PDF 초기 보기 일괄 설정 튜토리얼: 파일을 연 후 바로 책갈피를 표시하도록 설정하기

PDF 파일에 책갈피가 포함되어 있지만 자동으로 표시되지 않는 경우, 독자는 왼쪽 탐색 모음을 수동으로 열어야 하므로 긴 문서의 읽기 효율성이 저하됩니다. 이 문서에서는 PDF 초기 보기 설정을 중심으로 HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 사용하여 PDF를 일괄 가져오고 처리 옵션에서 “책갈피 표시”를 선택하는 방법을 자세히 설명합니다. 이를 통해 여러 PDF 파일을 연 후 책갈피 목차가 바로 표시되도록 하여 사무 자료 정리, 보고서 전달 및 문서 표준화 처리에 적합합니다.

PDF의 초기 보기는 파일이 열릴 때 사용자에게 처음 표시되는 인터페이스 상태를 결정합니다. 예를 들어 사이드바 표시 여부, 책갈피 표시 여부, 페이지 축소판 표시 여부, 페이지 표시 및 확대/축소 관련 방식 등이 이에 해당합니다. 실제 업무에서 많은 PDF 파일에 책갈피가 이미 만들어져 있지만, 열 때 책갈피 목차가 자동으로 표시되지 않는 경우가 많습니다. 문서 제작자에게는 쉽게 간과되기 쉬운 세부 사항이지만, 독자에게는 내용을 찾는 효율성에 직접적인 영향을 미칩니다.

여러 프로젝트 보고서, 여러 제품 매뉴얼, 여러 규정 파일 또는 여러 자료 첨부 파일 등 여러 PDF를 처리해야 하는 경우, 파일을 하나씩 열어 초기 보기를 조정하는 것은 현실적이지 않습니다. 이 문서에서는 실제 작업 관점에서 HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 사용하여 PDF 초기 보기를 일괄 설정하고 파일을 연 후 책갈피가 바로 표시되도록 하는 방법을 소개합니다. 이 소프트웨어는 사무 문서 일괄 처리 도구에 속하며 반복적인 파일 처리 작업을 해결하는 데 적합합니다.

적용 시나리오: PDF 초기 보기 일괄 설정으로 해결할 수 있는 문제

PDF를 연 후 기본적으로 표시되는 내용은 독자의 첫인상과 직결됩니다. 목차 구조가 없는 단일 페이지 파일의 경우 초기 보기의 영향이 크지 않지만, 책갈피가 있는 긴 PDF의 경우 기본적으로 책갈피가 숨겨져 있으면 독자가 장 구조를 즉시 확인할 수 없습니다. 특히 보고서 검토, 규정 확인, 계약 조항 대조, 교육 자료 열람 시 사용자는 일반적으로 처음부터 페이지를 스크롤하기보다 책갈피를 통해 바로 이동하기를 원합니다.

PDF를 열 때 기본적으로 책갈피를 표시하도록 일괄 설정하는 것은 다음과 같은 사용자에게 적합합니다. 공식 PDF를 외부로 발송해야 하는 행정, 법무, 컨설팅 및 감사 담당자, 많은 기술 문서를 정리해야 하는 연구개발, 제품 및 운영 팀, 전자 자료를 보관해야 하는 기록물 관리자, 교육 교재 표시 효과를 통일해야 하는 교육 담당자. 파일에 책갈피가 이미 있다면 초기 보기 설정을 통해 책갈피가 열릴 때 자동으로 표시되도록 할 수 있습니다.

이 설정의 가치는 새로운 내용을 추가하는 데 있지 않고 여러 PDF 파일의 여는 방식을 통일하는 데 있습니다. 독자의 수동 조작을 줄이고 파일 전달을 더 전문적으로 만들 수 있습니다. 일괄 파일의 경우 통일된 설정은 어떤 파일은 책갈피가 표시되고 어떤 파일은 표시되지 않는 혼란을 방지할 수도 있습니다.

