여러 Excel 파일을 번호 규칙에 따라 일괄 치환하는 방법은? 정규식 매칭과 데이터 마스킹 방법

여러 Excel 파일의 고객 번호, 기관 코드 또는 지역 코드는 내용이 서로 다른 경우가 많지만 동일한 접두사와 자릿수를 가집니다. 이러한 데이터를 처리할 때 전체 번호를 하나씩 입력하여 교체하는 것은 효율성이 낮습니다. 이 문서에서는 xlsx 통합 문서 예제를 통해 HeSoft Doc Batch Tool 에서 파일을 일괄 가져오고, 셀 텍스트 처리 범위를 제한하며, 030\d{3}, 46\d{3} 등의 수식을 사용한 퍼지 검색 규칙을 적용하고, 두 유형의 코드를 각각 지정된 값으로 교체하는 방법을 설명합니다. 또한 처리 전후 효과, 규칙의 행별 대응 관계, 데이터 유형 차이, 수식 셀 위험성, 그리고 정식 처리 전 테스트 및 백업 방법에 대해서도 함께 다룹니다.

데이터 마스킹, 시스템 마이그레이션, 테스트 환경 구축 및 보고서 표준화 과정에서 여러 Excel 파일의 번호를 일괄 수정해야 하는 경우가 자주 있습니다. 어려운 점은 이러한 번호가 완전히 동일한 고정 텍스트가 아니라 "접두사는 같고 뒤의 몇 자리만 다르다"는 것입니다. 예를 들어, 한 워크북에 030006, 030010, 030064 등의 기관 번호가 동시에 존재할 수 있고, 다른 워크북에는 030으로 시작하는 코드가 더 많이 나타날 수 있습니다. 번호를 하나씩 복사하여 바꾸면 속도가 느릴 뿐만 아니라 파일과 워크시트가 많아 누락될 수 있습니다.

이 문서에서는 일괄 사무 처리에 더 적합한 처리 방법을 소개합니다. HeSoft Doc Batch Tool 에서 "Excel 키워드 찾기 및 바꾸기" 기능을 사용하여 와일드카드 정규 표현식으로 번호 규칙을 설명한 다음 여러 xlsx 파일을 한 번에 처리합니다. 예제에서는 030으로 시작하고 뒤에 세 자리 숫자가 오는 내용을 111111로 바꾸고, 46으로 시작하고 뒤에 세 자리 숫자가 오는 내용을 22222로 바꿉니다. 읽고 나면 이러한 Excel 번호 일괄 바꾸기 작업의 전체 흐름과 확인 포인트를 이해할 수 있습니다.

1. 적용 시나리오: 번호 바꾸기, 코드 마이그레이션 및 Excel 데이터 마스킹

이 방법은 대상 내용에 명확한 규칙이 있는 시나리오에 적합하며, 특히 다음 작업에 유용합니다.

• 외부로 Excel 명단을 보내기 전에 기관 번호, 고객 번호 또는 내부 업무 코드를 통일적으로 숨길 때
• 구시스템에서 신시스템으로 전환할 때 여러 워크북의 이전 코드를 새 코드 또는 임시 자리 표시 값으로 일괄 변환할 때
• 교육 자료, 데모 데이터, 테스트 샘플을 준비할 때 실제 번호를 가상 번호로 바꿀 때
• 여러 부서가 각각 xlsx 대장을 유지 관리하면서 특정 유형의 접두사 코드를 통일적으로 수정해야 할 때
• 분기별, 월별 또는 지역별로 많은 보고서를 저장해 두고 파일 간에 동일한 바꾸기 규칙을 실행해야 할 때

유의할 점은 예제가 규칙에 따라 셀 텍스트를 바꾸는 것을 보여 준다는 것입니다. 데이터 마스킹이 실제 보안 요구 사항을 충족하는지 여부는 바꾸기 규칙, 출력 파일 관리 및 조직 제도에 따라 달라집니다. 민감한 데이터의 경우 "바뀌었는지"만 확인할 것이 아니라 누락, 숨겨진 워크시트 또는 다른 위치에 원본 정보가 남아 있는지도 점검해야 합니다.

