Der Chef sagte plötzlich, dass er den gesamten Absatz des "Anfangs plans" in allen Projekt berichten des letzten Jahres durch eine neue "optimierte Implementierungs zusammenfassung" ersetzen würde, oder das Unternehmen hat die Vorlage für die Produkte in führung einheitlich aktualisiert. Sie müssen Dutzende von Verträgen und Ausschreibungen enthalten. Finden Sie den gesamten Absatz der alten Version des Firmenprofils heraus. Wechseln Sie nacheinander zu neuen Versionen... Blättern Sie Seite für Seite um, kopieren Sie es und fügen Sie es in die weiche Hand ein, aus Angst, einen Ort zu verpassen. Die heute eingeführte Funktion [Finden und Ersetzen des vollständigen Absatzes in Word anhand von Schlüssel wörtern] soll diesen Schmerz beenden. Es ist kein einfaches "Suchen und Ersetzen einiger Wörter", sondern kann den gesamten Absatz mit einem bestimmten Wort intelligent lokalisieren und dann den gesamten Text mit einem Klick ersetzen.
Warum müssen Absätze, die bestimmte Wörter enthalten, in großen Mengen durch neue ersetzt werden?
1. Standard isierung von Unternehmens dokumenten: Das Unternehmen hat die Adresse, Telefon nummer, den LOGO-Slogan oder die rechtliche Erklärung aktualisiert. Es ist erforderlich, den Absatz mit dem Schlüssel wort A durch B zu ersetzen und alle externen Verträge, Profile und Handbücher einheitlich zu aktualisieren.
2. Batch-Aktualisierung von Projekt dokumenten: Die Definition eines bestimmten Fachbegriffs wird aktualisiert, oder eine allgemeine Projekt risiko beschreibung muss optimiert werden, und Absätze müssen stapel weise in allen relevanten technischen Dokumenten und Lösungs büchern ersetzt werden.
3. Überarbeitung von wissenschaft lichen Arbeiten und Büchern: Der Autor oder Herausgeber beschließt, einen Absatz eines Kern arguments im Buch neu zu schreiben, und muss den entsprechenden Inhalt aller relevanten Kapitel anhand von Schlüssel wörtern ersetzen, um sicher zustellen, dass das gesamte Buch konsistent ist.
4. Anpassung der Vorlage für Rechts dokumente: Die Anwalts kanzlei hat die allgemeinen Klauseln und Absätze bestimmter Arten von Verträgen aktualisiert und muss alle Absätze, die bestimmte Wörter enthalten (z. B. "Haftung für Vertrags verletzungen" und "Streit beilegung"), in der historischen Vorlagen bibliothek ändern.
5. Migration des Content-Management-Systems: Wenn eine große Anzahl von Dokumenten von einer Plattform auf eine andere migriert wird, müssen Einführungs-und Fußnoten absätze in bestimmten Formaten stapel weise durch Schlüssel wörter ersetzt werden, die für das neue System geeignet sind.
Vorschau des Effekts, den gesamten Text gemäß dem angegebenen Schlüssel wort zu ersetzen
Vor der Verarbeitung:
Nach der Verarbeitung:
Methode 1: Verwenden HeSoft Doc Batch Tool Ersetzen Sie den angegebenen Absatz durch das Schlüssel wort
Empfohlener Index:★★★★★
Vorteile:
1. Stapel-und Listen verwaltung. Unterstützt die Verarbeitung massiver Datei warteschlangen für den einmaligen Import. Sie können auch mehrere Gruppen von "Suchen-Ersetzen"-Regeln in der Benutzer oberfläche stapel weise verwalten und mehrere Absätze gleichzeitig ersetzen.
2. Flexible Such optionen. Bietet "genaue Suche" und "Formel-Fuzzy-Suche"-Modus, der Platzhalter unterstützt, ergänzt durch Optionen wie "Groß-und Kleinschreibung ignorieren" und "Abgleichen vollständiger Wörter", um eine präzise Steuerung wie die profession elle Bearbeitung zu erreichen.
