숫자, 약어, 번호 또는 코드에있는 여러 Word 문서에 직면하여 일반 검색 및 교체는 종종 작업을 반복해야합니다. 사용 HeSoft Doc Batch Tool "Word에서 키워드 찾기 및 대체" 기능을 통해 정사이즈 식 수식 규칙을 여러 doc 및 docx 파일에 적용 할 수 있습니다. 이 문서에서는 처리 전후의 효과와 작업 인터페이스를 결합하여 파일을 가져 오는 방법을 설명하고, 텍스트를 찾는 수식을 선택하고, 검색 및 교체 목록을 설정하고, 배치 처리 전에 사용자에게 백업 및 규칙 테스트를 수행하도록 상기시킵니다.
많은 사무원이 비슷한 요구를 겪을 것입니다. 폴더에는 유사한 형식이 많지만 영어 코스 약어, 프로젝트 코드, 문서 번호, 페이지 번호, 금액 번호, 그들은 정확히 동일한 키워드가 아니며 하나의 일반 검색 및 교체로 해결할 수 없습니다. Docx 또는 doc 파일을 하나씩 열고 수동으로 수정하면 많은 시간이 낭비되고 모든 파일을 완전히 교체하기가 어렵습니다.
이 기사에서는 배치 사무소에 더 적합한 처리 방법을 소개합니다. HeSoft Doc Batch Tool "Word에서 키워드 찾기 및 교체" 기능, "수식 퍼지 찾기 텍스트 사용" 활성화, 정사이즈 식 와일드 카드와 유사한 규칙을 사용하여 내용을 일괄 일치 한 다음 지정된 결과로 균일하게 대체합니다. 이 예에서는 여러 Word 파일의 대문자 3 개를 하나의 범주로 매치하고 숫자를 다른 범주로 매치하고 각각 A와 B로 바꿉니다. 이를 통해 사용자는 BOT, ELA, 60, 5 등의 특정 텍스트를 하나씩 나열하지 않고 규칙에 따라 교체를 완료 할 수 있습니다.
적용 가능한 시나리오: 규칙에 따라 여러 Word 파일을 일괄 적으로 교체해야하는 이유
교체 할 내용이 거의 없으면 Word에서 직접 교체품을 찾으십시오. 그러나 배치 문서 처리에서 실시간 시간이 걸리는 작업은 종종 단일 교체가 아니라 파일 열기, 위치 확인, 키워드 입력, 저장 및 닫기와 같은 반복적 인 작업입니다. 특히 파일 수가 수십 개에 도달하면 수동 조작이 느릴뿐만 아니라 수정 누락, 오류 수정 및 버전 혼란과 같은 문제가 발생하기 쉽습니다.
다음 사무실 시나리오에 적합한 규칙에 따라 Word 내용을 일괄 대체합니다.
- 여러 docx 문서에는 다른 번호가 포함되어 있으므로 교체하거나 감세하지 않아야합니다.
- 영어 자료에는 많은 수의 대문자 약어가 있으며 균일 한 규칙에 따라 처리해야합니다.
- 템플릿 파일의 프로젝트 코드, 코스 번호 및 양식 번호는 고정 된 형식을 가지며 일괄 적으로 수정해야합니다.
- 여러 세트의 교체 규칙을 동시에 설정하고 하나씩 반복하지 않아야합니다.
- 열려있는 Word 파일의 수를 줄이려면 사무실 소프트웨어에 대한 반복적 인 문서 처리를 완료하십시오.
HeSoft Doc Batch Tool 사무실 소프트웨어의 문서 지향 배치 처리입니다. 스크린 샷에서 볼 수 있듯이 Word를 찾아서 교체 할 수있을뿐만 아니라 watermark를 추가, 블랭크 제거, PDF로 변환, Docx로 변환 할 수있는 Word와 같은 도구도 포함되어 있습니다. 이 문서에는 Word 키워드 배치 교체 기능에 중점을 둡니다. 수식 규칙을 사용하여 처리 효율성을 향상시키는 방법에 중점을 둡니다.
효과 미리보기: 처리하기 전에 파일 및 Word 콘텐츠
먼저 처리하기 전에 파일의 상태를 살펴보십시오. 예제 폴더에는 6 개의 Word 문서가 있습니다. 파일 이름은 1.docx, 2.docx, 3.docx, 4.docx, 5.docx 및 6.docx입니다. 이 작업의 목표는 단일 Word를 수정하는 것이 아니라 docx 파일 그룹에 대해 동일한 대체 규칙을 구현하는 것임을 보여줍니다.
