여러 PDF를 열 때 페이지 축소판을 표시하도록 일괄 설정하는 방법은? 여러 파일 초기 보기 설정 튜토리얼

계약서, 보고서, 제안서 또는 전자 자료에 많은 페이지가 포함된 경우, PDF를 열었을 때 본문만 표시되면 읽는 사람이 직접 페이지 축소판을 불러와야 해서 내용을 찾기가 불편합니다. 이 문서에서는 HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 사용하여 여러 PDF를 한 번에 가져오고, "열 때 표시"를 모두 "페이지 축소판 표시"로 통일 설정하는 방법을 소개합니다. 처리를 마치면 호환되는 PDF 뷰어가 파일을 열 때 자동으로 축소판 탐색 패널을 표시하므로 페이지 구조를 빠르게 미리 보고 원하는 페이지를 찾을 수 있으며, 파일 초기 보기를 하나씩 수정하는 반복 작업을 줄일 수 있습니다.

계약서, 프로젝트 보고서, 입찰 서류, 교육 자료, 제품 설명서 또는 스캔 문서를 정리할 때 겉보기에는 간단해 보이지만 실제로는 시간이 많이 걸리는 문제를 자주 접하게 됩니다. PDF 파일의 페이지 수는 많지만, 열 때마다 본문 영역만 표시되고 왼쪽의 페이지 축소판이 자동으로 펼쳐지지 않는 경우입니다. 읽는 사람이 표지, 목차, 첨부 파일 또는 특정 페이지를 빠르게 찾으려면 축소판 버튼을 직접 클릭해야 합니다.

PDF가 하나뿐이라면 이 작업은 복잡하지 않습니다. 하지만 폴더에 수십 개 이상의 PDF가 있으면 하나씩 열고, 초기 보기를 수정하고, 저장하고, 닫는 과정에서 많은 반복 작업이 발생합니다. 이 문서에서는 오피스 소프트웨어 “ HeSoft Doc Batch Tool ”을 사용하여 PDF를 열 때 기본적으로 페이지 축소판이 표시되도록 일괄 설정하는 방법을 설명합니다. 전체 과정에서 리더를 하나씩 열어 조정할 필요가 없으며, 여러 PDF 문서의 열기 화면을 통일하여 규격화하는 데 적합합니다.

참고로 이번 처리의 핵심은 PDF의 초기 보기와 내비게이션 패널 기본 설정이지, PDF를 이미지로 변환하거나 여러 PDF를 하나의 파일로 병합하는 것이 아닙니다. 처리 후에도 파일은 여전히 PDF이며, 열 때 호환되는 리더에 “페이지 축소판 표시”라는 초기 표시 설정을 전달합니다.

1. 적용 대상: 어떤 PDF가 기본적으로 축소판을 표시하기에 적합한가

페이지 축소판은 PDF 각 페이지의 모양과 배열 순서를 작은 이미지로 보여줍니다. 페이지 수가 많거나 구조가 복잡하거나 페이지 이동이 잦은 문서의 경우, 기본적으로 축소판을 펼쳐 두면 일반적으로 탐색 효율이 향상됩니다.

• 장문 보고서 및 연구 자료: 읽는 사람이 제목 레이아웃, 도표 분포 또는 장 시작 페이지를 기준으로 내용을 빠르게 찾을 수 있습니다.
• 계약서, 합의서 및 입찰 서류: 서명 페이지, 견적 페이지, 첨부 페이지 및 특정 조항이 있는 페이지를 찾기 쉽습니다.
• 교육 슬라이드 및 사용 설명서: PDF를 열자마자 페이지 구조를 확인할 수 있어 본문을 반복해서 스크롤할 필요가 없습니다.
• 스캔 문서 및 증빙 자료: 클릭 가능한 목차가 없는 문서에서 축소판이 더 직관적인 페이지 탐색을 제공합니다.
• 일괄 전달이 필요한 PDF: 기업이 고객, 동료 또는 협력업체에 대량의 자료를 보내기 전에 파일 열기 방식을 통일하여 읽기 경험을 더 일관되게 만들 수 있습니다.

이러한 요구는 특히 일괄 처리 오피스 소프트웨어로 완료하기에 적합합니다. 파일을 하나씩 수동으로 설정하는 것과 비교하면, 여러 PDF를 한 번에 가져오고 처리 옵션을 통일하여 선택하면 반복 클릭과 누락을 크게 줄일 수 있습니다.

