전자 PDF를 흑백 스캔 복사본으로 만드는 방법은? 여러 문서를 일괄 변환하는 방법

전자 생성 PDF 페이지가 지나치게 선명하고 색상이 풍부하여 흑백 복사본 또는 스캔 보관 문서의 제출 요구 사항에 맞지 않는 경우, 일괄 사무용 소프트웨어를 사용하여 일괄 변환할 수 있습니다. 본 문서는 여러 건의 텍스트형 PDF를 예로 들어, PDF 도구에서 스캔본 효과 기능에 들어가 파일을 일괄 가져오고, 순수 검정 및 순수 흰색 모드를 선택하고, 200 PPI 선명도를 설정하며, 출력 디렉터리 배치와 결과 확인 방법을 시연하고, 컬러 도장, 작은 글자, 파일 용량 및 원본 보존 등 자주 묻는 문제에 대한 실용적인 조언을 제공합니다.

많은 사무 자료는 Word, docx, doc, WPS 또는 업무 시스템에서 직접 PDF로 내보내집니다. 이러한 파일은 표시가 선명하고 색상이 정확하지만, 뚜렷한 전자 문서 특징도 함께 지니고 있습니다. 자료 수신 측에서 흑백 스캔본, 복사본 스타일 또는 이미지형 보관 파일을 요구할 때, 담당자는 매번 한 부씩 인쇄한 뒤 다시 스캐너로 스캔해야 하는 경우가 많습니다. 파일 수가 많아지면 이 방식은 느릴 뿐만 아니라 용지 소모, 스캔 기울어짐, 페이지 누락, 파일명 대응 오류 등의 위험도 커집니다.

이러한 반복 작업에는 HeSoft Doc Batch Tool 의 “PDF를 스캔본 효과로 변환” 기능을 활용하여, 여러 개의 텍스트형 PDF를 종이 복사 스캔본과 유사한 페이지로 일괄 처리할 수 있습니다. 이 소프트웨어는 사무용 파일 일괄 처리 도구에 속하며, 핵심 가치는 하나의 PDF만 변환하는 것이 아니라 여러 파일이 한 세트의 처리 매개변수를 공유하여 가져오기, 설정, 출력을 한곳에서 완료하는 데 있습니다. 아래에서는 화면 캡처와 함께 흑백 스캔 복사본 PDF를 만드는 방법을 설명하고, 컬러, 그레이스케일 및 다양한 PPI 옵션의 적용 범위를 소개합니다.

1. 적용 시나리오: 어떤 경우에 PDF 스캔 복사본이 필요한가

종이 자료 전자화 스타일 통일

기록물을 취합할 때 일부 파일은 스캐너에서, 다른 파일은 워드프로세서에서 직접 내보낸 경우가 있습니다. 두 종류의 파일을 함께 두면 시각적 스타일 차이가 뚜렷합니다. 전자 PDF를 스캔본 효과로 변환하면 최종 자료를 통일된 종이 보관 양식에 더 가깝게 만들 수 있습니다.

흑백 제출용 사본 일괄 제작

강의 자료, 신청 첨부, 내부 규정, 회의 자료 또는 업무 증빙은 때때로 흑백 복사본을 제출해야 합니다. 문서가 주로 검은 글자와 표로 구성된 경우 순흑백 모드로 필요한 효과를 빠르게 생성할 수 있으므로 수십 개의 파일을 하나씩 인쇄할 필요가 없습니다.

다중 파일 반복 작업량 감소

단일 PDF 수동 처리는 몇 분이면 될 수 있지만, 100개의 파일은 100번의 열기, 설정, 저장, 닫기를 의미합니다. 일괄 처리 도구는 폴더에서 자료를 한꺼번에 가져오고, 매개변수를 한 번 확인한 뒤 연속 처리할 수 있어 주기적이고 수량이 많은 사무 작업에 더 적합합니다.

더 이상 직접 편집할 수 없는 제출용 사본 제작

스캔본 효과는 일반적으로 페이지를 이미지화된 특성으로 만들므로 최종 전시 또는 제출용 사본에 적합합니다. 다만 이미지화가 암호화와 같은 의미는 아니며 전문적인 정보 보안 조치를 대체할 수도 없습니다. 파일에 민감한 정보가 포함된 경우 소속 기관의 비식별화, 권한 및 전송 요구 사항을 따라야 합니다.

