PDF 첨부 파일 일괄 추출 튜토리얼: 여러 PDF에서 zip, Word 및 Excel 파일을 한 번에 내보내기

PDF에 첨부 파일을 포함하는 것은 일반적인 자료 전달 방식이지만, 첨부 파일이 여러 PDF 파일에 분산되어 있으면 수동으로 열고, 찾고, 다른 이름으로 저장하는 작업은 매우 비효율적입니다. 이 문서는 HeSoft Doc Batch Tool 을 예로 들어 PDF 도구의 'PDF 첨부 파일 내보내기' 기능을 사용하여 여러 PDF에 있는 zip 압축 파일, Word 문서, Excel 표 등의 첨부 파일을 로컬에 일괄 내보내는 방법을 소개합니다. 튜토리얼에는 적용 시나리오, 처리 전후 효과, 자세한 조작 단계 및 주의 사항이 포함되어 있으며, 프로젝트 자료, 계약 첨부 파일 및 문서 파일을 정리해야 하는 사무직 사용자에게 적합합니다.

많은 기업이 자료를 전달할 때 PDF 형식을 선택합니다. PDF는 읽기 쉽고 레이아웃이 안정적이며 보관하기도 편리하기 때문입니다. 그러나 PDF는 페이지 콘텐츠만 담을 수 있는 것이 아니라 첨부 파일도 포함할 수 있습니다. 예를 들어 프로젝트 설명 PDF에 project-A.zip, project-B.zip이 첨부되어 있을 수 있고, 계약 PDF에 docx 추가 합의서가 포함되어 있을 수 있으며, 견적 PDF에 xlsx 상세 내역표가 포함되어 있을 수 있습니다. 문제는 이러한 첨부 파일이 많은 PDF 파일에 흩어져 있을 때, PDF를 일일이 열고 첨부 파일을 저장하는 데 시간이 매우 오래 걸린다는 점입니다.

이 글에서는 일괄 업무에 더 적합한 방법을 소개합니다. HeSoft Doc Batch Tool 의 “PDF 첨부 파일 내보내기” 기능을 사용하여 여러 PDF 파일을 한 번에 가져오고 문서 첨부 파일과 페이지 첨부 파일을 통일적으로 추출하는 방법입니다. 이 도구는 사무용 소프트웨어로, 핵심 가치는 파일 일괄 처리에 있으며 사용자가 반복 작업을 줄이도록 돕습니다. 특히 행정, 재무, 법무, 프로젝트 관리, 기록 관리 등 PDF 자료를 자주 정리해야 하는 업무에 적합합니다.

적용 시나리오: PDF의 첨부 파일을 집중적으로 추출해야 할 때

다음과 같은 상황에 해당한다면 PDF 첨부 파일 일괄 내보내기 방식이 매우 적합합니다. 첫째, 여러 PDF에 첨부 파일이 포함될 수 있으며 첨부 파일 유형에는 zip, Word의 doc 또는 docx, Excel의 xls 또는 xlsx, 이미지 파일 등이 있습니다. 둘째, PDF 내부 첨부 파일을 로컬 디스크에 통일적으로 저장하여 이후 압축 해제, 편집, 시스템 업로드 또는 보관을 용이하게 해야 하는 경우입니다. 셋째, 파일 수가 많아 “PDF 열기, 첨부 파일 찾기, 첨부 파일 저장”을 반복하는 수동 작업을 하고 싶지 않은 경우입니다.

예를 들어 프로젝트 인도 시 공급업체가 각 단계 자료를 PDF로 만들고 PDF에 원본 파일이나 압축 파일을 포함할 수 있습니다. 검수 담당자가 일일이 열어 확인하면 느릴 뿐만 아니라 특정 PDF의 첨부 파일을 놓치기 쉽습니다. 일괄 처리 도구를 사용하면 먼저 모든 PDF를 같은 디렉터리에 넣고 소프트웨어에 통일적으로 가져와 처리할 수 있으며, 내보낸 첨부 파일은 지정한 저장 위치에 모여 나타나므로 이후 결과만 확인하면 됩니다.

결과 미리보기: PDF 파일 목록에서 첨부 파일 출력 디렉터리까지

처리 전: 처리해야 할 것은 여러 PDF 파일입니다

처리 전 스크린샷은 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf, 4.pdf 네 개의 PDF 파일을 보여줍니다. 겉보기에는 일반 PDF 아이콘일 뿐이지만 프로젝트 압축 파일, 사무 문서 또는 기타 자료가 포함되어 있을 수 있습니다. 기존 방식은 일일이 열어 확인해야 하지만 일괄 방식은 한 번에 작업 목록에 추가할 수 있습니다.

처리 후: 내보낸 첨부 파일이 로컬 디렉터리에 나타납니다

처리 후 스크린샷에서는 출력 결과에 번호별 폴더(예: 1, 2, 3, 4)가 포함되어 있고, 그 안에 project-A.zip, project-B.zip 등의 첨부 파일이 내보내진 것을 볼 수 있습니다. 계속해서 압축 해제, 전송 또는 보관해야 하는 사용자에게는 이러한 결과가 PDF 내부에 남아 있는 것보다 사용하기 쉽습니다.