2. 결과 미리 보기: 규칙 바꾸기 전후의 번호 변화

1. 처리 전: 같은 유형의 번호지만 내용이 다르고 형식은 동일함

원본 Excel 워크시트에서 Hospital CCN 열에 여러 개의 여섯 자리 번호가 포함되어 있습니다. 스크린샷 표시 영역에서 030006, 030010, 030011, 030064, 030074 등의 내용을 확인할 수 있습니다. 뒤의 세 자리는 각각 다르지만 모두 "030 + 세 자리 숫자" 구조를 따릅니다. CBSA 열에는 46060이 연속으로 나타나며 "46 + 세 자리 숫자" 구조에 해당합니다.

정확한 찾기를 사용하면 모든 CCN 번호를 각각 나열해야 합니다. 수식 퍼지 찾기를 사용하면 동일 유형의 번호를 하나의 표현식으로 설명하여 여러 다른 값을 한 번에 포함할 수 있습니다.

2. 처리 후: 유형별로 해당 목표 값으로 바뀜

출력 워크북에서 원래 030 번호 규칙에 맞던 셀은 모두 111111로, 원래 46 번호 규칙에 맞던 셀은 모두 22222로 표시됩니다. 규칙에 맞지 않는 다른 행은 원래 값을 유지하며, 병원 이름과 지역 이름도 이번 규칙으로 인해 변경되지 않았습니다.

결과에서 두 유형의 번호에 두 세트의 독립적인 찾기 및 바꾸기 매핑이 적용되었음을 직관적으로 알 수 있습니다. 일괄 작업에서 이 효과를 얻으려면 올바른 처리 범위 선택, 수식 퍼지 찾기 활성화, 좌우 규칙이 행별로 대응되도록 하는 것이 핵심입니다.

3. 작업 단계: 다중 파일 번호 바꾸기 작업 만들기

1단계: Excel 도구에서 해당 기능 선택

HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 시작하고 왼쪽 탐색 모음에서 "Excel 도구"로 이동합니다. 도구 메인 패널에는 Excel 암호, 이미지 내보내기, 형식 변환 등 여러 기능이 포함되어 있습니다. 이번에는 첫 번째 항목인 "Excel 키워드 찾기 및 바꾸기"를 선택해야 합니다.

올바른 기능으로 들어가면 상단에 처리할 레코드 선택, 처리 옵션 설정, 저장 위치 설정, 처리 시작의 네 가지 작업 단계가 표시됩니다. 이 단계별 흐름을 통해 파일 목록, 일치 규칙, 출력 위치를 각각 확인할 수 있어 한 페이지에서 여러 작업을 섞어 발생하는 오류를 줄일 수 있습니다.

2단계: 여러 Excel 워크북을 한 번에 추가

파일 선택 단계에서 파일 저장 방식에 따라 "파일 추가" 또는 "폴더에서 파일 가져오기"를 사용합니다. 지정된 몇 개의 보고서만 처리한다면 파일 추가를 사용할 수 있고, 처리할 파일이 한 디렉터리에 모여 있다면 폴더에서 가져오기가 일괄 작업에 더 적합합니다.

예제 목록에는 product_list.xlsx, team-participant-list.xlsx, test.xlsx 세 개의 xlsx 파일이 추가되었습니다. 페이지에는 각 파일의 디스크 경로, 확장자, 생성 시간, 수정 시간도 나열되어 있으며 하단의 총 레코드 수는 3입니다.

이 단계에서 서둘러 다음을 클릭하지 마십시오. 이전 버전 백업, 이미 처리된 결과 파일 또는 작업과 무관한 표가 포함되어 있는지 먼저 확인해야 합니다. 잘못된 항목이 있으면 해당 행의 삭제 작업으로 파일을 제거할 수 있고, 전체를 다시 선택해야 하면 "비우기"를 클릭합니다. 목록을 확인한 후 다음 단계로 진행합니다.

3단계: 처리 대상을 셀 텍스트로 한정

Excel 옵션 영역에서 처리 범위에는 "셀 텍스트", "워크시트 Sheet 이름", "워크시트 도형 위의 텍스트"가 포함됩니다. 이 예제에서는 번호가 표 셀에 있으므로 "셀 텍스트"만 선택합니다. 다른 범위를 함께 선택하면 일치 규칙이 Sheet 이름이나 도형 텍스트에 영향을 주어 불필요한 처리 범위가 늘어날 수 있습니다.

