Excel에서 여러 데이터 찾아 빈 값으로 바꾸기: 여러 시트에서 특정 단어 빠르게 삭제

여러 Excel 표에서 고정 단어나 번호를 일괄 삭제하려면 "찾아서 빈 값으로 바꾸기" 방법을 사용할 수 있습니다. 이 문서에서는 실제 스크린샷을 통해 HeSoft Doc Batch Tool 에서 Excel 찾기 및 바꾸기 기능을 선택하고, 표 파일을 대량으로 가져오고, 셀 텍스트, 정확한 찾기 및 키워드 목록을 설정하고, 바꾸기 내용을 빈 상태로 유지하여 여러 xlsx 파일에서 Mandatory, 40660 등의 지정된 내용을 빠르게 삭제하는 방법을 설명합니다.

Excel의 찾기 및 바꾸기 기능은 자주 사용되지만, 현재 열려 있는 단일 통합 문서를 처리하는 데 더 적합합니다. 여러 Excel 파일을 처리해야 할 때는 문제가 복잡해집니다. 각 파일을 열고, Ctrl+H를 누르고, 키워드를 입력하고, 빈 값으로 바꾸고, 저장하고, 닫은 후 다음 파일을 처리해야 합니다. 이 과정은 간단해 보이지만 실제로는 매우 많은 시간이 소요되며, 특히 파일 수가 많거나 키워드가 많거나 시트 페이지가 많은 경우에 더욱 그렇습니다.

여러 Excel 표에서 고정 단어를 삭제하는 것이 목표라면, "일괄 찾아서 빈 값으로 바꾸기" 방식을 사용할 수 있습니다. 이 글에서는 스크린샷과 함께 사무용 소프트웨어 " HeSoft Doc Batch Tool "을 사용하여 이러한 작업을 완료하는 방법을 소개합니다. 예시에서 삭제해야 할 내용은 영문 고정 단어 "Mandatory"와 번호 "40660"입니다. 처리 후, 이 내용이 있던 셀은 빈 셀이 되고 다른 데이터는 변경되지 않습니다.

이러한 작업은 데이터 정리, 보고서 정리, 템플릿 내용 삭제, 식별 필드 제거 등의 시나리오에 적합합니다. 수동으로 파일을 하나씩 처리하는 것과 비교하여, 일괄 처리 도구의 장점은 규칙을 한 번만 설정하면 여러 Excel 파일에 통일되게 적용되어 반복 작업을 줄이고 처리 일관성을 높일 수 있다는 것입니다.

적용 시나리오

"Excel 일괄 찾아서 빈 값으로 바꾸기"는 목표가 명확하고 규칙이 반복되는 파일 처리 작업에 적합합니다. 삭제할 텍스트나 번호를 알고 있다면, 이를 키워드 목록에 입력하여 소프트웨어가 여러 파일에서 자동으로 찾아 비우도록 할 수 있습니다.

일반적인 사용 시나리오는 다음과 같습니다:

• Mandatory, Optional, Draft, 취소됨 등과 같은 여러 Excel 보고서의 고정 상태 단어 삭제.
• 표의 고정 번호, 지역 코드, 프로젝트 코드 또는 분류 값 비우기.
• xlsx 파일에 표시할 필요가 없는 레이블 필드 일괄 삭제.
• 데이터 제출 전에 특정 민감한 식별자나 관련 없는 설명 통일되게 제거.
• 업무 시스템에서 내보낸 Excel 파일을 정리하여 반복적으로 나타나는 기본값 삭제.
• 행과 열 구조를 유지하면서 일치하는 셀 내용만 빈 값으로 변경.

만약 행 전체 삭제, 열 전체 삭제 또는 워크시트 삭제가 필요하다면 이는 다른 유형의 처리 방식에 속합니다. 이 글의 초점은 "셀의 지정된 내용을 빈 값으로 바꾸기", 즉 키워드 자체를 삭제하는 것입니다.

