많은 사무용 파일을 시스템에서 내보낼 때 파일명에 숫자 번호와 영문 이름이 함께 포함됩니다. 예를 들어 PDF, Word docx, Excel xlsx, TXT 텍스트 파일이 한 폴더에 섞여 있는 경우입니다. 이 글에서는 HeSoft Doc Batch Tool 을 사용하여 파일 이름 기능에서 파일명의 텍스트 삭제하기를 선택하고, 처리 유형을 모든 영문자로 설정함으로써 파일명 속 영문자를 일괄 제거하고 번호와 원래 확장자는 유지하는 방법을 소개합니다.
일상 업무에서 폴더에는 PDF 계약서, Word 문서 docx, Excel 표 xlsx, 텍스트 기록 txt 등 다양한 형식의 자료가 섞여 있는 경우가 많습니다. 이러한 파일들은 업무 시스템, 이메일 첨부 파일 또는 대량 다운로드 작업에서 받은 경우가 많으며, 파일 이름에 2JamesAnderson.pdf, 10EmilyCarter.pdf, 18RobertMitchell.docx와 같은 영문 이름이나 영문 식별자가 포함되어 있습니다. 후속 보관을 위해 실제로 필요한 것은 영문 이름이 아닌 앞의 번호일 수 있습니다.
시스템 자체 이름 바꾸기 기능을 사용하여 파일별로 영문자를 삭제하면 효율이 낮을 뿐만 아니라 복사, 선택, 삭제 위치가 일치하지 않아 이름 지정이 통일되지 않기 쉽습니다. 본 문서에서는 설명을 위해 스크린샷의 HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 예로 들어, 오피스 소프트웨어를 통해 파일 이름의 모든 영문자를 일괄 삭제하는 방법을 설명합니다. 이는 파일 일괄 처리 및 반복 작업 감소가 필요한 사무 환경, 특히 자료 담당자, 행정 직원, 재무 담당자, 프로젝트 지원 및 대량의 문서를 정리해야 하는 사용자에게 적합합니다.
적용 시나리오: 혼합 형식 파일도 파일 이름 일괄 처리 가능
이 방법은 다양한 오피스 파일 형식을 처리하는 데 적합합니다. 스크린샷에서 동일한 폴더 안에 PDF, Excel xlsx, Word docx 및 TXT 텍스트 파일이 함께 있는 것을 볼 수 있습니다. 파일 유형은 다르지만 파일 이름 본문에 영문자가 포함되어 있고 사용자가 이러한 영문 내용을 일괄 삭제하고자 한다는 공통점이 있습니다.
예를 들어, 고객 자료 파일에 영문 이름이 포함되어 있지만 보관 시스템은 번호로만 식별합니다. 교육 과제 파일 이름에 영문 학생 이름이 있지만 최종적으로 학번으로 정렬해야 합니다. 프로젝트 자료 다운로드 후 영문 프로젝트 코드가 포함되어 있지만 내부 보관 시 코드 삭제를 원합니다. 스캔본이나 내보낸 보고서에 영문 레이블이 있어 간결한 번호로 통일해야 합니다. 위의 모든 경우에 "파일 이름에서 텍스트 삭제" 기능을 사용할 수 있습니다.
주의할 점은 본 튜토리얼에서 처리하는 것은 파일 내용이 아닌 파일 이름이라는 것입니다. 즉, Word 본문, PDF 페이지 내용 또는 Excel 표 데이터를 수정하지 않으며, 폴더에 표시되는 파일 이름만 일괄 조정합니다. 이는 오피스 파일 정리에 있어 더욱 안전하고 명확하며 일괄 이름 바꾸기 사용 습관에도 더 부합합니다.
효과 미리보기: 영문 이름 삭제, 번호 및 형식 유지
처리 전 파일 이름에 명확한 영문자가 포함되어 있습니다. 예를 들어 JamesAnderson, EmilyCarter, RobertMitchell과 같은 영문 이름이 숫자 번호와 확장자 사이에 위치합니다. 파일 수가 많으면 이러한 영문 내용으로 인해 목록이 길어 보이고 번호로 빠르게 찾기도 어렵습니다.