3. Absolute lokale Sicherheit. Die gesamte Verarbeitung wird lokal auf Ihrem Computer durchgeführt, ohne die lokale zu verlassen. Aus der Grund ursache wird das Risiko eines Verlusts vertraulicher Informationen wie Verträge und Berichte bei der Übertragung oder bei der Speicherung von Servern von Dritt anbietern beseitigt.
Nachteile:
【 HeSoft Doc Batch Tool 】 Es muss lokal auf dem Computer verwendet werden.
Betriebs schritte:
1. Öffnen Sie 【 HeSoft Doc Batch Tool 】, Wählen Sie links [Word-Tools] und dann rechts [Suchen und Ersetzen des vollständigen Absatzes in Word anhand des Schlüssel worts].
2. Klicken Sie oben rechts auf [Datei hinzufügen], um die zu verarbeiten den Dateien zu importieren, oder ziehen Sie sie mit einem Klick an den angegebenen Speicherort, um den Datei import abzuschließen.
3. Klicken Sie auf [Weiter], wählen Sie die Such methode [Text genau suchen], wählen Sie die zusätzliche Option [Groß-und Kleinschreibung von Buchstaben ignorieren] und geben Sie in die Liste der zu suchen den Schlüssel wörter in die linken und rechten Textfelder ein. [Suchbegriffe] und [Ersatz schlüssel wörter].
4. Klicken Sie auf [Weiter]. Die Toolbox ersetzt automatisch den angegebenen Absatz im Dokument. Nach Abschluss wird eine Eingabe aufforderung angezeigt.
Methode 2: Verwenden Sie das in Word integrierte "Suchen und Ersetzen", um den angegebenen Schlüssel wort abschnitt zu finden und zu ersetzen
Empfohlener Index:★★★☆☆
Vorteile: Keine zusätzlichen Werkzeuge erforderlich, für jedermann verfügbar. Es kann feste Wörter oder kurze Sätze genau ersetzen, was für kleine, ziel klare Inhalts änderungen sehr direkt ist.
Nachteile: Die Funktion ist äußerst begrenzt und kann die Anforderung, "den gesamten Text nach Schlüssel wörtern zu ersetzen", nicht vollständig erfüllen. Es kann nur die spezifischen Zeichen ersetzen, die Sie eingegeben haben, und kann nicht den gesamten zu ersetzenden Absatz erkennen und bearbeiten. Sie müssen den gesamten Text vor und nach dem Ersetzen eingeben.
Betriebs schritte:
1. Zuerst müssen Sie den gesamten Absatz mit den angegebenen Schlüssel wörtern finden und kopieren.
2. Öffnen Sie das Word-Dokument, drücken Sie die Tasten kombination Strg H und rufen Sie das Dialog feld "Suchen und Ersetzen" auf.
3. Geben Sie im Feld "Inhalt suchen" den im ersten Schritt kopierten Absatz ein.
4. Geben Sie im Feld "Ersetzen durch" einen neuen Absatz ein.
5. Klicken Sie auf "Alle ersetzen", um mit einer Taste zu arbeiten, und wiederholen Sie den Vorgang vom ersten bis zum fünften Schritt.
6. Der Text vor und nach dem Ersetzen muss vollständig kopiert werden und kann nicht anhand einzelner Schlüssel wörter ersetzt werden. Er ist nur für einen kleinen Teil des Ersatzes geeignet.
Methode 3: Verwenden Sie das Word-Plug-In eines Dritt anbieters, um den Absatz mit dem Schlüssel wort A durch B zu ersetzen
Empfohlener Index:★★★☆☆
Vorteile: Einige bekannte Plug-Ins integrieren erweiterte Such-und Ersetzung funktionen und bieten möglicher weise leistungs fähigere Optionen als natives Word, z. B. Suche und Ersetzung nach Stil, und der Vorgang ist relativ grafisch.
Nachteile: In der Regel kosten pflicht ige kommerzielle Software. Der Kern seiner Funktion basiert immer noch auf der Suche nach "Format" oder "Text" und ist nicht speziell für das "Ersetzen von Absätzen in Stapeln nach Schlüssel wörtern" konzipiert. Der Betriebs pfad kann kompliziert sein.