효과 미리보기: 찾아서 빈 값으로 바꾸기 전

처리 전 Excel 파일에서 A 열에는 다수의 "Mandatory"가 있고, D 열의 여러 행에는 "40660"이 나타나는 것을 볼 수 있습니다. 이 내용은 이번에 삭제할 고정 단어 및 번호입니다. 여러 행에 분포되어 있고, 동일하게 처리해야 할 다른 Excel 파일도 있다는 점을 고려하면 수동 작업은 매우 비효율적입니다.

스크린샷을 통해 Hospital CCN, Hospital Name, CBSA Name 등 표에 다른 중요한 데이터가 많다는 것도 알 수 있습니다. 처리할 때 단순히 행이나 열을 통째로 삭제하면 데이터 구조가 손상될 수 있습니다. 따라서 지정된 키워드에 대해서만 빈 값으로 바꾸는 것이 더 적절한 방법입니다.

효과 미리보기: 찾아서 빈 값으로 바꾸기 후

처리 후 표에서는 원래 "Mandatory"가 있던 셀이 비어 있고, 원래 "40660"이 있던 위치도 비워졌습니다. 다른 병원 이름, 번호 및 지역 정보는 그대로 유지됩니다. 이는 소프트웨어가 설정된 키워드 규칙에 따라 정리 작업을 완료했음을 보여줍니다.

일상적인 사무 작업에서 이러한 효과는 매우 실용적입니다. 필요 없는 고정 내용을 빠르게 삭제하면서도 다른 유효한 데이터에는 영향을 주지 않기 때문입니다. 처리가 완료된 후 사용자는 계속해서 필터링, 통계, 시스템 가져오기 또는 보고서 작성을 진행할 수 있습니다.

조작 단계

단계 1: 소프트웨어를 열고 Excel 일괄 처리 모듈로 진입

먼저 " HeSoft Doc Batch Tool "를 엽니다. 스크린샷 왼쪽 위에서 소프트웨어 이름을 볼 수 있으며, 인터페이스 왼쪽은 파일 유형 및 작업 유형별로 분류되어 있습니다. 이번 처리 대상은 Excel 파일이므로 왼쪽에서 "Excel 도구"를 선택합니다.

Excel 도구 목록에서 "Excel에서 키워드 찾기 및 바꾸기"를 찾습니다. 이 기능은 목록의 첫 번째 항목에 있으며, Excel 파일 내용의 키워드를 일괄적으로 찾고 바꾸는 데 사용됨을 나타냅니다. 해당 기능을 클릭하여 진입합니다.

이 단계의 목적은 올바른 일괄 처리 진입점을 선택하는 것입니다. 최종적으로 구현하려는 것은 "삭제"이지만, 소프트웨어 로직상 삭제는 "빈 값으로 바꾸기"를 통해 완료할 수 있으므로 찾기 및 바꾸기 기능을 선택해야 합니다.

단계 2: 처리할 Excel 파일 가져오기

기능 페이지에 진입하면, 프로세스는 "처리할 레코드 선택"부터 시작됩니다. 페이지 오른쪽 위에는 "파일 추가", "폴더에서 파일 가져오기", "비우기", "더 보기" 등의 버튼이 있습니다. 소량의 파일인 경우 "파일 추가"를 사용할 수 있으며, 대량의 파일인 경우 "폴더에서 파일 가져오기"를 사용하여 동일 디렉터리 아래의 표를 한 번에 가져오는 것이 좋습니다.

스크린샷의 작업 목록에는 이미 3개의 레코드가 포함되어 있으며, 파일명은 각각 product_list.xlsx, team-participant-list.xlsx 및 test.xlsx입니다. 목록에는 D:\test\ 아래의 파일 경로와 확장자 xlsx도 표시됩니다. 파일 목록에 오류가 없는지 확인한 후, 페이지 아래의 "다음"을 클릭합니다.

이 단계의 예상 결과는: 일괄적으로 키워드를 삭제해야 할 모든 Excel 파일이 작업 목록에 나타나는 것입니다. 이후 설정할 찾기 및 바꾸기 규칙은 이 파일들에 적용됩니다.

