여러 PDF 보고서를 열 때 목차가 표시되지 않나요? 일괄적으로 기본으로 책갈피를 표시하는 방법

PDF 보고서, 매뉴얼 및 제도 문서에는 일반적으로 책갈피 목차가 있지만, 많은 파일이 열린 후 기본적으로 왼쪽 탐색 표시줄을 숨겨 독자가 장을 찾으려면 책갈피 버튼을 수동으로 클릭해야 합니다. 본 문서에서는 HeSoft Doc Batch Tool 을 예로 들어 PDF 초기 보기를 일괄 수정하는 방법을 소개합니다. 여러 PDF를 열 때 책갈피가 표시되도록 설정하여 기업 자료 전달, 기록 정리 및 장문 읽기에 일관된 경험을 유지할 수 있도록 합니다.

기업 업무 환경에서 PDF는 매우 일반적인 최종 전달 형식입니다. 프로젝트 보고서, 기술 문서, 교육 자료, 감사 파일 등 제작자는 독자가 장별로 이동할 수 있도록 PDF에 미리 책갈피를 추가하는 경우가 많습니다. 그러나 실제 사용 시 파일에 책갈피가 분명히 있는데도 열 때 목차가 자동으로 표시되지 않고 왼쪽 탐색 모음이 숨겨져 있는 문제가 자주 발생합니다. 독자는 먼저 사이드바 버튼을 찾은 다음 책갈피를 클릭해야 장 목차를 볼 수 있습니다.

PDF가 하나뿐이라면 수동으로 조정해도 큰 문제가 되지 않지만, 수십 개에서 수백 개의 PDF 파일을 처리해야 한다면 파일을 하나씩 열어 확인하고 초기 보기를 수정하는 작업은 반복적인 노동이 됩니다. 이 문서에서는 사무실에서 일괄 처리에 더 적합한 방법을 소개합니다. HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 사용하여 여러 PDF 파일을 열 때 기본적으로 책갈피 탐색 모음이 표시되도록 일괄 설정하는 방법입니다.

적용 시나리오: PDF를 열 때 책갈피가 바로 표시되도록 해야 하는 이유

PDF 책갈피의 가치는 독자가 문서 구조를 빠르게 이해하고 장 간에 이동할 수 있도록 돕는 데 있습니다. 짧은 파일의 경우 책갈피를 기본으로 표시하는지 여부는 큰 차이가 없지만, 50페이지, 100페이지 또는 그 이상의 PDF에서는 책갈피가 기본적으로 숨겨져 있으면 독자가 문서 구조를 처음에 파악하기 어렵습니다. 특히 보고서 문서의 경우 사용자는 보통 첫 페이지부터 끝까지 읽지 않고 요약, 본문, 부록, 결론 또는 특정 주제 섹션으로 빠르게 이동해야 합니다.

PDF를 열 때 책갈피가 표시되도록 일괄 설정하는 것은 다음 시나리오에 적합합니다. 기업이 여러 PDF 보고서를 통일하여 배포해야 하는 경우, 법무 또는 행정 부서에서 계약 첨부 파일과 규정 문서를 정리하는 경우, 교육 부서에서 강의 자료를 배포하는 경우, 연구 개발 또는 제품 팀에서 사용 설명서를 전달하는 경우, 기록물 관리자가 과거 자료를 정리하는 경우 등입니다. 이러한 문서는 대개 이미 책갈피가 있으며, 열 때 기본적으로 펼쳐지지 않을 뿐입니다. PDF 초기 보기를 설정하면 파일 전달 후 읽기 경험을 더 표준화할 수 있습니다.

이 작업의 핵심은 “일괄”과 “기본 표시”입니다. 특정 리더기의 인터페이스 상태를 하나씩 수정하는 것이 아니라, 파일이 열릴 때 책갈피 패널이 자동으로 표시되도록 열기 보기를 PDF 파일 속성에 기록하는 것입니다. 반복적으로 배포하고 장기 보관해야 하는 파일의 경우 이러한 처리 방식이 더 신뢰할 수 있습니다.

효과 미리 보기: 처리 전에는 책갈피 버튼을 수동으로 클릭해야 함

처리 전 PDF를 열면 본문은 정상적으로 표시되지만 왼쪽에는 탐색 아이콘 영역만 있고 책갈피 패널은 펼쳐지지 않습니다. 스크린샷의 화살표가 책갈피 버튼을 가리키는 것은 현재 파일에 책갈피가 있을 수 있지만 사용자가 목차를 보려면 수동으로 클릭해야 한다는 뜻입니다.

이런 기본 상태는 긴 문서를 읽을 때 불편합니다. 예를 들어 독자가 “Introduction”이나 “Background” 같은 섹션을 바로 보려면 먼저 책갈피 입구를 찾아야 합니다. 외부 인원에게 파일을 보낸 경우 상대방은 책갈피로 이동할 수 있다는 사실조차 모를 수 있으며, 페이지를 스크롤하거나 키워드로 검색해서 내용을 찾아야 합니다.

