PDF를 외부로 보내거나 보관하거나 데이터를 비식별화하기 전에 여러 파일에서 민감한 단어, 오래된 날짜, 번호 또는 지정된 텍스트를 삭제해야 하는 경우가 많습니다. 이 문서에서는 HeSoft Doc Batch Tool 스크린샷과 함께, PDF 찾기 및 바꾸기 기능을 사용하여 제거할 키워드를 찾기 목록에 입력하고 바꾸기 목록을 비워 둠으로써 PDF 파일의 키워드를 일괄 삭제하여 수동 편집 및 반복 검토 비용을 줄이는 방법을 설명합니다.
PDF 파일은 안정적이고 공유가 용이하여 기업 사무, 프로젝트 납품, 자료 보관에 매우 자주 사용됩니다. 하지만 PDF에 삭제가 필요한 민감어, 날짜, 번호, 이전 명칭 또는 잘못된 문자가 있을 경우 일반 문서처럼 처리하기 어렵습니다. 특히 동일한 여러 PDF에 대해 동일한 정리 작업이 필요할 때, 일일이 수동으로 파일을 열어 검색하고 삭제하면 효율이 낮을 뿐만 아니라 누락 처리 위험도 커집니다.
본 문서는 대량 사무 처리에 더 적합한 방법을 소개합니다. HeSoft Doc Batch Tool 의 "PDF에서 키워드 찾기 및 바꾸기" 기능을 사용하여 삭제할 키워드를 찾기 목록에 넣고 교체할 내용은 비워둡니다. 그러면 소프트웨어가 여러 PDF에서 자동으로 해당 키워드를 찾아 삭제합니다. PDF 보고서, 계약서, 공지사항, 설명서, 보관 파일을 자주 처리하는 사용자에게 이 방법은 반복 작업을 눈에 띄게 줄여줍니다.
적용 시나리오: PDF 비식별화, 과거 정보 정리 및 키워드 일괄 삭제
PDF 키워드 일괄 삭제는 주로 세 가지 상황에서 사용됩니다. 첫 번째는 비식별화로, 연락처, 고객명, 내부 프로젝트 코드, 비고 정보 등을 삭제하는 경우입니다. 두 번째는 과거 정보 정리로, 과거 날짜, 연도, 버전 번호, 잘못된 번호를 삭제하는 경우입니다. 세 번째는 자료 사양 통일로, 여러 PDF에 있는 고정 안내 문구, 초안 표시 또는 임시 설명을 제거하는 경우입니다.
스크린샷에는 처리할 PDF 4개(1.pdf, 2.pdf, 3.pdf, 4.pdf)가 표시되어 있습니다. 파일 수가 많지는 않지만 대량 처리의 전형적인 흐름을 잘 보여줍니다. 실제 업무에서 수십 개의 유사한 보고서나 수백 개의 보관 파일을 처리할 때 사무용 소프트웨어를 사용한 대량 처리가 수동 수정보다 더 안정적입니다.
강조할 점은, 대량 키워드 삭제는 규칙이 명확한 텍스트 내용 처리에 적합하다는 것입니다. 즉, 삭제할 단어를 알고 있어야 하고, 그 단어가 PDF 내에서 검색 가능해야 합니다. 대상 내용의 변화 폭이 크거나 PDF가 순수 이미지 스캔 버전인 경우, 처리 전에 샘플 테스트가 선행되어야 합니다.
처리 전 미리보기: 삭제할 PDF 키워드 확인
예시 PDF 페이지에 날짜 텍스트가 나타나며, 그중 "April"과 "2017"이 빨간색 상자로 표시되어 이번에 삭제할 키워드임을 나타냅니다. 여기서 생각은 매우 명확합니다. 지정된 단어만 삭제하고 페이지 전체나 주변의 관계없는 텍스트는 삭제하지 않습니다.
자신의 파일을 본격적으로 처리하기 전에 샘플 PDF를 열어 삭제할 내용을 찾고 정확한 표기법을 확인하는 것이 좋습니다. 예를 들어 영문 첫 글자 대문자 여부, 숫자 공백 포함 여부, 중국어 단어의 전각/반각 기호 차이 등입니다. 이러한 세부 사항이 검색 결과에 영향을 미칩니다.
처리 후 미리보기: 키워드 사라지고 레이아웃 본체 유지
처리된 PDF에서는 원래 April과 2017이 표시되던 위치가 공백으로 바뀌었지만, 다른 텍스트, 도장, 제목 및 페이지 구조는 그대로 존재합니다. 이러한 효과는 PDF 부분 정리가 필요할 때, 특히 재편집이나 형식 변환을 원치 않고 고정 키워드만 삭제하려는 상황에 적합합니다.