처리 후 파일 이름이 매우 간결해집니다. 영문 이름이 일괄 삭제되고 숫자 번호와 원래 확장자만 유지됩니다. 예를 들어 10EmilyCarter.pdf는 10.pdf가 되고, 12EmilyCarter.txt는 12.txt가 되며, 20RobertMitchell.docx는 20.docx가 됩니다. 파일 유형은 변경되지 않으며 PDF는 그대로 PDF, Word는 docx, Excel은 xlsx입니다.
이 처리 방식의 가치는 통일된 규칙에 있습니다. 영문 내용의 길이에 관계없이 영문자에 해당하기만 하면 동일한 규칙에 따라 삭제됩니다. 수십 개에서 수백 개에 이르는 파일의 경우 일괄 처리 도구를 사용하면 상당한 반복 작업 시간을 절약할 수 있습니다.
조작 단계: 마법사를 따라 영문자 일괄 삭제
1단계: 파일 이름 분류 열기
HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 시작한 후 왼쪽 탐색 모음에서 "파일 이름"을 찾습니다. 이 분류는 찾기 및 바꾸기, 텍스트 삽입, 접두사/접미사 추가, 대소문자 변환 등 파일 이름 관련 작업을 처리하는 데 사용됩니다. 본 문서에서는 파일 이름의 영문자를 삭제하려고 하므로 "파일 이름에서 텍스트 삭제"를 선택합니다.
이 기능에 진입하면 소프트웨어는 단계별 처리 흐름으로 진행됩니다. 페이지에서 레코드 선택, 처리 옵션 설정, 저장 위치 설정, 처리 시작에 이르는 흐름 안내를 볼 수 있습니다. 이러한 마법사 유형의 디자인은 각 단계마다 목적이 명확하여 복잡한 명령어를 기억할 필요가 없으므로 오피스 사용자에게 적합합니다.
2단계: PDF, Word, Excel 등 처리 대기 파일 가져오기
파일 선택 페이지 상단에는 "파일 추가"와 "폴더에서 파일 가져오기"가 제공됩니다. 지정된 몇 개의 파일만 처리하려면 "파일 추가"를 사용할 수 있으며, 폴더 전체의 파일을 처리해야 하는 경우 "폴더에서 파일 가져오기"를 사용하는 것이 좋습니다. 스크린샷에서 가져온 후의 목록은 파일 이름, 경로, 확장자, 만든 날짜, 수정한 날짜 등의 정보를 보여줍니다.
이 단계의 핵심은 확인입니다. 이름 열을 확인하여 이 파일들에 삭제해야 할 영문자가 실제로 포함되어 있는지 확인하고, 확장자 열을 확인하여 pdf, docx, xlsx, txt 등 대상 형식이 포함되어 있는지 확인하며, 경로 열을 확인하여 파일이 올바른 폴더에서 왔는지 확인합니다. 잘못 가져온 파일이 발견되면 조작 열을 통해 제거하거나 "비우기"를 사용하여 다시 가져올 수 있습니다.
확인을 마친 후 하단의 "다음"을 클릭합니다. 그러면 소프트웨어가 처리 규칙 설정 단계로 진입합니다.
3단계: "모든 영문자" 삭제 선택
"처리 옵션 설정" 페이지의 조작 유형에는 여러 옵션이 있습니다. 파일 이름의 영문자를 삭제하려면 "모든 영문자"를 선택해야 합니다. 스크린샷에서 이 옵션이 이미 선택되어 있는 것을 볼 수 있으며, 이것이 바로 본 튜토리얼의 핵심 설정입니다.
이 옵션을 선택하면 소프트웨어가 파일 이름 본문의 영문자를 식별하여 삭제합니다. 1JamesAnderson.xlsx와 같은 파일의 경우 처리 결과는 숫자 1과 확장자 .xlsx를 유지하며, 17RobertMitchell.docx의 경우 17과 .docx를 유지합니다. 이렇게 하면 영문 내용 정리를 완료하면서 파일 형식을 손상시키지 않습니다.
