 파일명을 일괄 수정하는 것이므로, PDF 도구나 파일 정리 등 다른 분류가 아닌 해당 분류로 진입해야 합니다.
파일 이름 기능 목록에서 "7. 파일 내용을 사용하여 PDF 파일 이름 바꾸기"를 찾습니다. 이 기능 카드 아래에는 "여러 PDF 파일 내용의 특정 텍스트를 해당 파일의 파일명으로 일괄 사용"이라는 설명이 있습니다. 이 설명을 통해, 이 기능이 바로 PDF 본문의 계약 번호를 추출하여 새 파일명으로 사용하는 기능임을 알 수 있습니다.
이 기능을 클릭하면 소프트웨어가 마법사 형식의 처리 인터페이스로 전환됩니다. 마법사 형식의 장점은 각 단계의 목적이 명확하여, 일괄 작업 전에 단계별로 점검하기 쉽고 오작동을 줄일 수 있다는 점입니다.
2단계: 계약서 PDF 파일 가져오기
기능 인터페이스 진입 후 첫 단계는 "처리할 레코드 선택"입니다. 페이지 오른쪽 상단에는 "파일 추가", "폴더에서 파일 가져오기", "비우기", "더 보기" 등 버튼이 있습니다. 계약서 보관 작업의 경우, 일반적으로 처리할 PDF를 먼저 하나의 폴더에 모은 후 "폴더에서 파일 가져오기"를 사용하는 것이 누락을 방지하는 데 좋습니다.
스크린샷에는 이미 4개의 PDF가 가져와져 있으며, 목록에는 파일 이름, 경로, 확장자, 생성 시간, 수정 시간이 표시됩니다. 파일명은 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf, 4.pdf이고 확장자는 모두 pdf입니다. 하단에는 레코드 수가 4개로 표시됩니다.
이 단계의 핵심은 처리 대상을 확인하는 것입니다. 일괄 이름 바꾸기는 여러 파일에 동시에 영향을 미치므로, 서둘러 다음 단계로 넘어가지 말아야 합니다. 파일 경로가 올바른지 확인하고, 목록에 관련 없는 PDF가 없는지 점검하는 것이 좋습니다. 만약 잘못 가져왔다면 목록의 삭제 기능을 사용하거나 상단의 "비우기" 후 다시 가져옵니다.
3단계: 사용자 정의 수식으로 일치하는 텍스트 선택
파일 목록에 이상이 없음을 확인한 후, "다음"을 클릭하여 "처리 옵션 설정"으로 진입합니다. "검색 영역"에서 인터페이스는 여러 옵션을 제공합니다. 스크린샷에서는 "사용자 정의 수식으로 일치하는 텍스트"가 선택되어 있습니다.
왜 "첫 번째 줄 텍스트"를 선택하지 않을까요? 계약 번호가 항상 첫 번째 줄에 있는 것은 아니며, 첫 번째 줄은 제목, 공백 또는 다른 내용일 수 있기 때문입니다. 왜 "첫 번째 바코드 이미지"를 선택하지 않을까요? 이 예시의 목표는 PDF 본문의 숫자 텍스트이지 바코드가 아니기 때문입니다. 따라서 사용자 정의 수식 일치가 현재 요구 사항에 더 적합합니다.
이 항목을 선택하면 소프트웨어가 아래에 입력된 정규 표현식에 따라 PDF 내용에서 규칙에 맞는 텍스트를 찾아, 그 일치 결과를 이후 이름 짓기에 사용합니다.
4단계: 8자리 계약 번호 일치 표현식 입력
"정규 표현식" 입력란에 다음을 입력합니다:
\d{8}
이 규칙은 연속된 8자리 숫자를 일치시키는 것을 의미합니다. 스크린샷의 계약 번호 10026877, 처리 결과의 20036655, 20100511, 33952100 모두 이 규칙에 부합합니다. 따라서 소프트웨어가 각 PDF에서 해당 번호를 찾을 수 있습니다.
많은 사무 환경에서 사용자는 "와일드카드로 번호 일치"라고 말합니다. 여기서 약간의 구분이 필요합니다. 와일드카드는 보통 별표(*), 물음표(?)와 같은 단순 일치 기호를 가리키는 반면, 정규 표현식은 숫자 자릿수, 문자 범위, 반복 횟수 등 복잡한 규칙을 기술하는 데 더 적합합니다. HeSoft Doc Batch Tool 인터페이스에서는 "정규 표현식"을 사용하므로, 입력 시 정규 표현식 문법에 따라야 합니다.
만약 귀하의 계약 번호가 8자리 숫자가 아니라면, 이 예시를 그대로 적용할 수 없습니다. 예를 들어 번호가 HT20260001이라면 문자와 숫자 조합을 고려해야 하고, 번호 길이가 고정적이지 않다면 더 유연한 표현식이 필요합니다. 정식 처리 전에 샘플 파일을 먼저 관찰하는 것이 매우 중요합니다.
5단계: 일치 결과로 전체 파일명 덮어쓰기
"위치" 영역에서 "전체 파일명 덮어쓰기"를 선택합니다. 이 옵션은 일치된 계약 번호가 원래 파일명의 본체를 대체한다는 의미입니다. 원래의 1.pdf는 10026877.pdf로, 2.pdf는 대응하는 계약 번호.pdf로 변경됩니다.