2. 처리 전후 효과 미리보기

변환 전: 페이지에 전자 편집 특성 유지

처리 전 예제 PDF는 여러 페이지로 된 강의 자료입니다. 페이지의 영문 본문 가장자리가 매끄럽고, 단 제목은 파란색으로 표시되며, 머리글 색상 블록도 원래 디자인을 유지합니다. 이는 일반적인 텍스트형 PDF 효과로, 보통 사무 문서에서 직접 생성됩니다.

온라인 읽기나 전체 텍스트 검색만 필요하다면 이 버전이 더 편리하지만, 흑백 복사본 효과가 요구된다면 색상과 글자 가장자리가 지나치게 “전자적”으로 보일 수 있습니다. 따라서 처리 전에 최종 용도를 명확히 하고, 이후 편집·검색·재변환을 위해 원본 버전을 보존해야 합니다.

변환 후: 페이지가 흑백 이미지화된 느낌으로 표시

아래 그림은 순흑백 모드로 처리한 결과입니다. 파란색 제목은 검은색으로 바뀌었고, 머리글 영역은 검은 배경에 흰 글자가 되었으며, 본문 가장자리는 스캔 이미지와 유사한 질감을 보여 전체적으로 종이에 인쇄한 뒤 다시 스캔한 PDF에 더 가깝습니다.

스캔본 효과의 목표는 페이지 표시 방식을 바꾸는 것이지 원문 내용을 수정하는 것이 아닙니다. 처리 완료 후에도 페이지 수, 제목, 본문, 도표가 모두 빠짐없이 있는지 확인해야 하며, 특히 옅은 글자, 가는 선, 작은 글자 크기의 내용이 정상적으로 식별되는지 주의해야 합니다.

3. 조작 단계: 흑백 스캔본 효과 PDF 일괄 생성

1단계: 해당 PDF 일괄 처리 기능 열기

HeSoft Doc Batch Tool 를 실행하고 왼쪽 탐색 모음에서 “PDF 도구”로 들어갑니다. 기능 패널에는 여러 PDF 처리 항목이 나열되어 있으며, “PDF를 스캔본 효과로 변환”을 찾아 들어갑니다.

캡처에서 이 기능은 PDF 도구 목록 안에 있으며, 설명은 PDF 페이지를 종이 스캔본과 유사한 이미지 효과로 일괄 변환하는 것을 안내합니다. 여기서 비슷한 두 요구를 구분해야 합니다. 단순히 컬러를 제거하려면 색상 변환을 고려할 수 있고, 전자 페이지에 스캔·복사 후의 이미지화된 외관을 부여하려면 본 튜토리얼에서 설명하는 “PDF를 스캔본 효과로 변환”을 사용해야 합니다.

2단계: 변환할 여러 PDF 가져오기

작업에 들어가면 소프트웨어가 먼저 “처리할 레코드 선택”을 요구합니다. 오른쪽 위에 “파일 추가”, “폴더에서 파일 가져오기”, “비우기”, “더 보기” 등의 작업 항목이 표시됩니다.

“파일 추가”는 한 곳 또는 여러 위치에서 지정한 PDF를 선택할 때 적합하고, “폴더에서 파일 가져오기”는 이미 프로젝트별로 정리된 일괄 자료에 적합합니다. 캡처 속 목록에는 1.pdf부터 4.pdf까지 총 4개의 레코드가 추가되어 있습니다. 목록에는 경로, 확장자, 생성 시간, 수정 시간이 함께 표시되어 처리 전에 출처를 확인할 수 있습니다.

가져온 후에는 서둘러 다음 단계를 클릭하지 마십시오. 세 가지를 확인하는 것이 좋습니다. 첫째, 하단 레코드 수가 처리 예정 파일 수와 일치하는지, 둘째, 확장자가 모두 pdf인지, 셋째, 파일 경로와 이름이 현재 프로젝트에 속하는지입니다. 잘못 선택한 레코드를 발견하면 해당 행의 삭제 작업을 사용하고, 전체를 다시 선택하려면 “비우기”를 클릭합니다. 확인 후 하단의 “다음”을 클릭합니다.

3단계: 흑백, 컬러 또는 그레이스케일 모드 결정

“처리 옵션 설정”에 들어가면 먼저 색상 모드를 선택합니다. 화면에는 “순흑백”, “컬러”, “그레이스케일” 세 가지 옵션이 제공되며, 예시에서는 “순흑백”을 선택했습니다.

일반적인 흑백 복사본을 만드는 것이 목표라면 순흑백을 선택할 수 있습니다. 이 설정은 페이지의 파란색, 빨간색 등의 색상을 원래 색상대로 표시하지 않으므로, 변환 전에 색상이 중요한 의미를 담고 있는지 확인해야 합니다. 예를 들어 붉은 도장, 색상이 다른 데이터 곡선, 컬러 주석 또는 상태 표시는 보존해야 할 수 있으므로 이 경우 순흑백을 바로 적용해서는 안 됩니다.