2. 효과 미리보기: 처리 전과 처리 후의 차이

1. 처리 전: PDF를 연 후 축소판이 기본적으로 표시되지 않음

아래는 처리 전의 예시입니다. PDF는 정상적으로 열렸으며 리더는 주로 문서 본문을 표시하고 왼쪽에는 페이지 축소판 영역이 자동으로 펼쳐지지 않았습니다. 몇 페이지만 있는 파일에는 이 표시 방식이 큰 영향을 주지 않지만, 수십 페이지에 달하는 보고서에서는 사용자가 스크롤 막대, 페이지 번호 입력란 또는 리더 버튼에 의존해 위치를 찾아야 하는 경우가 많습니다.

화면에서 볼 수 있듯이 본문 영역이 주요 공간을 차지하므로 읽는 사람은 파일을 연 첫 순간에 각 페이지의 모양을 살펴볼 수 없습니다. 여러 PDF가 모두 이런 초기 상태라면 받는 사람은 파일을 열 때마다 축소판 패널을 수동으로 불러와야 합니다.

2. 처리 후: PDF를 열면 페이지 축소판이 자동으로 표시됨

일괄 설정을 마친 후 PDF 초기 보기를 지원하는 리더로 처리 결과를 열면 왼쪽에 페이지 축소판이 자동으로 표시됩니다. 읽는 사람은 페이지 배열을 바로 확인할 수 있고, 특정 축소판을 클릭하여 해당 페이지로 이동할 수 있습니다.

처리 후 예시는 왼쪽 축소판 탐색 영역을 명확하게 보여줍니다. 그림의 처리 전후는 효과 확인용 예시 파일을 사용한 것으로 페이지 수와 본문 내용이 완전히 같을 필요는 없으며, 적용 여부를 판단할 때는 리더가 PDF를 연 후 왼쪽에 페이지 축소판 패널이 자동으로 나타나는지 중점적으로 확인해야 합니다.

이 설정은 페이지를 다시 편집하는 것과 같지 않으며 축소판을 본문에 삽입하지도 않습니다. 주로 PDF가 열릴 때의 내비게이션 패널 상태를 제어합니다. 실제 표시 위치, 패널 너비 및 아이콘 스타일은 PDF 리더에 따라 다를 수 있습니다.

3. 조작 단계: PDF를 열 때 축소판이 표시되도록 일괄 설정

1단계: “PDF 초기 보기 설정” 기능으로 들어가기

HeSoft Doc Batch Tool 을 열고 왼쪽 기능 분류에서 “PDF 도구”로 들어갑니다. 소프트웨어 메인 화면에 여러 PDF 일괄 처리 기능이 표시되면 “35. PDF 초기 보기 설정”을 찾아 클릭합니다. 화면 안내에서 알 수 있듯이 이 기능은 PDF 파일을 열 때의 내비게이션 패널, 페이지 표시 방식 및 기본 확대/축소 비율을 일괄 설정하는 데 사용됩니다.

이번 목표는 많은 PDF 파일이 열릴 때 기본적으로 축소판을 표시하도록 하는 것이므로 “PDF 초기 보기 설정”을 선택해야 하며, PDF를 이미지로 변환하거나 책갈피를 삭제하거나 메타데이터를 수정하는 등의 다른 기능을 선택해서는 안 됩니다. 이 도구에 들어가면 페이지 상단에 레코드 선택, 처리 옵션 설정, 저장 위치 설정, 처리 시작의 흐름이 표시됩니다.

2단계: 통일 설정이 필요한 PDF 파일 추가

처리 페이지에 들어간 후 첫 번째 단계 “처리할 레코드 선택”에서 PDF를 추가합니다. 화면 상단에는 “파일 추가”와 “폴더에서 파일 가져오기”라는 두 가지 진입점이 제공됩니다.

• 지정된 PDF 몇 개만 처리해야 한다면 “파일 추가”를 사용하여 선택할 수 있습니다.
• 같은 폴더에 처리할 PDF가 많이 저장되어 있다면 “폴더에서 파일 가져오기”를 사용하여 파일 선택 작업을 줄일 수 있습니다.