Betriebs schritte:
1. Installieren und aktivieren Sie Plug-Ins wie Kutools for Word.
2. Suchen Sie auf der neuen Register karte "Erweiterte Suche und Ersetzung" nach Funktionen.
3. Im Popup-Dialog feld müssen Sie möglicher weise zur Register karte "Absatz" oder "Sonder format" wechseln, um Einstellungen vorzunehmen.
4. Legen Sie fest, den Absatz "Enthält bestimmten Text" zu suchen und den gesamten Absatz zu ersetzen.
5. Bei Plug-Ins müssen Sie jedoch häufig zuerst den Objekt typ "Absatz" genau auswählen, und die Einstellungen sind umständlich.
6. Bei der Verarbeitung von Batch-Dateien muss möglicher weise jede Datei separat geöffnet werden, nicht der eigentliche Backend-Batch.
Methode 4: Verwenden Sie die Online-Website für die Dokumenten verarbeitung, um Absätze stapel weise nach Schlüssel wörtern zu ersetzen
Empfohlener Index:★★★☆☆
Vorteile: Öffnen Sie den Browser und verwenden Sie ihn, ohne Software zu installieren. Einige Websites bieten das Tool "Ersatz suchen" und unterstützen möglicher weise das Hochladen mehrerer Dateien.
Nachteile: Das größte Risiko ist ein Verlust der Privatsphäre. Sie müssen Verträge und Berichte, die Geschäfts geheimnisse enthalten können, auf einen unbekannten Server hochladen. Die Funktionen sind normaler weise einfach und es ist schwierig, komplexe Ersetzungen auf Absatz ebene zu erreichen.
Betriebs schritte:
1. Suchen Sie nach Online-Tool-Websites mit der Funktion "Word-Suche und-Ersetzung".
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Datei hochladen", um Ihr Word-Dokument hochzuladen.
3. Geben Sie in das auf der Webseite bereit gestellte Textfeld den Text ein, den Sie suchen und ersetzen möchten.
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Verarbeitung und warten Sie, bis die Website die verarbeitete Datei zurückgibt.
5. Laden Sie die Datei herunter und prüfen Sie, ob der Absatz vollständig ersetzt ist.
Methode 5: Verwenden Sie die Youling-Datei, um Absätze mit bestimmten Schlüssel wörtern stapel weise zu ersetzen
Empfohlener Index:★★★☆☆
Vorteile: Ein profession elles Tool zur Stapel verarbeitung von Dokumenten, das seine Highlights in der Absatz ersatz funktion hat. Das Interface-Design ist relativ einfach und unterstützt die Stapel verarbeitung mehrerer Dokumente, wodurch der Arbeits aufwand für manuelle Änderungen von Artikel zu Artikel effektiv reduziert werden kann.
Nachteile: Die Software unterstützt Dokumente in komplexen Formaten (wie Absätze mit Tabellen, Bildern und speziellen Satz) schwach, und nach dem Ersetzen treten häufig Probleme mit Format unordnung und Layout kollaps auf.
Betriebs schritte:
1. Öffnen Sie die Youling-Software, suchen Sie auf der Haupt oberfläche nach "Batch Substitution" oder ähnlichen Funktions modulen und klicken Sie, um sie einzugeben.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Datei hinzufügen", um ein oder mehrere Word-Dokumente auszuwählen, die vom Computer verarbeitet werden müssen, um sie in die Aufgaben liste zu importieren.
3. Geben Sie im Eingabefeld "Inhalt suchen" die Schlüssel wörter oder Phrasen ein, die in dem Absatz enthalten sind, den Sie suchen möchten.
4. Geben Sie im Eingabefeld "Ersetzen durch" den Inhalt des gesamten neuen Absatzes ein, den Sie ersetzen möchten.
5. Aktivieren Sie je nach Bedarf die grundlegenden Optionen wie "Groß-und Kleinschreibung unterscheiden" und "Vollwort abgleich" (falls die Software dies bereitstellt).
6. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Ersetzen starten" oder "Ausführen". Die Software verarbeitet alle hinzugefügten Dateien gemäß den Einstellungen.
7. Öffnen Sie nach Abschluss der Verarbeitung unbedingt die neuen Dateien nacheinander, prüfen Sie sorgfältig, ob die Ziel absätze vollständig und korrekt ersetzt wurden, und stellen Sie sicher, dass das Dokument format nicht abnormal ist.
Methode 6: Verwenden Sie das manuelle visuelle Scannen von Lesezeichen, um den gesamten Absatz mit bestimmten Wörtern zu ersetzen
Empfohlener Index:★★☆☆☆
Vorteile: Absolut präzise, Sie können nie etwas falsch machen, da jeder Schritt vom menschlichen Auge und vom menschlichen Gehirn beurteilt wird.
Nachteile: Es ist unverschämt ineffizient und ein reiner Personal verbrauch. Bei Dokumenten mit mehr als 10 Seiten ist diese Methode eine Qual, und es ist leicht, müde zu werden, wenn Sie lange arbeiten.
Betriebs schritte:
1. Öffnen Sie Word und lesen Sie das Dokument von Anfang an.
2. Scannen Sie jeden Absatz mit Ihren Augen und suchen Sie nach Absätzen mit Ziels chl üssel wörtern.
3. Nachdem Sie es gefunden haben, wählen Sie den gesamten Absatz aus. Sie können ein Lesezeichen (Lesezeichen einfügen) hinzufügen, um es zu markieren.
4. Lesen Sie weiter, bis alle relevanten Absätze des vollständigen Dokuments markiert sind.
5. Kehren Sie zum ersten Lesezeichen zurück, löschen Sie den alten Absatz und fügen Sie den neuen Absatz ein.
6. Wiederholen Sie Schritt 5, bis alle markierten Absätze aktualisiert sind. Der Zeitaufwand ist proportional zur Länge des Dokuments.
Methode 7: Verwenden Sie Windows, um nach Dateien zu suchen und diese zu suchen, und öffnen und ersetzen Sie die angegebenen Schlüssel wort absätze nacheinander
Empfohlener Index:★☆☆☆☆
Vorteile: Sie können schnell alle Word-Dokumente finden, die ein bestimmtes Schlüssel wort auf Ihrem Computer enthalten, und Sie wissen, welche Dateien verarbeitet werden müssen.
Nachteile: Die Suche kann nur auf Datei ebene lokalisiert werden. Es sagt Ihnen "diese Wörter in diesem Dokument", aber es sagt Ihnen nicht, auf welcher Seite und in welchem Absatz Sie sich befinden. Sie müssen immer noch jede Datei öffnen und dann nach bestimmten Absätzen suchen.
Betriebs schritte:
1. Öffnen Sie den Datei-Explorer und geben Sie die gesuchten Schlüssel wörter in das Suchfeld ein.
2. Das System listet alle Dateien auf, die das Wort enthalten.
3. Doppelklicken Sie, um die erste Datei zu öffnen.
4. Drücken Sie Strg F in Word, um den spezifischen Speicherort des Schlüssel worts in der Datei zu finden.
5. Nachdem Sie den spezifischen Absatz gefunden haben, ersetzen Sie ihn manuell.
6. Schließen Sie diese Datei und öffnen Sie die Datei im nächsten Suchergebnis.
Unabhängig davon, ob Sie ein Admini strator sind, der Tausende von Vorlagen dokumenten aktualisieren muss, oder ein ver öffentlich ter Redakteur, der Absätze mit bestimmten Wörtern durch neue Inhalte in Stapeln ersetzen muss, oder ein juristischer Mitarbeiter, der sich mit einer großen Anzahl von Rechts dokumenten befasst." HeSoft Doc Batch Tool "Diese Funktion ist ein Produktivität multi plikator, der auf Sie zuges chnitten ist. Es ist Zeit aufzuhören, wertvolle Zeit und Kreativität in sich wiederholen den Arbeiten zu verbrauchen. Wählen Sie die richtigen Tools aus, um die Stapel verarbeitung von Dokumenten genau und einfach zu gestalten.