스크린샷에서 워크시트 이름 조건과 셀 열 이름 조건은 모두 꺼져 있으므로 규칙은 다른 조건을 충족하는 셀에서 찾을 수 있습니다. 공식 작업에서 특정 워크시트나 특정 필드만 수정하도록 허용된 경우 인터페이스에서 제공하는 조건 옵션에 따라 범위를 더 좁힐 수 있습니다.

처리할 셀 수식 유형은 "제한 없음"을 선택하고, 수식이 포함된 셀 처리 방식은 "수식 계산 후 값"을 선택하며, 데이터 유형은 "텍스트"를 선택합니다. 이 설정은 스크린샷의 텍스트 번호에 적합하지만 워크북마다 데이터 저장 방식이 다를 수 있습니다. 특히 앞에 0이 붙는 번호는 일반적으로 텍스트로 저장하는 것이 더 적절합니다. Excel이 이를 숫자로 인식하면 실제 값에 앞의 0이 더 이상 포함되지 않을 수 있습니다.

4단계: 수식 퍼지 텍스트 찾기 활성화

키워드 옵션을 설정할 때 "정확한 텍스트 찾기"가 아니라 "수식 퍼지 텍스트 찾기"를 선택합니다. 그런 다음 "찾을 키워드 목록"에 두 줄로 입력합니다.

• 030\d{3}
• 46\d{3}

여기서 \d는 한 자리 숫자를 나타내고 {3}은 세 번 연속됨을 나타냅니다. 따라서 첫 번째 규칙은 030 뒤의 세 자리 숫자를 식별하고, 두 번째 규칙은 46 뒤의 세 자리 숫자를 식별합니다.

5단계: 바꿀 대상 내용을 행별로 입력

오른쪽 "바꿀 키워드 목록"에서 첫 번째 행에 111111, 두 번째 행에 22222를 입력합니다. 좌우 목록의 행 번호는 대응 관계를 나타냅니다.

• 030\d{3}은(는) 111111에 대응합니다.
• 46\d{3}은(는) 22222에 대응합니다.

두 바꾸기 값을 위아래로 뒤바꾸면 최종 출력도 잘못된 매핑에 따라 실행됩니다. 따라서 다중 규칙 작업은 계속하기 전에 행별로 대조해야 합니다. 스크린샷 중간에는 목록 내용을 조정하는 작업 아이콘이 표시되어 있으며 실제 사용 시 최종 좌우 행 번호를 기준으로 해야 합니다.

6단계: 출력 위치 선택 후 처리 실행

규칙 설정을 마친 후 하단의 "다음"을 클릭하여 저장 위치 설정으로 들어갑니다. 이번 작업을 위해 별도의 출력 디렉터리를 새로 만들고 "번호 바꾸기 결과" 또는 "마스킹 테스트 출력"과 같이 용도를 설명할 수 있는 폴더 이름을 사용하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 원본 워크북을 보존하면서 이후 비교도 편리합니다.

"처리 시작" 단계로 계속 진행한 후 소프트웨어 페이지 안내에 따라 작업을 시작합니다. 일괄 처리가 끝나면 파일 생성만 확인하지 말고 결과 파일을 열어 내용을 검증해야 합니다. 030으로 시작하는 원본 번호 하나, 46으로 시작하는 코드 하나, 바뀌지 않아야 할 데이터 하나를 각각 확인하여 세 가지 결과가 모두 예상과 일치하는지 점검하는 것이 좋습니다.

4. 자신의 번호 형식에 맞게 규칙을 작성하는 방법

예제의 표현식은 고정된 템플릿이 아니라 실제 번호 구조에 따라 작성한 것입니다. 규칙을 분석할 때 번호를 고정 부분과 변화 부분으로 먼저 나눌 수 있습니다. 예를 들어 030006은 고정 접두사 030과 변화하는 세 자리 숫자 006으로 나눌 수 있으므로 030\d{3}으로 작성합니다.