효과 면에서 볼 때, 대량 키워드 삭제는 단순히 이미지를 가리거나 페이지 내용 전체를 지우는 것이 아니라 검색 및 바꾸기 규칙에 기반하여 지정된 텍스트를 제거하는 것입니다. 따라서 키워드를 입력할 때 정확할수록 처리 결과가 예상에 부합합니다.
조작 단계: PDF 파일 내 민감어 또는 지정 문자 일괄 삭제 방법
1단계: 소프트웨어에서 PDF 키워드 찾기 및 바꾸기 진입점 찾기
HeSoft Doc Batch Tool 를 열고 왼쪽에서 "PDF 도구"를 선택합니다. 도구 목록 첫 번째 항목은 "PDF에서 키워드 찾기 및 바꾸기"이며, 아래 설명은 'PDF 파일 내용의 키워드를 대량으로 찾아 바꿉니다'입니다. 이번에 수행할 PDF 민감어 일괄 삭제는 이 진입점부터 시작합니다.
이 단계의 조작 목적은 올바른 대량 처리 기능을 선택하는 것입니다. 소프트웨어에는 PDF 워터마크, PDF를 Word로 변환, PDF를 이미지로 변환 등 다른 도구도 포함되어 있지만, PDF 키워드 삭제는 변환이나 페이지 삭제류 기능이 아닌 찾기 및 바꾸기 기능을 선택해야 합니다.
2단계: 여러 PDF 파일 가져와 처리 목록 만들기
기능 페이지에 진입하면 먼저 "처리할 레코드 선택"이 나타납니다. 인터페이스 오른쪽 상단에 "파일 추가"와 "폴더에서 파일 가져오기"가 보입니다. 파일이 분산되어 있으면 파일 추가를, 한 디렉토리에 모여 있으면 폴더에서 가져오기를 사용하는 것이 시간을 절약합니다. 스크린샷에는 이미 4개의 PDF를 가져왔으며, 목록에 이름, 경로, 확장자, 생성 시간, 수정 시간이 표시됩니다.
파일을 가져온 후 바로 다음으로 넘어가지 말고, 다음 세 가지를 먼저 확인하는 것이 좋습니다. 파일 개수가 정확한지, 확장자가 모두 pdf인지, 경로가 처리하려는 폴더가 맞는지 확인합니다. 확인이 끝나면 하단의 "다음"을 클릭합니다. 중요한 자료는 사본으로 먼저 조작하여 원본 파일이 잘못 처리되는 것을 방지하세요.
3단계: 정확한 텍스트 검색 선택 및 삭제 규칙 설정
"처리 옵션 설정"에 진입한 후, "검색 방법" 영역에서 "정확한 텍스트 검색"을 선택합니다. 이 방식은 April 및 2017과 같이 알고 있는 고정 단어를 삭제하는 데 적합합니다. 인터페이스에는 "알파벳 대소문자 무시" 및 "단어 일부가 아닌 전체 단어 일치"와 같은 추가 옵션도 표시되며, PDF 내용에 따라 체크 여부를 결정합니다.
민감어 삭제 시에는 가능한 한 정확한 단어를 사용하는 것이 좋습니다. 예를 들어 "April"을 삭제하려면 "Apr"만 입력해서는 안 됩니다. 그렇지 않으면 삭제 의도가 없는 다른 내용에 영향을 줄 수 있습니다. 번호를 삭제할 때도 접두사, 접미사, 공백 또는 하이픈 포함 여부를 확인해야 합니다.
4단계: 검색 목록에 삭제할 키워드 한 줄씩 입력
왼쪽 "검색할 키워드 목록"에 삭제할 내용을 입력합니다. 예시에서 첫 번째 줄은 April, 두 번째 줄은 2017입니다. 각 키워드가 한 줄씩 차지하면 규칙이 더 명확해지고 나중에 관리하기도 편리합니다. 여러 민감어를 삭제해야 하는 경우 계속 줄을 추가할 수 있습니다.
모든 단어를 쉼표로 연결하는 것은 권장하지 않습니다. 소프트웨어가 그것들을 하나의 완전한 문자열로 검색할 수 있기 때문입니다. 한 줄씩 입력하는 것이 대량 검색 및 바꾸기의 처리 논리에 더 부합하며, 어떤 키워드가 검색되지 않았는지 확인하기도 더 쉽습니다.
5단계: 바꿀 키워드 목록 비워두어 삭제 효과 구현
오른쪽 "바꿀 키워드 목록"이 이번 작업의 핵심입니다. 인터페이스에는 "입력하지 않으면 삭제를 의미합니다"라고 안내되어 있습니다. 즉, 왼쪽에 April과 2017을 입력하고 오른쪽을 비워두면, 소프트웨어가 PDF에서 찾은 April과 2017을 빈 내용으로 교체합니다. 이렇게 하면 다른 텍스트로 바꾸는 것이 아니라 삭제가 완료됩니다.