컬러 모드는 페이지의 기존 색상을 유지하면서 스캔본 형태의 페이지를 얻고자 할 때 적합하고, 그레이스케일 모드는 사진, 그림자, 그라데이션이 많지만 특정 색상 보존이 필요하지 않은 자료에 적합합니다. 한 묶음의 파일 내용 차이가 크다면 먼저 분류하는 것이 좋습니다. 순수 텍스트 파일은 순흑백을 사용하고, 사진이 포함된 파일은 그레이스케일을, 색상을 반드시 보존해야 하는 파일은 컬러를 사용합니다.

4단계: 내용에 따라 PPI 선명도 선택

색상 모드 아래에는 “이미지 선명도”가 있습니다. 화면에서 기본(96 PPI), 보통(150 PPI), 선명(200 PPI), 고화질(300 PPI), 사용자 지정 등의 옵션을 확인할 수 있습니다. 예시에서는 일반 사무용 텍스트 PDF의 초기 테스트 매개변수로 적합한 “선명(200 PPI)”을 선택했습니다.

96 PPI는 선명도 요구가 높지 않고 주로 화면에서 빠르게 보는 파일에 사용할 수 있고, 150 PPI는 일반 텍스트 미리보기에 적합하며, 200 PPI는 글자 식별과 처리 비용을 비교적 잘 절충합니다. 300 PPI는 작은 글자, 도장 세부, 밀집된 표 또는 인쇄가 필요한 자료에 더 적합합니다. 높은 PPI가 항상 더 좋은 것은 아니며 출력 용량과 처리 시간을 증가시킬 수 있기 때문입니다. 실제 작업에서는 전체 파일에 최고값을 바로 적용하지 말고 대표 페이지로 비교해야 합니다.

5단계: 저장 위치 설정

옵션을 완료한 뒤 “다음”을 클릭하면 화면 흐름의 “저장 위치 설정”으로 들어갑니다. 이번 작업을 위한 독립 디렉터리를 만드는 것이 좋습니다. 예를 들어 “프로젝트명+스캔본”처럼 출력 결과와 원본 파일을 구분합니다. 파일 수가 많으면 원본 파일의 번호나 업무 이름을 그대로 사용하여 이후 일대일 대응에 편리하게 합니다.

저장 위치를 임시 다운로드 디렉터리와 섞지 말고, 결과를 확인하기 전에 원본 파일을 정리하지도 마십시오. 스캔 효과 처리는 페이지를 이미지화된 스타일로 바꾸므로 출력 파일 용량이 원래 텍스트형 PDF와 다를 수 있습니다. 따라서 디스크 여유 공간도 미리 확인해야 합니다.

6단계: 처리를 시작하고 결과를 표본 검사

흐름에 따라 “처리 시작” 단계로 들어가 일괄 작업을 실행합니다. 처리 중에는 원본 파일에 접근할 수 있도록 유지하고, 처리 중인 파일을 이동하거나 해당 저장 장치의 연결을 끊지 마십시오. 완료 후 출력 디렉터리를 열어 생성된 파일을 확인합니다.

표본 검사 시 첫 페이지, 컬러 내용이 있는 페이지, 글자가 가장 작은 페이지, 마지막 페이지를 우선 확인할 수 있습니다. 페이지 수 일치 여부, 페이지 방향 정상 여부, 본문 선명도, 검은 영역 과중 여부, 옅은 선 유실 여부를 중점적으로 확인합니다. 문제를 발견하면 색상 모드나 PPI를 조정한 뒤 다시 처리하고, 표본이 요구 사항에 맞으면 같은 종류의 파일을 동일한 매개변수로 일괄 변환합니다.

4. 문서별 변환 방안 선택 방법

계약, 통지 및 일반 보고서

이러한 문서는 일반적으로 검은 글자 위주이므로 먼저 “순흑백+200 PPI”를 테스트할 수 있습니다. 서명·도장이 컬러이고 색상을 보존해야 한다면 컬러 모드로 바꾸고 서명·도장 영역을 중점적으로 확인해야 합니다.

시험지, 강의안 및 교육 자료

글자와 선이 많을 때 200 PPI가 보통 실용적인 출발점입니다. 매우 작은 위첨자·아래첨자, 수식 또는 가는 선 그림이 포함된 경우 300 PPI를 추가로 테스트할 수 있습니다. 첫 페이지만 보지 말고 내용이 가장 복잡한 한 페이지를 선택해 평가해야 합니다.