처리 전 효과: 책갈피 버튼은 있지만 탐색 모음이 펼쳐지지 않음

처리 전 스크린샷에서 볼 수 있듯이 PDF 파일을 열면 주로 본문 페이지가 표시되고 왼쪽에는 세로 도구 모음만 있습니다. 책갈피 아이콘이 왼쪽에 있지만 책갈피 탐색 패널이 자동으로 펼쳐지지 않습니다. 즉, 사용자가 목차 구조를 보려면 책갈피 버튼을 추가로 클릭해야 합니다.

이 상태는 내부에서만 사용할 때는 허용될 수 있지만, 파일을 고객, 경영진 또는 외부 협력 업체에 전달해야 하는 경우 기본적으로 책갈피가 숨겨져 있으면 문서 가독성이 떨어집니다. 특히 파일 페이지 수가 많을수록 독자는 문서에 어떤 장이 포함되어 있는지 즉시 판단할 수 없고 목표 내용으로 빠르게 이동하기도 어렵습니다.

처리 후 효과: PDF를 열면 책갈피 계층 구조가 보임

처리 후 스크린샷에서 PDF를 열면 왼쪽 책갈피 탐색 모음이 자동으로 표시되고 목차 계층이 명확하게 펼쳐집니다. 사용자는 표지, 요약, 보고서 장, 목차, 서론, 배경 및 더 세분화된 하위 장을 볼 수 있으며, 책갈피를 클릭하면 해당 위치로 이동할 수 있습니다.

이것이 바로 PDF 초기 보기를 "책갈피 표시"로 설정한 결과입니다. 독자가 파일을 여는 즉시 문서 구조를 파악할 수 있게 하여 목차 진입점을 찾는 동작을 줄여 줍니다. 페이지 수가 많은 PDF의 경우 이러한 기본 표시 방식은 읽기 및 검토 효율성을 크게 향상시킬 수 있습니다.

작업 단계 1: 소프트웨어를 열고 PDF 도구 분류로 이동

HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 시작한 후 먼저 왼쪽 탐색 모음을 확인합니다. 소프트웨어는 사무 파일 처리 유형에 따라 Word 도구, Excel 도구, PowerPoint 도구, PDF 도구, 이미지 도구, 오디오 도구 등 여러 분류를 제공합니다. 이번 작업은 PDF 파일을 열 때의 표시 상태를 수정하는 것이므로 "PDF 도구"를 선택해야 합니다.

PDF 도구에 들어간 후 기능 카드에서 "35. PDF 초기 보기 설정"을 찾습니다. 스크린샷에서 화살표가 가리키는 것이 바로 해당 기능입니다. 기능 설명에는 PDF 파일을 열 때의 탐색 패널, 페이지 표시 방식 및 기본 확대/축소 비율을 일괄 설정할 수 있다고 나와 있습니다. 이 문서의 요구 사항에서는 탐색 패널의 "책갈피 표시"가 핵심입니다.

이 단계의 예상 결과는 전용 초기 보기 설정 흐름으로 진입하는 것입니다. "PDF에서 책갈피 삭제" 등 책갈피 내용 삭제와 관련된 기능을 선택하지 마십시오. 그렇지 않으면 목표에서 벗어나게 됩니다. 우리가 하려는 작업은 책갈피를 제거하는 것이 아니라 책갈피를 표시하는 것입니다.

작업 단계 2: 통일 설정이 필요한 PDF 추가 또는 가져오기

"PDF 초기 보기 설정" 페이지에 들어가면 첫 번째 단계는 "처리할 레코드 선택"입니다. 화면 오른쪽 상단에 "파일 추가"와 "폴더에서 파일 가져오기"가 제공됩니다. PDF가 여러 위치에 분산되어 있다면 "파일 추가"로 선택할 수 있고, PDF가 모두 같은 폴더에 있다면 "폴더에서 파일 가져오기"로 효율을 높일 수 있습니다.