설정 완료 후 계속 "다음"을 클릭하여 페이지 흐름에 따라 "저장 위치 설정"으로 들어간 다음 "처리 시작"으로 들어갑니다. 일괄 조작 전에 규칙이 올바르게 선택되었는지, 특히 "모든 내용"을 실수로 선택하지 않았는지 다시 확인하는 것이 좋습니다. 그렇지 않으면 파일 이름 본문이 과도하게 삭제될 수 있습니다.
자주 묻는 질문 및 주의사항
1. 처리 후 확장자가 여전히 영문인 이유는 무엇입니까?
pdf, docx, xlsx, txt와 같은 파일 확장자는 파일 유형을 식별하는 데 사용됩니다. 스크린샷의 처리 결과는 확장자가 유지되었음을 보여주며, 이는 정상적이고 필수적입니다. 확장자가 삭제되면 시스템이 파일 유형을 올바르게 식별하지 못할 수 있습니다. 따라서 파일 이름을 일괄 정리할 때 일반적으로 파일 이름 본문의 영문은 삭제하고 확장자는 삭제하지 않기를 원합니다.
2. 파일 이름에 영문과 숫자가 혼합되어 있으면 어떻게 됩니까?
"모든 영문자"를 선택하면 영문자는 삭제되고 숫자는 유지됩니다. 예를 들어 24RobertMitchell.docx는 24.docx가 됩니다. 이 규칙은 번호와 영문 이름이 결합된 파일 구조에 적합합니다. 파일 이름에 밑줄, 하이픈 등의 기호가 있는 경우 처리 결과는 원래 이름과 선택한 규칙에 따라 달라집니다.
3. doc, xls, pptx 등의 기타 오피스 파일을 지원합니까?
본 문서의 스크린샷은 xlsx, pdf, txt, docx를 보여줍니다. 다른 파일 유형의 경우에도 조작 방식은 파일 내용이 아닌 파일 이름을 처리하는 것입니다. 실제 사용 시 먼저 소수의 샘플 파일을 가져와 테스트하여 처리 결과가 예상에 부합하는지 확인한 후 더 많은 파일을 일괄 처리할 수 있습니다.
4. 일괄 이름 변경 후 이름 충돌을 방지하는 방법은 무엇입니까?
여러 파일의 영문을 삭제한 후 동일한 이름이 되면 이름 충돌이 발생할 수 있습니다. 예를 들어 1A.pdf와 1B.pdf는 영문 삭제 후 모두 1.pdf가 될 수 있습니다. 처리 전에 번호가 고유한지 확인하거나 다른 이름 지정 규칙을 먼저 사용하여 구분 정보를 추가하는 것이 좋습니다.
요약: 다양한 형식의 오피스 파일 이름을 더욱 통일되게 만들기
PDF, Word, Excel, TXT 파일 이름의 영문자를 일괄 정리하는 것은 오피스 파일 정리에서 매우 전형적인 반복 작업입니다. HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 통해 이 작업을 파일 이름 기능 진입, 파일 이름에서 텍스트 삭제 선택, 파일 가져오기, 모든 영문자 선택, 마법사에 따라 저장 및 처리 완료라는 명확한 단계로 나눌 수 있습니다.
수동으로 하나씩 이름을 바꾸는 것과 비교하여 오피스 소프트웨어의 일괄 처리 방식은 더 안정적이고 시간을 절약하며 대량 파일 보관에도 더 적합합니다. 폴더에 영문 이름, 영문 코드 또는 영문 레이블이 포함된 파일이 많은 경우, 먼저 테스트 폴더를 준비하여 본 문서의 단계에 따라 몇 개의 파일을 시험 처리해 보고 오류가 없는지 확인한 후 정식 자료에 일괄 적용하는 것이 좋습니다.