효과 미리 보기: 처리 후 PDF 책갈피 목차가 자동으로 펼쳐짐

처리가 끝난 후 PDF를 다시 열면 왼쪽 책갈피 탐색 모음이 자동으로 표시됩니다. 책갈피 계층은 Cover, Results in Brief, Report, Table of Contents, Introduction, Background 등의 목차 구조를 명확하게 보여 주며, 독자는 책갈피를 직접 클릭하여 해당 페이지로 이동할 수 있습니다.

이것이 “PDF 초기 보기 설정”의 실제 효과입니다. 본문 내용은 바뀌지 않으며 파일을 열 때 기본으로 표시되는 탐색 패널만 변경됩니다. 공식 PDF 보고서의 경우 문서가 더 완성도 있게 보이고 독자가 더 빨리 읽기에 집중할 수 있습니다.

작업 단계 1: PDF 도구에서 초기 보기 설정 기능 찾기

먼저 HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 엽니다. 이 소프트웨어는 사무용 문서 일괄 처리를 지향하며, 왼쪽에는 파일 유형과 처리 시나리오에 따라 여러 도구 분류가 나뉘어 있습니다. 파일 이름, 폴더 이름, 파일 정리, Word 도구, Excel 도구, PowerPoint 도구, PDF 도구 등이 있습니다. 이번 처리 대상은 PDF이므로 “PDF 도구”로 들어가야 합니다.

PDF 도구 목록에서 “35. PDF 초기 보기 설정”을 찾습니다. 스크린샷에서 해당 기능 카드의 설명은 PDF 파일을 열 때 탐색 패널, 페이지 표시 방식, 기본 확대/축소 비율을 일괄 설정하는 것입니다. 이 문서에서는 그중 탐색 패널과 관련된 설정, 즉 PDF를 열 때 책갈피가 표시되도록 하는 설정만 사용합니다.

올바른 기능을 선택하는 것이 매우 중요합니다. 인터페이스에는 “PDF에서 책갈피 삭제” 같은 도구도 있지만, 그러한 기능은 책갈피 내용 자체에 영향을 주므로 이 문서의 시나리오에는 적합하지 않습니다. 우리가 하려는 작업은 기존 책갈피를 유지하면서 파일을 열 때 자동으로 표시되도록 하는 것입니다.

작업 단계 2: 처리할 여러 PDF 파일 가져오기

“PDF 초기 보기 설정” 페이지에 들어간 후 첫 단계는 처리할 레코드를 선택하는 것입니다. 페이지 오른쪽 위에 “파일 추가”와 “폴더에서 파일 가져오기” 버튼이 있습니다. 지정된 몇 개의 파일만 처리하려면 “파일 추가”를 클릭하고, 파일이 특정 디렉터리에 모여 있다면 “폴더에서 파일 가져오기”를 사용하는 것이 더 효율적입니다.

가져온 후 소프트웨어는 표에 파일 정보를 나열합니다. 순번, 이름, 경로, 확장자, 만든 날짜, 수정한 날짜, 작업 열이 포함됩니다. 스크린샷에는 이미 4개의 PDF 파일이 가져와졌고, 경로는 각각 D:\test\1.pdf, D:\test\2.pdf, D:\test\3.pdf, D:\test\4.pdf이며, 하단 요약에는 레코드 수가 4로 표시됩니다.

이 단계의 목적은 이번에 일괄 처리할 파일 범위를 확인하는 것입니다. 다음을 클릭하기 전에 두 가지를 확인하는 것이 좋습니다. 첫째, 확장자가 모두 pdf인지 확인하고, 둘째, 파일 경로가 대상 디렉터리에서 왔는지 확인하는 것입니다. 파일을 잘못 선택했다면 작업 열의 삭제 버튼으로 제거할 수 있고, 목록을 다시 정리해야 한다면 인터페이스의 비우기 기능을 사용하여 다시 가져올 수 있습니다. 파일 목록이 올바른지 확인한 후 하단의 “다음”을 클릭합니다.

작업 단계 3: 열 때 표시를 “책갈피 표시”로 설정하기

두 번째 단계인 “처리 옵션 설정”에 들어가면 인터페이스 위쪽에 “열 때 표시” 옵션이 표시되고 세 개의 라디오 버튼이 제공됩니다. 사이드바 표시 안 함, 책갈피 표시, 페이지 축소판 표시입니다. PDF를 열 때 책갈피 목차가 자동으로 표시되도록 하려면 “책갈피 표시”를 선택해야 합니다.

이 단계는 전체 프로세스의 핵심입니다. “책갈피 표시”를 선택하면 소프트웨어는 해당 열기 방식을 처리 대기 목록에 있는 PDF 파일에 적용합니다. 처리 후 PDF 리더기가 파일을 열 때 사이드바를 숨기거나 축소판을 표시하지 않고 기본적으로 책갈피 탐색 모음을 펼칩니다.