인터페이스에는 "파일명 왼쪽에 추가", "파일명 오른쪽에 추가" 옵션도 제공됩니다. 원본 파일명을 유지하고 싶다면 번호를 왼쪽이나 오른쪽에 추가하는 방식을 선택할 수 있습니다. 하지만 계약 보관 목적으로는 계약 번호 자체를 파일명으로 사용하는 것이 더 간결하며 검색과 정렬에 유리합니다.
설정을 완료했으면 페이지 하단의 "다음"을 클릭하여 이후 과정으로 진행합니다.
6단계: 저장 위치 설정 및 처리 시작
페이지 상단의 처리 흐름 바를 보면, 이후 "저장 위치 설정"과 "처리 시작" 단계가 남아 있습니다. 일괄 처리를 정식으로 실행하기 전에, 명확한 출력 위치를 선택하는 것이 좋습니다. 예를 들어 "계약 번호로 명명 완료"라는 새 폴더를 만들어 처리된 PDF를 저장하는 식입니다.
이렇게 하면 원본 파일을 보존하여 비교 확인하기에 용이합니다. 처리가 끝난 후 결과에 따라 원본 폴더를 대체할지 결정하면 됩니다. 계약서, 협정서, 법무 자료 등 중요한 파일의 경우 원본을 보존하는 것이 더 안전한 작업 습관입니다.
저장 위치를 확인한 후 처리 시작 단계로 진입합니다. 처리가 끝나면 출력 폴더를 열어 파일명이 예상과 일치하는지 확인합니다. 예시 결과에 따르면, 4개의 PDF가 각각 대응하는 8자리 번호 파일명으로 변경됩니다.
자주 묻는 질문 및 주의 사항
1. 정규 표현식이 잘못된 번호와 일치하면 어떻게 하나요?
PDF에 계약 번호 외에도 다른 8자리 숫자가 있는 경우, \d{8}이 부정확한 내용과 일치할 수 있습니다. 규칙을 더 구체적으로 만드는 것이 해결책입니다. 예를 들어 "Contract No." 근처 텍스트와 결합하여 일치시키거나, PDF에 8자리 숫자가 하나만 있는지 먼저 확인하는 방법이 있습니다. 일괄 처리 전에 몇 개 파일로 먼저 테스트하면 대규모 오류를 효과적으로 방지할 수 있습니다.
2. PDF의 번호를 반드시 선택할 수 있어야 하나요?
일반적으로 PDF 본문의 번호를 마우스로 선택, 복사할 수 있다면 내용 일치 기능으로 읽힐 가능성이 더 높습니다. PDF가 순수한 이미지 스캔본이어서 번호가 그림의 일부일 경우, 텍스트 규칙으로 직접 추출하기 어려울 수 있습니다. 인식되지 않는 경우, 먼저 PDF의 텍스트 레이어 상태를 확인해야 합니다.
3. 처리 후 PDF 내용이 변경되나요?
이 문서의 작업 목표는 파일 이름 바꾸기, 즉 파일명을 변경하는 것이지 PDF 본문 내용을 편집하는 것이 아닙니다. 인터페이스의 기능 이름인 "파일 내용을 사용하여 PDF 파일 이름 바꾸기"를 통해 알 수 있듯, 내용의 텍스트를 파일명으로 사용하는 것이지 계약서 본문을 수정하는 것이 아닙니다.
4. 한 번에 많은 PDF를 처리할 수 있나요?
이 기능의 목적 자체가 파일 일괄 처리이므로, 한 번에 여러 PDF를 가져오기에 적합합니다. 실제 처리 가능 수량은 파일 크기, PDF 내용의 복잡성, 컴퓨터 성능에 따라 다릅니다. 특히 중요하거나 수량이 매우 많은 폴더의 경우, 먼저 소량으로 테스트한 후 전체 파일을 처리하는 것이 좋습니다.
5. 이름 변경 후 결과를 어떻게 대조하나요?
처리 후 파일명 순으로 정렬하여 몇 개의 PDF를 무작위로 열어, 파일명 번호와 본문 번호가 일치하는지 확인하는 것이 좋습니다. 만약 Excel 계약台账가 있다면, 파일명 목록을台账 번호와 대조해 볼 수도 있습니다. 일괄 처리는 효율을 높여주지만, 최종 보관 전에 필요한 검증을 하는 것이 좋습니다.
요약: 일괄 처리 도구로 계약서 PDF 보관 효율 높이기
계약서 PDF를 번호별로 명명하는 것은 파일 관리에서 매우 기본적이지만 중요한 단계입니다. 수동으로 이름을 바꾸는 것은 간단하지만, 파일 수가 늘어나면 많은 시간이 소요됩니다. HeSoft Doc Batch Tool 를 사용하면 "파일 내용을 사용하여 PDF 파일 이름 바꾸기" 기능을 통해 PDF 본문의 Contract No. 번호를 자동으로 추출하고, 규격화된 파일명을 일괄 생성할 수 있습니다.
이 문서의 예시에서는 \d{8}을 사용하여 연속된 8자리 계약 번호를 일치시키고 "전체 파일명 덮어쓰기"를 선택하여, 최종적으로 1.pdf, 2.pdf 등의 무의미한 파일명을 10026877.pdf 등 번호 파일명으로 변경했습니다. 다수의 계약서, 협정서, 주문서, 보고서 PDF를 정리해야 하는 사무직 종사자에게 이 방법은 반복 작업을 줄이고 보관 정확성을 높여줍니다. 전체 폴더를 일괄 처리하기 전에 소량의 샘플로 규칙을 먼저 테스트하여 오류가 없음을 확인하시기 바랍니다.