파일을 가져오면 목록에 표시됩니다. 스크린샷 예시에는 총 4개의 레코드가 있으며 이름은 각각 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf, 4.pdf이고 확장자는 모두 pdf입니다. 목록에는 경로, 생성 시간 및 수정 시간도 표시되어 파일 출처를 확인하기 쉽습니다. 일괄 처리에서는 이 확인 단계가 중요합니다. 처리가 시작되면 목록의 파일에 모두 동일한 초기 보기 설정이 적용되기 때문입니다.

처리할 필요가 없는 파일을 가져온 경우 작업 열의 삭제 버튼으로 제거할 수 있습니다. 파일을 다시 선택하려면 화면에서 제공하는 정리 항목을 통해 목록을 다시 구성할 수도 있습니다. 파일 수와 경로에 문제가 없는지 확인한 후 하단의 "다음"을 클릭하여 처리 옵션으로 이동합니다.

작업 단계 3: "열 때 표시"를 "책갈피 표시"로 선택

두 번째 단계 "처리 옵션 설정"에서 "열 때 표시" 설정 항목을 볼 수 있습니다. 이 영역에는 사이드바 표시 안 함, 책갈피 표시, 페이지 축소판 표시의 세 가지 옵션이 제공됩니다. PDF를 열 때 책갈피가 바로 표시되도록 하려면 "책갈피 표시"를 선택해야 합니다.

여기서 세 옵션의 차이를 이해해야 합니다. "사이드바 표시 안 함"은 열린 후 본문 영역만 표시하고 왼쪽 탐색 창을 자동으로 펼치지 않음을 의미합니다. "페이지 축소판 표시"는 열린 후 왼쪽에 페이지 축소판을 표시함을 의미합니다. "책갈피 표시"는 열린 후 책갈피 목차를 바로 표시함을 의미합니다. 이 문서의 목표는 PDF가 기본적으로 책갈피를 표시하도록 하는 것이므로 두 번째 옵션인 "책갈피 표시"를 선택해야 합니다.

스크린샷에는 "페이지 표시 방식"과 "기본 확대/축소 방식" 두 개의 접힘 영역도 보입니다. 이들 역시 초기 보기 설정에 속하지만 이번에 반드시 조정해야 하는 내용은 아닙니다. 페이지 레이아웃이나 확대/축소 비율을 통일해야 할 필요가 없다면 이 항목들은 변경하지 않고 열 때 표시 항목만 수정하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 처리 결과를 더 잘 제어할 수 있고 기존 읽기 레이아웃에 영향을 주는 것도 피할 수 있습니다.

작업 단계 4: 다음 단계를 계속하여 저장 및 처리 완료

"책갈피 표시"를 선택한 후 하단의 "다음"을 클릭합니다. 페이지 상단의 단계 표시줄에서 이후 흐름에 "저장 위치 설정"과 "처리 시작"이 포함됨을 알 수 있습니다. 소프트웨어가 마법사 방식의 일괄 처리 흐름을 사용함을 보여줍니다. 먼저 파일 범위를 정하고, 처리 규칙을 설정한 다음, 저장 위치를 선택하고, 마지막으로 작업을 실행합니다.

저장 위치를 설정할 때는 처리된 파일을 별도 디렉터리에 출력하는 것이 좋습니다. 특히 공식 문서나 이력 기록을 처리할 때는 더욱 그렇습니다. 이렇게 하면 원본 파일을 보존할 수 있어 처리 전후 효과를 비교하기 쉽습니다. 출력 파일에 문제가 없는지 확인한 후 실제 필요에 따라 보관, 배포 또는 교체를 진행하면 됩니다.

처리를 시작하면 소프트웨어가 가져온 목록의 PDF에 "열 때 책갈피 표시" 설정을 일괄 적용합니다. 작업이 완료되면 처리된 PDF 중 몇 개를 무작위로 열어 확인하는 것이 좋습니다. 확인할 핵심 사항은 왼쪽 책갈피 표시줄이 자동으로 펼쳐지는지, 책갈피 계층 구조가 정상인지, 본문 페이지가 여전히 정상적으로 표시되는지, 원본 파일이 아닌 처리된 출력 파일을 열었는지입니다.