Word 문서 중 하나의 내용을보십시오. 페이지 제목에 BOT가 나타나고 ELA, 60 및 기타 텍스트가 본문에 나타납니다. 빨간색 화살표로 표시된 위치는 이번에 처리 할 일반적인 내용입니다. BOT와 ELA는 3 개의 대문자 영어에 속하고 60 은 숫자에 속합니다. 그들은 공식에 의해 얻을 수 있습니다[A-Z]{3}과\ D일치합니다.
수식 규칙을 사용하지 않으면 BOT, ELA 및 다양한 숫자를 각각 키워드로 찾아야합니다. 실제 문서에는 동일한 종류가있을 수 있으며 수동 열거는 점점 더 복잡해질 것입니다. 정사이즈 표현 와일드 카드 공식을 사용하는 장점은 "콘크리트 텍스트" 를 "일치하는 규칙" 으로 추상화하여 소프트웨어가 적격 콘텐츠를 자동으로 식별 할 수 있도록하는 것입니다.
처리 효과 후: 3 개의 대문자와 숫자가 각각 대체됩니다.
처리가 완료되면 스크린 샷의 여러 위치에서 노란색 표시를 볼 수 있습니다. BOT와 ELA와 같은 원래 3 개의 대문자는 A로 대체되고 60 과 5 와 같은 원래 숫자는 B로 대체됩니다. 제목, 본문 단락 및 목록 설명에서 일치하는 내용은 동일한 규칙에 따라 수정됩니다.
이 결과는 배치 교체의 두 가지 핵심 사항을 반영합니다. 첫째, 소프트웨어는 파일 이름을 수정하는 것이 아니라 Word 문서 내부의 내용을 찾을 수 있습니다. 둘째, 검색 기준은 고정 된 키워드에 국한되지 않고 공식 규칙 일 수 있습니다. 따라서이 방법은 사용자가 많은 수의 doc 및 docx 파일에 대해 템플릿을 표준화, 민감화 또는 교체해야 할 때 더 효율적입니다.
작업 1 단계: Word 도구에서 대체 기능 찾기
오픈 HeSoft Doc Batch Tool , 왼쪽 탐색에서 선택단어 도구. 많은 Word 관련 배치 기능이 인터페이스에 표시되며 첫 번째 기능 카드는Word에서 키워드 찾기설명 텍스트는 "Word 파일의 내용에서 키워드를 찾아서 바꿉니다" 입니다.
이 단계의 목적은 Word 콘텐츠를 찾고 대체하는 기능 모듈을 입력하는 것입니다. 스크린 샷 상단에서 검색 튜토리얼 항목과 여러 도구 카드를 볼 수 있지만이 작업은 "Word에서 키워드를 찾아서 교체" 만 선택하면됩니다. 입력 후 소프트웨어는 파일 선택, 옵션 설정 처리, 위치 설정 저장 및 처리 시작을 통해 사용자를 안내합니다.
새로운 사용자의 경우 대체 대상을 먼저 명확히하는 것이 좋습니다: 처리 할 파일, 일치하는 규칙 및 대체 할 콘텐츠. 설정 페이지에 들어가면 찾기 목록을 채우고 목록을 더 빨리 바꿀 수 있습니다.
작업 단계 2: Word 및 docx 파일 추가 및 처리 목록 확인
기능 페이지를 입력 한 후 첫 번째 단계는 처리해야 할 레코드를 선택하는 것입니다. 인터페이스의 오른쪽 상단은파일 추가과폴더에서 파일 가져오기. 파일이 다른 위치에 흩어져있는 경우 파일 추가 를 사용할 수 있습니다. 모든 Word 문서가 동일한 폴더에 있으면 폴더에서 가져오기를 사용하는 것이 더 편리합니다.
스크린 샷에서 6 개의 레코드를 성공적으로 가져 왔으며 1.docx 에서 6.docx로 명명되었으며 경로는 D:\ test 아래에 있습니다. 목록은 또한 확장 docx를 표시하고 생성 시간 및 수정 시간을 나열합니다. 가져온 후 파일 수가 올바른지, 파일 경로가 올바른지, 확장자가 기대에 부합하는지 등 세 가지 항목을 확인해야합니다. 하단에 표시된 레코드 수는 6 개이며, 이 6 개의 Word 파일에 후속 규칙이 적용됩니다.