이 결과를 통해 PDF 첨부 파일 일괄 추출의 실제 가치를 이해할 수 있습니다. 원래 PDF 내부에 숨어 있던 자료가 독립 파일로 저장되어 이후 직접 복사, 열기, 압축, 업로드 또는 기록 시스템에 포함할 수 있습니다. 특히 zip, docx, xlsx와 같은 업무 파일은 내보낸 후에야 구체적인 내용을 더 편리하게 확인할 수 있습니다.

작업 단계: 여러 PDF의 첨부 파일 일괄 추출하기

1단계: PDF 도구에서 첨부 파일 내보내기 기능 찾기

HeSoft Doc Batch Tool 를 실행한 후 왼쪽의 “PDF 도구” 분류로 들어갑니다. 기능 카드 영역에서 “PDF 첨부 파일 내보내기”를 찾습니다. 스크린샷에서 이 기능은 PDF 도구 목록에 있으며, “PDF 파일의 문서 첨부 파일과 페이지 첨부 파일을 로컬 디스크에 일괄 내보냅니다”라는 설명이 있습니다.

이 단계의 목적은 올바른 PDF 일괄 처리 작업을 선택하는 것입니다. 특히 구분해야 할 점은 “PDF 첨부 파일 내보내기”와 “PDF 이미지 내보내기”는 같은 기능이 아니라는 것입니다. 목표가 PDF에 내장된 zip, Word, Excel 등의 첨부 파일을 추출하는 것이라면 “PDF 첨부 파일 내보내기”를 선택해야 합니다. 페이지 콘텐츠에서 이미지를 추출하려면 이미지 내보내기 기능을 사용해야 합니다.

2단계: 작업 페이지로 들어가 PDF 파일 가져오기

기능을 클릭하면 “PDF 첨부 파일 내보내기” 페이지로 들어갑니다. 페이지 상단에 “파일 추가”, “폴더에서 파일 가져오기”, “비우기”, “더 보기” 등의 버튼이 보입니다. PDF가 적다면 “파일 추가”로 선택할 수 있고, 여러 파일이라면 “폴더에서 파일 가져오기”를 사용하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 디렉터리의 PDF를 목록에 더 빠르게 추가할 수 있습니다.

스크린샷 예시에서는 소프트웨어에 이미 4개의 레코드가 가져와졌으며 파일 이름은 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf, 4.pdf입니다. 목록에는 번호, 이름, 경로, 확장자, 생성 시간, 수정 시간 등의 정보가 표시됩니다. 이 정보를 통해 파일이 올바른 디렉터리에서 왔는지 확인할 수 있습니다. 예를 들어 스크린샷의 경로는 D 드라이브 test 디렉터리 아래로 표시됩니다.

3단계: 레코드 목록을 확인하여 잘못된 파일 처리 방지

일괄 처리 효율은 높지만 전제는 파일 목록이 정확해야 한다는 것입니다. 가져온 후 레코드 수와 파일 경로를 먼저 확인하는 것이 좋습니다. 스크린샷 하단에 “레코드 수: 4”라고 표시되어 현재 작업이 4개의 PDF를 처리할 것임을 나타냅니다. 잘못 선택한 파일이 있다면 각 행 오른쪽의 삭제 아이콘으로 제거할 수 있고, 전체 파일을 다시 선택해야 한다면 “비우기”를 클릭할 수 있습니다.

이 단계의 예상 결과는 작업 목록에 이번에 첨부 파일을 추출할 PDF 파일만 남기는 것입니다. 자료가 많은 디렉터리라면 확인 없이 바로 다음 단계로 넘어가는 것은 권장하지 않습니다. 관련 없는 PDF를 가져오면 원본 파일에는 영향을 주지 않지만 처리 시간이 늘어나고 출력 디렉터리도 어수선해지기 때문입니다.

4단계: “다음”을 클릭하여 저장 위치 설정으로 이동

파일 목록이 올바른지 확인한 후 페이지 하단의 “다음”을 클릭합니다. 인터페이스 상단의 진행 표시줄은 이 기능의 흐름에 처리할 레코드 선택, 저장 위치 설정, 처리 시작의 세 단계가 포함됨을 보여줍니다. 현재 스크린샷은 1단계에 있으며, 다음을 클릭하면 저장 위치 설정으로 들어갑니다.

저장 위치는 매우 중요합니다. 내보낸 zip, docx, xlsx 등의 첨부 파일이 어디에 놓일지 결정하기 때문입니다. “PDF 첨부 내보내기”, “고객 자료 첨부”, “입찰 파일 첨부” 등 전용 빈 디렉터리를 선택하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 내보낸 결과가 원본 PDF와 분리되어 이후 확인과 백업이 편리합니다.

