Bei der Organisation von Unternehmensinformationen werden TXT-Textdateien als leichtes und universelles Format häufig verwendet, um wichtige Daten und andere kritische Inhalte aufzuzeichnen. Daher enthalten diese Dateien oft wichtige Schlüsselwörter wie spezifische Nummern, Codes oder Daten. Wenn wir eine große Anzahl von TXT-Textdateien nach diesen Kerninformationen umbenennen müssen, können wir nur jede Datei einzeln öffnen, überprüfen und dann per Kopieren und Einfügen manuell umbenennen. Dies ist nicht nur ineffizient, sondern kostet auch viel Zeit. Zudem kann die Ermüdung durch die sich wiederholenden Vorgänge leicht zu Eingabefehlern bei den Dateinamen führen, die nicht mit dem tatsächlichen Inhalt übereinstimmen und die zukünftige Nutzung der Dateien beeinträchtigen.
Gibt es also eine effiziente und genaue Methode, mit der wir automatisch Schlüsselwörter aus TXT-Dateien extrahieren und darauf basierend eine Stapelumbenennung durchführen können? Hier stellen wir eine Möglichkeit vor, Textinhalte schnell zu scannen, Zielschlüsselwörter zu lokalisieren und Dateinamen automatisch auf die entsprechenden Schlüsselwörter zu aktualisieren. Lasst es uns gleich gemeinsam ausprobieren!
Wann sollte man Dateien nach Schlüsselwörtern aus TXT-Texten umbenennen?
Zu viele Dateien, schwer zu unterscheiden
Wenn sich auf dem Computer eine Menge TXT-Dateien befinden, wird die spätere Suche mühsam. Enthalten die TXT-Dateien bereits klare Schlüsselinformationen wie Bestellnummern, Daten oder Nummern, können wir diese Schlüsselwörter extrahieren und als Ordnernamen verwenden. So lässt sich auf einen Blick erkennen, welchen Inhalt die Datei hat, ohne jede einzeln öffnen zu müssen.
Geschäftsinhalte der entsprechenden Dateien
In einigen Arbeitsszenarien, beispielsweise bei der Verarbeitung von Bestellungen, Reparaturprotokollen, Paketscheinnummern oder Gerätenummern, stellen die Schlüsselwörter in TXT-Dateien in der Regel die eigentlichen Daten dar. Würde man die Dateinamen manuell eingeben, passieren leicht Fehler, sodass Datei und Inhalt nicht übereinstimmen. Die automatische Umbenennung direkt anhand der Schlüsselwörter aus dem TXT-Inhalt stellt sicher, dass Dateiname und Dokumentinhalt vollständig übereinstimmen.
Organisation von per Scan generierten TXT-Dateien
Manche Systeme erzeugen Hunderte oder Tausende von Textdateien mit Protokollen und Daten. Diese Dateien tragen oft vom System vorgegebene Standardnamen, und ihr genauer Inhalt ist völlig unbekannt. Die automatische Umbenennung anhand einer bestimmten Schlüsselnummer oder eines Labels aus dem Textdateiinhalt kann den Organisationsprozess erheblich beschleunigen, ohne jede Datei manuell öffnen und überprüfen zu müssen.
Vorschau des Effekts: Stapelumbenennung anhand ähnlicher Texte oder Zahlen in TXT-Dateien als neue Namen
Vor der Verarbeitung:
Nach der Verarbeitung:
Schritte zur Stapelumbenennung von TXT-Dateien anhand von Codes im Inhalt
1. Öffnen Sie HeSoft Doc Batch Tool und wählen Sie [Dateiname] - [Textdateien mit Textinhalt umbenennen].
2. Wählen Sie unter [Dateien hinzufügen] oder [Dateien aus Ordner importieren] die Textdateien aus, die anhand ihres Inhalts umbenannt werden sollen. Sie können die Dateien auch per Drag-and-Drop in das untere Feld importieren. Klicken Sie dann auf Weiter.
3. Im Einstellungsbildschirm wählen Sie [Durch benutzerdefinierte Formel gefundenen Text]. Geben Sie im Feld darunter die Formel mit dem regulären Ausdruck für das entsprechende Schlüsselwort ein, um eine Mustersuche durchzuführen. Bei der Position können Sie [Gesamten Dateinamen überschreiben] wählen oder den neuen Text links oder rechts an den ursprünglichen Dateinamen anhängen. Klicken Sie abschließend auf Weiter, dann auf Durchsuchen und wählen Sie den Speicherort für die neuen Dateien aus.
4. Nach Abschluss der Verarbeitung klicken Sie auf den roten Pfad, um den Ordner zu öffnen und die erfolgreich umbenannten Textdateien zu überprüfen.