자주 묻는 질문 및 문제 해결 제안

1. 처리 후 책갈피가 보이지 않으면 설정이 실패한 것인가요? 반드시 그렇지는 않습니다. 먼저 PDF 자체에 책갈피가 포함되어 있는지 확인하십시오. 원본 파일에 책갈피가 없으면 책갈피 표시로 설정해도 목차를 표시할 수 없습니다. 다음으로 원본 디렉터리의 처리되지 않은 버전이 아니라 처리된 파일을 열었는지 확인하십시오. 마지막으로 다른 일반적인 PDF 뷰어로 테스트해 볼 수 있습니다. 뷰어마다 초기 보기에 대한 반응이 다를 수 있기 때문입니다.

2. 이 작업으로 책갈피가 새로 생성되나요? 생성되지 않습니다. 이 기능은 PDF 초기 보기를 설정하는 데 사용되며, 핵심은 열 때 어떤 탐색 패널을 표시할지 제어하는 것입니다. 제목을 기준으로 책갈피를 자동으로 생성하지 않으며 누락된 목차를 보완하지도 않습니다. 책갈피를 만들어야 한다면 다른 전용 책갈피 제작 또는 편집 흐름을 사용해야 합니다.

3. 페이지 표시 방식과 기본 확대/축소 방식도 함께 설정해야 하나요? 반드시 그럴 필요는 없습니다. 스크린샷에 관련 설정 영역이 제공되지만 목표가 기본적으로 책갈피를 표시하는 것뿐이라면 이러한 설정을 추가로 활성화할 필요가 없습니다. 단일 수정 항목을 유지하면 예상치 못한 변화를 줄이는 데 도움이 됩니다.

4. 일괄 처리 전에 백업해야 하나요? 백업을 권장합니다. 이 작업은 본문 내용을 편집하는 것이 아니라 주로 열기 보기를 수정하지만 일괄 처리는 여러 파일에 영향을 미칩니다. 안전을 위해 특히 계약서, 보고서, 보관 자료 등 공식 문서는 원본 버전을 먼저 보관하는 것이 좋습니다.

5. 파일이 많을 때 효율을 높이려면 어떻게 해야 하나요? 파일이 한 폴더에 모여 있다면 "폴더에서 파일 가져오기"를 사용할 수 있습니다. 처리 전에 대상 PDF를 미리 선별하여 관련 없는 파일이 목록에 포함되지 않도록 하십시오. 대량 파일은 여러 번에 나누어 처리하면 확인 및 추적이 쉽습니다.

요약: 초기 보기 설정으로 PDF 일괄 전달 품질 향상

PDF 파일을 열 때 책갈피가 표시되는지 여부는 긴 문서의 읽기 경험에 직접적인 영향을 미칩니다. 이미 책갈피가 포함된 보고서, 매뉴얼, 규정 및 자료 묶음의 경우 초기 보기를 "책갈피 표시"로 설정하면 독자가 파일을 연 후 즉시 목차 구조를 볼 수 있어 검색 및 클릭 작업을 줄일 수 있습니다.

HeSoft Doc Batch Tool 은(는) 명확한 사무 일괄 처리 흐름을 제공합니다. PDF 도구에서 "PDF 초기 보기 설정"을 선택하고, 처리할 PDF 파일을 가져온 다음, "열 때 표시"에서 "책갈피 표시"를 선택하고, 계속해서 저장 위치를 설정한 후 처리를 시작합니다. 이 방식을 통해 여러 PDF의 열기 상태를 한 번에 통일할 수 있어 파일을 하나씩 수동으로 설정할 필요가 없고 파일 정리, 보관 및 배포 효율을 높일 수 있습니다. 지금 먼저 몇 개의 샘플 PDF를 선택해 테스트하고 효과를 확인한 후 전체 파일에 대해 일괄 처리를 수행하는 것이 좋습니다.