파일 가져오기 오류가 발견되면 각 줄의 오른쪽에 있는 삭제 작업을 사용하여 해당 레코드를 제거할 수 있습니다. 다시 선택해야하는 경우 인터페이스의 빈 버튼을 사용할 수도 있습니다. 일괄 처리 전에 목록을 확인하는 것이 매우 중요합니다. 일단 처리가 시작되면 소프트웨어가 목록 범위에 따라 균일하게 교체를 수행하기 때문입니다.
작업 단계 3: 텍스트를 찾기 위해 공식 퍼지 사용
파일 목록이 올바른지 확인한 후 하단을 클릭하십시오.다음 단계두 번째 단계 "처리 옵션 설정" 으로 이동하십시오. "키워드 옵션 설정" 에서 먼저 검색 방법을 선택해야합니다. 인터페이스는 두 가지 옵션을 제공합니다: "텍스트를 정확하게 찾기" 및 "수식 흐림을 사용하여 텍스트 찾기. 이 예제에는 정사이즈 식 스타일 와일드 카드 규칙이 필요하므로수식이있는 흐림 찾기 텍스트.
텍스트 정확한 찾기 고정 이름을 다른 고정 이름으로 대체하는 것과 같은 정확한 단어를 찾는 것이 좋습니다. 그리고 "공식 퍼지 찾기 텍스트 사용" 은 정사이즈 찾는 데 적합하지만 동일한 내용은 아닙니다. 예를 들어, BOT와 ELA는 다른 텍스트이지만 둘 다 세 개의 대문자 영어 규칙을 따릅니다. 60 과 5 는 다른 숫자이지만 둘 다 연속 숫자의 규칙을 따릅니다.
4 단계 작업: 키워드 목록을 찾을 필요성을 설정
왼쪽에있는 키워드 목록에서 한 줄당 하나의 규칙에 따라 일치 할 내용을 채우십시오. 이 예에서는 두 줄이 채워집니다.
- [A-Z]{3}세 개의 대문자와 일치합니다.
- \ D하나 이상의 연속 숫자와 일치합니다.
이 두 규칙은 스크린 샷에서 빨간색 화살표 레이블의 일반적인 내용을 다룰 수 있습니다. 예를 들어, BOT 및 ELA는 제 1 규칙에 의해 매칭될 것이고, 60 및 5 는 제 2 규칙에 의해 매칭될 것이다. 실제 사무실 파일의 경우 예를 들어 문서 내용을 기반으로 특정 접두사 번호, 고정 길이 코드 또는 기타 정사이즈 텍스트와 일치하도록 공식을 조정할 수 있습니다.
규칙이 넓을수록 매칭 범위가 커집니다. 예를 들면[A-Z]{3}BOT 또는 ELA뿐만 아니라 세 개의 대문자와 일치합니다. 따라서 많은 수의 문서를 공식적으로 처리하기 전에 테스트 문서를 사용하여 규칙이 다른 콘텐츠에 해를 끼치 지 않는지 확인하는 것이 가장 좋습니다.
5 단계: 대체 키워드 목록 설정
오른쪽의 대체 키워드 목록에서 각 검색 규칙에 해당하는 대체 결과를 입력하십시오. 예제에는 동일한 두 줄이 채워집니다.
- 1 막A왼쪽의 첫 번째 줄에 해당하는[A-Z]{3}.
- 2 막B왼쪽의 두 번째 줄에 해당하는\ D.
여기서 줄 번호 대응은 매우 중요합니다. 왼쪽 및 오른쪽 목록의 순서에 따라 소프트웨어는 왼쪽의 첫 번째 행에서 일치하는 내용을 오른쪽 첫 번째 행에서 일치하는 콘텐츠로 대체합니다. 왼쪽의 두 번째 행에서 일치하는 내용을 오른쪽 두 번째 행에서 일치하는 내용으로 바꿉니다. 스크린 샷의 결과는이 설정을 기반으로합니다. 대문자 약어가 A로 대체되고 숫자가 B로 대체됩니다.
행의 대체 내용이 비어 있으면 UI 프롬프트에서 "채워지지 않은 경우 삭제" 설명을 볼 수 있습니다. 따라서 사용할 때 오른쪽의 목록이 완성되어 일부 일치하는 콘텐츠가 우발적으로 삭제되지 않도록하십시오. 특정 유형의 텍스트를 삭제해야하는 시나리오의 경우 빈 대체가 유용 할 수 있습니다. 그러나 목표가 지정된 콘텐츠를 대체하는 경우 해당 결과를 작성해야합니다.