사진, 증명 이미지 및 그림자가 있는 페이지

순흑백은 명암 단계를 압축하기 쉬워 어두운 부분이 한데 뭉치고 옅은 세부가 약해질 수 있습니다. 이러한 자료는 그레이스케일을 우선 사용하고, 색상 자체를 식별해야 한다면 컬러 모드를 사용합니다.

Excel 표에서 생성된 PDF

Excel, xlsx 또는 xls 파일에서 내보낸 PDF에는 가는 격자선, 옅은 채움, 색상이 다른 데이터 표시가 포함될 수 있습니다. 변환 전에 이러한 요소가 중요한지 확인해야 합니다. 단순 인쇄형 보관이라면 순흑백을 테스트할 수 있고, 색상이 데이터 범주 구분에 사용된다면 컬러 또는 그레이스케일을 선택하고 표 테두리를 확인해야 합니다.

5. 자주 묻는 질문 및 주의사항

변환 후 글자를 원래처럼 선택할 수 없는 이유는 무엇인가요?

스캔본 효과는 PDF 페이지를 이미지형 콘텐츠에 가깝게 만들므로 기존 글자의 선택, 복사, 검색 경험이 달라질 수 있습니다. 이는 페이지 이미지화로 인한 일반적인 결과입니다. 전체 텍스트 검색이 필요하면 원본 텍스트형 버전을 함께 보관하거나, 이후 필요에 따라 문자 인식 절차를 별도로 검토해야 합니다.

순흑백과 그레이스케일의 차이는 무엇인가요?

순흑백은 흑백 대비를 강조하여 글자, 선 프레임, 복사본 스타일에 적합하고, 그레이스케일은 밝은 곳부터 어두운 곳까지 중간 단계를 보존하여 사진, 그림자, 그라데이션에 더 적합합니다. 둘 사이에 절대적인 우열은 없으며, 핵심은 페이지 내용입니다.

유형이 다른 파일을 나누어 일괄 처리해야 하는 이유는 무엇인가요?

일괄 작업은 통일된 규칙을 사용하기에 적합하지만, 통일된 규칙은 파일 특성과 일치해야 합니다. 한 묶음에 순수 텍스트, 컬러 차트, 사진이 섞여 있으면 단일 매개변수로는 하나를 얻고 다른 하나를 잃을 수 있습니다. 먼저 분류한 뒤 일괄 처리하는 것이 보통 전체를 같은 모드로 처리하는 것보다 안정적입니다.

변환이 실제 날인 또는 종이 스캔을 대체할 수 있나요?

아니요. 이 기능은 스캔본과 유사한 페이지 효과를 생성하기 위한 것으로, 파일이 나타내는 업무 사실을 바꾸지 않으며 서명, 날인, 인증 또는 기타 공식 절차를 대체할 수도 없습니다. 변환된 버전을 제출할 수 있는지 여부는 수신 측 요구 사항을 기준으로 해야 합니다.

처리 전에 백업이 필요한가요?

백업을 권장합니다. 원본 텍스트형 PDF는 편집, 검색, 복사 능력이 더 우수하므로 원본 파일로 장기 보관해야 합니다. 출력된 스캔 효과 버전은 특정 제출 및 보관 시나리오에 사용할 수 있으며, 둘을 분리해 보관하면 이후 관리에 편리합니다.

6. 요약

전자 PDF를 흑백 스캔 복사본으로 만들어야 할 때 한 부씩 인쇄한 뒤 다시 스캔할 필요가 없습니다. HeSoft Doc Batch Tool 를 통해 PDF 도구에서 “PDF를 스캔본 효과로 변환”을 선택하고, 여러 파일을 한 번에 추가한 뒤 자료 유형에 따라 순흑백, 컬러 또는 그레이스케일 모드와 다양한 PPI 선명도를 통일 설정할 수 있습니다. 일반적인 텍스트 자료는 먼저 순흑백, 200 PPI로 표본 테스트를 진행한 뒤 작은 글자, 이미지, 파일 용량에 따라 조정할 수 있습니다.

일괄 처리가 실제로 절약하는 것은 변환 시간만이 아니라 파일 선택, 매개변수 설정, 출력 정리, 수동 확인의 반복 비용까지 포함합니다. 지금 처리할 PDF를 정리하여 순수 텍스트, 그레이스케일 이미지, 컬러 내용으로 분류하고, 한두 개의 표본으로 시험 변환을 완료한 뒤 효과를 확인하고 나서 전체 일괄 변환을 실행하고 원본 텍스트형 파일을 보존하는 것이 좋습니다.