목표가 과거 단어를 새 단어로 바꾸는 것이라면 오른쪽에 새 내용을 입력하면 되지만, 목표가 제거, 비식별화, 키워드 삭제라면 오른쪽을 빈 상태로 유지합니다. 설정을 마친 후 "다음"을 클릭하여 저장 위치 설정을 계속하고 처리를 시작합니다.
6단계: 출력 후 처리 결과 확인
대량 처리가 완료되면 즉시 출력 파일을 열어 확인하는 것이 좋습니다. 먼저 처리 전에 표시해두었던 위치를 확인하여 키워드가 사라졌는지 본 후, 페이지의 다른 내용이 정상인지 검사합니다. 예시에서는 처리 후 April과 2017이 삭제되어 규칙이 적용되었음을 알 수 있습니다.
민감어 정리 시에는 한 파일만 확인하지 않는 것이 좋습니다. 다른 파일, 다른 페이지, 특히 핵심 내용이 포함된 페이지를 무작위로 검사하세요. 이렇게 하면 대량 처리 결과가 게시, 보관 또는 제출 요건을 충족하는지 확인할 수 있습니다.
자주 묻는 질문 및 주의사항
1. PDF 키워드 일괄 삭제 시 파일명이 변경되나요?
스크린샷 흐름을 보면 본 기능은 주로 PDF 내용을 처리합니다. 파일명 변경 여부는 저장 위치와 출력 규칙에 따라 다릅니다. 구분을 위해 처리된 파일을 새 폴더에 저장한 후 필요에 따라 통합 관리하는 것이 좋습니다.
2. 영문 키워드의 대소문자가 일관되지 않으면 어떻게 하나요?
인터페이스에 "알파벳 대소문자 무시" 옵션이 있습니다. PDF에 April, APRIL, april 등의 형태가 동시에 나타날 수 있다면 실제 필요에 따라 이 옵션을 사용할 수 있습니다. 완전히 일치하는 표기만 삭제하려면 정확한 일치를 유지하는 것이 더 안전합니다.
3. 단어 일부가 잘못 삭제되는 것을 어떻게 방지하나요?
완전한 영어 단어를 삭제하려는 경우 "단어 일부가 아닌 전체 단어 일치" 옵션에 주목하세요. 예를 들어 독립된 단어만 삭제하고 다른 단어에 포함된 부분을 삭제하고 싶지 않다면, 일치 범위를 신중하게 설정해야 합니다. 중요한 파일을 처리하기 전에 먼저 샘플로 테스트하는 것이 가장 안전합니다.
4. 처리 후 공백이 남는 것처럼 보이는 이유는 무엇인가요?
텍스트를 삭제하면 원래 문자가 있던 위치가 공백으로 변할 수 있으며 이는 정상적인 현상입니다. 대량 키워드 삭제의 목표는 지정된 내용을 제거하는 것이지 PDF를 자동으로 재편집하는 것이 아닙니다. 재편집을 원한다면 일반적으로 원본 문서로 돌아가거나 다른 편집 절차를 사용해야 합니다.
5. 대량의 PDF 파일에 사용할 수 있나요?
이 도구의 포지셔닝은 문서 대량 처리입니다. 파일 수가 많을 경우, 먼저 분할 테스트한 후 대량 실행하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 규칙이 올바른지 확인할 수 있고 이상 파일을 더 쉽게 찾을 수 있습니다.
요약: 사무용 소프트웨어로 PDF 키워드 삭제 절차 표준화하기
PDF 민감어 또는 지정 키워드를 대량으로 삭제하는 핵심 방법은 복잡하지 않습니다. PDF 찾기 및 바꾸기 기능을 선택하고, 여러 PDF를 가져와 찾기 목록에 삭제할 단어를 입력하고, 바꾸기 목록을 비워둔 다음 처리 결과를 출력하면 됩니다. 파일을 하나씩 수동으로 편집하는 것에 비해, 이 방식은 반복성이 강하고 규칙이 명확한 사무 환경에 더 적합합니다.
HeSoft Doc Batch Tool 는 대량 파일 처리를 지향하는 사무용 소프트웨어로서, 본래 분산적이고 반복적이며 오류가 발생하기 쉬운 PDF 정리 작업을 하나의 절차로 통합할 수 있습니다. PDF 게시 전에 날짜, 번호, 민감어 또는 과거 버전 정보를 삭제해야 한다면, 먼저 파일 사본을 정리한 후 본 문서의 단계에 따라 대량 처리하고 최종적으로 결과를 무작위 확인하는 것을 권장합니다. 이를 통해 문서 정리 작업을 보다 효율적으로 완료할 수 있습니다.