6 단계 작업: 다음 단계로 계속 저장 위치를 설정하고 실행
규칙을 설정 한 후 하단을 클릭하십시오.다음 단계. 상단 단계 막대에서 볼 수 있듯이 다음 단계에는 "위치 저장 설정" 및 "처리 시작" 이 포함됩니다. Word 내용을 일괄 적으로 대체 할 때 저장 위치 설정은 원본 파일이 유지되는지 여부와 관련이 있습니다. 따라서 처리 결과를 저장하려면 새 출력 위치를 선택하는 것이 좋습니다.
스크린 샷에는 저장 위치 페이지 및 시작 처리 페이지의 특정 버튼 세부 정보가 표시되지 않으므로 스크린 샷에 존재하지 않는 옵션 이름은 여기에서 확장되지 않습니다. 실제 작업에서는 마법사를 따라 저장 위치 설정을 계속 완료하고 파일 목록 및 교체 규칙이 올바른지 확인한 후 처리를 시작해야합니다. 처리 후 출력 Word 파일을 열어 효과를 확인하고 세 개의 대문자와 숫자가 예상대로 교체되었는지 확인하십시오.
자주 묻는 질문과주의 사항
1. 정사이즈 공식이 너무 많은 내용을 대체합니까?가능합니다. 수식 규칙 자체가 일치 범위를 결정하고 범위가 넓을수록 더 많은 내용이 대체됩니다. 예를 들어, [A-Z]{3} 은 3 개의 연속적인 대문자와 만나는 한 매칭될 수 있다. 따라서 파일 사본으로 테스트를 시작하는 것이 좋습니다.
2. doc 및 docx는 같은 방식으로 처리 될 수 있습니까?이 스크린 샷의 파일 확장자는 docx입니다. 실제 사용에서는 소프트웨어 가져오기 목록에 표시된 확장자에 따라 파일 범위를 확인할 수 있습니다. Doc 및 docx로 작업하는 경우 먼저 파일을 올바르게 가져 왔는지 확인해야합니다.
3. 왼쪽 및 오른쪽 목록의 행 수가 일치하지 않으면 어떻게됩니까?검색 규칙과 교체 결과 사이에 일대일 대응을 유지해야합니다. 왼쪽에 두 가지 규칙이있는 경우 두 가지 교체는 오른쪽에 동일한 순서로 채워야합니다. 그렇지 않으면 교체 결과가 예상과 일치하지 않게하는 것이 쉽습니다.
4. 무시 편지 케이스를 확인해야합니까?이 옵션은 스크린 샷에서 확인되지 않습니다. 확인 여부는 일치하는 대상에 따라 다릅니다. 대문자 약어 만 다루고 싶다면 엄격한 규칙을 유지할 수 있습니다. 대문자와 소문자를 모두 맞추려면 실제 공식을이 옵션과 신중하게 결합해야합니다.
5. 일괄 처리 전에 백업이 권장되는 이유는 무엇입니까?일괄 처리의 장점은 한 번에 여러 파일에 영향을 주지만 잘못된 설정이 동시에 여러 파일에 영향을 미친다는 의미입니다. 원본 파일을 백업하거나 새 폴더로 내보내면 후속 교정 및 롤백을위한 공간이 남을 수 있습니다.
요약: 중복 Word 검색 및 일괄 처리 소프트웨어로 교체
위의 과정을 통해, 당신은 사용을 볼 수 있습니다 HeSoft Doc Batch Tool Word 키워드의 일괄 대체는 복잡하지 않습니다. 먼저 Word 도구에서 "Word에서 키워드 찾기 및 교체" 를 입력 한 다음 여러 docx 파일을 가져오고 "수식을 사용하여 텍스트를 모호하게" 선택하고 검색 규칙 및 교체 결과를 각각 입력합니다. 마지막으로 저장 위치를 설정하고 처리를 시작합니다.
수식 퍼지 조회는 수동으로 찾아서 대체하기 위해 Word 파일을 하나씩 여는 것보다 숫자, 코드, 약어 및 숫자와 같은 정사이즈 텍스트를 처리하는 데 더 적합합니다. 많은 수의 사무실 문서를 구성해야하는 사용자에게이 방법은 노력의 중복을 크게 줄이고 파일 처리의 일관성을 향상시킬 수 있습니다. 적은 수의 중복 파일을 사용하여 처리 후 결과가 예상대로인지 확인하기 위해 규칙을 확인한 다음 전체 Word 폴더에 적용하는 것이 좋습니다.