단계 3: Excel 처리 범위 설정

두 번째 단계 "처리 옵션 설정"으로 진입하면, 먼저 처리 대상을 결정해야 합니다. 스크린샷에서 "처리 범위"는 "셀 텍스트"가 선택되어 있습니다. 이는 소프트웨어가 Excel 셀 텍스트에서 키워드를 찾는다는 것을 의미합니다.

이번 예시에서 Mandatory와 40660은 모두 일반 셀에 표시되므로 "셀 텍스트"를 선택하는 것이 적합합니다. 인터페이스에는 "워크시트 Sheet의 이름", "워크시트의 도형 위의 텍스트" 등과 같은 다른 옵션도 있습니다. 대상 키워드가 이러한 위치에 나타나는 경우에만 선택을 고려하면 되며, 이 글의 예시는 이러한 내용을 포함하지 않습니다.

또한, 스크린샷에서 "워크시트의 이름이 이 조건을 충족해야 함" 및 "셀의 열 이름이 이 조건을 충족해야 함" 스위치는 꺼져 있습니다. 즉, 이번에는 특정 워크시트 이름이나 열 이름을 제한하지 않고 설정된 범위 내에서 찾기를 수행합니다. 이는 전체 표에 대해 통일된 정리를 수행하려는 경우에 적합합니다.

단계 4: 정확히 찾기 선택하여 잘못된 삭제 확률 낮추기

"키워드 옵션 설정"에서 스크린샷은 "찾기 방식"으로 "텍스트 정확히 찾기"가 선택된 것을 보여줍니다. 이 단계는 결과에 큰 영향을 미칩니다. 정확히 찾기는 내용이 키워드와 완전히 일치할 때만 빈 값으로 바뀐다는 것을 의미합니다.

예를 들어, 키워드가 Mandatory일 때, 정확히 찾기는 완전히 일치하는 Mandatory에 대해 처리합니다. 부적절한 퍼지 매칭을 사용하면 동일한 문자열 조각을 포함하는 다른 내용에 영향을 줄 수 있습니다. 따라서 고정 단어나 고정 번호를 삭제할 때는 일반적으로 정확히 찾기가 더 안전합니다.

스크린샷에는 "알파벳 대/소문자 무시", "단어의 일부가 아닌 완전한 단어 일치" 등과 같은 추가 옵션도 표시되어 있습니다. 이 글의 예시는 스크린샷의 정확히 찾기 방식에 따라 처리하는 데 중점을 두며, 다른 조건을 추가로 켜지 않습니다. 실제 작업 시 키워드에 대소문자 차이가 있다면 파일 상황에 따라 조정이 필요한지 다시 판단하면 됩니다.

단계 5: 키워드 입력 및 바꾸기 목록 비워 두기

"찾을 키워드 목록"에서 삭제할 고정 내용을 행별로 입력합니다. 예시에서는 두 가지 항목을 입력했습니다:

• Mandatory
• 40660

오른쪽 영역은 "바뀐 후의 키워드 목록"이며, 인터페이스에 "입력하지 않으면 삭제를 의미합니다"라고 표시되어 있습니다. 따라서 이번에는 오른쪽에 어떤 내용도 입력할 필요가 없습니다. 이렇게 설정하면 소프트웨어는 찾은 Mandatory와 40660을 빈 값으로 바꾸며, 결과적으로 이 키워드들을 삭제하는 효과가 나타납니다.

더 많은 단어를 일괄 삭제하려면 왼쪽에 행을 계속 추가할 수도 있습니다. 규칙 확인이 용이하도록 한 행에 하나의 키워드만 작성하는 것이 좋습니다. 숫자, 번호, 영문 단어, 중국어 레이블 등 다양한 유형의 내용에 대해 처리 전에 먼저 Excel에서 실제 저장 형식을 확인하여 텍스트와 숫자 유형 차이로 인해 일치하지 않는 경우를 방지하는 것이 좋습니다.