페이지에는 “페이지 표시 방식”과 “기본 확대/축소 방식”이라는 두 설정 영역도 나타납니다. 이것도 PDF 초기 보기의 일부이지만, 요구 사항이 책갈피만 기본 표시하는 것이라면 다른 옵션을 임의로 수정하지 않는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 페이지 레이아웃이나 확대/축소 비율을 바꾸지 않고 기존 읽기 효과를 유지하면서 탐색 패널 표시 상태만 조정할 수 있습니다.

작업 단계 4: 저장 위치를 설정하고 처리 실행하기

“책갈피 표시” 설정을 완료한 후 “다음”을 클릭합니다. 페이지 상단의 단계 표시줄에 따르면 이후 “저장 위치 설정”과 “처리 시작”으로 진행됩니다. 이 두 단계는 처리된 PDF를 어디에 저장할지 결정하고 일괄 작업을 실제로 실행하는 데 사용됩니다.

저장 위치 단계에서는 업무 프로세스에 따라 신중하게 선택하는 것이 좋습니다. 중요한 자료, 계약 파일 또는 보관 문서인 경우 처리 결과를 새 폴더에 저장하여 먼저 검증한 후 원본 파일을 교체할지 결정하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 일부 PDF가 예상과 달라도 원본 버전을 보존할 수 있습니다.

처리 시작 단계로 들어가면 인터페이스 안내에 따라 작업을 시작하면 됩니다. 처리가 완료되면 출력 파일을 열어 확인합니다. 페이지 수와 책갈피 계층이 다른 PDF 몇 개를 추출하여 왼쪽 책갈피 패널이 자동으로 펼쳐지고 책갈피 내용이 손실되지 않았는지 확인하는 것이 좋습니다.

자주 묻는 질문: PDF 책갈피 표시를 일괄 설정하기 전에 주의할 점

PDF에 책갈피가 없으면 어떻게 하나요? PDF 자체에 책갈피가 없다면 열 때 책갈피를 표시하도록 설정해도 목차가 저절로 생성되지 않습니다. 이 기능은 초기 보기를 처리하는 것이지 자동으로 책갈피를 만드는 것이 아닙니다. 처리 전에 PDF 리더기로 파일을 열어 책갈피가 이미 있는지 확인할 수 있습니다.

처리 후 책갈피 내용이 수정되나요? 이번에 사용한 기능 목표에 따르면 설정하는 것은 파일을 열 때의 탐색 패널 표시 방식이지 책갈피 이름이나 계층을 편집하는 것이 아닙니다. “책갈피 표시”를 선택했다면 일반적으로 책갈피 구조는 변경되지 않습니다. 그러나 중요한 파일은 먼저 백업하는 것이 좋습니다.

일부 PDF는 열어도 여전히 표시되지 않는 이유는 무엇인가요? 가능한 원인으로는 파일 자체에 책갈피가 없는 경우, 리더기의 초기 보기 지원이 일관되지 않은 경우, 파일 권한 제한, 처리 파일이 최종으로 여는 출력 파일이 아닌 경우 등이 있습니다. 처리된 파일을 열었는지 먼저 확인하고, 일반적인 PDF 리더기로 바꿔 테스트하는 것이 좋습니다.

확대/축소 비율, 페이지 표시 방식과 함께 설정할 수 있나요? 인터페이스에는 페이지 표시 방식과 기본 확대/축소 방식 관련 영역이 분명히 있지만, 현재 요구 사항이 책갈피 표시뿐이라면 먼저 책갈피만 설정하는 것이 좋습니다. 효과를 확인한 후 구체적인 전달 기준에 따라 페이지 표시와 확대/축소를 통일할지 결정하면 됩니다.

요약: PDF 보고서를 더 읽기 쉽게, 기본 책갈피 표시부터 시작하세요

긴 PDF 문서에서 책갈피는 있으면 좋은 장식이 아니라 읽기 효율을 높이는 중요한 탐색 도구입니다. 파일에 책갈피가 이미 포함되어 있는데 열 때 기본적으로 숨겨져 있다면 독자는 목차를 사용하기 위해 추가 조작을 해야 합니다. PDF 초기 보기를 일괄 설정하면 여러 PDF를 열 때 책갈피 탐색 모음이 바로 표시되어 문서 구조를 한눈에 파악할 수 있습니다.

HeSoft Doc Batch Tool 은(는) 사무 환경을 위한 일괄 처리 흐름을 제공합니다. PDF 도구로 들어가 “PDF 초기 보기 설정”을 선택하고, 여러 PDF를 가져온 후 “열 때 표시”에서 “책갈피 표시”를 선택한 다음 저장 위치를 설정하고 처리를 시작합니다. 이 과정은 대량의 PDF 보고서, 매뉴얼, 보관 자료를 처리하는 데 적합하며 반복 작업을 줄이고 파일 전달의 표준성을 높일 수 있습니다. 공식적인 일괄 처리 전에 먼저 몇 개의 샘플을 골라 테스트하여 효과가 예상에 부합하는지 확인한 후 전체 파일에 대해 처리를 실행하는 것이 좋습니다.