파일을 가져오면 목록에 이름, 경로, 확장자, 만든 날짜, 수정한 날짜 등의 정보가 표시됩니다. 예시 화면에는 이미 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf, 4.pdf 총 4개의 레코드가 포함되어 있습니다. 정식 처리 전에 다음 내용을 확인하는 것이 좋습니다.

1. 목록의 확장자가 pdf인지 확인하여 다른 유형의 파일을 잘못 선택하지 않도록 합니다.
2. 파일 경로를 확인하여 이번에 처리해야 할 버전을 가져왔는지 확인합니다.
3. 처리할 필요가 없는 파일이 있으면 해당 레코드 오른쪽의 삭제 작업을 사용해 목록에서 제거할 수 있습니다.
4. 목록 전체를 잘못 선택했다면 화면에서 제공하는 “비우기” 버튼으로 다시 추가할 수 있습니다.

파일 수량과 경로가 정확한지 확인한 후 페이지 하단의 “다음”을 클릭하여 처리 옵션 설정으로 들어갑니다.

3단계: “열 때 표시” 활성화 및 “페이지 축소판 표시” 선택

두 번째 단계 “처리 옵션 설정”에서 먼저 “열 때 표시” 항목을 활성화합니다. 활성화하면 아래에 “사이드바 표시 안 함”, “책갈피 표시”, “페이지 축소판 표시” 등의 옵션이 나타납니다. “페이지 축소판 표시”를 선택하세요.

이 선택의 목적은 가져온 목록의 PDF를 파일이 열릴 때 리더가 페이지 축소판 내비게이션 패널을 우선 표시하도록 통일 설정하는 것입니다. 화면의 원형 선택 표시가 이미 “페이지 축소판 표시” 앞에 위치해 있어 해당 옵션이 선택된 상태임을 나타냅니다.

현재 작업은 내비게이션 패널만 수정하면 되므로 “페이지 표시 방식”과 “기본 확대/축소 방식”은 비활성화 상태로 유지할 수 있습니다. 이렇게 하면 명확한 요구가 없을 때 페이지 레이아웃이나 확대/축소 기본 설정을 동시에 변경하는 것을 피할 수 있습니다. 다른 초기 표시 매개변수도 조정해야 한다면 실제 전달 규정에 따라 별도로 확인한 후 활성화해야 하며, 축소판 표시만을 위해 임의로 수정해서는 안 됩니다.

설정을 마친 후 “다음”을 클릭합니다.

4단계: 저장 위치 설정

프로세스의 세 번째 단계는 “저장 위치 설정”입니다. 소프트웨어 페이지 안내에 따라 처리 결과를 저장할 디렉터리를 선택하세요. 효과를 확인하기 쉽도록 새 파일을 식별하기 쉬운 독립 폴더에 저장하고, 결과를 검증하기 전에 원본 PDF와 섞어 두지 않는 것이 좋습니다.

저장 위치를 설정할 때 “원본 파일”, “처리 후 파일” 또는 날짜별로 구분한 폴더 관리 방식을 사용할 수 있습니다. 여기서 중요한 것은 특정 디렉터리 이름을 고정하는 것이 아니라, 이후에 출력 결과를 빠르게 찾을 수 있고 필요할 때 원본 파일로 돌아갈 수 있도록 하는 것입니다.

5단계: 일괄 처리 시작 및 결과 확인

프로세스 네 번째 단계 “처리 시작”으로 들어간 후 파일 목록, 처리 옵션, 저장 위치가 모두 올바른지 확인하고 화면 안내에 따라 작업을 시작합니다. 소프트웨어는 목록의 여러 PDF에 동일한 초기 보기 설정을 적용합니다. 이것이 수동 작업과 비교한 일괄 처리의 핵심 가치입니다. 매개변수는 한 번만 구성하면 되며 PDF를 하나씩 열 필요가 없습니다.

작업이 완료되면 저장 디렉터리로 들어가 출력 파일 몇 개를 표본 확인합니다. 먼저 이미 열려 있는 이전 창을 닫고 출력 디렉터리에서 처리된 PDF를 다시 열어 왼쪽에 페이지 축소판이 자동으로 나타나는지 확인하는 것이 좋습니다. 수량이 많은 작업이라면 페이지 수와 출처가 다른 파일을 표본 확인할 수 있으며, 파일이 중요한 전달 자료라면 하나씩 최종 확인할 수도 있습니다.