단계 6: 새 위치에 저장하고 처리 시작

키워드 설정을 완료한 후 "다음"을 클릭합니다. 프로세스 표시줄에서 다음은 "저장 위치 설정", 그런 다음 "처리 시작"임을 볼 수 있습니다. 데이터 안전을 위해 처리 결과를 원본 파일을 직접 덮어쓰지 않고 새 폴더에 저장하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 처리 후 원본 파일과 출력 파일을 비교하여 잘못 삭제된 내용이 없는지 확인할 수 있습니다.

마지막으로 처리를 시작합니다. 소프트웨어는 가져온 파일 목록에 따라 동일한 규칙 세트를 파일별로 실행하여 찾기, 빈 값으로 바꾸기 및 결과 생성을 자동으로 완료합니다. 처리가 완료되면 출력된 Excel 파일을 열어 키워드 위치를 확인합니다. 대상 단어가 사라지고 다른 데이터가 그대로 남아 있다면 일괄 처리가 성공한 것입니다.

자주 묻는 질문 또는 주의사항

1. 빈 값으로 바꾸면 셀 서식이 삭제되나요?

예시 효과를 보면, 작업 목표는 일치하는 셀 내용을 비우는 것이며 표 구조는 여전히 존재합니다. 구체적인 서식 유지 여부는 원본 파일과 처리 규칙의 영향을 받으므로, 처리 후 몇 개의 파일을 무작위로 추출하여 효과를 확인하는 것이 좋습니다.

2. 키워드가 긴 문장 안에 나타나면 어떻게 하나요?

키워드가 어떤 텍스트의 일부일 경우, 정확히 찾기는 처리하지 않을 수 있습니다. 이 글의 예시는 완전히 일치하는 고정 단어와 번호를 삭제하는 것입니다. 부분적으로 일치하는 내용을 처리하려면 인터페이스에서 제공하는 찾기 방식에 따라 신중하게 설정하고, 먼저 샘플 파일로 테스트해야 합니다.

3. 어떤 번호가 삭제되지 않은 이유는 무엇인가요?

일반적인 원인은 셀 데이터 유형이 다르기 때문입니다. 번호는 Excel에서 텍스트일 수도 있고 숫자일 수도 있습니다. 스크린샷에서 데이터 유형은 "텍스트"가 선택되어 있습니다. 만약 번호가 숫자형이라면 데이터 유형 설정을 확인해야 할 수 있습니다.

4. 전체 폴더를 일괄 처리할 수 있나요?

인터페이스의 "폴더에서 파일 가져오기"를 사용하여 폴더 내의 파일을 작업 목록에 추가할 수 있습니다. 이는 파일을 하나씩 선택하는 것보다 대량의 Excel 파일 처리에 더 적합합니다.

5. 처리 전에 어떤 준비를 해야 하나요?

먼저 원본 파일을 백업하고 키워드 목록을 정리한 후, 소수의 파일로 시험 실행해 보는 것이 좋습니다. 삭제 범위, 찾기 방식 및 출력 결과가 모두 정확한지 확인한 후 전체 파일을 처리하십시오.

요약

여러 Excel 표의 고정 단어를 일괄 삭제하는 가장 직접적인 방법은 "찾아서 빈 값으로 바꾸기"입니다. HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 이용하면, Excel 도구에서 찾기 및 바꾸기 기능을 선택하고, 여러 xlsx 파일을 가져오고, 처리 범위를 셀 텍스트로 설정하고, 정확히 찾기를 선택한 후, 삭제할 키워드를 목록에 한 줄씩 입력하고, 바꿀 내용은 비워둔 채로 실행 처리할 수 있습니다.

이 방식은 대량의 반복적인 표 정리 작업을 처리하는 데 적합하며, 수동으로 파일을 열고, 찾고, 삭제하고, 저장하는 시간을 크게 줄일 수 있습니다. Excel 보고서, 내보낸 데이터 및 일괄 파일 정리를 자주 접하는 사용자에게는 이러한 작업을 표준 프로세스로 포함시킬 것을 권장합니다. 먼저 백업하고, 테스트한 후, 일괄 실행하면 더욱 안정적이고 효율적인 사무 처리 결과를 얻을 수 있습니다.