5단계: 처리를 시작하고 내보낸 첨부 파일 확인

저장 위치를 설정한 후 “처리 시작” 단계로 들어갑니다. 소프트웨어가 목록의 PDF를 하나씩 읽고 첨부 파일을 내보냅니다. 처리가 끝나면 저장 디렉터리를 열어 결과를 확인하면 됩니다. 처리 후 스크린샷에 따르면 내보내기 디렉터리에 PDF에 대응하는 폴더가 나타나고, 폴더에서 project-A.zip, project-B.zip과 같은 첨부 파일을 볼 수 있습니다.

내보낸 첨부 파일이 zip 또는 rar 압축 파일이라면 계속 압축을 풀어 확인할 수 있고, Word 문서라면 doc, docx를 지원하는 워드 프로세서로 열 수 있으며, Excel 표라면 xls, xlsx를 지원하는 스프레드시트 소프트웨어로 볼 수 있습니다. 이렇게 하면 원래 PDF에 포함되어 있던 자료가 바로 사용할 수 있는 독립 파일이 됩니다.

자주 묻는 질문과 주의사항

1. 일괄 내보내기를 하면 원본 PDF가 수정되나요?

이 기능의 용도에 따르면 PDF의 첨부 파일을 로컬 디스크로 내보내는 것으로, 핵심 동작은 PDF를 읽고 첨부 파일을 저장하는 것이지 PDF 페이지 콘텐츠를 편집하는 것이 아닙니다. 안전을 위해 중요한 자료를 처리하기 전에는 특히 계약, 감사, 입찰 등 임의로 변경할 수 없는 파일의 원본 PDF 사본을 보관하는 것이 좋습니다.

2. 특정 PDF에서 첨부 파일이 전혀 내보내지지 않은 이유는 무엇인가요?

모든 PDF에 첨부 파일이 있는 것은 아닙니다. 일부 PDF는 일반 페이지 콘텐츠만 있고 내장 파일이 없으므로 처리 후 첨부 파일 출력이 생성되지 않을 수 있습니다. PDF가 손상되었거나 읽을 수 없거나 권한 제한이 있는 경우도 있을 수 있습니다. 해당 PDF에 실제로 첨부 파일이 포함되어 있는지 먼저 확인한 후 다시 처리해야 할지 판단하는 것이 좋습니다.

3. 내보낸 첨부 파일 이름은 어떻게 되나요?

처리 후 스크린샷에서 첨부 파일이 project-A.zip, project-B.zip과 같은 파일 형태로 나타나는 것을 볼 수 있습니다. 일반적으로 내보내기 결과는 사용자가 식별하기 쉽도록 첨부 파일의 원래 파일 이름을 최대한 유지합니다. 그러나 실제 업무에서 여러 PDF에 같은 이름의 첨부 파일이 있다면 출력 폴더 출처와 함께 대조하여 혼동을 피하는 것이 좋습니다.

4. 한 번에 몇 개의 PDF를 처리할 수 있나요?

스크린샷에서는 4개의 PDF 파일을 예로 들었습니다. 실제 사용 시에는 컴퓨터 성능, PDF 크기, 첨부 파일 수에 따라 나누어 처리할 수 있습니다. 특히 큰 자료 묶음은 프로젝트, 날짜 또는 부서별로 여러 묶음으로 나누는 것이 좋습니다. 그래야 결과 확인이 더 쉽고 한 번에 너무 큰 작업을 처리하는 위험도 줄일 수 있습니다.

5. 페이지 이미지와 PDF 첨부 파일의 차이는 무엇인가요?

페이지 이미지는 PDF 페이지에 표시되는 콘텐츠이고, 첨부 파일은 PDF 파일 구조에 내장된 독립 파일입니다. 이 글에서 소개한 것은 첨부 파일 추출입니다. 목표가 페이지의 이미지를 추출하는 것이라면 인터페이스에서 해당하는 이미지 내보내기 기능을 선택해야 하며 첨부 파일 내보내기 기능을 선택해서는 안 됩니다.

요약: PDF 첨부 파일 정리를 일괄 업무에 더 적합하게 만들기

PDF 수가 늘어나면 첨부 파일을 수동으로 추출하는 것은 전형적인 비효율적 반복 작업이 됩니다. HeSoft Doc Batch Tool 를 사용하면 “PDF 도구—PDF 첨부 파일 내보내기” 과정을 통해 여러 PDF의 zip, Word, Excel, 이미지 등의 첨부 파일을 로컬 디렉터리에 일괄 저장할 수 있습니다. 전체 작업의 핵심은 기능 선택, PDF 가져오기, 목록 확인, 저장 위치 설정, 처리 시작의 몇 가지뿐입니다.

프로젝트 자료, 계약 첨부 파일, 보관 파일 또는 고객 제출 자료를 정리하고 있다면 먼저 처리할 PDF를 한 폴더에 모은 다음 “폴더에서 파일 가져오기”로 일괄 추가하는 것이 좋습니다. 처리가 끝나면 출력 디렉터리에서 첨부 파일이 완전한지 항목별로 확인합니다. 이렇게 하면 처리 효율을 높일 수 있을 뿐만 아니라 자료 구조도 더 명확해져 누락과 반복 작업을 줄일 수 있습니다.