4. 자주 묻는 질문과 주의사항

1. 처리 후 PDF를 열었는데 축소판이 여전히 자동으로 나타나지 않는 이유는 무엇입니까?

PDF 리더마다 초기 보기 설정에 대한 지원 수준이 다를 수 있습니다. 어떤 리더는 파일 설정을 따르지만, 어떤 리더는 사용자가 마지막으로 파일을 닫을 때의 인터페이스 상태를 우선 사용할 수 있으며, 브라우저 내장 PDF 뷰어도 사이드바 동작을 단순화할 수 있습니다. 이런 경우 자주 사용하는 데스크톱 PDF 리더로 변경하여 테스트하고, 출력 디렉터리의 처리된 파일을 열고 있는지 확인하세요.

2. 축소판을 표시하면 PDF 페이지 내용이 바뀝니까?

이 기능은 PDF를 열 때의 초기 보기를 대상으로 합니다. 축소판 패널은 리더의 내비게이션 인터페이스에 속하며 본문에 새로 추가되는 페이지가 아닙니다. 안전을 위해 중요한 계약서, 날인 파일 또는 보관 자료를 처리한 후에도 페이지 수, 본문 표시 및 서명 상태가 요구 사항에 맞는지 표본 확인하는 것이 좋습니다.

3. “책갈피 표시”와 “페이지 축소판 표시”의 차이점은 무엇입니까?

책갈피는 일반적으로 장 이름이나 계층 목차 형태로 탐색하며, PDF 자체에 책갈피 구조가 포함되어 있어야 합니다. 페이지 축소판은 각 페이지의 작은 미리보기 이미지로 페이지 순서를 표시합니다. PDF에 완전한 책갈피가 없더라도 축소판은 레이아웃 모양을 통해 대상 페이지를 찾는 데 적합합니다. 이 튜토리얼의 목표는 각 페이지 미리보기를 기본적으로 표시하는 것이므로 “페이지 축소판 표시”를 선택합니다.

4. 페이지 표시 방식과 기본 확대/축소 방식을 동시에 설정해야 합니까?

아니요. 요구 사항이 PDF를 열 때 축소판을 표시하는 것뿐이라면 “열 때 표시”만 활성화하고 해당 옵션을 선택하면 됩니다. 페이지 표시 방식과 기본 확대/축소 비율은 다른 초기 보기 매개변수에 속하며, 임의로 조정하면 받는 사람이 파일을 열 때의 읽기 레이아웃이 바뀔 수 있습니다.

5. 일괄 처리 전에 원본 파일을 보관하도록 권장하는 이유는 무엇입니까?

리더, 출처가 다른 PDF 및 특수 권한이 있는 파일에 따라 처리 결과가 다를 수 있습니다. 원본 파일을 보관하고 결과를 독립 디렉터리에 출력하면 비교 확인이 쉽고 잘못된 덮어쓰기로 인한 관리 위험도 줄일 수 있습니다. 파일이 다른 프로그램에서 열려 있다면 먼저 닫은 후 처리하는 것이 좋습니다.

5. 요약

PDF를 열 때 기본적으로 페이지 축소판이 표시되도록 일괄 설정하려면 HeSoft Doc Batch Tool 에서 “PDF 도구”로 들어가 “PDF 초기 보기 설정”을 선택하고 파일을 일괄 가져온 다음 “열 때 표시”를 활성화하고 “페이지 축소판 표시”를 선택합니다. 그런 다음 저장 위치를 설정하고 처리를 시작하면 여러 PDF가 통일된 초기 내비게이션 패널 기본 설정을 사용하도록 할 수 있습니다.

보고서, 계약서, 설명서, 스캔 문서 등 장문 PDF의 경우 이 설정을 사용하면 읽는 사람이 파일을 연 후 즉시 페이지 구조를 살펴볼 수 있어 사이드바를 수동으로 펼치고 페이지를 반복해서 넘기는 작업을 줄일 수 있습니다. 이제 먼저 유일본이 아닌 파일 몇 개를 선택해 테스트하고, 자주 사용하는 리더에서 표시 효과가 요구 사항에 맞는지 확인한 후 같은 매개변수를 전체 PDF 파일에 적용하면 됩니다.