업무 번호 접두사는 같지만 자릿수가 통일되지 않았다면 {3}을 그대로 사용해서는 안 됩니다. 실제 데이터 길이를 먼저 통계로 확인한 다음 표현식을 설계하십시오. 문자, 하이픈, 공백 또는 기타 문자가 포함될 수 있는 코드의 경우에도 소프트웨어가 사용하는 수식 퍼지 찾기 문법을 확인한 후 설정해야 합니다.

표현식이 넓을수록 더 많은 데이터를 포함하지만 오일치 위험도 높아집니다. 표현식이 엄격할수록 정확도는 일반적으로 높아지지만 형식이 비정상적인 레코드를 놓칠 수 있습니다. 신뢰할 수 있는 방법은 대표적인 소수의 파일에서 샘플을 추출하여 일치 결과를 테스트한 후 파일 범위를 확장하는 것입니다.

5. 자주 묻는 질문 및 주의 사항

1. 앞의 0이 왜 일치에 영향을 주나요

030006은 텍스트일 때 앞의 0을 유지하지만, Excel에 숫자 값으로 저장되면 표시 형식과 실제 값이 다를 수 있습니다. 정규식 규칙은 소프트웨어가 읽어 들인 내용과 일치하므로 셀의 실제 데이터 유형을 확인해야 하며 화면 표시만으로 판단해서는 안 됩니다.

2. 텍스트만 선택했는데도 처리되지 않은 내용이 있는 이유

처리되지 않은 셀은 숫자, 논리값, 날짜 시간 또는 수식 결과일 수 있고 보이지 않는 공백이 포함되어 있을 수도 있습니다. 원본 워크북에서 셀 서식과 수식 입력줄을 확인하고 도구의 데이터 유형 옵션과 함께 다시 테스트할 수 있습니다.

3. 두 종류의 번호를 서로 다른 결과로 바꿀 수 있나요

가능합니다. 이 예제는 두 줄의 찾기 규칙과 두 줄의 바꾸기 내용을 통해 유형별 바꾸기를 구현합니다. 수량과 순서가 일치하도록 하고 편집 과정에서 행 번호가 어긋나지 않도록 해야 합니다.

4. 원본 파일을 덮어써야 하나요

일괄 바꾸기는 일반적으로 첫 실행부터 유일한 원본 파일을 덮어쓰는 것을 권장하지 않습니다. 표현식이나 범위 설정에 오류가 있으면 여러 워크북에 동시에 영향을 줄 수 있습니다. 원본 파일을 보존하고 새 디렉터리로 출력하는 것이 더 안전한 작업 방식입니다.

5. 데이터 마스킹 후 또 무엇을 확인해야 하나요

본문 셀 외에도 실제 파일에 따라 다른 워크시트, 수식 참조, 메모, 도형 텍스트 및 파일 이름에 민감한 정보가 포함되어 있는지 확인해야 합니다. 이번 스크린샷은 셀 텍스트 바꾸기만 시연했으므로 다른 위치가 자동으로 마스킹되었다고 추론해서는 안 됩니다.

6. 요약

"번호는 다르지만 형식은 동일한" Excel 내용의 경우 와일드카드 정규 표현식이 개별 정확 찾기보다 효율적입니다. HeSoft Doc Batch Tool 은(는) 여러 xlsx 파일을 동일한 작업에 넣고 수식 퍼지 찾기 규칙을 통해 셀 텍스트를 통일적으로 처리할 수 있습니다. 이 예제에서는 030\d{3}과(와) 46\d{3}을(를) 사용하여 두 유형의 코드를 식별한 다음 각각 111111과(와) 22222로 바꾸어 다중 규칙 일괄 바꾸기의 구현 방식을 명확하게 보여 줍니다.

공식 처리를 준비할 때는 "원본 백업—소량 샘플 가져오기—규칙 설정—좌우 매핑 대조—새 디렉터리로 출력—결과 무작위 점검" 순서로 실행하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 사무 소프트웨어가 파일을 일괄 처리하고 반복 작업을 줄이는 가치를 살리면서 규칙이 너무 넓거나 데이터 유형이 다르거나 파일 선택이 잘못되어 발생하는 위험을 낮출 수 있습니다.